VoIP 전화 시스템의 데이터 기반 장점

가상 전화 시스템에 대한 소문을 들었지만 기존 사무실 전화를 없애기 전에 VoIP로 전환하는 것이 올바른 아이디어인 이유에 대한 데이터를 확인하고 싶습니다.

VoIP(Voice Over Internet Protocol)는 비즈니스 통신 비용을 획기적으로 줄이는 것으로 가장 잘 알려져 있지만 직원 생산성을 높이고 원격 팀에 더 많은 유연성을 제공하며 더 높은 통화 품질 등을 제공할 수 있습니다.

아래에서 VoIP의 이점에 대한 설득력 있는 사례를 보여주는 숫자를 보여주고 잘못된 의사 소통을 줄이고 전반적인 고객 경험을 개선하는 기능에 대해 설명합니다.

운영 비용 절감

기존 유선 비즈니스 전화에서 VoIP 전화 통신으로 전환하면 회사에서 월간 통신 비용을 평균 49-69% 절약할 수 있습니다. (원천)

위의 표에서 VoIP가 통신, 유지 관리 및 하드웨어 비용을 낮추는 방법을 볼 수 있다는 사실을 감안할 때, 82%의 기업이 VoIP의 저렴한 옵션으로 전환할 때 상당한 비용 절감을 경험했다고 입증한 Microsoft의 최근 연구를 믿는 것이 어렵지 않습니다. .

기존 전화 시스템인 PSTN과 달리 인터넷을 통해 통신하면 다음과 같은 비용도 절약할 수 있습니다.

• 시내전화 월 요금의 최대 40% 및 장거리 통화 비용 절감
• 월 국제전화 요금의 최대 90%
• 신규 사업을 위한 창업 커뮤니케이션 비용의 최대 90%
• 원격 회의 비용의 최대 30%(음성 및 비디오 기능을 모두 사용하는 경우)

IP 전화 및 헤드셋과 같은 기본 VoIP 장비를 구입하고 싶어도 가상 전화 시스템을 성공적으로 운영하는 데 실제로 필요한 유일한 것은 안정적인 광대역 인터넷 연결이며, 이 비용은 월 평균 $50-$75입니다.

또한 호환되는 VoIP 전화 및 장비를 구매하기로 선택하더라도 직원이 30명 이하인 소규모 기업은 VoIP로 전환하여 월 최대 1200달러를 절약할 수 있습니다. 현재 장비에서 VoIP 소프트폰 기능을 사용한다면? 최대 $1727/월의 비용 절감 효과를 볼 수 있습니다.

(출처: 가상 PBX 백서, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbour Networks)

다양한 기능 및 계획

고급 VoIP 기능을 통해 사용자는 매일 평균 29분의 통화 시간을 절약할 수 있습니다. (원천)

(이미지 출처)

아날로그 전화 및 기존 전화 회선에는 음성 메일, 발신자 ID 및 제한된 착신 전환 옵션과 같은 기본 기능이 있습니다.

그러나 VoIP 기능은 훨씬 더 발전되어 사용자가 비즈니스 커뮤니케이션을 한 단계 더 발전시킬 수 있습니다.

찾아야 할 기능은 다음과 같습니다.

• 통화 녹음
• 자동 통화 분배 및 IVR 시스템
• 자동 교환
• 통화 라우팅, 통화 전환, 통화 파킹 및 통화 대기
• 나를 찾기/팔로우
• 타사 CRM 통합
• 화상 회의
• 통화 대기
• 음성 메일을 문자로
• 링 그룹
• 통화 모니터링, 통화 끼어들기, 통화 속삭임
• 고급 통화 분석 및 데이터

이러한 기능은 다음을 수행할 수 있습니다.

• 고객 이탈을 80% 줄이고 교차 판매 수락을 20% 증가시킬 수 있는 첫 번째 통화 해결 비율 증가
• 대신 셀프 서비스 IVR(실시간 상담원 통화보다 비용이 100배 저렴)에 의존하여 발신자가 실제 상담원과 이야기할 필요성을 줄입니다.
• 고객 대기 시간을 줄여 통화 포기율을 줄여 수익 손실을 최대 40% 절감
• 연간 $4000-$6000/직원 비용이 발생할 수 있는 비즈니스 오해의 가능성을 줄입니다.
• 대기 음악 및 메시지 덕분에 통화 유지율을 최대 98%까지 높입니다.

이 게시물의 뒷부분에서 논의하겠지만 VoIP 기능은 또한 직원 생산성을 높이고 원격 팀에 더 높은 수준의 유연성을 제공합니다.

이것은 특히 화상 회의 기능에 해당됩니다.

또한 VoIP 서비스는 제품별로 여러 가지 다양한 요금제를 제공하므로 향후 전화 서비스의 확장성을 훨씬 더 쉽게 누릴 수 있을 뿐만 아니라 필요하지 않은 고급 기능에 대한 비용을 지불하지 않아도 됩니다.

요금제에 포함된 번들 기능 외에도 많은 제공업체에서 통화 녹음 녹음, 추가 클라우드 저장 공간 및 이메일로의 음성 메일과 같은 추가 기능을 제공합니다. 비즈니스가 성장함에 따라 추가 커뮤니케이션 채널과 새로운 기능을 추가하여 확장되는 요구 사항을 충족할 수 있습니다.

(출처: Pointillist, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

향상된 통화 품질

열악한 통화 품질로 인해 회사는 직원당 연간 약 550달러의 비용을 지출합니다. (원천)

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탁상 전화기 배경 소음, 끊긴 전화, 부재중 음성 메일 알림 및 정적과 같은 문제는 성가신 것일 뿐만 아니라 포기된 전화 및 직원 생산성 감소 측면에서 회사 수익에 손실을 줍니다.

실제로 평균적인 직원은 통화 음질 문제로 인해 매주 약 30분의 시간을 잃습니다.

또한 오디오 회의나 그룹 화상 통화를 성공적으로 수행할 때 오디오 품질이 좋지 않으면 악몽입니다. 80% 이상의 팀이 고품질 오디오가 그룹 회의의 성공 여부를 결정하는 가장 중요한 요소 중 하나라고 말합니다.

VoIP 서비스 공급자는 대역폭 사용을 최적화하여 배경 소음 억제, 광대역 오디오 코덱 및 자동 통화 품질 업그레이드와 같은 기능을 사용하여 고품질의 HD 통화를 제공할 수 있습니다.

대기 시간 및 데이터 패킷 손실과 같은 일반적인 통화 품질 문제를 처리하는 방법에 대해 자세히 알아보려면 VoIP 문제 및 솔루션에 대한 게시물을 확인하십시오.

(출처: EPOS, UCToday)

팀 생산성 향상

VoIP 전화 통신은 팀 생산성을 최대 20%까지 높일 수 있습니다. (원천)

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VoIP 기술은 이전에 열악한 오디오 품질과 고급 기능으로 인해 손실된 시간을 절약함으로써 팀 생산성을 높이는 데 그치지 않습니다.

자동 다이얼러와 같은 기능은 상담원에게 전화를 걸고 통화 중이거나 연결이 끊긴 번호를 건너뛰고 자동으로 통화 목록을 삭제하므로 통화 목록 침투를 훨씬 더 효과적으로 만듭니다. 또한 발신자가 통화 중이고 말할 준비가 되어 있을 때만 상담원을 통화로 연결합니다.

수동으로 번호를 다이얼하는 상담원은 시간당 약 10-15분의 통화 시간을 가질 수 있지만 VoIP가 제공하는 시간 절약은 통화 시간을 200-300%까지 늘릴 수 있습니다.

또한 IVR(Interactive Voice Response) 기능을 통해 실제 상담원과 통화할 필요 없이 높은 수준의 고객 셀프 서비스가 가능합니다. 이렇게 하면 에이전트가 보다 시간에 민감한 문제에 집중할 수 있을 뿐만 아니라 회사가 연중무휴 24시간 이용 가능하다는 의미이기도 합니다.

또한 직원은 매일 같은 질문에 대해 같은 대답을 반복하고 싶어하지 않습니다. IVR 시스템이 작업의 더 일상적인 부분을 처리하도록 함으로써 팀원들은 자신이 즐기는 일에 집중할 수 있으며 행복한 직원은 불행한 직원보다 생산성이 최소 13% 더 높습니다.

마지막으로, 아래에서 볼 수 있듯이 VoIP는 팀 구성원이 원격으로 작업할 수 있는 능력을 향상시킵니다. 이는 생산성에 필수적입니다. 원격 근무자의 75% 이상이 기존 사무실 공간보다 높은 수준의 생산성을 보고하는 반면, 원격 근무자의 거의 1/4은 추가된 유연성과 출퇴근 시간 부족 덕분에 더 오래 일한다고 말합니다.

(출처: Call Center Helper, Harbour Networks, Personnel Today, CoSo Cloud)

원격 근무 친화적

직원의 거의 60%는 VoIP가 품질 저하 없이 원격으로 작업할 수 있는 능력을 향상시켰다고 말합니다. (원천)

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원격 근무가 뉴 노멀이라고 해도 과언이 아닙니다.

최근 Nextiva 보고서에 따르면 COVID-19 이전에도 회사 3개 중 1개에는 원격으로 일하는 직원이 최소한 일부는 있었지만 Gartner 설문조사에 따르면 2021년 말까지 기업의 74%가 어떤 형태로든 영구적인 원격 근무를 갖게 될 것이라고 합니다.

VoIP 모바일 애플리케이션은 팀원들이 어디를 가든지 액세스할 수 있음을 의미합니다. 실제로 최근 Gallup 설문조사에 따르면 이러한 앱이 직원 생산성을 20%까지 높일 수 있다고 합니다.

비즈니스 소유자의 75% 이상이 팀 구성원에게 제공하는 향상된 이동성 VoIP가 전환을 수행할 때 가장 좋은 점 중 하나라고 말하는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

착신 전환 및 음성 메일에 대한 원격 액세스는 원격 작업자에게 도움이 되는 두 가지 가장 큰 기능입니다. 직원의 거의 30%는 원격 작업에서 가장 필요한 것이 개인 장치로 통화를 착신 전환하는 것이라고 말했으며 25%는 유연한 음성 메일 시스템이 가장 필요했습니다.

다중 장치 동기화, 팀 채팅 메시징, 고급 통화 라우팅, 부재중 전화 및 음성 메일 알림, 소프트폰, CRM 통합과 같은 추가 기능도 VoIP 전화 시스템의 이식성을 통해 팀 구성원이 어디서나 쉽게 작업을 수행할 수 있도록 합니다.

(출처: Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

VoIP의 장점 직접 알아보기

이제 VoIP가 다른 회사에 어떤 영향을 미쳤는지 확인했으므로 귀하의 비즈니스에서도 동일한 이점을 경험할 때입니다.

물론 가상 전화 시스템의 진정한 성공은 선택한 공급자에 따라 다릅니다.

서비스가 타사 비즈니스 소프트웨어 또는 기존 하드폰과 호환되는 경우 각 요금제가 제공하는 기능과 새 비즈니스 전화 시스템의 전체 비용을 고려해야 합니다.

당사의 대화형 테이블은 Nextiva, Vonage, RingCentral 및 GoToConnect와 같은 최고의 비즈니스 VoIP 제공업체의 기능, 가격, 사용 가능한 요금제 및 사용자 리뷰를 비교합니다.

VoIP 전화 서비스 FAQ

아래에는 가장 일반적인 VoIP 전화 서비스에 대한 자주 묻는 질문 목록을 정리했습니다.