워크플로 자동화 구현의 이점

게시 됨: 2021-07-09

거의 모든 비즈니스는 운영 비용을 줄이고 수익성을 극대화하기 위해 항상 이전보다 더 효율적으로 노력합니다. 오늘날 포화되고 매우 경쟁적인 비즈니스 세계에서 기업은 목표를 효율적으로 달성하기 위해 가용 자원을 활용해야 합니다.

그렇지 않으면 경쟁에서 앞서 나갈 수 없습니다.

비즈니스 효율성을 개선하기 위한 가장 실행 가능한 옵션 중 하나는 워크플로 자동화 입니다.

적절한 기술을 활용하는 워크플로 자동화는 기업이 시간이 많이 걸리고 반복적인 작업을 실행하는 데 있어 사람의 개입과 감독을 제거하는 방법으로 등장했습니다. 결과적으로 기업은 이러한 작업을 수행하는 데 드는 운영 비용을 절감하는 동시에 인적 오류를 제거할 수 있습니다.

최근 몇 년 동안 기술의 다양한 발전으로 인해 워크플로 자동화를 구현하기 위한 비즈니스 프로세스와 요소가 너무 많습니다.

워크플로 자동화란 무엇입니까?

워크플로 자동화는 도구와 기술을 사용하여 워크플로 또는 비즈니스 프로세스를 자동화하여 다음을 수행하는 방법을 나타냅니다.

사내 직원 고용과 관련된 인건비 절감 또는 제거
소중한 직원의 반복적인 관리 작업 실행 시간 확보
조직 생산성 향상
운영 비용 절감

모든 워크플로를 자동화 할 수 있고 자동화 해야 하는 것은 아니며, 일부는 기술 부족으로 자동화할 수 없으며 일부는 자동화하기에는 너무 많은 비용이 소요될 수 있습니다.

일반적으로 다음과 같은 워크플로를 자동화해야 합니다.

반복적이거나 실행하는 데 시간이 많이 소요됨
완료까지 고급 의사 결정이 필요하지 않습니다.
오류가 발생하기 쉬우며 이 워크플로에는 정확성과 일관성이 필수적입니다.

워크플로 자동화 수행 원칙

워크플로 자동화의 실제 구현은 프로세스 자체에 따라 다를 수 있지만 다음은 따라야 할 몇 가지 필수 원칙입니다.

워크플로를 제대로 이해했는지 확인

자동화를 구현하기 전에 워크플로와 이를 둘러싼 기존 시스템을 철저히 이해해야 합니다.

이미 효율적일 때만 워크플로를 자동화할 가치가 있음을 이해하는 것이 중요합니다. 비효율적인 워크플로우를 자동화하면 비효율성이 증폭되어 장기적으로 비생산적일 수 있습니다.

전체 프로세스를 한눈에 볼 수 있도록 먼저 워크플로 매핑 소프트웨어로 워크플로를 매핑하는 것이 중요합니다. 워크플로 매핑을 통한 적절한 시각화를 통해 병목 현상과 중복을 신속하게 식별하여 워크플로를 최대한 최적화할 수 있습니다.

일관성 확인

자동화된 워크플로는 주변 비즈니스 프로세스와 일치합니다.

비즈니스의 모든 워크플로는 서로 고유하므로 워크플로를 자동화할 때 다른 프로세스와 해당 입력 및 출력을 방해하지 않는지 확인해야 합니다.

한 번에 한 단계, 가장 작은 단계에 집중

모든 워크플로 단계를 한 번에 자동화할 필요는 없다는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 그렇게 하면 자동화 프로세스에 비용이 너무 많이 드는 결과를 초래할 수 있습니다. 워크플로를 부분적으로 자동화할 수 있으며, 필요한 경우 자동화 프로젝트를 여러 단계로 나눌 수 있습니다.

자동화된 워크플로=간단한 워크플로

단순성에 초점: 워크플로 자동화는 이전보다 복잡하지 않고 단순하게 만드는 것을 목표로 합니다. 자동화된 후 워크플로를 평가합니다. 개입보다 사람의 감독이 더 필요하다면 문제가 있는 것입니다.

확장 가능하고 민첩한지 확인

워크플로와 비즈니스 프로세스 가 발전할 것이므로 자동화 기술이 비즈니스의 발전에 적응하고 따라갈 수 있을 만큼 충분히 다재다능한지 확인하십시오.

온보딩

자동화된 워크플로는 팀에서 올바르게 사용하는 방법을 이해해야만 최대 가치에 도달합니다. 팀이 비즈니스 프로세스를 더 잘 이해할수록 자동화가 더 잘 작동하고 다른 프로세스와 통합됩니다. 다시 말하지만, 워크플로 매핑은 팀의 모든 사람이 워크플로가 무엇인지 충분히 이해할 수 있도록 하는 데 필수적입니다.

워크플로 자동화의 이점

비즈니스에 워크플로 자동화가 필요합니까? 여기에서는 워크플로 자동화가 비즈니스에 가져올 수 있는 몇 가지 주요 이점에 대해 설명합니다.

비용 효율성 향상

워크플로 자동화 구현의 가장 중요한 이점은 아마도 비용 절감일 것입니다. 워크플로 자동화는 운영 비용(특히 인건비)을 줄이고 수익성을 개선하는 데 크게 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어, 자동화된 소프트웨어를 연중무휴로 실행하는 것이 3명의 직원을 고용하여 3교대 근무를 수행하는 것보다 훨씬 저렴할 수 있습니다. 또한 직원이 실수를 하게 되어 장기적으로 많은 비용이 들 수 있다는 것은 비밀이 아닙니다. 이러한 오류를 제거하면 결국 비즈니스에 많은 비용을 절약할 수 있습니다.

생산성 향상

자동화를 통해 주요 직원은 인보이스 발행 및 청구와 같은 중복 관리 작업에서 벗어날 수 있습니다. 이러한 작업을 자동화할 수 있다면 이러한 직원이 자신의 역량에 집중하고 조직 목표 달성에 더 많이 기여할 수 있습니다.

워크플로에 대한 더 많은 제어

자동화는 비즈니스 프로세스 전체를 제어할 수 있는 좋은 방법입니다. 왜요? 자동화된 모든 워크플로는 기본적으로 항상 귀하의 통제 하에 있으며 항상 문서화됩니다. 수행된 작업을 말할 수 있는 명확한 기록을 얻을 수 있습니다.

직원 사기 및 생산성 향상

자동화 구현의 일반적인 문제는 직원과 관리자가 자동화가 직원의 역할을 대신할 수 있다고 두려워한다는 것입니다. 그러나 실제로 자동화는 직원의 교대를 줄이고 일부 역할을 제거할 수도 있지만 핵심 역량을 사용하고 목적 의식을 개발할 수 있는 더 많은 기회를 제공하여 기존 직원의 사기를 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다.

끝 단어

워크플로 자동화는 다양한 수준에서 조직의 성공에 크게 기여할 수 있습니다. 또한 과거에는 기업이 자동화 솔루션을 현장에 설치하는 데 많은 비용을 투자해야 하는 경우 비즈니스 프로세스를 자동화하는 데 비용이 많이 들었지만 오늘날에는 다양한 클라우드 솔루션을 저렴하고 액세스할 수 있습니다.

그러나 핵심은 워크플로를 자동화하기 전에 이미 효율적 인지 확인하는 것입니다. 고급 워크플로 관리 솔루션을 사용하면 모든 워크플로의 효율성과 투명성을 보장할 수 있습니다.

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