온라인 회의 호스팅 모범 사례

많은 기업이 온라인 회의를 웹 세미나를 실행하고 교육을 실시하고 회의를 주최하기 위한 비용 효율적인 솔루션으로 채택하고 있습니다. 기업은 채택의 용이성과 편의성 덕분에 이러한 유형의 회의를 선택하고 있습니다. 또한 시장은 중소기업 및 대기업의 요구에 맞게 설계된 도구로 넘쳐나고 있습니다.

가상 회의는 기업의 생산성을 높이고 COVID-19 전염병과 관련된 사회적 거리두기 규칙을 따를 수 있는 실행 가능한 방법을 제공합니다. 결함 없는 통신을 보장하려면 이상적인 기술과 소프트웨어를 선택해야 합니다. 올바른 도구 선택은 공유되는 정보의 유형과 참여 대상에 따라 결정됩니다.

전문가들은 사무실 환경을 기반으로 데이터를 포함한 프레젠테이션 디자인을 권장합니다. 실제 청중에게 데이터 또는 정보를 표시하는 것은 가상 청중에게 표시하는 것과 다릅니다. 이러한 이유로 온라인 회의를 위해 비디오 모니터에서 실시간 회의 자료를 사용하는 것을 피해야 합니다.

가상 회의는 청중과의 상호 작용 범위를 제한합니다. 실제 위치에서 진행되는 회의를 통해 의제와 자료 사용에 대해 보다 캐주얼한 접근 방식을 채택할 수 있습니다. 반면 가상 회의는 적절한 준비가 필요합니다. 따라서 사전에 이벤트를 잘 계획해야 합니다.

참가자들에게 미리 의제를 전달해야 합니다. 또한 메시지를 더욱 매력적으로 만들기 위해 강력한 시각적 자료를 만드는 것이 좋습니다. 이벤트 전에 시각 자료와 자료가 참가자에게 전달되는지 확인합니다. 수신자는 최소 회의 24시간 전에 로그인 자격 증명, URL 및 발신 번호가 있어야 합니다.

이를 통해 참가자는 모든 것이 계획대로 작동하는지 확인하거나 필요한 소프트웨어를 다운로드할 수 있습니다. 오류를 방지하려면 참가자가 회의 시작 10~15분 전에 로그인해야 합니다. 이를 통해 연결을 테스트할 수 있습니다.

전문가들은 롤 콜을 실시하여 시스템을 확인하고 일정을 검토할 것을 권장합니다. 기술적인 문제가 발생한 경우 패널리스트가 귀하에게 연락할 수 있도록 오프라인 연락처 정보를 제공하는 것도 중요합니다.

한 발표자가 회의를 많은 청중에게 브로드캐스트하는 경우 동료에게 진행자 역할을 할당해야 합니다. 진행자는 발표자에게 꼭 필요한 지원을 제공합니다.

COVID-19 기간 동안 온라인 회의

코로나바이러스가 전 세계적으로 더 많은 국가로 확산됨에 따라 온라인 회의는 기업과 정부에 중요한 솔루션이 되었습니다. 가상 회의를 통해 참가자는 대유행으로 촉발된 사회적 거리두기 규칙을 준수하면서 비즈니스를 수행할 수 있습니다.

많은 전문가들이 재택근무를 하고 있습니다. 따라서 가상으로 회의를 진행해야 합니다. 이 새로운 현실로 인해 조직은 회의 도구를 보다 효과적으로 사용하는 방법을 모색해야 합니다. 온라인 회의 도구를 사용하면 회의를 중단 없이 쉽게 주최할 수 있습니다.

약혼

온라인 회의 중 참여를 높이려면 작업을 바로 시작하고 싶은 유혹을 물리쳐야 합니다. 그렇게 하면 관계 구축이 손상됩니다. 대신 참가자들에게 자신을 소개하고 흥미로운 정보를 간단히 공유하도록 요청하여 얼음을 깨야 합니다.

이 접근 방식은 회의에 사회적 요소를 추가하여 참여 수준을 높입니다. 개인 정보를 공유하는 데 참여할 때 가상 절차는 대면 상호 작용을 시뮬레이션합니다. 반면에 회의가 시작되기 전에 패널에서 질문을 초대해야 합니다.

이러한 조치는 패널을 계속 결합 상태로 유지하는 확실한 방법을 제공합니다. 또한 설문조사에 참여하고 채팅을 통해 답변을 요청하여 특정 문제에 대한 피드백을 받는 것을 고려해 보십시오. 질문을 자주 하면 참가자들과 개인적인 관계를 유지하기가 더 쉬워집니다. 그러나 종종 막연한 현상으로 이어지는 개방형 질문은 피하십시오.

집중

온라인 회의는 어느 위치에서나 연결할 수 있는 기능을 포함하여 다양한 이점을 제공합니다. 그러나 참가자는 주의를 산만하게 하지 않도록 공공 장소에 참석해서는 안 됩니다. 공항 라운지 및 카페와 같은 장소는 참가자가 집중하기 어렵게 만들 수 있습니다. 주변 소음은 재택 사무실에서도 문제가 될 수 있습니다.

또 다른 수준에서 전문가들은 단일 가상 회의에 너무 많은 주제나 의제를 집어넣지 말라고 조언합니다. 새로운 주제를 소개하기 전에 한두 가지 주제에 집중하고 패널에게 휴식 시간을 주십시오. 참가자가 토론 중에 주의를 기울일 수 있도록 각 부분은 짧아야 합니다(최대 30분).

쇄빙선이 사회적 장벽을 허물고 최적의 그룹 분위기를 조성할 수 있는 시간을 항상 확보하십시오. 얼음을 깨는 것은 또한 사람들이 서로 친숙해지도록 하여 신뢰를 조성합니다.

대면 쇄빙선의 대부분은 가상으로 가능합니다. 사진을 공유하거나 Zoom용 눈길을 사로잡는 가상 배경을 사용하여 약혼을 재미있게 만들 수 있습니다.

가상 브레인스토밍

브레인스토밍 및 투표와 같은 활동은 참여도를 높이는 데 기여합니다. 다양한 전문 도구를 사용하여 이러한 활동을 시작할 수 있습니다. 참가자가 피곤하거나 지루해하지 않도록 항상 절차를 흥미롭게 유지하십시오. 회의를 진행하기 전에 언제든지 휴식을 취하고 마음을 새롭게 하도록 요청할 수 있습니다.

패널을 호출하는 효과적인 방법을 설정하는 것은 온라인 회의를 처리하는 데 필수적인 부분입니다. 적절한 방법은 사용 중인 회의 플랫폼에 따라 다릅니다. 회의에서 오디오 전용 플랫폼을 사용하는 경우 시계 기술로 전환하는 것이 좋습니다. 이 방법에는 소개를 수행하는 데 사용할 시계에 참가자 번호를 할당하는 것이 포함됩니다.

화상 회의 플랫폼으로 작업할 때 화면에서 순서대로 참가자를 호출할 수 있습니다. 또는 알파벳 순서를 사용하여 패널을 소개하도록 선택할 수 있습니다.

화상 회의 중에 패널의 안구 움직임을 모니터링하는 것이 중요합니다. 빠른 안구 움직임은 참가자가 책을 읽고 있다는 신호일 수 있고 팔 움직임은 타이핑으로 인한 것일 수 있습니다. 또한 지루한 표정과 정신적 피로의 징후에 주의하십시오.

한 개인이 주의를 산만하게 하는 것을 발견하면 전체 패널의 관심을 불러일으킬 필요가 있습니다. 회의가 끝나면 회의의 생산성을 평가할 시간을 따로 확보하십시오. 우려되는 부분을 강조 표시하고 단점을 수정하는 방법을 찾으십시오.

하이브리드 회의

가상 참가자와 라이브 참가자가 모두 참여하는 하이브리드 회의를 주최할 계획이라면 브리지 중재자를 고용하는 것이 좋습니다. 이 역할은 실제 회의에 참석하는 동료가 처리할 수 있습니다. 진행자는 라이브 패널과 가상 패널 간의 연결을 모니터링합니다.

온라인 패널리스트가 절차를 보고, 듣고, 기여할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 반면에 중재자는 실제 패널 멤버가 가상 그룹을 인식하도록 해야 합니다. 이 목표를 달성하는 가장 쉬운 방법은 원격 참가자의 얼굴을 큰 화면에 표시하는 것입니다.

많은 패널리스트들이 회의록을 읽지 않습니다. 간략하고 간결하게 작성하여 모든 사람이 회의록을 읽도록 할 수 있습니다. 많은 패널리스트들이 회의록을 읽지 않습니다. 이 샘플을 사용하여 간략하고 간결하게 작성하여 모든 사람이 회의록을 읽도록 할 수 있습니다. 이를 통해 동료는 온라인 회의에서 놓쳤을 수 있는 주제에 대해 배울 수 있습니다.

어떤 경우에는 전문가가 구두로 얻은 정보에 의존하지 않는데, 이는 잘못된 의사소통을 초래할 수 있기 때문입니다. 이러한 이유로 회의의 주요 세부 정보를 나열하는 짧고 간결한 후속 이메일을 보내는 것이 좋습니다.

추가 고려 사항

참석자가 서로에 대해 잘 모르는 경우 모든 사람이 자신을 소개할 수 있도록 하여 얼음을 깨야 합니다. 그렇게 하면 참가자들이 더 쉽게 서로에게 편안함을 느낄 수 있습니다. 결과적으로 화기애애한 분위기는 회의의 생산성 수준을 향상시킵니다.

팀 리더가 그룹과 가벼운 순간을 공유하여 얼음을 깨도록 격려하십시오. 또한 온라인 회의에서 협업 문제 해결을 촉진합니다. 이러한 유형의 세션은 절차의 원활한 진행을 저해하는 표준 보고서를 대체하는 더 쉬운 방법을 제공할 수 있습니다.

공동으로 문제를 해결하려면 리더가 패널리스트가 토론할 주제를 선택해야 합니다. 그룹은 관점과 중요한 정보를 발견하기 위해 함께 일합니다. 결과적으로 특정 비즈니스 과제를 해결하는 혁신적인 솔루션을 쉽게 공식화할 수 있습니다.

모든 참가자에게 의제에 집중할 시간이 주어져야 합니다. 그렇게 함으로써 문제 해결 세션 동안 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다.

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