매출채권 자동화를 위한 3가지 모범 사례

성공적인 비즈니스는 모든 이해관계자가 기대한 대로 기여하고 모호한 보상을 받는 성장 규모가 총체적인 비즈니스입니다. 회사에 자본을 기부하는 투자자는 자신의 지분에 대한 자본 가치 상승에 맞춰 배당금을 받아야 합니다. 마찬가지로 공급업체는 요구 사항이 있을 때마다 계속 공급할 수 있도록 제때에 대금을 지불해야 합니다.

브랜드 제품을 구매하는 주요 이해관계자인 고객은 신속한 결제를 위한 가치 제안과 할인 혜택을 누릴 수 있습니다. 고객이 지불해야 할 금액은 미수금 계정으로 남은 회비라고도 합니다. 이는 일반적으로 할인 및 반품을 차감한 후 남은 금액입니다. 회사가 성장하고 매출이 늘어나면 수동으로 인보이스를 관리하고 회비를 모두 받았는지 확인하는 일이 번거로워집니다. 기업이 매출채권 관리 서비스를 사용하기 시작하면 극복할 수 있는 프로세스를 지연시키는 몇 가지 다른 문제가 있습니다.

고객은 다양한 이유로 지연될 수 있습니다. 가장 일반적인 경우는 기한을 잊어버리거나, 자금이 충분하지 않거나, 청구서가 늦거나 잘못 수신되거나, 청구서 항목에 대한 고객 불만이 있는 경우입니다. 몇 가지 진정한 어려움에도 불구하고 고객이 비용을 지불하도록 격려해야 합니다. 관리자가 회비를 적극적으로 받지 않으면 회사는 현금 흐름 불균형을 발견하게 되고 장부나 공급업체에 지불할 준비금이 충분하지 않게 됩니다.

사람들이 자신의 시간을 관리하는 데 어려움을 겪는 세상에서는 일정과 마감 기한을 잊어버릴 수도 있습니다. 그러나 고객의 시간 관리 기술이 유입에 영향을 주어서는 안 됩니다. 이메일, 녹음된 메시지가 포함된 자동 전화 통화, 알림으로 짧은 메시지와 같은 여러 채널을 통해 자주 알림을 보내면 고객의 관심을 끌 뿐만 아니라 고객이 우리에게 지불해야 할 금액을 놓치지 않도록 할 수 있습니다. 흥미롭게도 일부를 놓치지 않고 수동으로 돈을 빚진 모든 고객에게 상기시키는 것은 불가능합니다. 이는 미수금 자동화가 인간의 어깨에서 프로세스 부담을 인계받아 모든 데이터를 연관시키고 자동으로 경고를 보내는 AI 기반 시스템과 동기화하는 단계입니다.

미수금 자동화: 게임 체인저

AR을 수동으로 처리할 때 직면하는 문제는 지루하고, 노동 집약적이며, 시간 소모적이며, 피로나 감독으로 인해 인적 오류가 발생할 가능성이 높습니다. 수동 프로세스에서 일종의 오류나 불일치가 발생하지 않고 대량 송장을 완료하는 것은 불가능합니다. 프로세스를 자동화하면 고객으로부터 회비를 받는 데 지연이 발생하는 문제가 완화됩니다. 전체 주기를 기존 기업과 합리화하고 주문 접수, 사전 세부 정보, 재고 데이터, 배송 조건 등의 데이터를 일치시켜 송장에 오류가 없는지 확인합니다. 자동화된 AR이 기존 문제를 어떻게 해결할 수 있는지에 대한 분석은 다음과 같습니다.

• 시기적절한 알림

자동화는 이메일과 메시지를 통해 고객에게 알림을 보내는 작업을 수행합니다. 고객이 요금을 지불할 수 있도록 충분한 시간을 제공하기 위해 후속 메시지도 제공됩니다. 대부분의 유료 고객이 시간 관리 부족이나 건망증으로 인해 데이트를 놓치는 것은 알려진 사실입니다. 미리 알림은 지불 일정을 파악하는 데 도움이 됩니다.

• 적절한 송장 발행

자동화는 주문 복사, 반품, 지불된 선불금, 이름 및 주소와 같은 고객 정보 등과 관련된 세부 사항에 대한 송장 발행 오류를 줄입니다. 프로세스가 KPI 및 통합 작업에 의존하기 때문에 송장 처리에 지연이 없습니다. 의미론 및 신경 언어 처리를 통한 기계 학습.

• 패턴 인식

정기적으로 제때에 결제하는 고객에게는 로열티 할인이나 현금 상품이나 할인으로 교환할 수 있는 브라우니 포인트를 제공할 수 있습니다. 대개 늦게 돈을 지불하지만 약속을 지키려고 노력하는 사람들도 있을 것입니다. 데이터는 고객이 직면하고 있는 재정적 어려움을 지적할 수 있습니다. 그러한 고객에게 지불 구조를 제공하면 도움이 될 것이며 비즈니스는 장기적으로 고객의 신뢰를 얻을 수 있습니다.

자동화된 AR 구현을 위한 모범 사례

자동화된 AR 사용의 이점에 대해 재무 및 회계 팀을 설득한 후에는 더 나은 결과를 위해 이를 구현하고 시스템을 최적화해야 합니다. 이를 실현하기 위한 지침은 다음과 같습니다.

• 게이지 요구 사항

AR 자동화는 BPA이며 제품군 형식, 클라우드 인프라, 구독 모델 또는 엔터프라이즈 통합으로 제공됩니다. 비즈니스 요구에 따라 패키지의 기능이 다릅니다. 포괄적인 도구는 기본 버전보다 가격이 더 비쌉니다. 필요와 예산에 따라 특정 AR을 선택해야 합니다. 회사는 단순히 여유가 있어서가 아니라 비즈니스 요구 사항에 부합하는 경우에만 더 높은 버전에 투자해야 합니다.

• 원활한 통합

귀하의 팀이 DIY에 능숙하더라도 전문가의 도움을 받아 AR 플랫폼을 현재 기업 또는 CRM 시스템과 통합하십시오. 사일로에서 작업하면 기존 문제를 해결하는 대신 문제가 더욱 복잡해집니다. 데이터 사일로, 워크플로 중단, 수동 입력 요구 사항 및 제한된 통찰력이 없는 경우에만 프로세스가 원활하게 진행됩니다. 원활한 통합을 통해 데이터를 자동화하기 전에 데이터를 정리할 수 있습니다.

• 훈련된 팀

자동화는 프로세스에서 인간의 영향을 완전히 배제하지 않습니다. 자동화 도구를 사용하도록 팀을 교육하면 가동 중지 시간 동안 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 또한 팀은 도구 사용 교육을 받은 경우 도구 사용을 극대화합니다. 직원이 자동화된 AR 사용 방법을 교육받을 때 지연이 발생하면 이를 식별하고 기술팀에 보고하여 즉각적인 수정 과정을 진행할 수 있습니다.

결론:

자금 관리는 운영 주기의 중요한 구성 요소입니다. 자금이 유입되기 전에 자금이 고갈되면 시간, 평판, 금전 측면에서 상당한 손실을 입게 됩니다. 첫 번째는 되찾을 수 없고, 두 번째는 오랫동안 흔들리고, 세 번째는 두 번째를 되찾지 않으면 손실을 완전히 복구할 수 없습니다. 따라서 도구가 작업을 쉽게 해준다면 이제 AR을 자동화해야 합니다.