2020년 최고의 자동 교환 전화 시스템 10가지

Bain and Company의 가장 중요한 고객 서비스 통계 중 하나에 따르면 우수한 고객 서비스 경험을 제공하는 회사는 매출이 4~8% 증가할 것이라고 합니다. 비즈니스 VoIP는 통화를 라우팅할 수 있는 고유한 기회를 부여하고 발신자를 올바른 위치로 안내하여 더 나은 경험을 제공합니다. 인상을 남길 수 있는 시간은 약 7초밖에 없으므로 중요하게 생각하십시오.

최고의 자동 교환 전화 시스템은 초기 고객 상호 작용을 보다 간소화하면서 발신자에게 브랜드를 빠르게 제시하는 유용한 방법입니다.

자동 교환이란 무엇입니까?

자동 전화 교환은 기업에서 수신 전화에 응답하는 데 사용하는 소프트웨어 도구입니다. 때로는 가상 접수원 또는 자동 접수원이라고 합니다. 이러한 시스템은 발신자를 보다 효율적으로 라우팅하여 고객이 전화를 끊는 것을 방지합니다. 자동 교환은 통화를 전환하는 것 외에도 시간 및 사업장 위치와 같은 정보를 발신자에게 제공합니다.

다단계 자동 교환은 발신자가 부서를 선택한 후 미리 녹음된 메시지가 발신자에게 추가 옵션을 제공하는 경우입니다. 또한 고객을 비즈니스 또는 상담원의 음성 메일로 보낼 수 있는 옵션이 있습니다.

자동 교환을 설정하는 방법

최고의 자동 교환 전화 시스템을 설정하는 프로세스는 공급자에 따라 다를 수 있습니다. 일부는 기본적으로 텍스트 음성 변환 옵션이 있고 다른 일부는 스크립트 및 오디오 파일을 생성해야 합니다. 예를 들어 자습서를 사용하여 다이얼패드 자동 전화 교환을 설정하는 방법을 배우는 것은 고객 여정을 설계하기 위한 Jive의 끌어서 놓기 인터페이스와 완전히 다른 프로세스입니다.

다음은 제어판을 통해 자동 교환 소프트웨어를 설정하는 방법에 대한 간단한 자습서입니다.

1. 자동 전화 교환의 통화 관리 방법을 결정하십시오. 전화를 접수원이 응답할 수 없는 자동 전화 교환으로 라우팅되어야 합니까? 아니면 모두 호출해야 합니까?
2. 교환원에게 전화 번호를 할당하고 교환원이 사용할 추가 번호를 추가합니다.
3. TTS(텍스트 음성 변환) 교환원을 위해 입력하거나 나중에 시스템에 업로드할 수 있도록 녹음하여 인사말 및 메뉴 옵션을 만듭니다.
4. 자동 교환 음성 메일 응답 스크립트를 녹음합니다.
5. 필요한 경우 접수 그룹을 추가합니다. 자동 교환에 착륙하기 전에 수신 전화를 특정 사용자에게 전달합니다.
6. 운영자 옵션이 있는지 여부를 결정하십시오. 이렇게 하면 접수원이나 응답 서비스에 연결하는 기본 방법으로 키패드의 "0" 또는 다른 번호를 받아들이도록 시스템이 구성됩니다.
7. 영업시간을 설정합니다.
8. 낮과 밤 모드에 대한 일정을 설정합니다.
9. 휴일 인사말 및 일정을 설정합니다.
10. 시간 초과 설정을 구성합니다. 이것은 인사말을 반복하거나 발신자가 프롬프트에 응답하지 않는 경우 안내원에게 전화를 라우팅합니다.
11. 설정을 저장합니다.

전반적으로 시스템에는 일반적으로 호출 시스템에 있는 끝점 중 하나를 사용하여 포털 또는 전화 접속 번호를 통한 호출 흐름 설정이 포함됩니다. 대부분의 시스템은 업무시간, 공휴일, 부서별 인사말은 물론 초기 인사말을 입력하거나 녹음하도록 요구합니다. 또한 각 부서의 특정 전화번호 또는 내선 번호를 입력하라는 메시지가 표시됩니다. 일부 시스템에는 1단계 내선 전화 걸기가 통합되어 있어 전체 메뉴를 살펴보지 않고도 즉시 내선 번호로 전화를 걸 수 있습니다.

Dialpad의 설정은 다음과 같습니다.

Jive의 드래그 앤 드롭 설정은 다음과 같습니다.

자동 교환과 IVR의 차이점

차이점을 이해하려고 할 때 자동 전화 교환을 단순화된 자동화 시스템으로, IVR(대화형 음성 응답 시스템)을 통화 라우팅을 위한 보다 응답적이고 구성 가능한 방법으로 보는 것이 가장 좋습니다. 이것은 자동 교환을 방해하기 위한 것이 아니라 올바른 부서로 통화를 라우팅하는 데 유용합니다. 자동 전화 교환은 통화 라우팅을 자동화하는 보다 간단한 방법입니다. 최고의 자동 전화 교환 전화 시스템도 IVR 시스템과 같은 셀프 서비스 또는 설문 조사 관리 옵션을 제공하지 않습니다.

건전한 자동 전화 교환 시스템은 많은 VoIP 공급자의 기준입니다. 음성 인식 및 청구서 지불 옵션이 필요하지 않은 비즈니스에 적합합니다. 덜 정교하지만 자동 교환에는 주간 및 야간 모드와 같은 기능이 있습니다. 주야간 모드를 구성할 때 회사에서 모든 전화가 해당 번호로 네 번 울리도록 한 다음 자동 교환으로 전화를 보낼 수 있습니다. 야간 모드가 특정 시간이 지나면 사용 가능한 상담원이 없기 때문에 자동으로 자동 교환에게 전화가 전송됩니다.

IVR과 마찬가지로 자동 전화 교환 스크립트는 고객과 통신하는 수단입니다. 마지막으로 원하는 것은 고객이 라우트될 때 고객을 좌절시키는 열악한 자동 전화 교환 흐름을 갖는 것입니다.

최고의 자동 교환 전화 시스템

조직에 가장 적합한 자동 전화 교환은 무엇인가요? 거의 모든 VoIP 제공업체는 전화 서비스와 함께 번들로 제공되는 일종의 자동 교환을 제공하지만 설정하기 쉽고 소규모 기업에서 눈에 띄는 시스템 목록은 다음과 같습니다.

링센트럴

RingCentral에는 수신 전화가 많은 기업이 유용하게 사용할 수 있는 다단계 자동 전화 교환이 있습니다. 이 자동 전화 교환 기능은 모든 요금제에서 사용할 수 있으며 RingCentral의 15일 무료 평가판 기간 동안 사용해 볼 수도 있습니다. 계획의 가격은 월 $24.99에서 $44.99이며 이러한 계획에 비즈니스에 필요한 기능이 없는 경우 고려해야 할 몇 가지 RingCentral 대안이 있습니다.

RingCentral의 다른 중요한 기능:

• 연중무휴 고객 지원
• Office Premium 이상에서 자동 통화 녹음
• Office Premium 이상에서 Salesforce 통합

넥스티바

Nextiva는 1인 기업가와 소규모 팀을 위해 설계된 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션 제공업체입니다. 그들이 제공하는 요금제는 사용자당 월간이며 범위는 $35에서 $55입니다. 각 요금제에는 자동 전화 교환 옵션이 있지만 전문적으로 녹음된 인사말은 Pro 요금제에서 시작됩니다. 이는 클라우드 기반 통신으로 전환하는 기업에 이상적인 가치이지만 특정 기능이 부족한 경우 Nextiva 대안을 살펴보십시오.

Nextiva의 다른 중요한 기능:

• Pro 이상에서 무제한 SMS
• Pro 이상에서 사용 가능한 휴대폰 앱
• Salesforce 및 Zendesk와의 CRM 통합

메뚜기

Grasshopper는 개인사업자 및 소규모 기업에 VoIP 솔루션을 제공하는 또 다른 제공업체입니다. .Grasshopper에는 수신 전화에 응답하기 위해 녹음된 스크립트를 제공하는 자동 교환이 있습니다. 회사는 또한 추가 비용으로 전문 음성 스튜디오를 보유하고 있습니다. 실제 사람이 전화를 받는 것을 선호하는 경우 Grasshopper는 실시간 가상 안내원 옵션도 제공합니다. Grasshopper 요금제는 한 달에 $29에서 $89 사이입니다.

Grasshopper의 다른 중요한 기능:

• 모든 요금제가 포함된 데스크톱 및 모바일 앱
• Gmail 통합 사용 가능
• 모든 계획에 포함된 음성 메일 전사

보나쥬

Vonage는 중소기업 또는 기업을 위한 경쟁력 있는 계획을 제공합니다. 이 회사는 3계층 계획과 귀하의 요구 사항에 더 잘 맞는 일품 기능을 제공함으로써 경쟁자들과 잘 견딥니다. Vonage Business Cloud 가격은 $19.99 ~ $39.99이며 모든 요금제에는 자동 교환이 함께 제공됩니다. 단, 다단계 자동 교환을 찾고 계시다면 프리미엄 플랜 이상이 필요합니다.

Vonage의 다른 중요한 기능:

• Salesforce 및 Microsoft Dynamics와의 통합
• 모든 수신 전화에 대한 스팸 보호
• 전사 통화 녹음 가능

8×8

8×8은 국제전화 수신량이 많은 회사를 위한 것입니다. 8×8 요금제의 가격은 매월 사용자당 $25~$55입니다. 각 요금제는 자동 교환과 모바일 및 데스크톱 앱 모두와 함께 제공됩니다. 그러나 자동 교환은 현재 대기 시간을 발신자에게 알려주지 않으므로 통화량이 적은 비즈니스에 가장 적합합니다. 우리는 몇 년 전에 8×8을 위한 자동 교환 키 매핑 설정 프로세스를 자세히 설명하는 비디오를 만들었습니다.

8×8의 다른 중요한 기능:

• 최대 10GB의 미디어 스토리지(통화 또는 회의 녹음)
• 최대 47개국 무제한 통화
• 이름 디렉토리로 전화 걸기 액세스

3CX

3CX의 비즈니스 전화 시스템에는 디지털 접수원이 포함되어 있으며 WAV, PCM, 8kHz, 16비트 및 모노와 같은 여러 오디오 파일 형식으로 녹음할 수 있다는 점에서 두드러집니다. 교환원을 설정하기 위한 메뉴 및 하위 메뉴 옵션은 "대기열에 연결", "음성 메일로 전송" 및 "통화 흐름 앱으로 통화 보내기"와 같은 선택 항목으로 상당히 광범위합니다. 전체적으로 이 라우팅 측면을 설정할 때 발신자를 안내하는 방법에 대해 10가지 옵션이 있습니다.

3CX의 다른 중요한 기능:

• HD 화상 회의 지원
• 여러 사무실 전화 모델 지원
• 발신자 표시, 원격 착신 전환, 동시 통화 수에 따른 과금

우마

Ooma는 계정 설정 시 자동 전화 교환을 제공합니다. 기본적으로 가상 안내원이라고 하는 Ooma의 자동 전화 교환은 TTS(텍스트 음성 변환)가 활성화된 상태로 구성되어 있습니다. 즉, 인사말을 선택하면 컴퓨터에서 생성된 음성이 이를 발신자에게 읽어줍니다. 제어판에서 오디오 파일을 녹음할 수도 있으므로 일반적인 첫 번째 연락 지점인 접수원이 있는 경우 이 옵션이 좋습니다.

Ooma의 자동 교환은 팀원들에게 휴대폰에서 원격으로 음성 메일을 확인할 수 있는 수단을 제공합니다. 자세한 내용은 Ooma Office 가격 책정 가이드를 확인하세요.

Ooma의 다른 중요한 기능:

• 다양한 장치를 동시에 울리는 멀티 링
• 향상된 통화 차단
• Ooma Office Base Station은 기존 아날로그 전화기를 VoIP 네트워크에 연결합니다.

폰닷컴

Phone.com은 여러 사업 계획이 포함된 하나의 시내 또는 무료 전화번호를 포함하기 때문에 VoIP 업계에서 두각을 나타냅니다. 자동 교환은 Base, Plus 및 Pro 요금제에도 포함되어 있으며 최저 요금제는 월 $12.99입니다. Phone.com은 자동 전화 교환을 설정하려는 사람들을 위한 전용 웨비나를 주최했습니다. 가격은 Grasshopper와 유사한 틈새 시장에 배치됩니다. 이것이 Grasshopper 대 Phone.com 스탠드오프에 등장한 이유입니다.

Phone.com의 기타 중요한 기능:

• 허영심 전화번호
• SMS 메시지 포함
• 무제한 사용자 확장

자이브

우리는 최근 Jive PBX 및 비즈니스 전화 시스템에 대해 다루었고 발신자를 라우팅하는 다이얼 플랜 편집기에 대해 이야기했습니다. Jive 편집기는 자동 교환 기능으로 확장되는 끌어서 놓기 시스템을 사용합니다. VoIP 전화 시스템을 사용하면 발신자가 자동 ​​교환에 도달할 때 어떤 일이 발생하는지 신속하게 결정할 수 있으므로 처리 시간이 단축되고 우발적인 경로 오류가 발생할 가능성이 줄어듭니다.

Jive의 다른 중요한 기능:

• 일정 기반 통화 라우팅 및 컨택 센터 기능
• 나를 찾아줘/팔로우
• Android, iOS 및 Windows Mobile용 스마트폰 지원

다이얼 패드

최근 Dialpad에는 고객에게 강력한 기능을 제공하기 위한 노력을 보여주는 몇 가지 새로운 개발이 있었습니다. 다이얼패드의 자동 전화 교환은 브라우저를 통해 구성할 수 있으므로 대부분의 장치에서 미세한 변경이 이루어집니다. 자동 교환은 Dialpad의 모든 계층에서 사용할 수 있습니다.

다이얼패드의 다른 중요한 기능:

• 콜센터 기능
• Pro 수준 이상의 통화 녹음
• 최대 50개국의 가상 전화번호

자동 교환 전화 시스템은 IVR 대안입니까?

목록에서 자동 교환 제공자를 선택하기 전에 모든 작업을 수행하는 것은 아님을 이해하십시오. 다음이 필요한 경우 IVR 솔루션이 조직에 더 적합합니다.

• 고객을 위한 셀프 서비스 옵션
• CSAT(고객 만족도 조사)
• 음성 응답으로 접근 가능한 메뉴

자동 교환은 모든 사무실 환경에 쉽게 구현할 수 있다는 점에서 두드러집니다. 대기 시간을 단축하고 고객이 올바른 부서에 갈 수 있도록 도와줍니다. 또한 고객을 위해 지나치게 복잡한 메뉴가 필요하지 않은 소규모 비즈니스에서도 고려해야 할 사항입니다.

더 자세한 형태의 통화 라우팅이 필요한 경우 IVR 시스템에 대해 자세히 알아보세요. 주요 기능에 대한 정보는 물론 상위 공급자에 대한 자세한 목록과 FAQ가 있습니다.