성공적인 이벤트를 계획하고 조직하는 방법에 대한 궁극의 가이드

이벤트는 커뮤니티를 축하하고 기념하며 구축하는 가장 일반적인 방법 중 하나입니다. 축하 행사에 사람들을 모으거나 단순히 중요한 것에 대한 인식을 높이는 방법으로 사용할 수 있습니다. 이벤트 계획의 핵심은 먼저 어떤 유형의 이벤트를 조직하고 있는지 이해하는 것입니다. 순전히 재미(또는 기금 모금)를 위한 것이라면 간단하게 유지하십시오. 그러나 귀하의 목표가 교육적 또는 전문성 개발이기도 하고 참석자들이 경험에서 무언가를 얻기를 원한다면 이벤트에서 일어나는 모든 일과 함께 학습 목표와 함께 공식적인 의제를 포함하는 것을 고려하십시오.

의제 설정

의제란 무엇입니까?

의제는 회의나 이벤트에서 논의할 항목의 목록입니다. 사람들이 회의를 준비하는 데 도움이 되므로 무엇에 대해 이야기할 것인지, 언제 일어날 것인지 알 수 있습니다.

의제를 설정하는 것이 왜 중요한가요?

의제는 회의 중에 발언해야 하는 모든 사람이 기회를 얻도록 할 뿐만 아니라 토론 중에 중요한 주제를 간과하지 않도록 하는 데 도움이 됩니다. 한 시간 슬롯에 여러 명의 연사가 예정되어 있는 경우(예: 오후 3시에 두 명의 연사) 의제가 있으면 목록의 다음 주제로 넘어가기 전에 각 연사가 프레젠테이션에 충분한 시간을 가질 수 있습니다!

장소 계획 및 구성

장소 선택은 이벤트 계획의 중요한 부분입니다. 이벤트 공간이 계획 중인 이벤트 유형, 참석할 사람 수 및 기타 요구 사항에 맞는지 확인하려고 합니다.

• 이벤트에 맞는 장소를 선택하세요. 집에서 작은 칵테일 파티를 주최하는 경우 큰 볼룸을 선택할 필요가 없거나 실용적이지 않을 수 있습니다. 반면에 전 세계에서 온 500명의 하객이 참석하는 야외 결혼식을 하고 있고 그들이 모두 편안하게 맞기를 원한다면 스포츠 경기장 전체를 임대해야 할 수도 있습니다!
• 관계자 모두가 접근 가능한 장소 선택: 먼 거리를 이동하거나 자동차가 없는 사람들(예: 대중 교통 이용)이 어려운 경우 운전 시간에 대한 걱정 없이 쉽게 도착할 수 있도록 사전에 준비하는 것이 좋습니다. 결혼식 등과 같은 행사 중에 진행되는 모든 것 외에 거리 문제.
• 요즘 세계 경제 상황으로 인해 대부분의 예산이 빡빡하므로 가능한 한 저렴한 옵션을 선택하십시오.”

적임자 및 파트너 확보

성공적인 이벤트를 계획하기 위한 첫 번째 단계는 올바른 사람과 파트너를 참여시키는 것입니다. 귀하의 대의에 열정을 갖고 있으며 이를 실현하는 데 도움이 되는 고유한 기술을 제공할 수 있는 개인을 선택하는 것이 중요합니다.

스스로에게 물어보는 것으로 시작할 수 있습니다. 누가 내 프로젝트를 도와줄 수 있는지 알고 있습니까? 그런 다음 실행하는 동안 각 사람이 어떻게 유용할 수 있는지 고려하십시오. 어떤 종류의 기술을 가지고 있습니까? 그들은 우리에게 도움이 될 우리 업계 내 연결 고리를 가지고 있습니까?

예비 팀원을 확인한 후 연락하세요! 이 프로젝트가 그들에게 왜 그렇게 중요한지(그리고 왜 재미있을 것인지) 설명할 뿐만 아니라 이벤트에서 자원 봉사를 하거나 창작물을 위해 돈을 기부하는 등 시간과 에너지를 어떻게 기여할 수 있는지에 대한 옵션을 제공해야 합니다. 소송 비용

이벤트 웹사이트 만들기

Wix 또는 Squarespace와 같은 플랫폼을 사용하여 이벤트 웹사이트를 만들 수 있습니다. 직접 만들고 싶지 않다면 다른 사람을 고용하여 만들 수도 있습니다. 웹 사이트를 준비하고 실행한 후에는 다음을 모두 포함해야 합니다.

• 이벤트에서 일어날 일에 대한 설명(예: "시간이 지남에 따라 HR의 모범 사례가 어떻게 변했는지 논의할 연례 회의에 참여하십시오.")
• 누가 참석해야 하는지에 대한 개요(예: "이 컨퍼런스는 우리 회사 직원만 참가할 수 있습니다.")
• 등록이 시작되고 종료되는 날짜 및 시간(예: "등록은 1월 1일 오전 9시(EST)에 시작되고 3월 1일 오후 5시(EST)에 마감됩니다."). 그 전에 모든 등록자에게 기회가 있는지 확인하십시오!

이벤트 마케팅

소셜 미디어 외에도 이메일 마케팅 및 인쇄 광고도 이벤트를 홍보하는 효과적인 방법입니다. 소셜 미디어는 순식간에 많은 청중에게 도달할 수 있는 이점을 제공하지만 많은 사람들이 뉴스피드나 타임라인에 광고가 쏟아지는 것을 선호하지 않는다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 이메일 마케팅을 사용하면 메시지를 보는 사람을 더 잘 제어할 수 있으며 이메일 템플릿 자체를 디자인할 때 더 많은 사용자 정의가 가능합니다(예: 스프레드시트에서 직접 링크 추가). 인쇄 광고에는 사람들이 행사가 열리는 장소 근처의 레스토랑에서 쇼핑하거나 식사를 하는 동안 볼 수 있는 지역 비즈니스의 전단지나 포스터가 포함될 수 있습니다. 라디오 및 TV 광고는 생산 비용이 낮기 때문에 일반적으로 다른 형태의 광고보다 저렴하기 때문에 고려해 볼 가치가 있습니다.

이벤트 관리 소프트웨어 사용

Cvent 대안 및 경쟁업체와 같은 이벤트 관리 소프트웨어를 사용하는 것은 조직을 유지하고 계획을 순조롭게 진행하는 훌륭한 방법입니다. 이 소프트웨어를 사용하면 예산, 일정, 발권 등 이벤트에 대해 고려해야 하는 모든 세부 정보를 추적할 수 있습니다.

계획 프로세스에 관련된 다른 사람들과 정보를 공유하기 위한 중앙 허브로 사용할 수도 있습니다. 이를 통해 프로젝트에 참여하는 모든 사람(스폰서, 벤더 및 자원봉사자 포함)이 언제 어디서나 액세스할 수 있으므로 다음에 일어날 일에 대한 아이디어나 피드백을 제공할 수 있습니다.

주요 요점

계획을 세우고 적합한 사람과 파트너를 확보하고 웹 사이트를 만들고 이벤트를 마케팅하여 성공적인 이벤트를 조직할 수 있습니다.

먼저 이벤트 계획에 참여할 사람을 결정해야 합니다. 모든 사람이 프로젝트의 각 단계에 대한 고유한 역할과 책임이 있는지 확인하십시오. 이 외에도 이벤트를 계획하거나 조직하는 과정에서 발생하는 모든 문제를 안내할 수 있으므로 이벤트 조직 경험이 있는 사람을 포함시키는 것이 현명합니다.

장소를 찾을 때 모든 참석자가 한 번에 사용할 수 있는 충분한 공간이 있는지 고려하십시오. 또한 이 장소에서 어떤 종류의 음식/음료를 제공할 수 있는지에 대한 제한(즉, 주류 금지)이 있는지 여부도 고려하십시오. 가능하면 멀리 떨어져 있는 것보다 더 가까운 공간을 예약하여 사람들이 세션 사이의 휴식 시간에 장소 사이를 이동할 때 멀리 떨어져 있지 않도록 합니다. 이렇게 하면 다시 돌아가기 전에 다른 사람을 기다리면서 대기하는 데 소요되는 시간도 절약됩니다. 아마도 점심시간 이후?

결론

결론적으로, 행사 계획에 있어 만병통치약은 없다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 주최하는 이벤트의 유형과 목표가 무엇인지에 따라 다릅니다. 이 가이드가 이벤트 계획의 모든 것을 이해하는 데 도움이 되어 게스트에게 잊을 수 없는 경험을 선사할 수 있기를 바랍니다.