プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）とは何ですか？

公開: 2020-12-15

プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）は、プロジェクトマネージャーが使用するテクノロジ、プロセス、およびメソッドを中心に集中化された管理の一種です。 PPMは、プロジェクト管理のオフィスが、構成されている可能性のあるさまざまな主要な特性に基づいて、提案されたプロジェクトを分析および管理するのに役立ちます。

記事上で
  • プロジェクトポートフォリオ管理の重要性
  • プロジェクトポートフォリオ管理プロセス
  • PPMフェーズ
  • プロジェクトポートフォリオ管理の利点
  • PPMを使用する業界
  • プロジェクトポートフォリオマネージャーの役​​割は何ですか？
  • PPMのベストプラクティス
  • プロジェクト管理とポートフォリオ管理

プロジェクトポートフォリオ管理の重要性

プロジェクトマネージャーがプロジェクトポートフォリオ管理の恩恵を受けることができる理由は複数あります。 この種の慣行を職場環境に導入することで、組織の習慣を効果的に変えるだけでなく、ビジネスを効率的に運営することができます。

プロジェクトポートフォリオ管理の重要性は、混乱のリスクを減らすだけでなく、会社全体が特定のプロジェクトの全体像に集中するのに役立ちます。

たとえば、特定のビジネス目標を達成するための目標を監督する場合、プロジェクトポートフォリオ管理により、クライアントまたは組織のプロジェクト内の全体的な選択プロセスと手法を改善できることを覚えておくことが重要です。

リソースの使用は、プロジェクトポートフォリオ管理の助けを借りてうまく使用することもできます。これは、チームプロジェクトの選択とレビューに役立つ適切なツールまたはリソースを明確にすることができるためです。 最後に、プロジェクトポートフォリオ管理の下でのチームとのコラボレーションは、チーム内でのコラボレーションと競争の両方の概念のバランスを取ります。

プロジェクトポートフォリオ管理プロセス

  1. インベントリを作成し、戦略を確立する

    ポートフォリオ管理プロセスの最初のプロジェクトは、プロジェクトの戦略を確立することです。 プロジェクトを開始するときの最善の解決策は、戦略を作成することの長所と短所、およびそれが在庫にどのように貢献するかを判断することです。

  2. 戦略を分析する

    プロジェクトの戦略を作成したら、次のステップは徹底的に分析することです。 プロジェクトに向けたソリューションを分析するときは、プロジェクトを進めるためにあなたとあなたのチームがどのような種類のステップを踏みたいかを決めることが重要です。 あなたは成功するために目的を持っている必要があります。 したがって、上記の戦略についての分析。

  3. 配置を確認する

    あなたの信念をあなたの目的に合わせることが、プロジェクトの戦略を実行するための次のステップです。 それはすべてプロジェクトの実行に依存するため、このタイプのプロセスでは次に現実的です。

  4. 管理

    プロジェクトにスケジュールがあると仮定すると、プロジェクトポートフォリオ管理下のチームは、常に時間を効率的に管理し、すべてのタスクと概念をすべて整理する必要があります。 戦略を計画し、それらの戦略をプロジェクトの目標に合わせる一環として、タイムリーであることは、プロジェクトポートフォリオ管理の全体的なプロセスの一部です。

  5. テストと適応

    プロジェクトのパフォーマンスを成功させ、そのプロジェクトがどのように適応するかを決定することが、プロジェクトポートフォリオ管理プロセスの最終段階です。 プロジェクト全体を監視および評価することで、プロジェクト全体で発生する問題を改善および特定するための時間を増やすことができます。

    時間枠が原因でスペースが不足しているため、最終的なプロジェクトを送信する前に、問題を入念に特定し、複数のテストを実施することが重要です。

（また読む：アジャイルポートフォリオ管理が簡単になりました）

プロジェクトポートフォリオ管理のフェーズ

フェーズ1.プロセスグループの調整

  • 識別：調整プロセスの最初のステップは、パイプライン内のプロジェクトを識別することです。 これらは、最近のものから継続的なものまでの範囲のすべてのタイプのプロジェクトである可能性があります。 ただし、プロジェクトを特定する主な目標は、次のステップに進む前に、組織の主要なプロジェクト情報を収集することです。
  • 分類：プロジェクトを分類すると、すべてのタイプのプロジェクトをより適切に整理できます。 プロジェクトを分類すると、チームは適切なプロジェクトを簡単に見つけて管理したり、プロジェクトを1つずつ評価したりできます。
  • 評価：プロジェクトとの整合性を確保するときにプロジェクトを評価すると、プロジェクトが成功したかどうかを確認するのに役立ちます。 これにより、チームはプロジェクトの最終製品がノーゴーかオーケーかを判断できます。
  • 選択：適切なタイプのプロジェクトを選択すると、プロジェクトポートフォリオ管理の基準に戻ることができます。 プロジェクトを成功させるために探すべきいくつかの特質は、関連性、影響力、一貫性、および効率性です。
  • 優先順位付け：特定のプロジェクトを優先順位にすることは、プロジェクト自体のスケジュールを作成するためにも同様に不可欠です。 実行する必要のある主な目的と、それについてチームとどのようにコラボレーションするかを考えてください。 安定した計画を立てる前に、プロジェクトの主要な優先事項を最初に検討するのが最善です。
  • 承認：承認を取得することは、プロジェクトポートフォリオ管理内でプロジェクトやポートフォリオに取り組むときに取得する主なものの1つです。 リモコン内でバッテリーを機能させるのと同じように、チームはプロジェクトの調整プロセスを承認する機能を備えている必要があります。

フェーズ2。監視グループ

  • ポートフォリオの定期的なレビューとレポート：ポートフォリオが定期的にレビューされ、全体的なレポートを受け取る場合があります。 これは、プロジェクトまたはポートフォリオを見落としたときに監視が行われる場所です。 これ自体がプロジェクトポートフォリオ管理の縮図です。これにより、プロジェクトに対して確立されたROI、KPI、およびその他のタイプの基準を詳細に分析できるようになります。
  • 戦略的変更：レビューと報告の後、私は戦略的変更を思いつきました。 特に悪いプロジェクトについては、常に改善の余地があります。 チームが評価の低いプロジェクトに出くわした場合、変更が許可されたら、新しく改善された戦略を実行する必要があります。

フェーズ3：コンポーネントプロセス

  • コンポーネントの実行とレポート：主要なインジケーターと加重基準の使用は、コンポーネントプロセスの一部です。 プロジェクトのレポートにより、当該プロジェクトの概要評価が可能になります。 これは、コンポーネントがプロジェクト全体でどれだけうまく実行されたかを決定し、おそらくチームへのフィードバックを意味します。

プロジェクトポートフォリオ管理のメリット

  • リスクの最小化

    プロジェクトポートフォリオ管理の最大の利点の1つは、特定のプロジェクトで引き受ける組織が増え、リスクが少なくなることです。 プロジェクトポートフォリオの最小化は、管理の柔軟性を高め、プロジェクトに対する主要な優先事項への注目を高めることにつながる可能性があります。

  • 予算調整の許可

    プロジェクトポートフォリオ管理の目的はバランスです。 アイデアと予算のバランスをとるという概念は、特定のプロジェクトの全体像に集中できるため、プロジェクトポートフォリオ管理を容易にします。

  • リソース管理の最適化

    プロジェクトポートフォリオ管理により、オペレーションズリサーチと最適化が改善されます。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトに貢献する特定の目的に必要なリソースを管理および監視することができます。 この概念は、従業員がはるかに大きな観点から目標を達成するのに役立ちます。

  • 協調的な意思決定を奨励する

    プロジェクトポートフォリオ管理がテーブルにもたらすもう1つの利点は、協調的な意思決定です。 プロジェクトポートフォリオ管理の構造により、チーム内の他の従業員との意思決定がより頻繁に奨励されます。

  • 利害関係者にプロジェクトの価値を提供する

    プロジェクトポートフォリオ管理には、プロジェクト自体に利害関係者に価値を提供することも含まれます。 チームは、ビジネスにおける利害関係者の利益を理解するだけでなく、利害関係者が全体としてコアバリューを強化する方法を決定するという利点もあります。

  • プロジェクトの成功率の向上

    プロジェクトポートフォリオ管理という用語の「管理」という言葉が今のところヒットしていない場合は、読み続けて説得することをお勧めします。 構造と柔軟な組織により、プロジェクトマネージャーはプロジェクトをより高いレートで簡単に管理できます。 それはあなたがより速くそして時間通りに仕事をすることを可能にすることができる簡単なプロセスです。

PPMを使用する業界および組織

各業界はPPMをカスタマイズしており、業界や組織の繁栄をより効率的にしています。 以下は、ワークフローと明確なビジネス戦略をうまく統合する手段としてプロジェクトポートフォリオ管理を使用する以下の業界です。 各業界向けのPPMソフトウェアに関する提案を確認してください。

  • それ
  • 病院/ヘルスケア
  • 建設、自動車
  • 非営利団体
  • 金融サービスと銀行
  • サービスと人材の採用
  • 保険
  • 電気通信
  • 政府行政

プロジェクトポートフォリオマネージャーの役​​割は何ですか？

プロジェクトポートフォリオ管理の目的について説明したので、次はプロジェクトポートフォリオマネージャーの主な役割について説明しました。 このポジションは、いくつかのタスクと期限までに完了する必要がある小さなプロジェクトを管理するだけで構成されています。 プロジェクトポートフォリオマネージャーは、プロジェクト全体に関連するすべての責任を監督する必要があります。

  1. プロジェクトリクエスト管理

    プロジェクトポートフォリオマネージャーは、ビジネスや組織に適していると思われるプロジェクトの種類を選択できます。 ただし、要求管理は、プロジェクトが承認されるために値ベースの基準を通過する必要があるシステムの一部です。

    プロジェクト内のどこに特定のリソースを割り当てる必要があるかを把握することは、プロジェクトを効果的に実行するためにプロジェクトポートフォリオマネージャーが実行する必要があるもう1つの役割です。 割り当てをリソース化する場合、プロジェクトポートフォリオマネージャーは、利用可能なリソースを割り当ててスケジュールする必要があります。

  2. 危機管理

    潜在的な問題の数を最小限に抑えることは、プロジェクトポートフォリオマネージャーがこの役職に就くときにしなければならないもう1つの責任です。 彼らは、プロジェクトのスケジュールに悪影響を与えないことを確認する必要があります。

  3. 非効率性を特定して削減する

    プロジェクトポートフォリオはプロジェクトのタスクと全体的な目標を監視するため、プロジェクトマネージャーが非効率性を特定し、それらの非効率性がプロジェクトのスケジュール内で発生する可能性を減らすことも重要です。

  4. 上級の利害関係者と協力する

    プロジェクトポートフォリオ管理システムと利害関係者の間の安定したビジネス関係を維持することは、プロジェクトポートフォリオマネージャーにとってもう1つの重要なタスクです。 上級の利害関係者とのコミュニケーションを維持することは、彼らが関与する今後のプロジェクトで成功するために効果的になります。

  5. 変更管理

    変更管理の実装方法を学ぶことは、プロジェクトポートフォリオ管理内でプロジェクトを実行するパフォーマンスを向上させるのに役立ちます。 プロジェクトマネージャーが機会を利用し、主要な問題に対処してから、プロセス全体で行う必要のある次の決定に進むことが重要です。

  6. プロジェクトのビジネスROIの追跡

    プロジェクトの投資収益率（ROI）は、このポジションと同じくらい重要です。 ROIは、支払いの収益性を決定する主要業績評価指標です。 プロジェクトマネージャーは、企業の投資の累積的な成功を測定するために、これを追跡する必要があります。

プロジェクトポートフォリオ管理のベストプラクティス

  • ビジネス戦略を理解する

    プロジェクトポートフォリオ管理を成功させるには、状況に飛び込む前にゲームプランを知る必要があります。 プロジェクトに使用するビジネス戦略を明確に把握することは、意思決定を行う前に実装したい特定のアイデアをウォークスルーするのと同じくらい成功します。

  • 適切なプロジェクトのセットを特定する

    適切なプロジェクトのセットを特定することは、プロジェクトポートフォリオマネージャーの役​​割に戻ります。 プロジェクトマネージャーとして、プロジェクト要求管理プロセスに基づいてプロジェクトを遂行するかどうかを決定するのは彼らの責任です。

  • プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）の設立

    PMOは、効果的なプロジェクトポートフォリオ管理に向けたグッドプラクティスの最初の兆候です。 プロジェクト管理オフィスを設置することで、プロジェクトを管理する際の管理と影響力の感覚が得られます。 したがって、プロジェクトポートフォリオ管理の概念のバックボーンを確立するときになぜそれが優れた戦略であるのか。

  • プロジェクト評価の基準を作成する

    プロジェクトを評価するときは、生きるための基準を作成することが重要です。 プロジェクトの標準を作成すると、評価プロセスを実行するときにチームが持つべき考え方が残ります。 このような基準には、一貫性、効率性、関連性、さらにはプロジェクトが持つ影響さえも含める必要があります。

  • リスク管理のための戦略の策定

    リスク管理は、常に注意を払うべき問題であり続けます。 そのため、プロジェクトポートフォリオ管理に関しては、最悪の事態に備えるためにチームが戦略を策定する必要があります。

  • 変更管理のための戦略の策定

    リスク管理に加えて、変更管理が必要になります。 変更管理の戦略を策定することは、リスク管理のために開発された戦略と同じように関連している必要があります。 デジタルマーケティングとプロジェクトポートフォリオ管理の最も重要なコンポーネントの1つは、パフォーマンスの向上であることを忘れないでください。

  • PPMツールを使用する

    チームで使用できるPPMソフトウェアはたくさんあります。 PPMツールは非常に役立ち、プロジェクトポートフォリオ管理で成功するための良いスタートです。 検討して使用する有名なソフトウェアは、Wrike、Asana、Planviewです。

プロジェクト管理とポートフォリオ管理の違い

似たような響きですが、プロジェクト管理とポートフォリオ管理には違いがあります。 明確にするために、プロジェクト管理とは、プロジェクトの目標を達成するためにチームを率いる行為です。 一方、ポートフォリオ管理は、主に、クライアントの財務目標を長期的に満たすことができるさまざまなタイプの投資の選択と選択に重点を置いています。

結局、プロジェクトまたはポートフォリオ内で管理する必要のあるすべてのタイプのタスクに対してより多くの制御と柔軟性を提供するため、組織はPPMタイプの方法でプロジェクトとポートフォリオを実行する方が適切です。

最終的な考え

プロジェクトマネージャーのポートフォリオ管理を支援するツールはたくさんあります。 この例には、Asana、Clarizen、Wrike、Sciforma、Mavenlink、Trelloなどのソフトウェアが含まれます。 これらのPPMツールを使用すると、プロジェクトマネージャーはPMOまたはプロジェクト管理オフィスをより迅速かつ効果的に確立できます。

PPMは、あらゆるタイプの業界でも互換性があります。 これは、医療、建設、さらには政府の行政とは異なる場合があります。 全体として、プロジェクトポートフォリオ管理の利点は、社内で最近提案されたプロジェクトの編成を改善するだけでなく、プロジェクトマネージャーがそれぞれの分野で効果的に作業するのにも役立ちます。

その他の役立つリソース：

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