효과적인 데이터 관리를 위한 모범 사례

게시 됨: 2021-05-19

데이터는 모든 규모의 비즈니스에서 그 어느 때보다 중요합니다. 불행히도 너무 많은 기업이 데이터를 적절하게 처리하지 않거나 가능한 한 잘 사용하지 않습니다. Rivery에 따르면 "기업 비즈니스에서 데이터의 3%만이 품질 표준을 충족하고 데이터의 60-73%는 전략적 목적으로 사용되지 않습니다" 그리고 "정보 거버넌스에 투자하는 조직의 20%만이 2022년까지 성공할 것"입니다.

비즈니스가 성장하고 번창하려면 효과적인 데이터 관리부터 시작해야 합니다. 몇 가지 기본 데이터 관리 전략을 구현하면 단기적으로는 물론 앞으로 몇 년 동안 비즈니스에 도움이 됩니다. 아래에서 효과적인 데이터 관리를 위해 비즈니스 내에서 구현할 수 있는 몇 가지 모범 사례를 찾을 수 있습니다.

당신의 한계를 알고

가장 먼저 평가할 것은 자신의 지식과 능력입니다. 비즈니스에서 사용하는 데이터가 많을수록 데이터를 관리하는 방법에 대해 더 많은 지식이 필요합니다. 이것이 귀하의 전문 지식이 없는 곳이라면 외부의 도움을 받아 도움을 받는 것이 더 나을 수 있습니다.

예를 들어 비즈니스에서 Excel 스프레드시트를 통해 인벤토리를 추적한다고 가정해 보겠습니다. 시간이 지나면 이 스프레드시트가 너무 커져서 특히 초보자인 경우 유용한 정보를 수집하기 어려울 수 있습니다. 이 경우 Microsoft Excel 컨설팅을 제공하는 비즈니스와 협력할 수 있습니다. 비즈니스에 대용량 Excel 스프레드시트가 있고 이 스프레드시트에서 더 많은 것을 얻을 수 있다고 생각되는 경우 도움이 되는 서비스를 고용하는 것이 가치 있는 투자가 될 수 있습니다.

시간을 내어 팀의 다른 사람과 함께 자신의 강점을 분석하십시오. 광범위한 데이터 관리 경험이 있는 사람이 없는 경우 해당 경험이 있는 사람을 고용하거나 이에 대해 더 많이 배울 수 있는 사람을 고용해야 할 수 있습니다. 정보 관리 시스템을 효과적으로 개선할 수 있는 사람이 팀에 있으면 미래에 많은 일이 쉬워질 것입니다.

조기에 목표를 결정하십시오

다음으로 중요한 데이터 관리 방법은 목표를 조기에 결정하는 것입니다. 이 데이터를 수집하고 분석하여 달성하려는 모든 것을 고려해야 합니다. 마케팅 활동을 개선하기 위해 노력하고 있습니까? 직원 성과? 고객 만족? 원하는 만큼 많은 목표를 가질 수 있지만 구체적이고 세부적으로 만들기 위해 노력하십시오. 목표를 결정하면 다른 모든 데이터 관리 노력에 일치된 방향으로 집중하는 데 도움이 됩니다.

적합한 도구 찾기

데이터 관리 방식을 개선하는 가장 좋은 방법은 올바른 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 올바른 데이터 관리 도구를 사용하면 효율성을 높이고 데이터를 안전하게 보호하며 더 깊은 통찰력을 얻을 수 있습니다. 시장에는 많은 데이터 관리 도구가 있으므로 시간을 내어 여러 옵션을 살펴봐야 합니다. 가능하면 무료 평가판을 사용하여 어떤 도구가 가장 적합한지 더 잘 파악하십시오.

옵션을 탐색할 때 안전한 것을 확보하는 것이 중요합니다. 마지막으로 원하는 것은 데이터 시스템에 원치 않는 침입이 발생하거나 필수 데이터에 문제가 발생하는 것입니다. 누출이 회사에 재앙이 될 수 있으므로 고객이나 직원에 대한 기밀 정보를 저장하는 경우 특히 그렇습니다. 데이터 보안 모범 사례는 고유한 주제이므로 최대한 많은 시간을 할애하여 학습하십시오.

데이터 품질에 중점

너무 많은 비즈니스에 품질이 낮은 데이터가 많습니다. 그 결과 원하는 것을 찾는 데 너무 오래 걸리거나 결과 분석이 신뢰할 수 없는 비효율적인 시스템이 됩니다. 따라서 데이터 품질에 중점을 두는 것을 우선순위로 삼아야 합니다. 즉, 필요한 데이터만 입력하고 데이터가 완전한지 확인하며 사용되지 않는 데이터를 정기적으로 제거합니다.

이렇게 하려면 고품질 데이터라고 생각하는 것에 대한 몇 가지 표준을 만들어야 합니다. 그런 다음 팀에 이러한 표준을 도입하고 모든 사람이 데이터를 입력할 때 표준을 따르도록 해야 합니다. 정기적으로 귀하의 정보를 검사하거나 일부 데이터 품질 소프트웨어를 구현할 데이터 품질 팀을 고용하는 것도 도움이 될 수 있습니다. 무엇을 하기로 결정하든 데이터 품질에 더 많은 노력을 기울이면 시간이 더 걸릴 수 있지만 장기적으로 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

적합한 사람들이 데이터를 쉽게 사용할 수 있도록 하십시오.

비즈니스가 효율적으로 운영되기 위해서는 적절한 사람들이 적시에 필요한 데이터에 액세스할 수 있어야 합니다. 예를 들어, 여행 중인 영업 사원이 이동 중에 고객 데이터베이스에 액세스할 수 없는 경우 최선을 다하는 데 어려움을 겪을 것입니다. 팀이 안전한 방식으로 원격으로 데이터에 액세스할 수 있는 시스템을 구현하십시오. 여기에는 일반적으로 모든 사람이 사용자 이름을 만들고 각 사용자에 대한 권한을 설정하는 작업이 포함됩니다. 또한 너무 많은 사람에게 액세스 권한을 부여하면 보안 위험이 있으므로 필요한 사람만 액세스하도록 제한해야 합니다.

복구 시스템 마련

데이터에 아무리 주의를 기울인다 해도 나쁜 일이 발생할 가능성은 여전히 있습니다. 하드 드라이브가 고장나거나 바이러스가 클라우드에서 항목을 삭제하기 시작할 수 있습니다. 원인이 무엇이든 짧은 시간이라도 정보를 놓치는 것은 문제가 됩니다. Datto에 따르면 한 시간의 가동 중지 시간이라도 소규모 회사의 경우 최대 8,000달러, 중견 기업의 경우 74,000달러, 대기업의 경우 총 700,000달러의 비용이 들 수 있습니다. 이것이 바로 복구 시스템을 제자리에 두는 것이 중요한 이유입니다.

좋은 복구 시스템은 정기적으로 데이터를 안전한 위치에 백업합니다. 또한 이 백업을 사용하여 데이터를 복원하는 방법과 가능한 한 짧은 시간에 비즈니스를 다시 실행하는 방법에 대해서도 설명합니다. 데이터를 복원하기 위해 따라야 할 모든 단계를 포함하여 지금 복구 시스템을 만들고 사용하지 않기를 바랍니다.

데이터 관리 관행 및 장비를 정기적으로 검토

마지막으로 마지막 모범 사례는 현재 관행을 정기적으로 검토하고 개선 사항을 찾는 것입니다. 시간이 변하면 데이터 요구 사항과 이를 둘러싼 환경도 변합니다. 예를 들어, 사용하고 있는 클라우드 기반 스토리지 제공업체가 더 이상 신뢰할 수 없거나 안전하지 않은 때가 올 수 있습니다. 현재 관행을 정기적으로 검토함으로써 비효율성을 신속하게 찾아내고 비효율이 너무 오랫동안 비즈니스에 부정적인 영향을 미치기 전에 개선할 수 있습니다.

대부분의 비즈니스에서 데이터가 중요한 역할을 하므로 데이터를 효과적으로 관리하는 것이 중요합니다. 위의 모범 사례는 시작하기에 좋은 장소이며 데이터가 효율적이고 빠르며 안전한 환경을 설정하는 데 도움이 됩니다. 거기에서 특정 요구 사항에 따라 더 많은 모범 사례를 구현하고 미래에 성장하는 데 도움이 되는 전략을 계속 찾을 수 있습니다.

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