給与のセキュリティ：今日取るべき12の対策
公開: 2021-09-25給与のセキュリティを確保する方法について説明する前に、それが何であるかを理解しましょう。
給与のセキュリティは、会社とその従業員に関する機密情報を確実に保護するために講じられる対策（場合によってはソフトウェアのインストールの形で）として定義できます。
知的財産の損失、事業運営の中断、ランサムウェア攻撃、および規制上の罰金や罰金の支払いを回避するために、安全な給与システムを用意することが重要です。 さらに、安全な給与システムがないと、従業員やベンダー、サプライヤーなどの他の関係者へのタイムリーな支払いにも影響を与える可能性があります。
給与システムでデータセキュリティ違反が発生したと想像してみてください。 重要で機密性の高い従業員と会社のデータが失われるだけでなく、従業員の信頼とブランドの評判も失われます。 安全な給与システムを持つことは、人材育成、機密性、データの透明性を合理化し、有能な従業員を維持するのに役立つため、競争上の優位性を証明できます。
給与セキュリティとは何か、なぜそれが重要なのかを正しく理解したので、給与セキュリティを強化するために実行できる12の方法と対策を見ていきましょう。
給与のセキュリティを確保するために必要な12の対策
- 給与システムの使用に関する従業員のトレーニング：給与システムの使用法についてすべての新入社員をトレーニングすることで、機密情報へのアクセスと共有のプロトコルを理解するのに役立ちます。 セキュリティ基準を維持するには、すべての新規参加者に必須の統一トレーニングを提供する必要があります。
- アクセスの制限：ほとんどの企業は、機密データの共有に関して「知る必要がある」という原則に基づいて運営されています。 同じルールが給与のセキュリティの維持にも適用されます。 機密情報が誤って扱われないように、従業員がお互いの記録にアクセスできないようにすることが適切です。
- 職務の分離：給与のセキュリティの処理は、1人の仕事であってはなりません。 一人がシステムの機能全体にアクセスできる場合、彼らはそれを有利に使用することになるかもしれません。 ただし、プロセスが複数の人に分割されている場合、1人の人が機密情報を誤って処理したり利用したりする可能性は非常に低くなります。
- ソフトウェアの更新：給与セキュリティに使用しているソフトウェアが定期的に更新されていない場合、ハッキングやその他のセキュリティ脅威の標的になる可能性があります。 会社の給与ガイドラインの更新に関する明確なガイドラインを提供して、従業員も同じページにいるようにすることができます。 更新は、部門ごとに手動で更新するのではなく、すべてのレベルに反映する必要があります。
- 機密情報の慎重な廃棄：廃棄されることになっているすべての重要な文書は、慎重に廃棄する必要があります。 機密文書を安全に細断し、許可された担当者のみにアクセスを提供することは、給与のセキュリティを確保するために不可欠です。
- 外部からの要求の承認プロセスの標準化：金銭的利害関係を持つ債権者または住宅ローン会社からの外部からの問い合わせにより、潜在的な違反に対して脆弱になる可能性があります。 そのような情報を利用可能にするための標準システムを作成するか、公開データベースを作成することは実行可能なオプションです。 すべての従業員は、従業員と会社に関する機密情報を公開するための適切な手順に従うように訓練されている必要があります。
- ログインクレデンシャルの定期的な更新：他のセキュリティ対策に加えて、ログインクレデンシャルを定期的に更新するプロセスを持つことは、潜在的なセキュリティの脅威を回避するための効果的な戦略であることがわかります。 変更の頻度は、ビジネス固有のニーズと潜在的な侵害の可能性によって異なります。
- 給与管理レポートの確認：管理レポートの確認は、労働時間、納税義務、残業などの入力などの不一致を特定するのに役立ちます。
- 感度に応じたデータの分類：これは、従業員間で情報に安全にアクセスできるようにするための効果的な手段です。 たとえば、最も機密性の高い情報にはトップマネジメントだけがアクセスでき、機密性の高いクライアント情報は、その特定のクライアントで作業している人だけが利用できます。
- 従業員のオフボーディング中のセキュリティの強化：従業員のオフボーディング中に適切な手順に従わなかった場合、元従業員は自分の資格情報を介してシステムにアクセスできる可能性があります。 脅威の可能性を減らすには、ラップトップやセキュリティクレデンシャルなどの会社の資産を回復し、アカウントを非アクティブ化することが重要です。
- 定期的な給与監査の実施：監査は、事業主が不一致を発見し、税法の遵守を確保するのに役立ちます。 通常、給与監査は毎年実施する必要があります。 ただし、四半期または月次の監査は、違反を早期に発見し、給与システムの状態に関する洞察を得るのに役立ちます。
- 時間の盗難の防止：時間の盗難またはタイムシートの改ざんとは、従業員が自分のタイムシートで働いていた時間を意図的に誤って伝えた場合です。 時間の盗難は給与詐欺の最も一般的な形態であり、米国の企業の75％に毎年影響を及ぼしているようです。 ただし、多くの給与システムには、タイムシートレポートを保護するためのセキュリティ機能が含まれています。 給与セキュリティの実施を支援するのに最適な給与システムを見つけることができます。
総括する
セキュリティ詐欺は、タイムシートの改ざんから、賃金を揶揄する労働者、情報漏えいまで、さまざまな方法で発生します。 これらの問題はすべて、会社とその評判に重大な損害を与えます。
これらを防ぐには、給与のセキュリティを維持することが重要です。これは、セキュリティ違反や不正行為からユーザーを保護するだけでなく、データの均一性と整理を強化するためです。
プロのヒント：
- 給与管理ソフトウェアを出席システムと統合すると、タイムシート詐欺を防ぐのに役立ちます。
- ソフトウェアで包括的なオフボーディングシステムを形式化することで、ゴーストの従業員が不正アクセスを取得するのを防ぐことができます。 適切なソフトウェアを活用して、長期的な損害を回避し、そもそも詐欺の発生を防ぐことが不可欠です。
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