COVID-19以降の必須のリモートワークツール

公開: 2020-03-12

2020年3月にヘッドラインニュースになる数か月前、CDCはコロナウイルスまたはCOVID-19の蔓延を緩和しようとしていました。パンデミックが検疫のレベルにまで拡大するかなり前に、学校、機関、および雇用主は、この機会を利用して、社会的距離についてすべての人に教えています。

大学は可能な限り迅速にオンライン学習に移行しています。 Googleのようなテクノロジー企業は、自主的な在宅勤務ポリシーを実装しています。すべての雇用主または従業員がリモートワークの機会を持っているわけではありませんが、そうする人はそうすることが奨励されています。ただし、従業員がオフィスにいないときでも、従業員が生産性を維持し、効率的な会議を実行することが重要です。

企業はすでにAsana、Trello、Toggl、Jira、Basecampなどのタイムトラッキングおよびプロジェクト管理ソフトウェアに依存していますが、これらのツールのほとんどは実際のチーム接続を生成できません。かんばんボードとガントチャートはチームの生産性ツールとして役立ちますが、コミュニケーションは生産性ツールに欠けている重要な要素です。

リモートワークに切り替えると、中小企業にパニックが発生する可能性がありますが、緊急時に備えて、誰もが持続可能なリモートワークと社会的距離のインフラストラクチャを構築する必要があります。適切なチームコラボレーションとリモートワークソフトウェアは、オフィスがゴーストタウンであってもビジネスの成長を維持します。

チームコラボレーションソフトウェア
- 重要なチームコラボレーション機能
  - アクティビティストリーム
  - カレンダーの統合
  - リモートファイルアクセス
  - ファイルのバージョン管理
- トップチームコラボレーションプロバイダー
Web会議ソフトウェア
- 重要なWeb会議機能
  - 画面共有
  - ホワイトボード
  - 共同ブラウジング
- トップWeb会議ソリューション
モバイルVoIPアプリ
- 重要なモバイルVoIP機能
  - フリップを呼び出す
  - 共有通話の外観
  - ビデオミーティング
- トップモバイルVoIPアプリ
コールセンターソフトウェアとダイヤルツール
- コールセンターの重要なソフトウェア機能
  - 自動ダイヤラ
  - IVRシステム
  - 通話記録と通話録音
- トップコールセンターソフトウェアプロバイダー
社会的距離を伸ばすためのビジネスの準備は成長を軌道に乗せます

チームコラボレーションソフトウェア

最高のチームコラボレーションソリューションは、チームが互いに連絡を取り合うのに役立つブラウザベースまたはアプリソフトウェアのいずれかです。 1つの統合プラットフォームで、チームは会話、生産性、電子メール、さらにはビジネス内で共有されているファイルを追跡できます。複数のチャネルを使用すると、チームはプロジェクトのあらゆる側面について組織化されたディスカッションを維持するために、必要に応じて細かく分類できます。

Slackはチームコラボレーションの一般的な名前ですが、人気のある無料のソリューションが提供するよりもさらに多くの機能を提供するSlackの選択肢が数十あります。

重要なチームコラボレーション機能

アクティビティストリーム、カレンダーの統合、ファイル共有、バージョン管理、およびプロジェクト管理ツールに期待される機能により、チームコラボレーションは、直面している障害に関係なく、リモートのチームメンバーを編成します。悪天候のために従業員が家にいる場合でも、パンデミックが従業員の通勤を脅かしている場合でも、誰もが仕事につながっていると感じます。

アクティビティストリーム

ビジネスの規模に関係なく、一度に複数のプロジェクトが常に空中にあります。長期および短期のプロジェクトは、アクティビティストリームで説明できます。依存関係を相互にリンクして、チームメンバーが、タイムゾーンが離れている場合でも、同僚が待機している作業に優先順位を付けることができるようにすることができます。

チームコラボレーションツール用のインスタントメッセージングツールおよびモバイルアプリと組み合わせることで、異なるタイムゾーンのリモート従業員およびフリーランサーをチームコミュニケーションの一部にすることができます。

カレンダーの統合

プロジェクトマネージャーとチームメンバーにとって、さまざまなスケジュールと競合を管理するには、多くの手間がかかる可能性があります。オフィスにいるときは、角を曲がったところに頭を突っ込んで、スーザンが月曜日にマイクのプロジェクトについて会うことができるかどうかを確認するのは簡単です。社会的距離が離れているときや在宅勤務のときは、カレンダーの統合により、会議に最適な時間がいつになるかがわかります。

これらのツールは、途中で共同編集者を追加しながら、タスク、期限、およびやることリストを作成する機能を提供します。

リモートファイルアクセス

移動中のチームや互いに離れているチームは、ファイルを整理するのに苦労する可能性があります。リモートファイルサーバーにはセットアップとメンテナンスが必要ですが、これはあらゆる規模の企業では不可能です。ありがたいことに、チームコラボレーションアプリを介してクラウドベースのファイルストレージを使用すると、リモートファイルアクセスを利用できます。

クラウドストレージを可能にするチームコラボレーションソフトウェアはほとんどありませんが、ほとんどはGithub、Dropbox、G-SuiteやGoogleドライブなどの一般的な共有ツールと統合されています。

ファイルのバージョン管理

ソフトウェア、ジャーナリズム、医学、法律、または複数の共同作業者によって共有されているドキュメントを見つける場所の世界では、バージョニングは必須です。ジェーンが1日中ドキュメントの大幅な変更に取り組んでいて、ラリーが去る直前に行う作業について知らない場合、彼女は気付かずに作業を上書きする可能性があります。

バージョン管理は、変更が加えられたときに共同編集者に警告し、ドキュメントを自動的に更新するか、ユーザーがドキュメントで同時に作業できるようにします。ドキュメントトラッカーに変更が記録されると、プロジェクトまたはドキュメントの存続期間中に何が起こったかを誰もが知ることができます。ほとんどの場合、実行している作業は、Microsoft Word、Excel、またはGoogleドキュメントと互換性のある使い慣れたファイルタイプでエクスポートできます。

トップチームコラボレーションプロバイダー

グリップ
シャンティ
Microsoft Teams
フリープ
スラック

Web会議ソフトウェア

誤解を避けるためには、対面でのコミュニケーションが不可欠です。これは、複雑なプロジェクトの詳細をカバーし、従業員を指導する場合に特に当てはまります。声のトーンが深刻な誤解を招く可能性があることを考えると、テキストベースのコミュニケーションに声のトーンがまったくないため、チームメンバーは問題に直面します。

Web会議ソフトウェアを使用すると、チームメンバーは、社会的な距離やリモートワークの障壁に関係なく、親密に対話できます。 Web会議は、2者間で、または数百人のライブビューアを使用して設定でき、チャイムを鳴らしたり、テキストチャットしたり、画面を共有したりできます。会議ブリッジコールは、検疫中であっても、定期的にスケジュールされた会議中にチームの接続を維持します。

Web会議は、Googleハングアウトやソーシャルメディアビデオ通話などの無料ツールよりも幅広い機能を提供します。画面共有して重要なスクリーンショットを送信したり、トレーニングウェビナーを設定したり、チームで必要なときにクイックチェックインしたりできます。決して見られないかもしれないパワーポイントやグーグルドキュメントを送る代わりに、ウェブ会議はあなたが一度にすべての仲間のリモートワーカーと通信することを可能にします。

重要なWeb会議機能

Web会議ソフトウェアの最大の強みは、ビデオを視聴した経験を生かして、対面式の会議のようにインタラクティブに感じさせることができることです。電話やビデオチャットで問題について話し合うときは、問題が取り上げられている例を示すことができることが重要です。画面共有、ホワイトボード、および共同ブラウジングは、チームメンバーが物理的にどこにいるかに関係なく、これらのソリューションがコラボレーションを採用する方法のほんの一部です。

画面共有

ソフトウェア開発者、ライター、および設計者はすべて、自分の作品を表示するために画面に依存しています。プロジェクトが進行中の場合、画面共有のようなワンクリックソリューションにより、すべてのWeb会議参加者が同時に同じ問題を見ることができます。画面共有のおかげで、特定の問題に関するフィードバックを得るのがこれまでになく簡単になりました。

ありがたいことに、これは非常に人気のある機能であるため、画面共有を備えた無料のWeb会議アプリを簡単に見つけることができます。

ホワイトボード

過去の自発的なブレインストーミングは、ビデオ会議に移されました。共同作業者は、オンラインホワイトボードまたはホワイトボードを使用したWeb会議を使用して、仮想マーカーを取得し、図を作成してリストをリアルタイムで作成できます。ほとんどのホワイトボードでは、デスクトップから会議に直接ドラッグアンドドロップすることもできます。

保存および送信機能を使用すると、全員が家に座っている場合でも、これらのブレーンストーミングセッションをチームで即座に共有および編集できます。

共同ブラウジング

Webサイトを構築している場合でも、調査を行っている場合でも、共同ブラウジングによる共同ナビゲーションにより、全員が文字通り同じページにいることができます。サイトのさまざまなオプションを通じてチームやプレゼンテーションを主導する場合、共同ブラウジングは画面共有では不可能なことを行います。これにより、Web会議のすべての人が、自分でゼロから始めることなく、ガイド付きパスに沿って進むことができます。

ツールがFirefox、Chrome、IE、Safariと互換性があることを期待してください。

トップWeb会議ソリューション

ズーム
Cisco WebEx
会議に行く
RingcentralMeetings
MiCollab

モバイルVoIPアプリ

エンタープライズVoIPソリューションは、企業が独自のコールセンターを作成し、企業全体にユニファイドコミュニケーションを展開するのに役立ちましたが、モバイルVoIPは、これらの巨大企業を柔軟に保ちます。モバイルVoIPアプリを使用すると、チームはリモートで作業しながら統合コミュニケーションツールにアクセスできます。チームは接続を維持し、顧客は、スタッフがどこに散らばっていても、期待するのと同じ種類のサービスとサポートを利用できます。

これらのリモートワークツールは、生産的な時間管理とタスク管理だけでなく、ネイティブのAndroidデバイスまたはiPhoneでチャットや会議を行うための使い慣れたユーザーエクスペリエンスを提供します。

重要なモバイルVoIP機能

モバイルVoIPアプリは、オフィスにいるときに期待するソリューションスイート全体の一部しか提供しませんが、統合の助けを借りて、緊急時にギャップを埋めることができます。コールフリッピング、共有コールアピアランス、およびビデオ会議を提供するアプリは、顧客が期待するサービス品質を損なうことなく、チームをデバイスに依存しないようにします。

フリップを呼び出す

コールフリップは、ユーザーが1つのデバイスから別のデバイスに通話を転送できるようにするため、外出中のチームに必要な機能です。通話中は、デスクにいる従業員がモバイルデバイスに接続しているときに倉庫内の何かをチェックすることができます。リモートスタッフは、自宅のラップトップから電話をかけ、静かな場所に移動しながらモバイルデバイスに転送できます。

共有通話の外観

従業員がリモートで作業している場合、会社の番号が無回答になることは望ましくありません。また、企業は、多数の個人用デバイスからではなく、公式の回線から電話をかけることができる必要があります。

共有コールアピアランスを使用すると、発信しているデバイスの数に関係なく、アウトバウンドコール中に1つの番号が表示されます。 1人のリモートスタッフがその番号を使用して電話をかけている間、同じ番号を2番目の別の電話に使用できます。共有コールアピアランスは、顧客とクライアントに関する限り、ビジネスを通常どおり機能させます。

ビデオミーティング

Web会議ソフトウェアはチームコラボレーションに不可欠な機能の長いリストを提供しますが、モバイルVoIPアプリを使用して迅速なビデオ会議を行うことができます。ぎりぎりのビデオ会議では、別のソフトウェアを起動するのではなく、作業者が離れているときに発生する問題をハッシュ化できます。モバイルVoIPアプリを使用した社会的距離により、スタッフは事実上、進行中の会議に頭を突っ込むことができます。

トップモバイルVoIPアプリ

Skype for Business
エアコール
Vonage
バッタ
RingCentral

コールセンターソフトウェアとダイヤルツール

コールセンターの労働者

チーム全体がウイルスに感染するのではないかと心配している場合は、混雑したコールセンターのイメージで身震いするはずです。古いダイヤラハードウェアとデスクフォンシステムをコールセンターソフトウェアに置き換えることを検討している場合は、今がその時です。

セットアップとテストを1日か2日行うだけで、ほぼすべての規模の企業が業務をリモートで移動できます。専用のモバイルデバイスとソフトウェアがインストールされたコンピューターがあれば、いつでもコールセンターのキャンペーンに参加できます。

コールセンターの重要なソフトウェア機能

コールセンターソフトウェアソリューションには、エンタープライズコンタクトセンターに必要な幅広い機能が含まれています。トップコールセンターソフトウェアプロバイダーは、サブスクリプションサービスのすべての層で、自動ダイヤラー、IVR、コールロギングツールなどの重要な機能を提供します。

自動ダイヤラ

自動ダイヤラは、コールセンターの電話番号のリストを実行するために、ダイヤルプロセスを自動化するハードウェアソリューションでした。今日のトップコールセンターダイヤラは、CRMソフトウェアと統合して最新の顧客情報をアウトバウンドコールセンターエージェントに提供しながら、番号をすばやく実行するソフトウェアソリューションです。

自動ダイヤラを使用している間、ソフトウェアは番号のリストを実行し、切断された番号、ファックス機、および話中音に自動的に電話を切りながら、顧客に通話をルーティングできます。

IVRシステム（対話型音声応答）

IVRシステムは、インバウンドコールセンターになくてはならないものです。あなたのビジネスがサポートラインを運営している場合、発信者はシステムに懸念を話すことでメニューを切り替えることができます。次に、AIシステムは、ホームインターネット接続を介して接続されているリモートエージェントに発信者をルーティングします。

IVRシステムは、基本情報に関する通話を録音された応答にルーティングし、緊急通話をライブエージェントに送信します。

通話記録と通話録音

インバウンドコールまたはアウトバウンドコールに関する情報をログに記録することは、セールスファネルを最適化するために不可欠です。チームが最後に顧客と接触したのはいつか、それが何であったか、そして彼らが好む製品やサービスを知ることで、彼らが意思決定のどこにいるかについての情報を提供します。チームは連絡するたびに、マーケティングによって解析できる一連のデータを構築し、提供する新しいサービスや製品、およびそれらが対象とする対象を決定します。

これらのツールに統合された通話録音ソフトウェアを使用すると、異常な通話やトップエージェントによって処理された通話をキャプチャできます。これらの呼び出しは、トレーニング目的で使用できます。通話録音は、規制の厳しい金融、医療、または政府の業界でコンプライアンスを実現するための重要な法的ツールでもあります。

トップコールセンターソフトウェアプロバイダー

ファイブ9
Zendesk
8×8
RingCentral
NICE InContact

社会的距離を伸ばすためのビジネスの準備は、成長を軌道に乗せます

気候変動のイベント、コロナウイルスのようなパンデミック、または地域の悲劇のいずれを見ている場合でも、自宅で仕事をするためのツールをスタッフに提供することで、ビジネスが打撃を受けるのを防ぎます。 2020年3月、COVID-19のパンデミックにより全国で非常事態が発生したため、米国の株式市場は打撃を受けました。ニューヨーク州知事、ニュージャージー州知事、カリフォルニア州知事、ワシントン州知事は、混雑した公共交通機関を避け、自宅で仕事をするよう人々に促しました。

これらの土壇場でのリモートワークポリシーにはパニックがありますが、メンタルヘルスの改善や全体的な仕事の満足度など、リモートワークのメリットもあります。

リモートワークを可能にするソフトウェアに不慣れな企業にとって、これはそれ自身の種類のパニックを引き起こす可能性があります。ただし、このストレスの多い時間を最大限に活用するチームは、トップビジネスのVoIPとチームコラボレーションソフトウェアを使用してスタッフをセットアップし、オンボーディングしたチームになります。