2023 年の企業にとっての VoIP の 10 のメリット

公開: 2015-03-02

多くの企業は依然として従来の電話回線に依存していますが、柔軟性の向上、強力な通話機能、国内および国際通話料金の手頃なことから、通信にボイスオーバーインターネットプロトコル (VoIP) システムを使用する企業が増えています。これらは、このガイドで説明する VoIP の多くの利点のほんの一部です。

たとえば、国際電話をかける企業は、従来の電話回線を使用すると莫大な電話料金がかさむことになります。インターネット接続を利用するため、最高の VoIP システムはどこでも使用でき、リモートチームやハイブリッドチームの接続に役立ちます。

最新のVoIP 統計によると、VoIP の利点は非常に明らかであり、現在、米国企業のほぼ 3 分の 1 が VoIP を使用しています。この変化は社会全体ではさらに劇的で、最近の国立保健センターのデータによると、驚くべきことに成人アメリカ人の 73% が自宅に固定電話を持っていないことが明らかになりました。

VoIP システムにはいくつかの小さな欠点がありますが、特に現代のビジネスでは、利点の方が欠点をはるかに上回ります。 VoIP の豊富な機能と利点をまだ詳しく調べていない場合は、VoIP が今日のビジネスに不可欠である理由と、適切なプロバイダーの選択方法を詳しく見てみましょう。

VoIPとは何ですか? 簡単な定義

Voice Over Internet Protocol (VoIP) は、インターネット経由で通話を可能にする通信テクノロジーです。 VoIP と固定電話を比較すると、後者は銅線の物理ネットワークに依存しているのに対し、クラウドベースの VoIP システムは安定したインターネット接続があればどこでも使用できることがわかります。また、Web 会議や中小企業 CRM ソフトウェアなど、他の幅広いビジネスシステムとも互換性があります。

VoIP テクノロジーには、固定電話とソフトフォンという 2 つの主な形式があります。 VoIP 卓上電話は、VoIP ソフトウェアに接続する従来型の物理的な電話機であり、ソフトフォンは、携帯電話、タブレット、デスクトップコンピュータ、ラップトップなどの複数のデバイスで実行できるソフトウェアアプリケーションです。

VoIP の利点: ビジネスにとっての 10 の利点

以下では、2023 年に VoIP システムが企業にもたらす可能性のある 10 の主要な利点を検討します。

1. 電話会議を主催する

従来の電話回線は電話会議に関してはかなり制限があり、これが多くのビジネスオーナーにとって問題となる可能性があります。 VoIP サービスを使用すると、インターネットの速度がすべての音声データを転送するのに十分である限り、電話会議に何人でも参加できます。 VoIP テクノロジーは常に開発および改善されているため、接続と通話の品質を向上させるために、すべての音声パケットが効率的に圧縮および転送されます。

2. コストを削減する

現在 VoIP を使用していない場合は、おそらく何十年も前から使用されている従来の電話回線を使用していることでしょう。この状況では、通話に費やした分ごとに料金を支払うことになるため、特に定期的に国際電話をかける場合、月々の料金が非常に高額になる可能性があります。 VoIP の場合は状況がまったく異なり、コストが大幅に削減されます。最新の電話交換機はクラウドベースであり、運用コストがはるかに安くなります。

VoIP サービスを利用するには、高品質のインターネット接続 (できれば ADSL) があれば十分です。これにより、優れた音声品質と通話の信頼性を享受でき、月額費用は定額になります。統計によると、中小企業が VoIP に切り替えた場合、市内通話料金が最大 40% 削減され、国際通話料金が最大 90% 節約されます。

3. 帯域幅の使用率

ニーズに応じて VoIP プランを最適化するのは、最初は少し難しいかもしれませんが、プロバイダーが毎月のデータ使用量に関する詳細な統計を提供してくれる場合、プロセスははるかに簡単になります。 VoIP サービスの優れている点は、コストパフォーマンスを最大限に高めるために着信/発信通話を最適化するのに役立つあらゆる詳細を確認できることです。

4. 手頃な価格のソフトウェアとハードウェア

VoIP を使用すると、会社の通信の初期コストが数千ドルに跳ね上がる可能性がある高価な電話回線、電話機、その他の基盤となるハードウェアが完全に不要になります。

VoIP ソフトウェア以外に必要なのは、良好なインターネット接続、コンピューター、サウンドカード、マイク、スピーカー、またはヘッドフォンだけです。これらは、世界中のすべてのオフィスで非常に一般的なものです。ほとんどの VoIP パッケージも非常にリーズナブルで、ビジネスのニーズや状況に応じて、ユーザーあたり月額約10 ドルから30 ドルの範囲です。

VoIP システムの費用について詳しくは、こちらをご覧ください。

5. 幅広い優れた機能

VoIP サービスに付属する機能は、従来の電話回線で提供される機能よりもはるかに優れています。通話管理の点でより柔軟になるだけでなく、ボイスメール、仮想番号、連絡先リスト、発信者 ID などの追加の特典を利用することもできます。より具体的な特典のいくつかを以下に示します。ビジネスに VoIP ソリューションを使用する際に楽しむ機会:

VoIP コールルーティング

重要な電話に出ることが頻繁にある場合、電話に出られない危険を冒す必要はありません。ほとんどの VoIP サービスプロバイダーが提供する「Find Me Call Routing」のおかげで、発信者はボイスメールに送信される前に、いくつかの番号を介して転送されます。たとえば、ボイスメールに送信される前に、携帯電話で 2 回、オフィスの電話で 2 回、最後に自宅の電話で 2 回呼び出し音が鳴ります。

カスタムホールドミュージック

多くの企業が利用しているもう 1 つの優れた機能は、「保留音」です。電話に出るのを待つのは非常に退屈で退屈な作業です。そのため、このプロセスに音楽を加えて刺激を与えてみてはいかがでしょうか。最新の VoIP システムを使用すると、保留中のすべての発信者にユニークでリラックスできるメロディーを追加できます。

6. リモートワーカー間の効果的なコミュニケーション

固定電話とは異なり、VoIP システムにより、従業員は安定したインターネット接続があればどこにいても仕事をすることができます。この柔軟性により、このテクノロジーはリモートチームやハイブリッドチームを管理する企業にとって最適な選択肢となります。ほとんどの VoIP システムは、基本的な通話機能に加えて、ドキュメント共有やタスク管理などの多用途のコラボレーション機能も提供し、従業員が情報を通信および中継するための複数の方法を提供します。

VoIP システムはデータに基づいた洞察をリアルタイムで生成するため、管理者が従業員の生産性を離れた場所から監視できるようになります。これにより、企業は、テクノロジーに精通していない従来の電話システムに依存する場合よりも、はるかに簡単に生産性の障害を克服できます。

7. ビジネスの拡張性

ビジネスが将来的に拡大することを望んでいる場合、VoIP システムにはビジネスに合わせた拡張機能が完全に装備されています。ほとんどのプロバイダーは、特定のニーズに合わせて調整できるモジュール式のカスタマイズ可能なパッケージを提供しています。さらに、チームが拡大し、将来的にさまざまなサービスが必要になった場合は、より豊富な機能とより寛大なユーザー制限を備えたプランにアップグレードすることもできます。

これにより、ハードウェアデバイスの拡張にはコストがかかり、施設内に設置できる電話ケーブルの数には制限があるため、成長するビジネスにとって、VoIP ソフトフォンは固定電話システムよりも大きな利点をもたらします。

8. 音声品質

固定電話は VoIP システムよりもわずかに優れた通話品質を提供しますが、ほとんど何もありません。 VoIP の音声品質はインターネット接続の強度に依存するため、ネットワークが信頼できる限り心配する必要はありません。

ただし、この点に関しては、一部の VoIP プロバイダーが他のプロバイダーよりも優れているため、非常にクリアな音質を求める場合は、 RingCentralや GoTo Connect などの主要なシステムを選択することをお勧めします。

9. 携帯性

VoIP システムのもう 1 つの重要な利点は、その柔軟性です。特定の場所に限定される固定電話のハード電話と比較して、VoIP テクノロジーはさまざまなビジネスデバイスで使用できるため、完全にポータブルです。

これにより、従業員は、オフィス、自宅、その他の柔軟な勤務場所など、自分が選んだ場所にテクノロジーを持ち運ぶことができます。これは、リモートチームやハイブリッドチームにとって明らかなメリットであるだけでなく、出張が多く、複数の場所からビジネス会議を行う従業員にとってもメリットがあります。

10. セキュリティ

データ侵害やマルウェアなどのサイバー攻撃が一般的になるにつれ、脅威を回避したい企業にとってセキュリティは最優先事項となっています。インターネットは固定電話よりもセキュリティリスクにさらされやすいですが、適切なセキュリティ対策を備えたプロバイダーを選択している限り、VoIP サービスは従来のシステムと同じくらい安全です。

たとえば、ほとんどの VoIP プロバイダーは、多要素認証、ユーザー権限、通話暗号化などの多数のセキュリティメカニズムを導入しています。さらに一歩を踏み出したい場合は、厳格なパスワードルールやコンプライアンス認証などの高度な保護機能を提供する Google Voice や 8×8 などのプロバイダーをお勧めします。安全なプロバイダーを選択することで、完全な安心感を持ちながら VoIP システムのメリットを享受できます。

詳細については、 VoIP セキュリティに関する完全ガイドをご覧ください。

ビジネスに最適な VoIP プロバイダーを選択する方法

VoIP の利点を自分で試してみたい場合は、高品質のプロバイダーが豊富にあります。ただし、サービスを利用する前に考慮すべき点がいくつかあります。

私の予算はいくらですか? VoIP システムは従来のシステムよりもはるかに手頃な価格ですが、一部のシステムは他のシステムよりもコスト効率が優れています。ソリューションを進める前に、それがビジネスの予算を補うものであることを確認してください。月額料金だけを考慮しないでください。隠れたコスト、初期費用、設置費用に注目して、ビジネスにどれくらいの費用がかかる可能性があるかを完全に把握してください。
私のチームの規模はどれくらいですか? VoIP プランが異なれば、ユーザー制限も異なります。したがって、ビジネスの規模に適したプランを選択する必要があります。さらに、時間の経過とともにチームが拡大する可能性がある場合は、スケーラブルなパッケージや、強力なオンボーディングおよびトレーニング機能を備えたパッケージを選択することもお勧めします。
どのような VoIP 機能が必要ですか? ほとんどの VoIP プロバイダーは同様の機能を提供していますが、機能セットはシステムごとに異なります。たとえば、通話キューや呼び出しグループなどのインバウンド通信機能を優先する場合もあれば、より強力なコラボレーションツールを提供する場合もあります。ニーズを反映するプロバイダーを選択する前に、ビジネスに必要な機能を確立して逆算してください。
ハードウェアは必要ですか? VoIP ソフトフォンはすべての企業にとって十分なわけではありません。ビジネスで大量の通話を処理し、優れた通話品質を必要とする場合は、最高の VoIP ハードフォンの1 つを選択することをお勧めします。残りの企業、特に柔軟なポリシーを持つ企業には、VoIP ソフトフォンアプリの方が適している可能性があります。