성공적인 이벤트를 위한 10가지 팁: 다음 이벤트를 원활하게 진행하는 방법
게시 됨: 2022-01-31이벤트는 모든 회사 전략의 필수적인 부분입니다. 그들은 소문을 생성하고 판매를 늘리며 훌륭한 네트워킹 기회를 만드는 데 도움이 됩니다.
하지만 모든 일이 계획대로 되지 않는다는 것을 너무 잘 알고 있습니다. 그렇기 때문에 무엇이든 대비하는 것이 중요합니다. 다음 팁은 원활한 진행을 위해 다음 이벤트를 계획하는 데 도움이 됩니다.
이벤트 목적 정의
비즈니스 소유자는 이벤트를 사용하여 회사 주변에 소문을 내고 판매를 늘리거나 네트워킹 기회를 만들 수 있습니다.
이벤트 계획의 첫 번째 단계는 이벤트의 목표를 확인하는 것입니다. 이벤트의 목표가 무엇인지 결정한 후에는 이를 가이드로 사용하여 이벤트의 나머지 부분을 계획할 수 있습니다.
어떤 출력을 기대하고 있습니까?
이벤트 계획을 시작하기 전에 원하는 투표율을 결정하는 것이 중요합니다. 이것은 당신이 그에 따라 계획하고 예상할 수 있는 것을 아는 데 도움이 될 것입니다.
예를 들어, 50명이 참석하는 소규모 모임이 목표인 경우 200명이 참석할 것으로 예상되는 이벤트만큼 많은 음식과 음료가 필요하지 않습니다.
예산 설정
다음 이벤트를 준비하는 첫 번째 단계는 예산을 설정하는 것입니다. 이것은 행사에 지출할 것으로 예상되는 금액을 결정하는 과정입니다.
여기에는 고정 비용과 변동 비용이 모두 포함됩니다. 고정 비용은 더 예측하기 쉬운 반면 변동 비용은 더 예측할 수 없습니다.
예산이 무엇이든 간에 이벤트에 예상보다 많은 비용을 지출하지 않는 것이 중요합니다.
이벤트에서 무슨 일이 일어나든 미리 비용이 얼마나 드는지 항상 알고 있어야 합니다.
예산 책정은 또한 음식이나 장식과 같은 특정 이벤트 구성 요소에 지출해야 하는 금액을 결정하는 데 도움이 되므로 예산 범위 내에서 유지하는 데 도움이 됩니다.
비용을 절약하는 한 가지 방법은 미리 공급업체와 협상하는 것입니다. 파티 날짜가 다가오기 전에 가격을 비교하고 거래를 협상하여 공급업체와 협상할 수 있습니다.
성공적인 거래를 성사하는 방법에 대한 팁을 찾고 있다면 Entrepreneur Magazine 의 이 기사를 확인하십시오.
장소와 위치를 신중하게 고려하십시오 .
먼저 장소를 생각해야 합니다. 이벤트에 참석할 모든 사람들이 볼 수 있고 충분히 큰 공간이 필요합니다. 접근성 요구 사항을 미리 고려하는 것도 중요합니다.
둘째, 위치에 대해 생각해야 합니다. 어떤 종류의 방문자가 이벤트에 참석할 것이며 어떻게 하면 빨리 갈 수 있는지 고려하십시오.
예를 들어 이벤트가 시골 지역에서 있다고 가정합니다. 이 경우 사람들이 집으로 통근에 대해 걱정하지 않고 즐길 수 있도록 셔틀 서비스나 카풀 기회를 제공할 수 있습니다.
마지막으로 시간을 고려하는 것이 중요합니다. 많은 사람들이 여행을 하거나 초과 근무를 하는 휴일이나 다른 날에 이벤트가 진행되지 않도록 하십시오.
불가피한 경우 장거리를 여행하는 참석자에게 인센티브를 제공해야 합니다.
대면, 하이브리드 또는 가상?
실행 중인 이벤트 유형을 결정해야 합니다. 모든 것이 직접 진행됩니까? 모든 가상? 아니면 둘의 조합?
대면 이벤트를 주최하는 경우 먼저 몇 가지 작업을 수행해야 합니다. 이벤트 공간이 올바르게 설정되었는지 확인하십시오.
회의 또는 회의의 목표와 일치하는 의제를 만드십시오. 손님을 위한 다과와 간식이 충분히 준비되어 있는지 확인하십시오.
그리고 사람들이 쉽게 찾을 수 있도록 웹사이트와 홍보 자료에 위치에 대한 길찾기를 제공합니다.
하이브리드 이벤트를 실행하는 경우 Skype 또는 Google 행아웃과 같은 도구를 사용하여 혼합 환경을 만드십시오.
시작 세션을 라이브 토론으로 주최한 다음 더 많은 일대일 대화를 위해 녹음된 세션으로 전환하여 시작할 수 있습니다. 모든 참석자가 어디에 참여하든지 회의에서 동일한 가치를 얻을 수 있도록 하려고 합니다.
마지막으로, 가상 이벤트를 실행하는 경우 사람들이 물리적으로 함께 있지 않더라도 동료와 연결되어 있다고 느낄 수 있도록 대화식 구성 요소가 있는지 확인하십시오.
Skype 또는 Google 행아웃을 통해 참가자 간의 일상적인 대화를 시작하기 전에 비디오 녹화를 통해 교육 프레젠테이션으로 시작할 수 있습니다.
최고의 기술에서 예약
올바른 기술은 평범한 이벤트와 놀라운 이벤트를 구별할 수 있습니다. 음질이 좋지 않거나 제대로 작동하지 않는 화면으로 참석자를 실망시키고 싶지 않습니다.
좋은 소식은 이벤트 기술에 대한 많은 옵션이 있어 의사 결정 프로세스를 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있다는 것입니다. 스테이징에 관해서는 디지털 사이니지를 위해 벽에 설치되는 스크린뿐만 아니라 프로젝터와 스크린을 임대하는 것을 고려해야 합니다.
조명은 어떤 행사를 하느냐에 따라 결혼식을 위한 조명부터 기업 행사를 위한 LED 조명에 이르기까지 하객들에게 완벽한 분위기를 연출할 수 있는 다양한 조명이 필요합니다.
또한 장소가 혼잡하더라도 수정처럼 맑은 사운드를 제공하는 스피커 시스템에 투자하고 싶을 것입니다. 이렇게 하면 참석자가 모든 것을 명확하게 들을 수 있으므로 중요한 내용을 놓치지 않습니다.
물론 모든 게스트가 안정적인 Wi-Fi를 사용할 수 있도록 하는 네트워킹 문제가 있습니다. 핫스팟 대여는 이러한 상황에 이상적이므로 휴대전화나 태블릿을 사용하는 데 문제가 없습니다.
접근성 고려
모든 참석자가 다른 참석자와 동일한 액세스 권한을 가질 수는 없다는 점을 염두에 두는 것이 중요합니다. 여기에는 장애가 있는 사람, 청각 장애인, 시각 장애인 또는 도우미 동물을 사용하는 사람이 포함됩니다. ]
이러한 개인을 위해 할 수 있는 가능한 모든 편의와 특정 편의에 대해 알릴 방법을 고려하십시오.
많은 이벤트 주최자는 특별 서비스를 구매하거나 이벤트 웹사이트에서 정보를 제공하여 이를 계획합니다.
예를 들어 참석자에게 수화 통역이 필요한 경우 라이브 스트림을 통해 이벤트의 비디오 피드에 액세스하고 싶을 것입니다. 청각 장애인을 위한 원격 자막 옵션을 제공하거나 이벤트 자체에서 ASL 통역사를 제공할 수도 있습니다.
백업 계획이 있습니다.
잘못될 수 있는 모든 것에 대한 백업 계획이 있어야 합니다. 예를 들어, 이벤트에 연사가 있을 예정이라면 보조 연사를 배치하는 것이 좋습니다.
마지막 순간에 누군가가 취소할 수 있는지 또는 날씨 또는 기타 예상치 못한 사건으로 인해 예약한 스피커가 지연될지 알 수 없습니다. 사람들이 배고프거나 목이 마르면 음식과 음료를 충분히 준비하는 것도 중요합니다.
기업이 이벤트 앱에 투자하여 이벤트 장소에서 어떤 이벤트가 일어나고 있는지 빠르게 확인하는 것이 현명할 것입니다. 이런 식으로 그들은 그곳에서 어떤 기회도 놓치지 않습니다.
마케팅
이벤트를 마케팅하면 사람들이 이벤트에 대해 알고 참석할 수 있습니다. 이벤트를 마케팅할 때 버즈와 흥분을 만들고 싶습니다. 그러나 참석자에게 제공되는 이점을 언급하는 것을 잊지 마십시오.
왜 그들이 와야 합니까? 그들은 무엇을 배울 것인가? 그들은 그것에서 무엇을 얻을 것인가? 이벤트 마케팅은 사람들이 이벤트에 대해 알고 참석할 수 있도록 하기 때문에 중요합니다.
소셜 미디어 게시물, 명함, 전단지 또는 웹사이트의 이벤트 페이지를 사용하여 버즈와 흥분을 조성할 수 있습니다.
예를 들어, Facebook 팔로어를 유기적으로 성장시키는 방법에 대한 워크샵을 주최한다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 다음과 같은 캡션과 함께 카페에서 휴대전화를 사용하는 멋진 머리를 가진 젊은 남자의 사진을 게시할 수 있습니다.
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모든 사람이 자신의 의무에 대해 같은 페이지에 있는지 확인하십시오 .
행사 전에 모든 사람이 자신의 의무와 책임을 알고 있는지 확인하십시오. 그들의 작업은 명확하게 설명되고 할당되어야 합니다.
다음으로, 전체 이벤트 동안 일이 원활하게 진행되도록 각 작업에 대한 담당자를 설정합니다. 이렇게 하면 사고나 오해를 피하는 데 도움이 됩니다.
이에 대한 생각이 있습니까? 의견에 아래로 알려주거나 Twitter 또는 Facebook으로 토론을 진행하십시오.