仮想PBXのビギナーズガイド

ビジネス電話システムは、あなたがすでに想定しているほど高価である必要はありません。 また、見た目ほどアクセスできない必要はありません。 選択できるオプションはたくさんありますが、仮想またはホストされたPBXシステムを最大限に活用したいと考えています。

オンプレミスのPBX電話システムよりも安価で、機能も簡単で、通常はITチームが必要とする作業を自動的に実行します。 それらがどのように機能するかを確実に理解するために、このガイドをまとめました。

VoIPとは何ですか？

VoIP（Voice over Internet Protocol）テクノロジは、インターネットを介したビジネス通信を可能にするために使用されます。 インターネットテレフォニーとも呼ばれるVoIPは、音声の振動を圧縮されたデジタル信号に変換し、データパケットに変換します。 簡単に言えば、インターネットを使用して、着信通話、ビデオ通話、およびテキストを送受信しています。 VoIPについては何度も続けることができますが、それには記事全体が必要になります。詳細については、VoIP用語集をご覧ください。

ホスト型PBXとは何ですか？

Hosted PBXは、標準の電話サービスとは対照的に、インターネット接続を利用する強力な電話システムです。 標準のIPPBXは、インターネット（IP）から公衆交換電話網（PSTN）に通話を転送するために使用されます。 仮想構内交換機は、より費用効果の高いバージョンと考えることができます。 関係するハードウェアがないため、すべて仮想であり、サービスプロバイダーによってホストされます。

ホストされたPBXに関する情報を見つけるのが難しいのはなぜですか？

あなたが新しいビジネスオーナーであるなら、これはあなたが仮想PBXについて聞いたのは初めてかもしれません。 しばらくゲームに参加していて、コストを削減する必要がある場合、またはよりユーザーフレンドリーなシステムに興味がある場合は、これにより、会社に最適なものに基づいて決定を下すのに十分な情報が提供されます。

多くの広範なGoogle検索の後で、企業は仮想PBXシステムの動作の一般的な概要を提供するのではなく、製品の販売と署名機能の強調に関心があることに気付いたかもしれません。

仮想PBXシステムについて知っておくべきこと、それらが重要である理由、主要な機能、および評判の良いサービスプロバイダーを分析してみましょう。

注：調査を行っているときに、仮想PBXシステムのさまざまな名前に出くわすでしょう。 混乱させないでください。 「クラウドPBX」や「ホステッドPBX」などの用語が表示されます。 3つすべてが同じことについて話している！

仮想PBXとオンプレミスPBX

私たちがよく言うことは、あなたがやりたいことを何でもするための決まった、万能のシステムはなく、あなたはあなたのビジネスに最適なものを選ぶ必要があるということです。 可能な限り明確な図を描くために、仮想およびオンプレミスPBXシステムの長所と短所を分析します。

ご覧のとおり、オンプレミスのPBXソリューションは、ハードウェアとITスタッフに余裕のある大規模な組織に対応しています。 ただし、小規模なチームの場合、仮想PBXは、わずかなコストでほぼ同じ機能を提供します。 それでもわからない場合、またはどのPBXシステムが最適かについてより詳細な分析が必要な場合は、オンプレミスPBXとホステッドVoIPの詳細をご覧ください。

仮想PBXシステムの利点

それでは、仮想PBX電話システムの長所についてもう少し詳しく見ていきましょう。 これらはすべて、最終的にはコスト削減につながります。 ただし、仮想PBXシステムを投資する価値のあるものにする、非常に興味深い統合、自動化、およびカスタマイズ機能がいくつかあります。

• Virtual PBXがすべての作業を代行してくれるので、あらゆる規模の企業が最大のプレーヤーのプロフェッショナルな感覚で簡単に運営できます。
• 仮想PBXを使用すると、技術に精通していないビジネスマネージャーでも電話システムをカスタマイズできます。
• 企業は、スマートフォンのアプリまたはオンライン管理ポータルを使用して、PBX機能のオンとオフを簡単に切り替えることができます。
• 月額料金が安いため、ハードウェアコスト、オフィスの配線、ITチームへの多額の投資が不要になるため、コストを大幅に削減できます。
• 仮想電話システムは、新しい電話回線を追加するために高価なハードウェアのインストールプロセスを必要としないため、企業はプラットフォームをすばやく簡単に更新できます。

自動化ツールと機能

ここでは、仮想PBXシステムが提供する多くの機能のいくつかを見つけることができます。 はい、それらはすべて重要です。はい、プロバイダーを選択する際に、会社にとって何が最も理にかなっているのかを検討する必要があります。

Voicemail-to-Email機能

あなたが常に外出中のタイプのボスである場合は、ボイスメールを電話やその他のモバイルデバイスに自動的に送信するオプションを提供するシステムが必要です。 どうして？ 誰かと会議をしていて、重要な電話を期待している場合は、誰にも邪魔されることなく、慎重にメッセージを確認できます。

電話メニュー

あなたは、顧客/クライアントがあなたに電話をかけることを恐れないようにしたいのです。彼らは保留にされるか、常に間違った部門に誘導されると考えています。 シンプルなメニューで、電話をかける人を必要な場所に誘導できます。

オートアテンダント

電話に出る人がいない場合はどうなりますか？ あなたはあなたの顧客/クライアントに待ってもらいたいですか？ 電話を手に取ると、待ち時間についての苦情しか聞こえないことを知っています。

自動応答は、顧客/クライアントを留守番電話に誘導するか、電話をかけ直すか、特定の問題に自分で取り組むために必要な情報を提供することができます。

キューイング、転送、録音を呼び出す

コールキューイングを使用すると、ユーザーが電話を切って電話をかけ直すのではなく、他の人と忙しいときに電話を切らずに、最初から電話をかけたことを忘れてしまう可能性があります。 通話転送を使用すると、顧客/クライアントを別の電話番号に転送できるため、不在の場合でも常に連絡を取り合うことができます。

通話録音はかなり自明です。 それはあなたが通話を録音し、それらをデジタルファイルとして保存することを可能にします。 これをCRMソフトウェアと組み合わせると、より開発された顧客/クライアントデータベースを作成できる可能性があります。

会議ブリッジング

会議ブリッジコールを使用すると、大勢の人が電話に参加できます。 従来の電話サービスでは、一度に3人までしか電話をかけることができません。 従来のPBXとは異なり、これらの通話は一度に何百人もの人々を収容できます。

これは巨大なビジネスにとってより実用的な会議オプションですが、確かに一度に2人以上と話すことができることは、私たちのほとんどにとって贅沢です。

プロバイダーの選び方

どのプロバイダーが最適かについては、たくさんの意見があります。 前にも言いましたが、もう一度言います。仮想PBXシステムを最大限に活用するには、ビジネスにとって何が正しいかを知る必要があります。 オプションを検討する際に探すべき一般的な基準は次のとおりです。

関係する費用

電話システムで使用されるネットワークがすでに整っているため、コストは通常​​安価です。 オンプレミスPBXシステムとは対照的に、初期費用が少なく、その後、月額料金が追加されることが予想されます。

アドオンは当然価格を引き上げますが、ITチームとハードウェアのコストを雇うことと比較すると、ある程度の節約が期待できます。 あなたが確立された大企業であり、VoIPシステムをサポートするためにオフィスを再配線する必要がある場合でも、コストは低く抑えられるはずです。

一部のWebサイトによると、オンプレミスPBXシステムの平均コストはユーザーあたり約1000ドルです。 この数は、ビジネスの規模に応じて増減します。 大きいものは取引を得る可能性が高く、小さいものはより多く支払う可能性があります。

仮想PBXシステムは、長期的には優位に立つことができます。 ビジネスの規模によっては、初期費用が高くなる可能性があります。 大規模な場合は、システムをスムーズにサポートできる高価なコールルーティングツールが必要になります。 あなたが小さい側にいるなら、コストは最小限になります。

すべての準備が整うと、すべてのハードワークはもはやあなたの手に委ねられなくなります。 それはあなたのインターネットプロバイダーに転送されます。 これは、維持費や新しいチームの雇用がないことを意味します。

品質とネットワークの信頼性

ネットワークの信頼性は、いくつかの理由で非常に重要です。 仮想PBXシステムは、ネットワークの動作に完全に依存します。 ルーターが仮想PBXシステムによってかかるワークロードを処理できない場合、サービスを最大限に活用できない可能性があります。

ネットワークがクラ​​ッシュすると、電話にアクセスできなくなります。 サイズに関係なく、ネットワークの信頼性を最優先する必要があります。

含まれている機能

前に述べたように、仮想PBXシステムには、電話でできることに関連する多くの機能が備わっています。 あなたはあなたが必要としないかもしれない機能にお金を払う前にあなたのビジネスを知っているべきです。 これは、これらの一般的なクラウド移行の失敗を回避するのに役立ちます。

あなたが中小企業の場合、電話会議はあなたのものではないかもしれません。 大量のボイスメールに目覚めた場合は、それらを整理して簡単にアクセスできるようにするシステムを調べてください。 燃費のためにフェラーリを購入しないでください。

サポートオプション

あなたはあなたのプロバイダーが彼らのカスタマーサポートに誇りを持っていることを望みます。 多くの場所で優れたオプションが提供されていますが、いつでもどこでも、最初の呼び出しで発生した問題を誰かが解決することを決意してほしいと考えています。

飛び出す場所の1つはNextivaです。 彼らのサポートチームは、電話、電子メール、およびチャットで利用できます。 彼らのウェブサイトでは、サポートコールの95％が、ホールドタイムがほとんどまたはまったくない2番目のリングによって応答されることを誇っています。 これらすべてのオプションを備えた会社を探してください。 この場合、多いほど多く、少なくはありません。

これらの6つのカスタマーサポートのストーリーをご覧ください。

利用可能な統合

プロバイダーを選択する際には、サードパーティの統合も十分に考慮する必要があります。 オフィスがGoogleまたはMicrosoftOfficeで稼働している場合は、同じことを行うプロバイダーを見つけてください。

次に例を示します。VoIPはCRMソリューションと統合できます。 サポートエージェントが電話に応答すると、統合されたビジネスVoIPシステムは、その発信者に関連するCRMエントリを自動的にプルアップします。 IVRシステムの助けを借りて、エージェントはウィンドウをめくって適切な情報を見つけようとする必要がなく、電話中に時間を無駄にします。

これにより、手間がかからず、コストが低く、顧客満足度が高い通話が解決されます。

仮想PBXには貴重な機能があります

私たちのガイドは、仮想PBXサービスに関しては表面をかじっただけです。 価格と機能は、運営しているビジネスの種類によって異なります。 プロバイダーと直接話すことで、仮想PBXがビジネスニーズを満たす方法に関する詳細情報を提供できます。また、直接会話することで、プロバイダーが互いに高値を付けて注意を引き付けようとする可能性があります。

どのホステッドPBXプロバイダーがお客様に適しているかについての詳細は、インタラクティブな比較チャートをご覧ください。