회의 외: 모든 팀에 필요한 4가지 회의 기술

Lucid Meetings의 공동 설립자 Elise Keith 의 게스트 게시물 .

모든 팀이 만납니다. 대부분은 조부모와 조부모의 조부모와 같은 방식으로 회의를 진행합니다. 로마인 이전의 회의 기록에는 지도자가 위풍당당하고 짧은 앞뒤 토론을 한 후, 중얼거리는 동의로 결론을 내리지 못하는 것으로 묘사되어 있습니다. 회의는 수천 년 동안 많이 바뀌지 않았습니다.

그런 다음 전화의 발명으로 회의실의 한계에서 회의가 해방되었습니다. PowerPoint와 프로젝터는 인쇄된 보고서 더미에서 우리를 해방시켰습니다.

현대의 지도자들은 이 발전으로 무엇을 합니까? 그들의 조상이 한 일을 지금에서야 그들의 연설이 회의실 전화를 통해 왜곡됩니다.

우리가 만나는 방법을 현대 시대로 가져올 때입니다.

기술의 발전과 함께 지난 세기에는 그룹으로 가장 잘 협력할 수 있는 방법에 대한 이해가 놀랍도록 발전했습니다. 이제 우리는 노하우 그룹이 협력하고, 혁신하고, 동기를 부여하고, 효과적으로 함께 의사결정을 내릴 수 있습니다. (팁: 글머리 기호를 읽는 사람의 말을 듣는 것이 아닙니다.)

이 네 가지 유형의 증강 회의 기술은 이러한 계시를 기반으로 하며 팀이 보다 성공적인 회의를 진행할 수 있도록 합니다.

1. 화상회의

화상 회의는 매번 음성 회의를 능가합니다. 대부분의 기업 팀은 화상 회의 및 녹음 기술에 액세스할 수 있지만 이를 사용하는 팀은 거의 없습니다.

우리는 눈에 띄지 않고 귀에 들리지 않고 다른 곳에 관심을 집중할 수 있는 음소거에 숨어 있는 것이 너무 편해졌습니다. 실제로 연구에 따르면 사람들은 더 이상 주의를 기울이는 척 할 필요가 없기 때문에 전화 접속 회의를 선호하는 경우가 많습니다. 우리는 조상 회의의 하위 성능을 가져 와서 더 나쁘게 만들었습니다.

더 나은 원격 회의를 위해 좋은 화상 회의를 설정하고 사용하십시오.

엘시 키스

보너스 팁: 중요한 대면 회의에도 화상 회의 녹화를 켜십시오.

마침내 모든 최고 경영진이 큰 프로젝트에 대해 만날 수 있는 시간을 찾았습니까? 해당 회의를 녹화하도록 화상 회의 소프트웨어를 설정합니다. 그런 다음 오디오를 텍스트로 변환합니다. 그 모든 사람들을 쉽게 다시 모을 수는 없으며, 이렇게 하면 가능한 한 많은 세부 정보를 얻을 수 있습니다. 토론에 더 집중할 수 있고 자세한 메모를 작성하기 위해 그렇게 열심히 일할 필요가 없습니다.

예를 들어 Zoom의 화상 회의 소프트웨어와 Meeting Owl 카메라를 연결하여 현재 발언자의 좋은 360° 비디오를 얻을 수 있도록 합니다.

메모가 가치가 없다는 말은 아닙니다. 사실, 메모를 잘 하는 것이 중요하기 때문에 팀에는 다음이 필요합니다.

2. 회의 관리 소프트웨어

회의 관리 소프트웨어를 사용하면 팀이 회의 안건에 대해 쉽게 협업하고 회의 메모를 캡처할 수 있습니다. 회의 중에 결정과 다음 단계를 함께 문서화하기 위해 협력하는 팀은 더 참여하고 더 효율적이며 이러한 결과에 더 전념합니다.

더 중요한 것은 회의 관리 시스템은 조직의 팀이 회의를 운영하는 가장 좋은 방법을 모든 사람에게 보여줍니다.

역사적으로 모든 사람은 회의에 참석한 다음 다른 사람들이 하는 것을 본받아 회의를 운영하는 방법을 배웠습니다. 따라서 연구를 통해 그룹을 하나로 묶는 수백 가지의 뛰어난 기술이 밝혀졌지만 대부분의 사람들은 이러한 기술을 실제로 본 적이 없습니다. 그들은 무엇이 가능한지 모릅니다.

회의 관리 시스템은 모든 사람이 회의 지침을 사용할 수 있도록 합니다. 아무도 의제에 무엇이 있어야 하는지, 회의 시간이 얼마인지, 토론의 각 부분을 어떻게 이끌어야 하는지, 무엇을 기록해야 하는지 추측할 필요가 없습니다. 이 시스템은 모든 것을 설명하므로 조직에서 훌륭한 회의 프로세스를 가져온 다음 이를 모든 팀 구성원에게 신속하게 퍼뜨릴 수 있습니다.

Teeming , BoardVantage 및 Lucid Meetings 는 모두 이 범주에 속하는 기술의 예입니다.

3. 시각적 협업 및 의사결정 지원

액션이 있는 곳

가장 효과적이고 매력적이며 생산적인 회의 기술의 대부분은 정보를 시각적으로 처리하는 우리의 타고난 능력을 활용합니다. 팀은 데이터를 이동하고 연결하고 그림을 포함할 수 있을 때 패턴을 더 쉽게 볼 수 있습니다.

이러한 기술을 개발한 팀은 많은 스티커 메모를 사용했습니다. 회의가 끝난 후 그들은 모든 낙서를 타이핑하고 방을 청소하는 데 시간을 보냈습니다. 이는 대부분의 팀이 특별한 경우를 위해 이러한 강력한 협업 기술을 저장했음을 의미합니다.

시각적 협업 및 의사 결정 지원 소프트웨어는 스티커 메모를 디지털로 만듭니다. 팀은 장소에 구애받지 않고 실시간으로 협업하며 나중에 아무 것도 입력할 필요가 없습니다. 최고의 도구는 또한 종이로는 쉽게 얻을 수 없는 이점을 제공합니다. 예를 들어, 의사 결정 지원 도구에서 피드백을 수집할 때 모든 기여를 익명으로 처리하여 정직하고 유용한 피드백을 받을 가능성을 높일 수 있습니다.

예제 기술에는 MURAL , Stormz , GroupMap 및 iObeya 가 있습니다.

4. 회의 피드백 및 성과 추적

미국에서만 매일 5,500만 회의 회의 가 있는 것으로 추산됩니다. 평균적으로 경영진은 매주 회의 시간의 72%를 보냅니다 .

이 시간의 성과를 추적하는 조직은 거의 없습니다. 이렇게 많은 리소스를 소비하지만 어떤 식으로든 추적되거나 측정되지 않는 다른 비즈니스 프로세스를 생각할 수 있습니까?

회의 피드백 및 성과 추적 기술을 통해 조직은 이러한 대규모 투자에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 일부 기술은 캘린더 데이터를 기반으로 회의 비용을 자동으로 계산하여 리더가 회의 방법을 결정할 때 필요한 어려운 수치를 생성합니다. 다른 기술은 AI를 사용하여 회의 피드백을 분석한 다음 참가자의 감정과 과거 패턴을 기반으로 프로젝트의 성공 여부 또는 판매 성사 여부를 예측합니다.

이 범주의 기술에는 MeetingQuality , Gong.io 및 Inspirometer가 있습니다.

더 나은 회의가 가능합니다. 훌륭한 회의를 위해서는 회의를 조직하고 운영하는 방식을 바꿔야 합니다. 과거에는 많은 촉진 교육과 빈 공간이 필요했습니다.

더 이상은 아닙니다. 이 4가지 기술을 통해 어디서나 작업하는 모든 사람에게 훌륭한 회의가 가능합니다.

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엘리스 키스

Elise Keith는 Lucid Meetings의 공동 설립자이자 Where Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization 의 저자입니다 . 자세한 내용은 www.jelisekeith.com 또는 www.lucidmeetings.com 을 방문 하고 Twitter @EliseID8에서 Elise와 연결하십시오.