직원 관리 시스템에서 추구해야 할 8가지 기능
게시 됨: 2024-05-21기업에서는 직원 데이터와 프로세스를 관리하기 위해 투박한 스프레드시트에 의존해 왔습니다. 그러나 더 이상 그렇지 않습니다. 인재 시장은 경쟁이 매우 치열해졌으며 조직에서는 인적 자원이나 HR 워크플로를 합리화하는 것 외에는 선택의 여지가 없습니다. 직원 관리 시스템(EMS)이 도움을 제공하여 구출되는 곳이 바로 여기입니다.
HR 기술은 엄청나게 발전했으며 이제 직원 관리 앱은 지루한 작업을 자동화하고 귀중한 통찰력을 제공할 수 있습니다. 이러한 기능은 HR 프로세스를 간소화하여 효율성을 높입니다.
직원 관리 소프트웨어는 직원 만족도는 물론 직원 참여도도 높여줍니다. 따라서 현재 최소 300만 개 이상의 기업이 직원 관리 소프트웨어를 사용하고 있다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. (1)
스프레드시트에 비해 HR 시스템을 사용할 때의 장점
스프레드시트는 데이터 관리 목적을 달성했습니다. 그러나 그들은 효과적인 직원 관리 시스템의 강력한 기능과 경쟁할 수 없습니다. EMS가 인적 자원 관리 간소화 측면에서 스프레드시트를 능가하는 몇 가지 주요 영역이 있습니다. 이러한 장점을 살펴보겠습니다.
보다 효율적인 데이터 관리 및 검색
인력이 늘어남에 따라 스프레드시트는 빠르게 다루기 어려워집니다. 특정 정보를 찾는 데는 시간이 걸립니다. 수동 정렬 및 필터링이 필요합니다.
HRIS 소프트웨어는 중앙 집중식 데이터베이스를 제공하므로 직관적인 검색 기능을 통해 직원 정보에 빠르고 쉽게 액세스할 수 있습니다.
정확성 향상 및 인적 오류 감소
스프레드시트에 데이터를 수동으로 입력하면 오타나 불일치가 발생하기 쉽습니다. 그러나 직원 관리 소프트웨어는 많은 데이터 입력 작업을 자동화합니다. 오류를 최소화하고 직원 데이터베이스의 정확성을 보장합니다. 이를 통해 실수를 수정하는 데 소요되는 시간을 절약할 수 있으며 규정을 준수하지 않는 것에 대한 걱정도 줄어듭니다.
민감한 데이터를 위한 강화된 보안 기능
2023년 4분기에 데이터 유출로 인해 전 세계적으로 800만 개가 넘는 기록이 노출되었습니다. 문제는 스프레드시트에 강력한 보안 조치가 부족한 경우가 많다는 것입니다. 민감한 직원 데이터가 침해에 취약해집니다. 따라서 인력 관리 시스템의 또 다른 이점은 액세스 제어, 암호화, 감사 추적과 같은 기능을 통해 데이터 보안의 우선순위를 정한다는 것입니다. 그것은 당신에게 마음의 평화를 제공합니다. 직원 정보가 보호된다는 것을 알고 있기 때문입니다. (2)
더욱 쉬워진 확장성 및 실시간 분석
인정해; 회사가 확장됨에 따라 스프레드시트가 복잡해집니다. 직원 관리 앱은 비즈니스에 맞춰 확장되도록 설계되었습니다. 이는 증가하는 인력과 변화하는 요구 사항을 수용할 수 있습니다.
또한 인력 관리 소프트웨어는 실시간 데이터 및 분석을 제공합니다. 직원에 대해 필요한 모든 정보를 손쉽게 얻을 수 있다고 상상해 보십시오. 직원들을 위한 최선의 선택을 하는 데 도움이 되지 않을까요? 일이 원활하게 진행되지 않을까요? 조직이 더욱 데이터 기반이 되기 위해 수조 달러를 투자하는 상황에서 이러한 질문에 대한 답은 명확해야 합니다. (삼)
스프레드시트를 최고의 직원 관리 소프트웨어로 교체하면 실제로 수많은 이점을 얻을 수 있습니다. 올바른 HR 관리 솔루션을 찾는 과정에서 이를 고려하십시오.
직원 관리 시스템의 핵심 기능
다양한 사람들의 프로필이 포함된 화면 보호기입니다. 온라인 화상 회의, 브레인스토밍을 위해 앱을 사용하는 다인종 및 다세대 사람들의 그룹, 많은 직원들이 함께 화상 통화를 합니다.
올바른 직원 관리 앱을 선택하는 것은 해당 앱이 제공하는 주요 기능을 이해하는 데 달려 있습니다. 이는 귀하의 특정 HR 요구 사항에 부합해야 합니다. 다음은 귀하의 편의를 위해 분류된 몇 가지 필수 기능에 대한 분석입니다.
유용성
1. 직관적인 인터페이스
친숙한 사용자 인터페이스는 HR 관리자와 직원 모두에게 도움이 될 것입니다. 깔끔한 레이아웃과 명확한 탐색 기능을 갖춘 시스템을 찾으세요. 또한 최소한의 교육 요구 사항도 충족해야 합니다. 이를 통해 원활한 채택이 보장되고 HR 워크플로가 간소화됩니다.
2. 모바일 접근성
원격으로 시스템에 액세스할 수 있는 기능을 통해 직원은 이동 중에도 작업을 관리할 수 있습니다. 휴가 요청 제출, 급여 명세서 보기 또는 회사 정책 액세스와 같은 핵심 기능을 제공하는 모바일 앱이 있는 EMS를 찾으세요.
통합 기능
3. 원활한 급여 통합
HR 시스템을 급여 소프트웨어와 통합하면 수동 데이터 입력이 필요 없으며 정확하고 시기적절한 급여 처리가 보장됩니다. 이를 통해 오류를 줄이면서 HR 시간과 리소스를 절약할 수 있습니다.
4. 타사 앱 통합
회계 소프트웨어를 사용하시나요? 성과 관리 도구는 어떻습니까? 사용하는 다른 비즈니스 애플리케이션과의 통합을 허용하는 EMS를 고려해보세요. 이는 통합된 데이터 생태계를 조성하고 부서 간 데이터 교환을 단순화합니다.
분석 및 보고
5. 실시간 데이터 및 보고
강력한 보고 기능을 통해 인력에 대한 귀중한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 직원 이직률, 휴가 추세, 성과 데이터 등 주요 지표에 대한 맞춤형 보고서를 제공하는 시스템을 찾아보세요. 실시간 데이터를 통해 데이터 기반 의사결정이 가능해집니다. 이는 또한 직원들에게 도움이 되는 적극적인 HR 전략으로 이어집니다.
직원 셀프 서비스
6. 셀프서비스 포털
직원 셀프 서비스 포털을 통해 직원은 자신의 HR 정보를 관리하고, 휴가를 요청하고, 개인 정보를 업데이트하고, 회사 문서에 액세스할 수 있습니다. 이는 HR 업무량을 줄이는 동시에 직원들의 주인의식을 고취시킵니다.
추가 고려사항
7. 가격 유연성
HR 시스템은 다양한 가격 모델로 제공됩니다. 회사 규모와 예산에 맞는 옵션을 살펴보세요. 비즈니스 요구 사항에 맞춰 성장할 수 있는 확장 가능한 솔루션을 찾아보세요.
8. 데이터 보안 조치
액세스 제어, 암호화, 정기 백업과 같은 기능을 통해 시스템에서 데이터 보안을 우선시하도록 하세요. 관련 데이터 개인 정보 보호 규정을 준수하는 것도 중요합니다.
이는 완전한 목록이 아니라는 점을 기억하세요. 또한 가장 중요한 기능은 조직의 고유한 요구 사항에 따라 달라집니다. 그럼에도 불구하고 이러한 핵심 기능과 이를 통해 문제점을 해결하는 방법을 고려하십시오. 그렇게 하면 귀하의 비즈니스에 적합한 EMS를 선택할 때 정보를 바탕으로 결정을 내리는 데 도움이 될 것입니다.
결론
EMS는 HR 프로세스를 간소화하고 직원 참여도를 높이며 더 강력한 인력을 구축하는 데 도움이 되는 귀중한 통찰력을 생성하는 강력한 소프트웨어 솔루션입니다.
귀하의 비즈니스에 가장 적합한 직원 관리 도구를 찾는 것은 올바른 복장을 찾는 것과 같습니다. 즉, 귀하의 요구 사항에 맞아야 합니다! 예, 기능이 중요합니다. 하지만 시스템이 귀하와 함께 성장할 수 있는지 고려하는 것을 잊지 마십시오.
도구 뒤에 있는 회사가 시스템 설정을 도와줄까요? 기존 데이터를 얼마나 쉽게 이동할 수 있습니까? 다음 질문에도 답해 보세요.
특정 요구 사항 및 향후 성장 계획과 함께 이러한 모든 측면을 고려하십시오. 이것이 바로 긍정적인 투자 수익을 제공하는 EMS를 선택할 수 있는 방법입니다.
참고자료 :
1. “중소기업을 위한 HR 관리 시스템 시장 보고서”, 출처: https://www.business.com/hr/management-market-report/
2. “2020년 1분기부터 2023년 4분기까지 전 세계적으로 노출된 사용자 계정 수(수백만)”, 출처: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/
3. “분석을 통해 비즈니스 가치를 높이는 5가지 방법”, 출처: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9