미지급금 프로세스를 간소화하는 13가지 방법

게시 됨: 2022-10-06

기업은 항상 운영을 단순화하고 비용을 절감할 수 있는 방법을 찾고 있습니다. 이것이 특히 중요한 한 영역은 미지급금 프로세스 입니다.

이것은 복잡하고 시간이 많이 걸리는 작업일 수 있지만 반드시 그럴 필요는 없습니다! 이 기사에서는 미지급금 프로세스를 간소화하고 더 효율적으로 만들 수 있는 몇 가지 방법에 대해 설명합니다.

1. 접근 제한 및 엄격한 통제 설정

미지급금 프로세스를 최적화 하는 첫 번째 단계는 액세스를 제한하는 것입니다. 즉, 승인된 직원만 송장 및 기타 기록을 보거나 변경할 수 있어야 합니다.

또한 지불을 위해 송장을 승인할 수 있는 사람에 대한 엄격한 통제를 설정해야 합니다. 이렇게 하면 모든 지불이 적절하게 승인되고 문서화되었는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

미지급금 프로세스를 단순화하는 또 다른 방법은 자동화 소프트웨어에 투자하는 것입니다. 이러한 유형의 소프트웨어는 데이터 입력, 송장 승인 및 수표 처리를 포함하여 송장 및 지불 관리와 관련된 많은 작업을 자동화할 수 있습니다.

오늘날 시장에는 다양한 옵션이 있으므로 조사를 통해 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 솔루션을 찾으십시오.

미지급금 프로세스를 효과적으로 관리할 내부 리소스가 없는 경우 이러한 서비스를 아웃소싱하는 것이 좋습니다. 아웃소싱 미지급금 서비스를 제공하는 많은 회사가 있으며, 귀하를 위해 프로세스의 모든 측면을 처리할 수 있습니다.

직원이 다른 작업에 집중할 수 있도록 하고 싶거나 필요한 전문 지식이 사내에 없는 경우 이는 훌륭한 옵션이 될 수 있습니다.

자동 미지급금 시스템의 장점 중 하나는 자신의 조건에 따라 송장의 우선 순위를 지정할 수 있다는 것입니다. 예를 들어, 선호하는 공급업체의 송장을 자동으로 먼저 지불하거나 조기 지불에 대해 할인을 제공하도록 규칙을 설정할 수 있습니다.

또한 시스템을 사용하여 지불 및 성과를 추적할 수 있으므로 문제를 신속하게 식별하고 필요한 경우 수정 조치를 취할 수 있습니다.

미지급금 처리 과정에서 사기 가능성을 제거하기 위한 조치를 취하는 것이 중요합니다. 여기에는 지불이 이루어지기 전에 모든 인보이스가 적절하게 승인되고 검토되었는지 확인하는 것이 포함됩니다.

또한 승인되지 않은 수표가 현금화되는 것을 방지하기 위해 포지티브 페이(Positive Pay) 또는 다른 유형의 수표 확인 서비스를 사용하는 것을 고려해야 합니다.

미지급금 프로세스를 단순화하는 가장 좋은 방법 중 하나는 공급업체와 지불 조건을 재협상하는 것입니다. 현재 30일 이내에 인보이스를 결제하고 있다면 결제 기간을 연장할 수 있는지 확인하세요.

조기 지불 할인 또는 기타 인센티브를 이용할 수도 있습니다. 공급업체와 협력하여 양 당사자에게 가장 적합한 지불 일정을 개발할 수 있습니다.

미지급금 프로세스를 간소화하는 한 가지 방법은 서명에 필요한 책임과 확인을 줄이는 것입니다.

이것은 한 사람이 수표에 서명하도록 승인하거나 가능하면 전자 서명을 사용하여 수행할 수 있습니다. 이렇게 하면 송장을 처리하고 지불하는 데 필요한 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.

할인을 이용하지 않으면 인보이스 비용을 초과 지불할 가능성이 높습니다. 많은 공급업체에서 조기 지불 할인을 제공하므로 가능하면 이를 활용하십시오.

공급업체와 더 높은 할인 비율을 협상할 수도 있습니다. 이것은 비용을 절약하고 동시에 지불 계정 프로세스를 단순화하는 좋은 방법입니다.

송장을 지불하는 방법에는 여러 가지가 있으며 일부는 다른 것보다 귀하의 비즈니스에 더 유리할 수 있습니다. 예를 들어, 수표를 쓰는 대신 신용 카드를 사용하여 송장을 지불하는 것을 고려할 수 있습니다.

이를 통해 보상 프로그램을 활용하고 연체료를 피할 수 있습니다. ACH 결제 및 전신 송금과 같은 다른 옵션도 살펴봐야 합니다 .

여러 공급업체와 협력하는 경우 공급업체 포털을 사용하여 모든 공급업체 데이터를 구성하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 공급업체 포털은 하나의 중앙 위치에서 공급업체와의 관계를 관리할 수 있는 온라인 플랫폼입니다.

공급자 포털을 사용하여 연락처 세부 정보, 지불 조건 및 송장 발행 기본 설정과 같은 중요한 정보를 저장할 수 있습니다. 이렇게 하면 미지급금 프로세스를 간소화하고 공급업체 관계를 쉽게 추적할 수 있습니다.

미지급금 프로세스를 단순화하는 가장 좋은 방법 중 하나는 종이를 사용하지 않는 것입니다. 즉, 더 이상 인보이스나 기타 문서를 인쇄하고 보관할 필요가 없습니다.

대신 모든 데이터를 전자적으로 저장하고 언제 어디서나 액세스할 수 있습니다. 이렇게 하면 장기적으로 많은 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

미지급금에서 저지르는 가장 흔한 실수 중 하나는 중복 지불을 하는 것입니다. 이는 송장이 수동으로 처리되고 동일한 문서에 대해 여러 사본이 만들어진 경우에 발생할 수 있습니다.

이를 방지하려면 모든 인보이스 및 지불을 전자적으로 추적해야 합니다. 이렇게 하면 발생할 수 있는 중복을 빠르게 식별하고 수정하는 데 도움이 됩니다.

미지급금 프로세스를 단순화하는 또 다른 방법은 매일 계정을 조정하는 것입니다. 이는 귀하가 받은 청구서를 귀하가 지불한 금액과 비교한다는 것을 의미합니다.

이렇게 하면 불일치를 식별하고 받은 송장에 대해서만 비용을 지불하고 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 매일 계정을 조정하면 인보이스에 대한 연체 또는 초과 지불을 피할 수 있습니다.

미지급금 처리를 간소화하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 할인을 활용하고 공급자 포털을 사용하고 종이를 사용하지 않음으로써 많은 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

또한 중복 지불에 주의하고 실수를 피하기 위해 매일 계정을 조정하십시오. 이러한 팁 중 몇 가지만 구현해도 미지급금 프로세스를 간소화하고 더 효율적으로 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.