프로젝트 관리에서 작업을 위임하는 5가지 효과적인 방법

"위임 능력이 뛰어난 CEO는 능력 수준이 낮거나 제한된 CEO보다 33% 더 많은 수익, 즉 800만 달러를 창출했습니다." – 갤럽

위의 통계는 기업이 긍정적인 비즈니스 결과를 달성하는 데 위임이 얼마나 중요한지를 나타냅니다. 관리자가 팀 구성원에게 작업을 위임하면 프로젝트 품질을 유지 관리할 책임이 있습니다. 주인의식을 심어주고 더 열심히, 더 성실하게 일하도록 영감을 주어 오류 가능성을 줄입니다.

또한 업무 위임을 통해 관리자의 업무 부담을 덜어 더 전략적인 활동을 할 수 있으며 팀원들에게는 성장과 배움의 기회를 제공합니다. 따라서 위임 기술을 마스터하는 것은 효과적인 리더십과 더 나은 조직 효율성을 위한 토대를 마련할 시간이므로 시간이 필요합니다.

이 블로그에서는 작업을 위임하는 효과적인 전략과 SAVIOM의 리소스 관리 솔루션이 구현을 지원할 수 있는 방법에 대해 설명합니다.

그러나 먼저 기본부터 시작하겠습니다.

1. 위임이란 무엇이며 위임의 다양한 요소는 무엇입니까?

위임이란 직무를 수행하기에 적합한 숙련된 팀원이나 부하 직원에게 책임을 이전하거나 작업을 할당하는 것을 말합니다. 이를 통해 생산성과 효율성이 향상되어 적시에 프로젝트를 제공할 수 있습니다.
위임을 캡슐화하는 세 가지 기본 요소가 있습니다.

1.1. 권한 – 권한은 직원에게 책임 범위 내에서 특정 작업을 수행하도록 지시하는 관리자의 권한을 말합니다. 여기에는 의사 결정 권한, 자원 할당 및 위임된 작업의 결과에 대한 책임이 포함됩니다.

1.2. 책임 – 주어진 업무를 맡은 직원은 기한과 품질 내에서 이를 완수할 '책임'이 있습니다. 여기에는 작업의 성공 또는 실패에 대한 책임이 포함됩니다.

1.3. 신뢰: 신뢰는 위임의 중요한 요소입니다. 위임자는 리소스가 책임감 있고 안정적으로 작업을 완료할 수 있다고 믿어야 합니다.

1.4 커뮤니케이션: 관리자는 성공적인 전달을 위해 목표, 일정 및 기대치를 포함하여 작업을 커뮤니케이션해야 합니다.

위임의 이러한 요소를 고려함으로써 개인과 조직은 작업과 책임을 다른 사람에게 효과적으로 위임할 수 있으므로 성능이 향상되고 생산성이 향상됩니다.

이제 위임의 핵심을 알았으니 직원에게 업무를 효과적으로 위임하는 다양한 방법을 이해해 보겠습니다.

2. 인력에게 책임을 위임하는 방법

통계에 따르면 "관리자의 30%만이 자신이 위임을 잘한다고 생각합니다."
그러나 아래에 언급된 전략을 구현함으로써 관리자는 위임 기술을 향상시키고 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

2.1. 프로젝트에 작업/하위 작업 등록

위임 프로세스를 시작하기 전에 관리자는 먼저 잘 정의된 프로젝트 계획을 만들고 완료해야 하는 작업/하위 작업을 등록해야 합니다. 이 로드맵을 통해 관리자는 리소스 간에 위임할 수 있는 올바른 작업을 식별할 수 있습니다.

예를 들어 전략적 활동은 품질 저하 없이 프로젝트를 제공할 수 있는 숙련된 전문가에게 위임할 수 있으며 관리 작업은 하급 리소스에게 맡길 수 있습니다. 반면 즉각적인 주의가 필요한 긴급 작업은 추가 용량이 있는 리소스에 할당할 수 있습니다. 이러한 명확한 분류는 위임 프로세스를 보다 조직화하여 효율성과 성공을 높입니다.

2.2. 유능한 자원 식별 및 할당

관리자가 적절한 사람에게 적절한 작업을 위임하지 못하면 이탈, 생산성 저하, 프로젝트 전달 방해로 이어질 수 있습니다. 따라서 관리자는 스킬 세트, 지식, 경험 등과 같은 속성을 기반으로 리소스를 식별한 다음 리소스 할당을 수행하는 것이 필수적입니다.

그러나 필요한 리소스를 사용할 수 없는 경우 조직은 필요한 기술과 역량을 얻기 위해 여러 단계를 수행할 수 있습니다. 첫째, 교육/업스킬링 프로그램 실시와 같은 내부 채널을 활용할 수 있습니다. 또는 회사는 계획된 고용을 할 수도 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트가 시작되기 전에 올바른 리소스를 사용할 수 있으므로 성공적인 프로젝트 제공이 보장됩니다.

2.3. 모든 팀 구성원의 권한 수준 개요

모든 팀 구성원의 권한 수준을 정의하는 것은 위임 프로세스의 필수적인 부분입니다. 모든 사람이 자신의 책임과 권한의 범위 및 한계를 이해하는 데 도움이 됩니다. 관리자는 업무와 직접적으로 연결된 권한과 권한을 위임함으로써 부하 직원이 보다 독립적으로 업무를 수행할 수 있도록 권한을 부여할 수 있습니다.

예를 들어 AEC 프로젝트에서 감독자는 최종 승인 전에 하급 건축가가 제출한 설계를 검토하도록 선임 건축가에게 위임합니다. 이를 통해 검토 프로세스가 간소화될 뿐만 아니라 수석 설계자가 의사 결정 프로세스에서 보다 적극적인 역할을 맡을 수 있습니다. 또한 자율성이 있어 일할 의욕이 생기고 회사에서 목적의식을 갖게 된다.

2.4. 필요할 때 명확한 지침과 지원 제공

작업을 위임하는 동안 관리자는 프로젝트 범위, 목표 및 결과물을 팀원에게 전달하는 것이 중요합니다. 이는 하위 직원이 프로젝트 상호 의존성과 각자의 책임을 이해하는 데 도움이 됩니다. 또한 관리자는 실행 중에 팀원을 지원하는 데 필요한 교육과 도구를 제공해야 합니다.

또한 효과적인 협업을 위해 투명한 커뮤니케이션 채널을 조성해야 합니다. 이를 통해 예상치 못한 위험을 해결하고 프로젝트 진행 상황에 대한 실시간 업데이트를 얻을 수 있습니다. 또한 직무 관련 아이디어나 문제를 해결하기 위해 개방 정책을 만들 수 있습니다. 이것은 직원과 고용주의 관계를 강화하고 건전한 토론을 장려하며 직장을 더욱 생산적으로 만들 것입니다.

2.5. 직원의 성과를 모니터링하고 건설적인 피드백을 제공합니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트의 최종 목표가 고객의 기대를 충족하는지 확인하는 데 중요한 역할을 합니다. 이를 달성하기 위해서는 위임 후에도 프로젝트 진행 상황을 모니터링하고 직원의 활용도 수준을 추적하여 부족하거나 과도하게 활용되지 않도록 해야 합니다.

또한 직원들에게 정기적으로 건설적인 피드백을 제공해야 합니다. 이는 팀 구성원이 개선이 필요한 영역을 식별하고 성과를 향상시키기 위한 전략을 개발하는 데 도움이 됩니다. 따라서 성공적인 프로젝트 완료와 고객 만족을 보장합니다.

이제 리소스 관리 도구가 위의 전략을 구현하는 데 어떻게 유용할 수 있는지 이해하겠습니다.

3. 고급 리소스 관리 소프트웨어가 작업 위임에 어떻게 도움이 됩니까?

매트릭스 조직의 채택과 기술 발전으로 인해 프로젝트 복잡성이 증가함에 따라 관리자가 작업을 적절하게 위임하는 것이 어려워졌습니다. 이것은 최신 ERM 소프트웨어가 등장하는 곳입니다.

• 이 도구의 360도 가시성 기능과 고급 필터를 통해 조직은 인력의 기술, 위치, 가용성 및 기타 속성을 한눈에 볼 수 있으므로 관리자는 가장 적합한 리소스를 식별하고 그에 따라 작업을 위임할 수 있습니다.
• 또한 소프트웨어의 예측 기능과 용량 대비 수요 보고서는 관리자가 수요 격차를 식별하고 이를 완화하기 위해 필요한 조치를 미리 취하는 데 도움이 됩니다.
• 또한 실시간으로 제공되는 예측 대 실제 보고서 및 활용 보고서는 인력 활용 수준에 대한 귀중한 통찰력을 제공하여 위임 프로세스를 최적화하는 데 도움이 됩니다.
• 이 외에도 what-if 시나리오를 통해 관리자는 다양한 프로젝트 시나리오를 생성 및 비교하고 가장 적합한 자원 계획을 결정할 수 있습니다. 이를 통해 관리자는 이상적인 리소스 계획을 선택하고 위임과 관련된 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

결론

효과적인 위임은 원활한 비즈니스 운영의 핵심입니다. 위에서 언급한 방법과 올바른 자원 관리 도구를 결합하여 관리자는 직원들 사이에 책임을 효과적으로 위임할 수 있습니다. 이는 또한 병목 현상 없이 작업을 성공적으로 완료하여 회사의 수익성과 지속 가능성을 높이는 데 도움이 될 것입니다.