CLMの実装の成功：基礎を築く

公開: 2020-12-18

業界、ビジネスの規模、またはその他の要因に関係なく、契約管理ソフトウェアをビジネスに正常に実装することは、手作業の時間を削減し、お金と時間を節約するのに役立つ価値のある取り組みです。

また、契約ライフサイクル管理ソフトウェアをビジネスに導入するのは難しいことではありません。

なぜ企業は契約管理ソフトウェアを実装する必要があるのですか？

法的な契約を扱うことは貴重な時間を費やす試練であり、正しく行われなかった場合に弁護士費用が発生する可能性があることは周知の事実です。

もう1つの事実は、これです。現代のビジネス環境における契約はますます複雑になっています。それだけでなく、今日の企業が運営するために管理しなければならない契約の量も増えています。

当然のことながら、契約が多ければ多いほど、また契約が複雑になるほど、問題が発生します。

これらの問題は、既存の問題によって悪化します…従来の契約管理システムは、今日のビジネスにはまったく適していません。

私たちが住んでいるデジタル時代では、オンラインおよびソフトウェアソリューションのおかげで、私たちの運用とプロセスの多くがはるかに簡単になっています。

また、契約管理に関しては、契約管理ライフサイクルソフトウェアにより、今日のビジネス（あらゆる規模）を悩ませている契約のオーバーフローをはるかに簡単に管理できるようになりました。

契約の作成から署名、更新までの契約ライフサイクル全体を合理化することにより、契約管理ソフトウェアツールは、企業が契約をより効果的かつ効率的に管理し、時間とお金を節約するのに役立ちます。

あなたのビジネスや組織がまだ契約管理ソフトウェアを実装していない場合は、後でではなく早く実装するのが最善です。

企業が実装を検討する必要がある主な理由のいくつかを次に示します。契約管理ソフトウェアソリューション：

オンラインストレージ

契約管理ソフトウェアの主な利点の1つは、すべての契約をオンラインデータベースに保存できることです。データを保存するために物理的なハードウェアを必要とせず、代わりに「クラウド」を使用します。

これは、ファイリングキャビネット、コンピューターフォルダー、紛失した書類がなくなることを意味します。すべてのドキュメントは、セキュリティで保護され、閲覧権限を持つユーザーのみがアクセスできるデータベースに安全に（そして自動的に）保存されます。

簡単な作成

契約ライフサイクル管理ソフトウェアを使用すると、法的に有効な過去の契約とテンプレートに基づいて契約を作成できます。

契約管理ソフトウェアツールを使用した契約作成プロセスの最も優れている点は、ペンと紙が不要なことです。

人為的なエラーはなく（ソフトウェアでは許可されないため）、契約は承認のために自動的に送信され、サインオフする必要がある人に送信されます。契約をサインオフしようとしてオフィスをぶらぶら歩き回ることはなくなりました。問題。

有効期限アラート

契約の管理は本質的に困難であり、最も難しい側面の1つは、契約の有効期限を追跡することであり、レビューおよび/または更新する必要があります。

使用する契約管理ソフトウェアを使用すると、ユーザーは特定の契約についてアラートを受け取りたいときにカスタマイズできるため、関係者が知らないうちに法的文書が「無効」になることはありません。

法的支援

契約管理ソフトウェアの多くの利点のもう1つは、これらのプログラムが契約の起草と署名に関して法の妨害を防ぐ方法です。

ソフトウェアの人工知能は、契約に「適合しない」条項と、ドキュメントが最初に確立しようとしているものが含まれている場合、契約を作成できないことを保証します。

法務チーム向けの契約管理ソフトウェアは、基本的に法務部門の別のメンバーであり、非常に役立ちます。

ユニバーサルアクセス

従来の契約では、これらのドキュメントにアクセスするのは面倒です。法定キャビネットに保管されている場合、契約を表示するには担当者が物理的に立ち会う必要があります。コンピュータフォルダに保管されている場合は、ファイルをユーザーに送信して、彼らはそれにアクセスすることができます。

契約管理ソフトウェアソリューションを使用すると、適切な権限を持つすべてのユーザーは、インターネットにアクセスできる限り、任意のバージョンの契約にアクセスできます。

これは、深夜の電子メール要求やファックスがないことを意味します。

自動レポート

契約ライフサイクル管理ソフトウェアのさらに別の利点プログラムが企業向けに生成できる自動レポートです。

ユーザーは、レポートに表示するデータの種類をカスタマイズでき、数回クリックするだけで、組織内の任意の数の契約を含む完全な包括的なレポートを作成できます。

これらの契約は、他のチームメンバーに送信して重要な情報を提示することができ、手作業は必要ありません。

契約ライフサイクル管理ソフトウェアの実装方法

契約管理ソフトウェアの重要性と、中小企業と大企業の両方にとっての契約管理ソフトウェアの利点がわかったので、これらのソフトウェアソリューションをビジネスに実装する方法を次に示します。

従業員とチームメンバーがソフトウェアの使用をシームレスに開始できるように、十分な指示を作成します
従業員の役割、部門などに応じて指示をカスタマイズします。
契約管理ソフトウェアを使用して達成したいことについて明確な目標を立てる
契約を簡単に作成するためにソフトウェアにインストールできる以前の条項とテンプレートを特定する
契約ライフサイクル管理ソフトウェアで生成したい契約の種類を正確に把握する
すべての従業員の主要な役割と権限を特定して確立します
契約管理に関連する義務と責任を確立する
契約管理ソフトウェアを使用して、進捗状況を継続的に追跡および記録します

契約管理ソフトウェアの利点

契約ライフサイクル管理ソフトウェアには無限の利点があり、すべてが契約の管理に費やされる時間とお金の削減につながります。

契約管理ソフトウェアは何を保証できますか？

契約管理ソフトウェアは、企業が契約管理に費やす時間を最小限に抑え、ビジネスにとって本当に重要なこと、つまり成長と販売に費やす時間とリソースをより多く解放することを保証します。

これについて何か考えがありますか？ コメントで下に知らせてください、または私たちのツイッターまたはフェイスブックに議論を持ち越してください。