プロフェッショナルな電子メール署名の書き方（15の例を含む）
公開: 2017-01-19Radicatiの調査によると、電子メール通信は、オンサイトとオフサイトの同僚間でメッセージを送信する最も一般的な方法の1つとして引き継がれています。 電子メールの終了時刻を頻繁に告げる新しいコミュニケーションアプリにもかかわらず、電子メールは常に以前と同じように継続しているようであり、現代の教義、進歩、未来のカルトに無関心です。
まあ、それはそれほど詩的には続かないかもしれません。 しかし、当面の間、電子メールは専門家のコミュニケーションの定番であり続けるでしょう。 一般的な通信であれ電子メールマーケティングであれ、ビジネス目的に合わせて電子メール通信を調整できます。また、メディアがそのコンテキストを伝えるため、コンテンツだけでなくプレゼンテーションも重要になります。
多くの第一印象は電子メールを介して行われます。 あなたの素晴らしいメール署名は、その印象を形作るチャンスです。 プロの電子メール署名は、私たちのスキル、経験、連絡先の詳細を伝えながら、視覚的に魅力的です。
権威を指揮しながらプロの電子メール署名を目立たせる方法を学ぶとき、多くの主観があります。 幸いなことに、スタイルと実装に関しては、許容できるもののリストがかなり短く、洗練されたプロフェッショナルな署名を提示するために封筒を押す必要はありません。
プロフェッショナルな電子メール署名の最良の例
1.短くしてください。
プロの電子メール署名は短くて甘いものでなければなりません。 あなたの名前、役職、会社、連絡先情報、専門家の関心のあるポイントを含めてください。 これは3行または4行のテキストである可能性があります– 6行は機能しますが、あなたはそれを伸ばしています。 デザインに関しては、「少ないほど多い」と考えてください。あなたの署名は、人々の目を読みたいものから遠ざけるのではなく、補足することを目的としています。
この電子メールの署名は、従来型でバランスが取れており、すべての重要なポイント、つまり最小限の毛羽立ちを伝えます。 電子メールの署名ジェネレーターを使用して、署名の制御を維持することを恐れないでください。
2.テーマガイドとしてブランドを使用します。
あなたの会社は、電子メールの署名に創造的な制限があるかもしれません。 理にかなっています–ブランドが最初に来ます。 書体、色、画像、アイコン、配置など、テーマの境界内で自分自身を表現する必要があります。ロゴが提供します。 安心する人もいれば、擦れる人もいます。 心配しないでください、時には制限が最高の芸術を生み出すことがあります。 Sombras BlancasDesignによるこのメール署名をご覧ください。
この電子メールの署名の例には、ブランドの色とデザインテーマが組み込まれており、緩やかにぼやけたエッジを確認して、ブランドの声に名前、タイトル、連絡先情報を表示します。 完全な調和。 Outlookのようなプロの電子メールクライアントを使用している場合でも、Gmailのような無料の消費者向け電子メールサービスを使用している場合でも、ブランドを押し続ける必要があります。
3.ヘッドショットを含めます。
名前に顔を付けると、人々は個人的なつながりを作るのに役立ちます。 受信者との関係を構築したい場合、または単に肯定的なフィードバックを引き出すために、名前の横に顔写真を付けると、受信者とのつながりが構築されます。 プロの顔写真は、明るく、よく撮影されている必要があります。 あなたはそれがあなたの（または任意の）職業に望ましい属性を伝えることを望みます-能力、知性、信頼性。 華やかである必要はありません。 自撮り写真は使用しないでください。
丸いボーダーや正方形はあなたの好みに依存します。 この電子メールの署名では、件名のヘッドショットは、下部に表示されているブランドとの連絡先情報と同じ重みで提供されます。 この個人的な電子メールの署名のヒントは、そのプロフェッショナルな感覚のバランスをとる素晴らしい仕事をし、あなたをより親しみやすくします。これは常にプラスです。
4.注意よりもテクスチャに色を使用します。
カラフルな電子メールの署名は、クリエイティブ業界の資産になる可能性があります。 より伝統的な業界では、豊富さは視覚的に気を散らすものであり、素人っぽく見える可能性があります。 あなたがそれをどれだけうまくやってのけることができるかわからない場合、またはあなたの業界がそれほど素晴らしいものでない場合は、注意を怠ったほうがよいでしょう。 とにかく、プロの電子メール署名は、鮮やかな色よりも上品なアレンジで話すことができます。 繰り返しますが、ブランドパレット内にとどまります。
この例もSombrasBlancas Designによるもので、背景がかすかにオフホワイトで、2つの異なるフォントの色、および2つのわずかに異なる書体があります。 （ブランドの書体にはセリフがあり、他のテキストはサンセリフであることに注意してください。）穏やかなデザインは安心感を伝えます-確かに心理学者にとって専門的な関心のポイントです-そして微妙な色合いはこれを達成するのに役立ちます。
5.1つまたは2つの標準書体を使用します。
書体に関して言えば、読みやすさはあなたが満たす必要のある最低の基準です。 複数の書体（前の例では2つ使用）があることは珍しくありませんが、ブランドのレタリングを除けば、プロの電子メール署名には2つ以上は必要ありません。 そして、それを贅沢にしすぎたり、遊び心を持たせたりしないでください。 前者は、壮大で抜本的なセリフを備えたものを想像してみてください。結婚式の招待状を送っているように見えます。 後者（コミックサンズだと思います）は、あなたをばかげているように見せ、あなたの信頼を損なうでしょう。 鮮明できれいなフォントを見つけて、サイズを10〜12ポイントに保ちます。
例外は、含める必要のある長い法的免責事項です。これは、小さく保つことができる避けられない目障りです。
上記の例の2つの書体に注意してください。1つはロゴ用、もう1つは詳細用です。 この書体は、彼の電子メールの署名をクールで滑らかな外観にします。
6.視覚的な階層で目を向けます。
読者が不器用な箇条書きなしであるアイテムから次のアイテムに自然に流れるように、目を引くものに基づいて電子メールの署名を設計します。 縮尺、色、フォントの太さは、名前であれ会社名であれ、署名の最も重要な要素に注意を向けさせます。 人々は上から下へ、大きいものから小さいものへ、太字から細いものへと読みます。 これを賢く使用してください–この方法で他のすべての単語を強調表示すると、逆の効果があります。 （すべてが一意である場合、何も一意ではありません。）
Email Signature Rescueによるこのデザインは、フォントの太さ、色、配置に基づいて、目をどこに向けるべきかを明確にします。 あなたの目は自然に彼女のイメージに引き付けられ、次に彼女の名前とタイトルに進み、その後の詳細は署名の下部まで関連性の高い順に並べられます。
7.テキストを仕切りで分割します。
仕切りはグラフィカルにすることも、グリフにすることもできます。 グリフは書体内の記号です。 私は特に垂直バーグリフについて考えています：|。 垂直バーを使用すると、ぎこちなく長い行や無関係な詳細を分割し、空白を避け、グラフィック要素の数を少なくしたい場合はグラフィック要素を減らすことができます。 縦棒のグリフは、プロの電子メール署名では一般的ですが、やりすぎないでください。 適度な味わいがすべてに当てはまります。
Email Signature Rescueによるこの水平方向の電子メール署名テンプレートは、垂直線のグリフを使用して連絡先情報を区切ります。 デザイナーが名前とタイトルの間に箇条書きを選択していることに注意してください。これによりパターンが分割され、使いすぎの感覚が防止されます。これは、ヘッドショットが同様の垂直バーによって詳細から分離されていることを考えると役立ちます。
8.グラフィックをシンプルに保ちます。
グラフィックが複雑になるほど、目を引き付けます。テキストを圧倒したくないでしょう。 ビジュアル業界で働いていない場合は、会社のロゴを除いて、グラフィックをアイコンに限定したほうがよいでしょう。 いずれの場合も、グラフィックをシンプルに保ち、適切な量のテキストとバランスを取り、視覚的な「乱雑さ」を減らします。
この例には、ブランドの一貫性と効果的でシンプルなグラフィックの両方が含まれています。 ロゴ自体は非常に最小限であるため、残りの電子メールの署名は、ロゴを圧倒しないように注意する必要があります。 あなたの視線がロゴから彼の名前、彼のタイトル（フォントの太さで強調されている）、そして彼の連絡先情報（実際の視覚的階層）にどのように引っ張られているかに注目してください。
9.アイコンを使用してソーシャルメディアアカウントにリンクします。
これは、ここに示す前の例で見ました。 ほぼ全員がソーシャルメディアアカウントを持っています。 アカウントを持たない人でも、少なくとも記号を認識します。 プロファイルをクリック可能なアイコンとして表示すると、視覚的なスペースが節約され、電子メールの署名がスムーズに表示されます。 ソーシャルメディアのリンクは、より多くの情報を提供し、デザイン的に見栄えがします。プロフェッショナルでクリエイティブな電子メール署名に必要な2つのことです。
すべてのオプションを提供しないでください。 LinkedIn、Google、および会社や中小企業にリンクされているソーシャルアイコンを使用して、シンプルに保ちます。
アーティストKalachakravarthiによるこの例は、主にソーシャルメディアアイコンで構成されています。 より一般的な業界では、この最小限のスタイルは署名の詳細が少しまばらかもしれませんが、アイコン自体がどのようにメッセージを送信するかを明確に理解しています。
10.署名をモバイルフレンドリーにします。
「lessismore」の精神を通じて視覚的なバランスを維持することに加えて、レスポンシブデザインは、プラットフォーム間で電子メールの署名が一貫していることを保証します。 人々はモバイルデバイスでこれまで以上に電子メールを読んでいます。署名が不愉快に大きくなったり小さくなったりしてモバイル画面で読めなくなるような人ではありません。 テキストが小さいグラフィックには注意してください。適切に拡大縮小されない場合があります。 ソーシャルメディアのアイコンについては、アイコンの間にスペースを空けるか、指で押すことができる大きさにします。
この電子メールの署名は、モバイルでうまく翻訳できる配置で、シンプルでありながら印象的なレイアウトになっています。 黒と白のモチーフがはっきりと見えます。 ソーシャルメディアアイコンの相対的なサイズに注意してください。 ヘッドショットの省略は設計上の選択です。 署名が会社の所有者のものであることを考えると、視覚的な識別の必要はないかもしれません。
あなたのプロの電子メール署名から何を除外するか
1.無関係な情報を含めないでください。
過剰なテキストは避けてください。 これには引用符が含まれます。 ある人が刺激的だと思うもの、別の人は陳腐なものを見つけるかもしれません。 役職、会社、スキル、または連絡先の詳細に関連する電子メール署名の情報を保持します。履歴書を電子メール署名で送信することはありません。 そして、あなたはあなたに到達するためにすべての可能な方法を含める必要はありません。 最後に、そこにあなたのメールアドレスを置く必要もありません。 受信者にクレジットを与えます–受信者は返信方法を理解します。
ここではたくさんのことが起こっています。 それは重要でない情報でいっぱいで、あなたのすべての電子メールスレッドのすべてのメッセージを飲み込みます。 人々はこの電子メールの署名と競争するためにエッセイを書く必要があります。 1つの電話番号で十分です。
注：これは、免責事項にはカウントされません。 それを含める必要がある場合は、それを入れてください。法的な境界内にとどまることについて話しているときは、デザインはそれほど重要ではありません。 法律の範囲内でビジネスを行います。
2.過度に大きなグラフィックを使用しないでください。
最近のノルウェーでの休暇からDSLRを通して見た山頂の景色は、間違いなく、その自然の威厳に息を呑むほどです。 また、受信者の電子メールの膨大なスペースを占有します。 長いスレッドでは、スクロールして通り過ぎるのが面倒になります。 また、ほとんどの電子メール受信者は、スマートフォンを介して電子メールの署名デザインをロードすることに注意してください。
美しく、手付かずで、プロの電子メール署名に何千回も表示されないようにします。 それがより高く評価されるあなたの個人的なソーシャルメディアのためにそれを保存してください。
3.過剰な色を展開しないでください。
アートの多くのルールのように、これは主観的です。 あなたの専門分野が芸術的創造性を好むなら、たくさんの色を持つことは素晴らしいことかもしれません。 それはまた、色とデザインの本能を調整するあなた自身の能力に大きく依存します。 豊富な色の問題は、それを間違える機会がもっとたくさんあることです–色の衝突、視覚的な不均衡、過度の複雑さ、そして主な目標からの混雑–あなたの専門的な属性の提示。 したがって、プロの電子メールの署名に色を付けすぎることはお勧めしませんが、自信がある場合は、それを取り除くことができます。それはあなた次第です。
自分を傷つけるために、素晴らしい仕事をしたミゲル・オリバ・マルケスの例を紹介します。
なぜそれが機能するのですか？ この場合、色は薄いストリップの一方の端に集中し、もう一方の端は全体的にミニマリストのモチーフを持つ大きな活字で彼の名前とバランスが取れているためです。
多分あなたはそれをうまくやることができます。 もしそうなら、素晴らしい。 よくわからない場合は…まあ、あなたのプロの電子メール署名については、注意を怠ることをお勧めします。 しかし、それは私だけです。
4.カスタムフォントや「楽しい」フォントは使用しないでください。
先ほどコミックサンズについて触れました。 あなたは私がそれについて前向きなことを何も言わなかったことを思い出すかもしれません。 まず、コンピューターを使って子供のような手書きを模倣するのは少しばかげていると思いますが、それは問題ではありません。 さらに重要なことに、これらのようなフォントは、真面目な専門家としてのあなたの信頼を損ないます。
プロの電子メール署名テンプレートを使用すると、このような間違いを防ぐことができます。
5.停滞させないでください。
専門家の詳細が変更されたら、メールの署名の外観を更新します。 リンクが機能していること、ソーシャルメディアプロファイルが引き続き関連していること、時間に敏感なコンテンツ、および召喚状が指定された日付が経過した後に削除されていることを確認してください。 その上にとどまります-それがあなたにとって平凡に思えるなら、それは更新の時間かもしれません。 技術的なスタイルも変わります。
この電子メールの署名はかつて見栄えがしました。 今、私はそれが時代遅れに見えると思います。 個々の要素は悪くありませんが、大きな長方形のボタンを超えており、2回の召喚状は過剰に思われます。 これらの2つのボタンは、アイコンとして表示する方が適切です。
プロの電子メール署名を作成するときは創造的である
アートは主観的なものであり、ビジネスの性格に応じて、特定のスタイルのフェイクパスを機能させることができます。 あなたの聴衆、あなたの仕事のライン、それがさまざまなプラットフォームでどれだけうまく表示されるか、そしてあなたが感じるものをすべての電子メールに含める必要があると感じてください。 CTAを含める場合は、署名の他の場所で使用されているものと同様の言語とトーンを使用してください。 一貫性が鍵となります。
キャリアが変わるにつれて、新しい電子メールの署名またはサインオフを検討してください。 最高の電子メール署名は、ビジネス電子メールのトーンに影響を与えることなく、送信者が誰であるかの感覚を与えます。
一部のスタイルはクラシックであり、他のスタイルはすぐに変化します。目標は、最新の状態を維持すること、または時代の先を行くことであり、常に適切に設計されていることです。