조직화, 생산성 유지 - 최고의 팀 협업 솔루션을 찾는 방법

이 시점에서 프로젝트 관리 및 협업 솔루션은 팀 메시징 솔루션과 매우 유사합니다. 팀에서 하나를 활용하지 않으면 엄청난 생산성 향상을 놓치게 될 수 있지만 옵션도 십분의 일입니다. Basecamp Alternatives 목록을 간단히 살펴보면 머리가 이미 의문으로 빙빙 돌고 있을 수 있으며, 우리는 우리가 가장 좋아하는 옵션에 집중하기 위해 목록을 줄여야 했습니다.

이제 협업 도구에 대해 이야기할 때 반드시 팀 메시징만 의미하는 것은 아닙니다. 프로젝트, 작업 및 파일 관리와 관련하여 이러한 공동 작업 솔루션은 일반적으로 같은 시대의 관행과 현대적인 프레젠테이션을 결합합니다.

목록 기반 앱 또는 핀보드 스타일 및 시각적 중심 옵션 사이에 솔루션이 있으므로 옵션에서 길을 잃기 쉽습니다. 그리고 이는 협업 앱이 팀에 적합한 도구임을 인정한 후에도 마찬가지입니다. 이 글을 읽고 있는 여러분 중 일부는 여전히 그 투자가 여전히 가치가 있는지 궁금해 할 것입니다. 그렇다면 팀에서 협업 솔루션을 사용해야 하는 이유와 최상의 솔루션을 선택하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

왜 당신의 팀이 귀찮게 해야 합니까?

모든 사람들이 묻는 첫 번째 질문은 팀이 이러한 관리 및 공동 작업 앱 중 하나에 신경을 쓰는 이유일 것입니다. 결국 기업은 수십 년 동안 컴퓨터 없이 작동해 왔으며 컴퓨터가 있어도 프로젝트를 관리하는 데 "앱"이 필요하지 않았습니다. 화이트보드를 사용하여 진행 중인 프로젝트와 작업을 추적할 수 있고, 디렉토리를 사용하여 팀을 관리할 수 있으며, 모니터의 포스트잇을 사용하여 작업을 상기시키거나 모든 일정을 달력에 예약할 수 있습니다.

물론, 우리 조직에는 펜과 종이 또는 최소한 몇 가지 방법론이 있습니다. 팀 메시징과 마찬가지로 그 전에는 전화와 이메일이 있었고 기본적인 인간 상호 작용과 대면 대화가 있었습니다. 그러나 우리는 여전히 일상 업무와 개인 생활에서 이러한 메시징 앱을 활용해야 하는 이유를 알고 있습니다.

협업 솔루션은 동일합니다. 모든 것을 관리하는 데 도움이 되는 하나의 중앙 집중식 애플리케이션으로 기존 방식을 대체합니다. 이러한 앱은 새로운 수준의 효율성으로 작업 방식을 변환하는 데 도움이 됩니다. 또는 한 달 동안 진행되는 프로젝트의 진행 상황을 추적할 수 있는 팀 전체 대시보드 또는 문서를 실시간으로 공유하고 편집할 수 있는 공동 작업 공간도 있습니다.

우리가 일하는 방식이 변하고 있고, 모든 사람이 원격에 있고, 팀이 분산되어 있고, 문서와 파일이 항상 공유되고, 프로젝트가 시간이 지남에 따라 발전합니다. 우리의 광기에 대한 방법론은 우리의 새 직장 생활만큼 유연해야 하지 않을까요?

기존 방법보다 이점

따라서 기본 아이디어는 일반적으로 클라우드 기반 웹 앱인 솔루션을 사용하여 팀을 조직화하고, 최신 정보를 파악하고, 프로젝트에서 협업하여 작업을 더 빠르고, 더 쉽게 수행할 수 있도록 하는 것입니다.

훌륭하게 들리지만 웹 기반 응용 프로그램이 달력, 펜 및 종이보다 정확히 어떻게 이 작업을 더 잘 수행할 수 있습니까? 음, 거의 모든 솔루션은 팀과 협업을 구성하는 방식에서 약간씩 다르지만 모두 동일한 기본 개념에 속합니다.

• 이동 중에도 강력한 협업

여기에서 가장 큰 이점 중 하나는 언제 어디서나 액세스할 수 있는 즉각적인 정보입니다. 이러한 솔루션은 다른 비즈니스 앱과 마찬가지로 클라우드에 내장되어 있으므로 어디서나 사용할 수 있습니다. 모바일 앱, 데스크톱 앱 또는 웹 액세스는 컴퓨터와 인터넷 연결이 있는 곳이면 어디에서나 액세스할 수 있으며 모든 것이 마지막으로 사용했던 그대로 유지됩니다.

계획 책을 사무실에 두거나 가져올 수 없는 모든 것을 화이트보드에 그리는 대신 전체 조직의 계획, 작업 관리, 일정 및 협업이 모두 클라우드에 저장됩니다. 플랫폼은 사용자가 가는 곳으로 이동합니다. 팀이 하는 일과 진행 상황을 항상 최신 상태로 유지하고 실시간으로 협업하거나 위임할 수도 있습니다.

• 비즈니스 민첩성 향상

이동 중에 사용할 수 있는 항상 최신 협업 제품군을 통해 팀은 문제나 장애물이 나타날 때 언제든지 해결할 준비가 되어 있습니다. 상사의 책상에 초안을 놓거나 이메일을 촬영하고 응답을 기다리는 대신 협업 앱을 사용하면 받는 사람에게 즉각적인 경고 및 알림을 통해 파일이나 업데이트를 즉시 공유할 수 있습니다.

이것만으로도 업데이트를 공유하고, 초안을 제출 및 편집하거나, 프로젝트의 중요한 개발에 대응할 수 있는 하나의 간결한 플랫폼으로 비즈니스 응답 시간과 민첩성을 개선하는 데 도움이 됩니다. 모든 것이 모바일 플랫폼에서 사용 가능하므로 이러한 민첩성과 유연성을 더욱 강화할 수 있습니다.

• 솔루션 통합

팀에서 클라우드 앱에 의존하지 않고 진행 상황을 추적하고 협업하기 위한 방법론을 만드는 것은 전적으로 가능합니다. Excel 스프레드시트는 프로젝트를 추적할 수 있으며, 공유된 Google 시트를 사용하여 여러 팀의 프로젝트를 일관성 있게 추적할 수도 있습니다. 그러나 모든 사람은 캘린더를 개별적으로 업데이트하거나 이메일 또는 팀 메시징 앱을 활용하여 파일과 초안을 공유하거나 보관용 폴더에 넣어야 합니다.

그러나 업데이트나 수정 사항에 대해 질문하기 위해 누군가에게 이메일을 보내야 하고 이메일은 묻히고 파일은 보관용 계정에서 꺼집니다. 요점은 솔루션이 너무 많기 때문에 모든 것을 파악하기 어렵고 골치 아픈 일을 겪으면서 시간을 낭비한다는 것입니다. 하나의 솔루션으로 모든 것을 한 곳에서 추적하고 통신 기능이 내장되어 있으면 훨씬 간편하지 않을까요?

• 프로세스 개선, 시간 절약

결국 이 모든 것이 함께 작동하여 비즈니스 시간을 절약할 수 있습니다. 협업 및 작업 관리를 위한 전체 프로세스를 개선함으로써 미세 관리에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 협업 솔루션을 사용하면 팀의 모든 사람이 한 번에 알림을 받을 수 있고, 모든 사람의 일정이 즉시 동시에 업데이트되며, 특정 프로젝트에 관련된 모든 사람이 동시에 동일한 업데이트 또는 알림을 받을 수 있으며, 파일이 통합 상태로 유지되고 액세스하기 쉽습니다. .

전체 요점은 시간을 절약하는 것이며, 이는 팀이 협업하고 이러한 솔루션이 구축하는 데 도움이 되는 프로세스로 작업을 완료하는 방식을 개선하여 수행할 수 있습니다.

당신의 팀은 이미 무엇에 의존하고 있습니까?

이러한 솔루션 중 하나가 귀하에게 적합하다고 결정했다면 훌륭합니다. 이제 팀에 가장 적합한 솔루션을 찾는 방법만 이해하면 됩니다. UC로의 전환에 대한 가이드에서처럼 시작하기에 가장 좋은 곳은 이미 가지고 있는 것을 살펴보는 것입니다. 귀하의 팀은 이미 이메일 또는 팀 메시징을 혼합하여 사용하여 의사 소통하고 허들룸에서 비공식 회의를 하거나 온라인에서 빠른 이메일 또는 채팅을 하는 동안 공동 작업을 처리할 가능성이 있습니다.

결국 이것은 귀하의 비즈니스가 속한 산업과 수행되는 작업의 종류에 따라 다릅니다. 그러나 전반적으로 팀이 이미 의존하고 있는 것이 무엇인지 살펴봐야 합니다.

• 팀이 작업 중인 내용을 어떻게 알 수 있습니까?
• 모든 사람이 자신에게 할당된 작업을 어떻게 알 수 있습니까?
• 작업을 추적하고 완료하기 위한 기존 프로세스는 무엇입니까?
• 공동 작업 및 초안 또는 아이디어 공유 프로세스는 무엇입니까?
• 파일은 어떻게 전송, 공유 및 편집됩니까?
• 캘린더를 어떻게 관리하고 회의를 예약합니까?

여기에서 의사 결정권자는 이메일, 메시징, 전화 통화, 화상 회의 또는 파일 공유를 위한 Drop Box 또는 문서 편집을 위한 Google 문서와 같은 특정 솔루션과 같이 협업에 사용되는 기존 하드웨어 또는 소프트웨어의 인벤토리를 시도해야 합니다. 교체해야 할 도구를 이해하면 최종 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

팀에 필요한 사항 이해

대기업의 팀 협업은 SMB와 상당히 달라 보입니다. 엔터프라이즈 솔루션을 찾고 있다면 시작하기에 좋은 곳은 Cisco의 WebEx Teams와 엔터프라이즈 팀 협업 소프트웨어의 두 가지 가장 큰 이름인 Microsoft Teams를 비교하는 헤드 투 헤드 기사입니다. 모든 규모의 비즈니스에서 모든 사람이 같은 방식으로 작업하는 것은 아니며 모든 솔루션이 공동 작업 및 프로젝트 관리를 같은 방식으로 처리하는 것도 아닙니다. 팀에서 이미 협업에 사용하는 솔루션, 프로세스 또는 앱에 따라 각 팀에 대해 선택한 솔루션이 다를 수 있습니다.

팀이 이미 작업하는 방식에 대한 인벤토리 또는 일반적인 아이디어를 구축하면 팀이 이미 수행하거나 수행해야 하는 작업에 가장 적합한 솔루션에 결정을 집중하는 데 도움이 됩니다. 여기에서 의사 결정권자는 솔루션이 제공하는 다양한 접근 방식 또는 다양한 기능의 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 이 우선 순위 목록은 해당 쇼핑 목록을 필터링하는 데 도움이 될 수 있습니다.

빠른 분석을 위해 가장 일반적인 협업 및 프로젝트 관리 기능은 다음과 같습니다.

• 텍스트, 목록 기반 프로젝트 관리. Basecamp는 사용자가 텍스트 기반 프로젝트 및 작업 목록을 생성할 수 있는 "목록 기반" 초점으로 유명합니다. 때로는 단순한 것이 더 좋습니다.
• 또는 시각적인 "보드" 중심 프로젝트 관리. 이것은 Trello가 하는 일에 더 가깝습니다. p 프로젝트와 작업을 한 눈에 많은 정보를 제공하는 시각적 "카드"로 구성합니다.
• 누가 무엇을 하고 있는지 알아보기 위한 활동 피드.
• 업데이트에 대한 자동 이메일 알림
• 동시에 동기화할 수 있는 맞춤 캘린더를 만들고 공유하세요.
• 심층 프로젝트 관리 - 대규모 프로젝트, 더 작은 작업 및 더 작은 하위 작업 간의 구별. 일부 솔루션은 이를 조직화하지 않습니다.
• 사용자 지정 가능한 대시보드 — 매일, 매주 또는 프로젝트 및 진행 상황에 대한 조감도를 제공하는 프로젝트 중심 "대시보드"입니다.
• 협업을 위한 라이브 파일 공유 및 편집

팀이 이미 사용하고 있는 것과 개선을 위해 사용할 수 있는 새로운 기능이 무엇인지 이해하고 나면 올바른 솔루션을 찾기 시작할 수 있습니다.

옵션 비교

팀에 필요한 것이 무엇인지 아는 것은 프로세스의 절반에 불과합니다. 그런 다음 후반부는 해당 정보를 수집하여 최상의 솔루션을 찾는 것입니다. 시장에 너무 많은 제품이 있고 믿을 수 없을 정도로 차별화되지 않기 때문에 모든 제품을 살펴보는 것은 매우 시간이 많이 걸리고 압도적일 수 있습니다. 선호하는 솔루션 목록을 수집하려고 할 때 일반적으로 몇 가지 주요 측면에 중점을 둡니다. 가격이 중요하지만 퍼즐의 유일한 조각은 아닙니다.

• 포함된 특징 및 기능

위에서 언급했지만 다시 언급할 가치가 있습니다. 모든 앱이 동일하게 생성되는 것은 아니며 가장 큰 차이점은 접근 방식과 프레젠테이션에 있습니다. 예를 들어 Basecamp는 대부분 텍스트 및 목록 기반이지만 Trello는 "카드"를 사용하여 프로젝트 및 협업을 시각적으로 구성하는 데 도움을 줍니다. Basecamp는 부족하고 사용자가 "하위 작업"을 추가하는 것을 허용하지 않는 반면 Asana는 사용자가 깊이 들어가 필요한 만큼 많은 하위 작업을 추가할 수 있도록 합니다.

일부 솔루션에는 캘린더 또는 내장된 팀 메시징이 포함되지만 다른 솔루션에는 포함되지 않습니다. 이것이 바로 팀이 이미 무엇에 의존하고 있는지 알고 기능에 차이가 없고 팀에 친숙한 솔루션을 찾는 것이 중요한 이유입니다.

• 통합 및 유연성

기본 제공되는 기능 외에도 똑같이 중요한 또 다른 측면은 솔루션을 구축하는 기능입니다. 2017년의 가장 중요한 약어로 구동되는 통합은 완전히 새로운 기능을 추가하는 것입니다.

일반적으로 통합을 통해 기존 솔루션을 다른 솔루션에 연결할 수 있습니다. 팀 협업 및 프로젝트 관리의 경우 CRM을 추가하여 관련 정보를 편리하게 유지하거나 Basecamp를 Slack에 통합하여 모든 프로젝트 업데이트가 받은 편지함을 어지럽히는 이메일 대신 Slack 방.

• 사용자 경험 및 사용 용이성

결국 솔루션이 복잡하거나, 혼란스럽거나, 복잡하거나 사용하기 어려운 경우 팀은 전환을 원하지 않을 것입니다. 마지막으로 필요한 것은 이 모든 시간과 돈을 연구하고 조사하고 솔루션을 구매하여 아무도 귀찮게 하지 않도록 하는 것입니다. "예전 방식이 훨씬 더 쉬웠다"라는 외침을 방지하려면 사용자 경험에 매우 높은 우선 순위를 두어야 합니다.

팀이 목록을 작성하는 데 익숙하다면 목록 기반 솔루션을 계속 사용합니다. 어쨌든 아무도 신경 쓰지 않는 시각적 개체와 대시보드를 추가하는 이유는 무엇입니까? 팀이 현재 어떻게 작동하는지, 이미 사용하고 있는 도구를 테스트 기간과 함께 이해하면 최상의 솔루션을 결정하는 데 도움이 됩니다. 이러한 앱에는 일반적으로 평가판 또는 환불 보장이 있으므로 사용하십시오.

• 가격 및 제한 사항

모든 주요 비즈니스 결정과 마찬가지로 비용은 절대적인 주요 관심사입니다. 솔루션이 너무 비싸고 팀에서 포함을 정당화할 수 없는 경우에는 문제가 되지 않습니다. 그러나 더 중요한 것은 앱과 솔루션이 판매되는 방식입니다. 구독 기반 모델을 사용하면 다양한 팀 크기 또는 가격대에 대해 서로 다른 패키지를 "계층화"하는 것이 매우 일반적입니다. 여기서 중요한 측면은 일반적으로 계층마다 제한 사항이 다르다는 것입니다.

따라서 기본 계획은 10명의 사용자를 허용할 수 있지만 가상의 예를 들어 "팀"은 2명으로, "프로젝트"는 5명으로 제한합니다. 비용에 주의를 기울이십시오. 또한 그 비용에 대해 정확히 무엇을 얻고 있는지 확인하십시오.

함께 모아서

필요한 모든 정보를 수집하고 팀이 어떻게 작동하는지 이해했다면 이제 검색을 시작할 시간입니다. 물론 가장 확실한 방법은 단순히 Google에서 최고의 솔루션을 찾는 것입니다. 기본 단어 문서 또는 Excel 스프레드시트는 찾은 모든 관련 옵션을 추적하거나 다양한 우선 순위를 구성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이것은 GetVoIP에서 협업 솔루션 목록과 같은 제공자 페이지를 구성할 때 또는 내가 처음에 언급한 Top Basecamp Alternatives와 같은 일부 게시물을 구성할 때 수행하는 것과 유사합니다.

구매하기 전에 시도하십시오

팀이 필요로 하거나 원하는 기능의 실행 목록을 시작하고 이를 사용하여 각각의 다른 솔루션을 실행하기 위한 체크리스트를 구성하는 것이 도움이 될 것입니다. 이는 또한 다양한 기능에 대한 다양한 가격 제한을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다.

그러나 하루가 끝나면 실제 테스트는 솔루션을 테스트하는 것입니다. 한 번에 1~2주 동안 다른 솔루션을 시도하거나 두 팀을 두 개의 다른 솔루션에 배치하고 테스트 기간 후에 그들의 생각을 듣습니다. 그들이 그렇게 짧은 시간에 얼마나 더 많은 일을 해냈는지 놀라실 것입니다.