조직에 적합한 방문자 관리 소프트웨어를 선택하기 위한 6가지 팁

방문자 관리는 모든 조직의 안전과 보안을 보장하는 데 중요한 부분입니다. 들어오고 나가는 사람 추적에서 규정 준수 보장에 이르기까지 방문자 관리 소프트웨어는 모든 규모의 비즈니스에서 점차 인기 있는 솔루션이 되었습니다.

시장에 나와 있는 옵션이 너무 많기 때문에 조직에 적합한 방문자 관리 소프트웨어를 선택하는 것이 어려울 수 있습니다. 이 문서에서는 조직의 고유한 요구 사항과 요구 사항에 맞는 올바른 방문자 관리 소프트웨어를 선택하는 데 도움이 되는 6가지 팁을 제공합니다.

1. 특정 요구 사항 파악

다양한 방문자 관리 소프트웨어 옵션을 살펴보기 전에 특정 요구 사항을 파악하는 것이 중요합니다. 각 조직에는 고유한 요구 사항이 있으며 이러한 요구 사항을 충족하지 않는 소프트웨어를 선택하면 비효율성과 리소스 낭비로 이어질 수 있습니다.

예상되는 방문자 수와 빈도를 결정하는 것부터 시작하십시오. 다음으로 연락처 정보 또는 신분증과 같이 방문자로부터 수집해야 하는 정보가 무엇인지 고려하십시오. 마지막으로 조직에 특정 보안 프로토콜이 있는 경우 소프트웨어가 이러한 요구 사항을 수용할 수 있는지 확인하십시오.

또한 액세스 제어 또는 보안 카메라와 같은 다른 시스템과 통합되는 소프트웨어가 필요한지 고려하십시오. 예를 들어 일부 조직에서는 사전 등록 또는 셀프 체크인을 위한 소프트웨어가 필요할 수 있고 다른 조직에서는 실시간 추적 및 보고를 제공하는 시스템을 우선시할 수 있습니다.

2. 규정 준수 보장

조직의 방문자 관리 소프트웨어를 선택할 때 규정 준수를 확인하는 것이 중요합니다. 산업 및 위치에 따라 방문자 관리와 관련하여 준수해야 하는 특정 규정이 있을 수 있습니다.

예를 들어 의료 시설은 환자 정보를 수집하고 보호해야 하는 HIPAA 규정을 준수해야 할 수 있습니다. 마찬가지로 민감한 데이터를 다루는 기업은 데이터 수집 및 처리에 대한 방문자 동의를 얻어야 하는 GDPR을 준수해야 할 수 있습니다.

방문자 관리 소프트웨어를 평가할 때 관련 규정을 준수하고 방문자 정보를 보호하는 데 필요한 보안 기능을 갖춘 솔루션을 찾으십시오. 또한 변화하는 규정 준수 요구 사항을 충족하도록 소프트웨어를 정기적으로 업데이트해야 합니다.

3. 사용자 친화성 평가

소프트웨어는 기술적 능력에 관계없이 방문자와 직원이 사용하고 탐색하기 쉬워야 합니다. 방문자 관리 소프트웨어를 평가할 때 직관적인 인터페이스와 명확한 사용자 지침이 있는 솔루션을 찾으십시오. 또한 소프트웨어는 설치 및 구성이 쉬워야 하며 방문자는 빠르고 쉽게 체크인 및 체크아웃할 수 있어야 합니다.

사용자 친화성은 방문자 관리 소프트웨어를 선택할 때 조직에서 가장 중요한 요소 중 하나입니다. iTrobes에 따르면 애플리케이션의 77%가 사용자 친화적이거나 사용하기 쉽다고 생각하지 않기 때문에 일주일 이내에 일일 활성 사용자를 잃습니다. 따라서 사용 편의성은 의사 결정 과정에서 가장 중요한 요소입니다.

사용자 친화성을 우선시하는 방문자 관리 소프트웨어를 선택하면 직원 생산성과 방문자 만족도를 개선하여 관련된 모든 당사자에게 긍정적인 경험을 제공할 수 있습니다.

4. 통합 고려

방문자 관리 소프트웨어를 다른 시스템과 통합하면 조직 운영의 전반적인 효율성과 효과를 향상시킬 수 있습니다. 따라서 방문자 관리 소프트웨어를 결정할 때 액세스 제어, 보안 카메라 또는 직원 디렉토리와 같은 다른 시스템과 통합할 수 있는지 여부를 고려하는 것이 중요합니다.

방문자 관리 소프트웨어를 선택할 때 통합 기능은 비즈니스에 중요한 요소입니다. Online Computers는 적절한 통합을 통해 조직이 부서 간에 데이터를 현명하게 사용할 수 있다고 주장합니다. 또한 다른 시스템과의 통합은 방문자 관리 소프트웨어를 선택할 때 가장 중요한 요소 중 하나입니다.

5. 보안 기능 확인

방문자 관리 소프트웨어를 선택할 때 보안이 최우선 순위여야 합니다. 최근 데이터에 따르면 방문자 관리 시스템을 선택할 때 기업의 주요 관심사는 보안입니다.

Markets and Markets에 따르면 보안 기능은 방문자 관리 소프트웨어를 선택할 때 비즈니스에서 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 또한 이 연구에서는 기밀 데이터를 보호하고 종이 없는 관리를 채택해야 하는 필요성이 소프트웨어의 성장을 촉진한다는 사실을 발견했습니다.

따라서 데이터 암호화, 안전한 데이터 저장, 다단계 인증과 같은 강력한 보안 기능을 갖춘 솔루션을 찾으십시오.

또한 소프트웨어가 방문자 활동을 추적하고 감사 추적을 생성할 수 있는지 여부를 고려하십시오. 또한 소프트웨어 공급업체가 보안을 위한 업계 모범 사례를 준수하고 모든 취약성을 해결하기 위해 소프트웨어를 정기적으로 업데이트하는지 확인하는 것이 중요합니다.

6. 커스터마이징

사용자 지정은 방문자 관리 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 중요한 요소입니다. 각 조직에는 고유한 요구 사항과 선호 사항이 있으며 소프트웨어는 이러한 요구 사항을 수용할 수 있어야 합니다.

Digital Journal의 최근 보고서에 따르면 전 세계 방문자 관리 소프트웨어 시장 규모는 2028년까지 미화 2억 4920만 달러에 이를 것으로 예상되며 맞춤형 소프트웨어 솔루션에 대한 상당한 수요가 있습니다. 사용자 지정을 통해 조직은 소프트웨어를 특정 요구 사항에 맞게 조정하여 전반적인 효율성과 생산성을 향상시킬 수 있습니다.

사용자 지정 가능한 방문자 관리 소프트웨어를 선택하면 사용자 채택 및 만족도를 개선하여 직원과 방문자에게 보다 긍정적인 경험을 제공할 수 있습니다. 맞춤화는 또한 조직을 차별화하고 보다 전문적인 이미지를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.

그것을 요 ​​약하기

오늘날 세계에서 방문자 관리는 조직 보안 및 효율성의 중요한 측면이 되었습니다. 올바른 방문자 관리 소프트웨어를 선택하면 조직에서 방문자 체크인 프로세스를 간소화하고 규정을 준수하며 중요한 데이터를 보호할 수 있습니다.

이러한 팁을 고려하고 올바른 방문자 관리 소프트웨어를 선택함으로써 조직은 직원과 방문자에게 긍정적인 경험을 제공하는 동시에 보안과 효율성을 개선할 수 있습니다. 궁극적으로 올바른 방문자 관리 소프트웨어는 조직이 모든 사람을 위해 더 안전하고 생산적인 환경을 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.