仮想電話番号: 仕組みと入手方法

Direct Inward Dialing (DID) 番号と呼ばれることもある仮想電話番号を使用すると、国内市場の外への拡​​大を始めたばかりの場合でも、遠く離れた顧客に連絡を取り、ビジネスに全国的な存在感を与えることができます。

有線接続がなく、事実上世界中のどこからでも使用できるため、従来の電話番号よりも柔軟性が高くなります。

仮想番号とは何か、その仕組み、利点、取得方法を見てみましょう。

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• 仮想電話番号とは何ですか?
• 仮想電話番号はどのように機能しますか?
• 仮想電話番号を取得する方法
• 仮想電話番号と従来の電話番号
• 仮想電話番号の利点
• 概要 仮想電話番号プロバイダー
• 仮想電話番号に関するよくある質問

仮想電話番号とは何ですか?

仮想電話番号は、従来の固定電話ネットワークに依存せずに企業に連絡できるようにするクラウドベースの電話番号です。 仮想ビジネス電話番号は、従来の回線や交換を必要とせずに、インターネットを使用して電話ネットワークに接続します。 仮想番号を持つ非常に最小限の物理ハードウェアがあるため、クラウドに接続する任意のデバイスで着信通話に応答できます。

企業は、VoIP サービス プロバイダーから必要な数の仮想電話番号を購入して、さまざまな市場の地元の人々に連絡を取ることができます。 各番号は VoIP ソフトウェアで簡単に管理でき、ローカル エリア コー​​ド、800 コード、および国際番号はすべてビジネスに割り当てることができます。

仮想電話番号はどのように機能しますか?

仮想電話番号は、インターネットを使用して電話をかけます。 電話をかけたり受けたりするために、SIM カード、携帯電話基地局のカバレッジ、または物理アドレスは必要ありません。 従来の固定電話番号と同じ規則に従います。ローカル番号と国内番号は 10 桁で、市外局番、3 桁の交換局、4 桁の加入者番号が含まれます。

仮想番号を使用するには、ケーブル、LTE または Wi-Fi ネットワークによる高速インターネット接続と、デスクトップ、ラップトップ、携帯電話などのデバイスが必要です。 インターネット接続が不安定な場合、通話品質が低下する可能性があります。

銅線ネットワークに接続する必要はありません。これには、長距離料金、高価な設置、および配線要件が伴います。

企業が使用する仮想電話番号には、主に 4 つのタイプがあります。

• バニティ ナンバー:ブランドを覚えやすくするキャッチーな英数字のフレーズや数字を使用します。
• フリーダイヤル番号:これらは、長距離料金なしでどこからでもブランドに到達するために顧客が使用する全国的な番号です。
• ローカル番号:ローカルの電話番号は、特定の市外局番を使用して、遠く離れた場所にある場合でも、ビジネスがよりローカルに見えるようにします。
• ローカル国際番号:ローカル番号と同様に、ローカル国際番号は、ビジネスが海外市場に対してローカルであるように見せます。

仮想電話サービスにより、企業はビジネス要件に基づいて通話を受け入れることができます。

コール センターの営業時間が終了した後、東海岸で午後 5 時以降に電話を受けたいですか? 仮想電話番号ソフトウェアは、インバウンド カスタマー サービス コールを代わりに西海岸のコール センターに自動的にルーティングします。

仮想電話番号を取得する方法

ローカル番号、バニティ番号、フリーダイヤル番号のいずれが必要な場合でも、ほとんどのプロバイダーは、サインアップ プロセス中に仮想電話番号を設定します。 通常、彼らは電話回線ごと、月ごとに課金し、古い番号をサービスに移植します。

無料の番号を提供する仮想電話番号プロバイダーがありますが、無制限の通話オプションや複数のユーザーに接続する機能は提供されません. 顧客からの電話を制限なく適切な場所に転送したい場合は、サブスクリプション サービスが最適です。

仮想電話番号の取得は、いくつかの手順で実行できる簡単なプロセスです。

1. 適切な仮想電話サービス プロバイダーを見つけて、そのサービスにサインアップする
2. サインアップ時に、将来の番号の都市または市外局番を選択します
3. 支払いの詳細を入力して、サインアップ プロセスを完了します。 プロバイダーによっては、この手順が延期されることに注意してください。

すべての設定が完了したら、仮想電話システムの使用を開始する準備が整います。

仮想電話番号と従来の電話番号

仮想電話番号と従来の電話番号の主な違いは、仮想電話番号を使用するとユーザーはインターネット経由で電話をかけたり受けたりできるのに対し、従来の有線固定電話は電話通信を物理的な PSTN に依存していることです。

以下の表は、仮想電話と従来の電話システムの概要を示しています。

PSTN 電話は、物理アドレスごとに1 つの電話番号と1 つの回線に制限されています。つまり、仮想電話番号の移動性と移植性に欠けています。 ハードワイヤード電話では、企業はビジネスを行う場所ごとに個別の電話番号を購入する必要があります。

従来の PBX 電話システムはオンサイトに収容されているため、新しい電話回線の追加やテクノロジーのアップグレードは、IT チームにとって時間のかかる面倒な作業であり、ビジネス オーナーにとっては多額の費用がかかることは言うまでもありません。 さらに、複数のエージェントが電話回線を同時に使用できるようにするために、IT 部門は、複数回線の電話システムをインストールするという破壊的なプロセスを経る必要があります。

一方、仮想番号は、回線にも物理的な場所にも縛られず、VoIP (Voice over Internet Protocol) に完全に依存して、インターネット経由で電話をかけたり受けたりします。

VoIP は、複数のデバイスで同時にアクセスできるモバイル ソフトフォン アプリケーションを介した音声通話を容易にします。 仮想電話システムのユーザーは、いつでも、どこからでも、スマートフォン、デスクトップおよびラップトップ コンピューター、タブレットなどのインターネット接続を備えた任意のデバイスで、音声通話を発着信できます。

また、仮想電話システムは従来のシステムよりもはるかにスケーラブルであり、既存の VoIP 電話番号に新しい電話回線/内線番号を追加する場合、物理的な設置は必要ありません。 代わりに、管理者は VoIP プロバイダーの Web サイトで直接購入して割り当てることにより、新しい電話回線を追加するだけです。 プロセス全体にかかる時間はわずか数分で、電話回線の手動設置によるダウンタイムがなくなります。

仮想ビジネス電話番号を使用すると、1 人のユーザーだけでなくエージェントのチーム全体が、同じ電話番号を使用して音声で会話したり、ビジネス SMS テキスト メッセージを同時に送信したりできます。

仮想電話番号には、固定電話よりも高度な機能も備わっています。

たとえば、管理者は、エージェントの勤務スケジュールに合わせて、特定の時間帯に着信コールを事前設定されたデバイスにルーティングできます。 各電話番号または内線番号は、特定の機能を果たすことができます。たとえば、ユーザーは営業部門の 1 つの番号をダイヤルしたり、内線番号を付けてカスタマー サービスに接続したりできます。

要するに？

仮想ビジネス電話システムは、標準的な固定電話よりもはるかに便利で、機動性、機能性、および手頃な価格を提供します。

仮想電話番号の利点

仮想電話番号にはいくつかの固有の利点があります。 中小企業の場合、これらの番号は、事業主が個人データや個人番号を提供したくない場合によく使用されます。 バーチャル ビジネスの電話番号は、互換性のある電話を呼び出します。ほとんどのサービスでは、テキスト メッセージングやボイスメールも使用できます。

これらはすべて、他のインターネットベースのサービスで使用されているものと同じパケット交換技術で管理されています. 電話線のメンテナンスは不要で、通話中に開回路を考慮する必要もありません。

中小企業向けの仮想電話サービスを検討する理由は他にもいくつかあります。

1つの電話番号で事業所を連携

仮想電話番号を使用すると、世界中のいくつかの場所で、集中管理された 1 つの番号を使用して電話に応答できます。 特定のタイムゾーンの顧客がサポートを必要とする場合、その顧客は世界のその地域のエージェントからサポートを受けます。 仮想番号で内線番号を使用することも可能であるため、顧客がより専門的なサポートを必要とする場合、適切な部門につながります。 これは、最初の番号の中心が延長線から数百マイル離れた場所にある場合でも行われます。

より広い人材プールへのアクセス

仮想電話を使用して世界中に電話センターを開設する場合、物理的な制限はありません。 これは、会社の電話システムが、発信元やエージェントの場所に関係なく、顧客を適切なエージェントにリンクすることを意味します。 仮想電話番号は従来の PSTN および PBX ハードウェアから独立しているため、移動中のエージェントはスマートフォンやラップトップでビジネス コールを受信します。 この種の接続により、顧客は、以前に支援したエージェントと簡単に接続できます。

起点とその地域のコールセンターを一致させることもはるかに簡単です。 米国とカナダには地方の方言がたくさんあり、現地のケースに対処する現地のコール センターにより、エージェントは顧客のニーズを理解しやすくなっています。 ローカル仮想電話を使用すると、企業は特定の通話を、方言やスラングを話すエージェントと簡単に照合できます。 何百マイルも離れた場所にいる場合でも、発信者は市外局番を見て、通話がローカルにルーティングされていると考えます。

どこでも電話を受ける

仮想電話番号は、オフィス外の従業員により多くの柔軟性を提供します。 たとえば、受付係がリモートで作業する必要がある場合でも、会社宛ての電話はすべて受けます。 これは、デスクトップまたはモバイル アプリを介して行われます。 仮想番号には通話管理用のソフトウェアが付属しているため、自動転送または通話ルーティングを使用して他の部門と簡単に接続できます。

一部の VoIP ソフトウェアには、デバイスからデバイスへの通話転送機能があります。 従業員が場所を変更する必要がある場合、ソフトフォンで受信した通話はすぐにスマートフォンまたは携帯電話に転送されます。 従業員は、コールバックが予定されている場合、電話のそばで待つ必要なく仕事に取り掛かります。 COVID-19 のパンデミックにより、仮想番号により、従業員が社会的に離れていても自宅から電話を受けることができるため、これは重要になりました。

国際市場向けのダイヤルイン番号を提供する

一部の製品は海外で成功します。海外市場に進出する最善の方法の 1 つは、組織に連絡するためのローカル番号を顧客に提供することです。 仮想電話番号は、米国の市外局番や 800 番号に限定されません。 外国の顧客があなたに連絡できるように、一部のプロバイダーから国際電話番号を購入することもできます。

仮想電話番号を使用すると、ノバスコシア州などの地域にコール センターを簡単に設定し、イタリアなどの外国市場に拠点を置く顧客から電話を受けることができます。 発信者は長距離をダイヤルする必要はありません。コール センター ソフトウェアは、これらのタイプの通話をイタリア語に精通したエージェントに転送します。 発信者には、国外にダイヤルしている兆候はなく、現地のコール センターを開設する必要なく、海外市場からブランドに到達した人々に強力なカスタマー サービス エクスペリエンスを提供できます。

このテクノロジーは、すべての通話を 1 つの番号にルーティングするため、国際市場において、顧客が必要なビジネスや部門に連絡し、問題を迅速に処理するためのローカル化されたダイヤルイン番号を確保する方法を提供します。 .

セールスとマーケティングのパフォーマンスを測定する

マーケティングや販売では、特に複数のキャンペーンから電話を受けている場合は、受け取った電話の数を追跡できる必要があります。 メインの電話番号を使用する代わりに、特定の電話番号をマーケティング キャンペーンに関連付けて、それらのキャンペーンのパフォーマンスとコンバージョン率を効果的に測定できます。

仮想電話番号を使用すると、さまざまな市場での成功を簡単にヒートマップ化できます。 たとえば、発信者が市外局番 515 の番号にダイヤルする頻度が高い場合、これは、キャンペーンにデモインの発信者が増える可能性があることを示しています。 その都市でのキャンペーンを別の地域に移して、売り上げを伸ばすことができるかもしれません。

仮想電話番号プロバイダーの概要

以下の表は、プランでフリーダイヤル、ローカル、およびバニティの仮想電話番号を提供する 5 つのプロバイダーの概要を示しています。

仮想電話番号に関するよくある質問

以下では、仮想電話番号に関するよくある質問のいくつかに回答しています。