最も見過ごされているコラボレーション機能:画面共有のメリット
公開: 2017-09-07ユニファイドコミュニケーションアプリは、ユニークな機能でいっぱいです。 あまりにも多く、おそらくほとんどの存在を忘れてしまいます。 多くの人が、あなたのビジネスが獲得できる最も強力なコラボレーション機能のいくつかを実際に見落としているように感じます。 以前は、Presence Indicationを、見過ごされがちなお気に入りのコラボレーション機能の1つとして見てきました。同様に、他のお気に入りの機能についても話し合いを続けたいと思いました。
特に画面共有は、これまで存在する中で最も便利な機能の1つである必要があり、それにふさわしい愛を得るようには感じられません。 さて、プレゼンス表示と画面共有が存在することを誰も知らないと言っているわけではありません。もちろん、それらは存在します。多くの人がすでにそれらを毎日利用していると確信しています。
しかし、私は本当に時間をかけて、これらの単純な機能を利用することで、チーム、ビジネス、または組織が本当にどれだけの利益を得ることができるかを明らかにしたいと思いました。
画面共有とは何ですか?
まず、簡単なものを邪魔にならないようにします。 知らない人にとっては、画面共有はおそらくあなたが遭遇する最も自明なUC機能の1つです。 デスクトップ共有と呼んでも、画面共有と呼んでも、それはすべて同じものです
画面共有は、いつでもどこでもすぐにコラボレーションを促進するための簡単で強力な方法です。 ユーザーは、自分のコンピューターの画面で起こっていることのライブビデオフィードを、Web会議の他の参加者と共有できます。
ここで区別したいと思います。より高度なソリューションの中には、ユーザーがデスクトップコントロールを渡すことさえできるものもあるため、ITプロフェッショナルはリモートで変更を加えることができます。 これはリモートデスクトップ機能になります。 この2つは一般的に密接に関連していますが、すべての画面共有ソリューションがリモートデスクトップコントロールを提供しているわけではありません。
HipChatから借りたこの小さな図のように、画面共有は、効果的なコラボレーションを促進し、静的な会議に動的な要素を追加する最も簡単な方法の1つです。 画面共有により、Web会議は電話での音声だけでなく、同僚のWebカメラフィードを見ることができます。
リモートデスクトップコントロールを追加すると、会議を盛り上げるだけでなく、非常に強力なツールをビジネスに利用できるようになります。
どうしてわざわざ?
さて、これを読んでいる人もいると思います。画面共有が機能しない、または不格好すぎる、またはポイントは何ですか? 確かに、それのいくつかは古いソリューションに当てはまるかもしれませんが、私はリモート接続を確立しようとする煩わしさのかなりの部分を持っていました。 しかし、UCが支配的な現在の時代では、画面共有セッションを確立するためにITスタッフ全員が必要なわけではありません。基本的な消費者向けバージョンのSkypeでも、メニューをクリックするのと同じくらい簡単です。 無料のソリューションも多数存在するため、それを実現するために財布を壊す必要さえありません。
では、なぜWeb会議でデスクトップ共有を気にするのでしょうか。 ビジネスの内容に応じて、この強力な機能にはさまざまなユースケースがあります。 たとえば、ソフトウェアベンダーは、直接会って会議を設定したり、旅費を支払ったりすることなく、買い物客やクライアントに製品の仕組みを示すことができます。 コンタクトセンターは、機能を備えている必要があるリストにそれを含める必要があります。
もちろん、これは1つのシナリオにすぎません。 チームの規模に関係なく、画面共有はさまざまな点で便利です。
オンライン会議を強化する
おそらくそれらすべての中で最も明白なのは、画面共有がオンライン会議にまったく新しい要素を追加することです。 そのPowerPointのコピーをすべての出席者に電子メールで送信したり、すべての出席者が正しいページを開いてフォローすることを期待してWebクライアントにファイルをドロップしたりする代わりに、ユーザーは画面共有を使用して自分のデスクトップでプレゼンテーションを制御できます。
参加者は、互換性の問題を心配することなく、余分なファイルをダウンロードすることなく、ストリームを視聴するだけでフォローできます。
詳細な製品デモンストレーション
この例についてはすでに説明しましたが、画面共有の最大のメリットの1つになる可能性があります。 製品ベンダーは、潜在的な顧客と協力しているときに、画面共有を絶対に活用する必要があります。
クライアントの質問に対する一般的な定型の回答に頼るのではなく、単にそれらを示してください。 画面共有により、エージェントは実際に体験して、プラットフォームの機能の威力を実際に発揮できます。
リモートトレーニングとガイダンス
製品のデモンストレーションのアイデアと同様に、組織は画面共有を利用してクライアントにトレーニングプログラムを提供できます。 繰り返しになりますが、クライアントにPowerPointプレゼンテーションに依存させたり、一般的なYouTubeハウツービデオを読んだりする代わりに、製品とクライアントを同時に直接体験してください。
クライアントが特定の機能の使用方法に確信が持てない場合、またはまったく問題が発生している場合、画面共有は推測作業を削除することで両端で機能します。 クライアントはエージェントに何が問題になっているのかを正確に示すことができ、エージェントはクライアントに何をする必要があるのかを正確に示すことができます。
リモートマシンの制御を維持する
より高度な画面共有ソリューションと機能により、ユーザーはデスクトップの制御を会議の反対側にいる人に渡すことができます。 これはエンタープライズITチームにとって優れた機能であり、リモートマシンがどこにいても制御を拡張します。
ビジネスではITスタッフを本社に配置し、画面共有とWeb会議を使用して、分散した場所に必要なサポートを提供できます。
チームコラボレーションとリモートワーク
強化されたオンライン会議に沿って、画面共有により、リモート作業機能を有効にしながら、チームのオンラインコラボレーションを大幅に強化できます。 ユーザーがリモートで作業している場合は、画面共有を使用してどこからでもオフィスのコンピューターにアクセスできます。もちろん、オンライン会議は生産性の新しい領域に入ります。
画面共有を使用すると、ユーザーは実際に物理的に並べて作業するのではなく、ドキュメントを並べて作業できます。
実世界での最良の例
画面共有とリモートデスクトップ制御の両方がかなり前から存在していました。 IT仲間にそれについて尋ねると、彼らはおそらく、古いソリューションとのセッションを確立することがいかに途方もなく困難であったかについてのいくつかの恐ろしい話を持っています。
しかし、この時点で、画面共有は非常に人気があり、Googleでさえ画面を共有したり、デスクトップを完全に簡単にリモート制御したりすることができます。
実際、WebRTCの進歩のおかげで、画面共有は使いやすさと使いやすさの面で成長し続けるでしょう。 この正確なサンプルを以前に強調しましたが、AmazonはFireタブレットに画面共有の形式を利用しています。
ユーザーがデバイスのサポートを必要としている場合は、アプリ内ヘルプのMaydayボタンをクリックできます。 これにより、一方向のビデオ会議が確立され、ユーザーはエージェントのライブストリームを見ることができます。 エージェントは、誰が助けを求めているかを知ることはできませんが、代わりに、デバイスやAmazonアプリの画面で何が起こっているかを正確に確認でき、直接制御したり、描画ツールを使用したりすることもできます。
このようにして、エージェントは、電話で伝えるだけでなく、ユーザーが何をする必要があるかを正確に示すことができます。 私が言ったように、これは本当に多くの推測作業を取り除くのに役立ちます。
画面共有の未来は?
私にとって本当に興味深いのは、現在画面共有が行われている場所ではなく、ほんの数年以内に画面共有を行うことができる場所です。 仮想現実と拡張現実がビジネスの世界で普及しつつあることはすでに知っています。拡張現実は、特に画面共有の概念に直接結びつくことができると思います。
デスクトップ画面を共有する代わりに、離れた場所にいる労働者がARゴーグル、つまり眼鏡を着用して、組織のメインの場所にある会議室にライブビデオフィードバックをストリーミングできるとしたらどうでしょうか。 反対側のユーザーは、リモートテクノロジーが見ているものを正確に見ることができます。画面共有と同じように、これは通常の通信に伴う煩わしい推測作業を取り除くのに役立ちます。
しかし、今ではWebカメラでそれを実際に行うことができるので、さらに一歩進んで、ライブフィードを表示しているユーザーは、AmazonMaydayと同様のツールを入手することもできます。 ビデオフィードに直接描画したり、回路図や図をアップロードしたりする機能により、リモートワーカーに実際の便利な指示を与えることができます。 パイプが漏れているように見える場合、ホームベースの誰かがそのパイプを強調表示して、作業者がゴーグル内で確認できるようにすることができます。 または、回路図を引き上げて、作業者のゴーグルに直接表示することもできます。
これは「画面共有」というより「現実世界の共有」に似ていますが、これは同じ概念を次のレベルに引き上げているだけです。 そして、この種のテクノロジーは私たちからそれほど遠くありません。
今日でも、画面共有は強力です
さて、私たち全員が何ができるかについて興奮する前に、一歩下がって、画面共有が現在どこにあるかを覚えておく必要があります。それは非常に良い場所です。 コンセプトはシンプルで、それを可能にするツールがたくさんあります。SlackやHipChatでさえ、現在ネイティブの画面共有を提供しています。
あなたのビジネスがコンタクトセンターを運営していて、可能な限り最高のサポートを提供するために可能な機能を活用したい場合でも、より多くの売り上げを上げたいと考えている製品ベンダーでも、画面共有は見逃してはならないツールの1つです。