スプレッドシートを超えて考える: 運用効率を向上させる 3 つのツール

日常業務はすべてのビジネスの中心です。 従業員、受注、プロセス、設備、およびツールが会社の運営を支えています。 ビジネスが成功するためには、これらの各要素が時計仕掛けのように動かなければならないことがよくあります。 中断やボトルネックが発生すると、生産性が低下し、ビジネス機能が中断され、セキュリティと安全性が損なわれる可能性があります。

会社を効率的かつスムーズに運営することは、ビジネス オーナーにとって最優先事項です。 そして、このタスクは、オンラインの脅威が増大し、コンプライアンス基準が複雑化する現在、これほど重要なものはありません。 以下では、企業の安全性を維持しながら、企業の運用効率を高めることができる 3 つのツールについて説明します。

1. ガバナンス、リスク、およびコンプライアンス ソフトウェア

消費者プライバシー法、ランサムウェアの脅威、データ侵害のリスクにより、デジタル時代の業務はますます複雑になっています。 しかし、インターネットのようなネットワーク技術だけが原因ではありません。 人とプロセスは、ビジネスをリスクやコンプライアンスの問題にさらす可能性のあるその他の要因です。

あなたの会社がセル タワーを建設し、その機器を他の企業やワイヤレス キャリアにリースしているとします。 あなたの目標は、利益を最大化できるように、できるだけ少ないコストで塔の建設を完了することです。 しかし、この業界で事業を行うということは、地方自治体、州、および連邦の規制を遵守しなければならないことを意味します。

無駄のない建設プロセスとコストに焦点を当てることは、必ずしも間違ったアプローチではありません。 ただし、これにより、同社は過去に標準以下の機器を選択することになりました。 機器は業界標準を下回っているだけでなく、国家安全保障上の懸念から連邦政府もそれを禁止しました. 同社は、各タワーの無線機器を交換するという、苦痛と費用のかかるプロセスを経なければなりませんでした。

ガバナンス、リスク、およびコンプライアンス ソリューションは、ビジネスの脆弱性を生み出すテクノロジ、人間による監視、およびプロセスの評価に役立ちます。 GRC とも呼ばれるこのアプローチでは、企業の業務を全体的なシステムとして捉えます。 GRC ツールは、単一の手順で警告を発する代わりに、操作全体が潜在的なリスクをどのように生み出すかを示します。 所有者と管理者は、会社の最善の利益にならない可能性のある方法と決定を明確に特定できます。

2.在庫管理システム

製品を販売する企業は、在庫を保管、移動、および追跡する方法を見つける必要があります。 有形の製品を販売していなくても、業務は社内の備品や設備に依存しています。 コンピューター、ソフトウェア ライセンス、事務用品など、会社の資産を監視する必要があります。 そうしないと、在庫の縮小や損失が制御不能になり、ソースの特定が困難になる可能性があります。

在庫の縮小はすぐに高くつく可能性があり、ソースはより大きなセキュリティ上の懸念を示している可能性があります. 一部の調査では、従業員の盗難や万引きが在庫損失の 78.3% を引き起こしていることが明らかになりました。 数学と事務処理のエラーがケースの 15.4% を占め、ベンダー詐欺が 3.7% を占めています。 別の 3.9% は、企業が追跡できない未知の原因によるものであり、プロセスが貧弱または不十分な場合もあります。

在庫管理システムは、ビジネスの在庫追跡、監視、および制御プロセスを改善するのに役立ちます。 これらのアプリケーションは、会社がその場所を増やすと、資産と製品の配布の変更も同期します。 製品やその他の資産がどこにあるか、それらが表す価値を含めてリアルタイムで確認できます。 在庫管理システムは、購入費や減価償却費などの計算も自動化し、収縮が発生する場所を特定するのに役立ちます。

商品を受け取り、複数の店舗に発送する倉庫が複数ある場合、スプレッドシートが追いつくのは困難です。 非小売業の場合、スプレッドシートは、会社支給のラップトップやモバイル デバイスがどこに行くのかを追跡できるほど動的ではありません。 在庫レベルと資産を効率的に管理し、常に人間の介入を必要としない自動化システムが必要です。

3. 顧客関係管理アプリケーション

あなたのビジネスはまだスプレッドシートで顧客ベースを管理していますか? このアプローチは時間がかかるだけでなく、企業がセキュリティやプライバシーの問題にさらされる可能性があります。 スプレッドシートは継続的なデータ入力と操作を必要とするため、古い情報が含まれている可能性があります。 スプレッドシートには、顧客ではなくなった人や、特定の連絡を受け取りたくない人が含まれている場合があります。

たとえば、一部のクライアントは、マーケティング関連またはプロモーション メールをオプトアウトしたい場合があります。 これを示すには、誰かがスプレッドシートに列を作成する必要があります。 さらに、マーケティング担当者は、スプレッドシートを手動で調べて、リストから誰を除外するかを決定する必要があります。 次に、従業員のアクセス管理やプライバシー規制の遵守など、スプレッドシートの共有と保存の問題があります。

顧客関係管理アプリケーションは、顧客データ、通信設定、および情報セキュリティを簡素化します。 CRM アプリを使用すると、従業員のアクセスを制限し、さまざまな権限レベルを付与できます。 たとえば、販売およびサービス スタッフは、クライアント情報を追加または変更するために表示および編集権限が必要な場合があります。 ただし、ユーザーを追加または削除したり、他のプログラムを統合したりできる管理者アクセスはおそらく必要ありません。

CRM ソフトウェアの機能は、メーリング リストなどのマーケティング コミュニケーションにまで及びます。 顧客が毎月プロモーション メッセージを受信して​​いるが、もう見たくないとします。 登録を解除すると、マーケティングの連絡先リストから自動的に削除されます。 顧客の情報はデータベースに残りますが、CRM アプリは顧客の行動も記録します。 従業員は、クライアントがプロモーション メールを受信しない理由をすぐに理解できます。

運用効率を高めるツール

運用効率を達成するには、品質、効率、またはパフォーマンスを向上させるベスト プラクティスを見つけて実装する必要があります。 ソフトウェア アプリケーションは、企業がベスト プラクティスを実行するのに役立つ重要なツールです。 過去にはスプレッドシートが役に立ったかもしれませんが、今ではコンプライアンス、生産性、およびセキュリティの障壁になる可能性があります。 GRC ソフトウェア、在庫管理システム、CRM アプリケーションなどのより動的なソリューションは、ビジネスの成功を危うくする可能性のある運用上のハードルを取り除きます。