5가지 일반적인 비즈니스 커뮤니케이션 문제(+Solutions)

비즈니스 환경은 2020년 COVID-19 대유행으로 완전히 뒤집어진 일상의 많은 요소 중 하나였습니다. 코로나바이러스로 인해 거의 모든 직원 이 가까운 장래에 원격으로 이동 해야 했습니다. 이것은 무의식적으로 많은 비즈니스 커뮤니케이션 문제를 발생시켰습니다.

이전에 직원의 재택 근무에 대한 엄격한 정책이 시행되었던 많은 직장에서는 이러한 이전 규칙을 포기해야 했습니다. 이것은 회사를 완전히 미지의 영역으로 몰아넣었습니다. 즉, 회사는 이전에 익숙하지 않은 방식으로 의사 소통하는 방법을 배워야 했습니다. 이 기사에서는 코로나바이러스 팬데믹으로 인해 발생하는 몇 가지 일반적인 비즈니스 문제와 해결 방법을 살펴보겠습니다.

• 표준화 부족
• 오해와 모호성
• 서면 의사 소통의 비언어적 단서 부족
• 지나치게 연결됨
• 피드백 부족

표준화 부족

가까운 장래에 대면 회의는 과거의 일이 되었습니다. 기술은 이러한 통신이 어디로 갈 수 있는지에 대한 수많은 옵션을 제공했지만 이제 문제는 어떤 종류의 통신이 어디로 가야 하는지입니다. 다양한 주제에 대해 언제 어디서 커뮤니케이션할지 결정해야 합니다. 표준화가 부족하면 직원 간의 커뮤니케이션 사일로와 혼란이 발생할 수 있습니다. 전반적으로 비즈니스의 일상적인 운영에 피해를 줄 것입니다.

이 문제를 해결하는 가장 좋은 방법은 모든 채널에 대해 직장 커뮤니케이션 프로세스를 표준화하는 것입니다. 어떤 유형의 커뮤니케이션이 어떤 채널에 있어야 하는지에 대한 명확한 지침을 만드십시오. 예를 들어 중요한 작업은 해당 팀 구성원에게 이메일로 문서화해야 합니다.

Slack과 같은 사무실 간 인스턴트 메시징 시스템은 프로젝트별 대화 및 수냉식 대화를 위해 예약해야 합니다. 고객 상호 작용에 대한 의견은 팀의 고객 관계 관리 솔루션용으로 남겨두어야 합니다.

내부 커뮤니케이션을 확고하게 표준화하면 조직에 많은 이점을 가져다 줄 것입니다. 우선 모든 상호 작용에 대한 공식 문서 추적이 있습니다. 최근 프로젝트에 대한 부하 직원의 의견을 확인해야 합니까? 슬랙을 확인하십시오. 고객 미팅 전에 필요한 정보를 검토하고 싶으십니까? CRM을 살펴보십시오.

사무실 내부 커뮤니케이션의 표준화를 구현하면 일반적으로 업무도 체계적으로 유지됩니다. 팀에서 관련 고객 정보부터 Twitter에서 유행하는 최신 밈에 이르기까지 슬랙이나 이메일을 스팸으로 보내는 경우 사람들은 들어오는 메시지를 무시하기 시작할 것입니다. 어떤 종류의 메시지가 어디로 가야 하는지를 설명함으로써 직원은 모든 알림을 통해 무엇을 기대해야 하는지 정확히 알 수 있습니다.

오해와 모호성

아마도 대면 회의의 가장 큰 이점은 대화에서 교환되는 말의 배경과 동기가 일반적으로 상당히 명확하다는 것입니다. 사람들이 필요한 경우 그 순간에 명확한 후속 질문을 할 수 있기 때문입니다. 서면 대화로 그 기회를 놓치고 잘못된 의사 소통과 의사 소통 단절이 발생합니다.

그러나 코로나 바이러스 전염병으로 인해 대면 커뮤니케이션이 심각하게 제한됨에 따라 더 많은 사람들이 동료와 의사 소통하기 위해 Slack 및 이메일과 같은 인트라넷 커뮤니케이션 채널을 선택하고 있습니다. 영상 통화나 전화 통화를 조정해야 하는 것보다 훨씬 빠르고 효율적입니다. 단, 여유나 메일을 받는 쪽은 실시간으로 받지 못할 수 있습니다. 그것은 명확하고 잠재적으로 어려운 대화를 의사 소통하는 데 몇 가지 문제로 이어질 수 있습니다.

이러한 채널의 편리함은 바쁜 직원에게 매우 좋지만 여러 가지 단점이 있습니다. 서면 의사 소통을 통해 누군가의 생각을 잘못 해석하기 쉽습니다. 사람들은 후속 메시지를 보내고 응답을 기다릴 시간이 너무 겁이 나거나 시간이 부족할 수 있습니다. 따라서 이것은 때때로 직원들이 자신의 업무가 무엇인지에 대해 모호하거나 잘못 이해된 개념으로 운영된다는 것을 의미합니다.

이에 대한 해결책은 간단합니다. 중요한 메시지를 동료에게 보내기 전에 잠시 동안 이야기를 나누십시오. 모든 조직 커뮤니케이션이 명확하도록 하는 것은 관련된 모든 당사자에게 상호 이익이 됩니다. 사람들이 서로 다른 시간대에서 서로 다른 일정으로 작업하기 때문에 이는 코로나바이러스 전염병 동안 특히 중요합니다.

동료에게 모호하고 불분명한 메시지를 보내면 추가 후속 조치가 필요할 수 있으므로 중요한 프로젝트에 다시 착수할 수 있습니다. 이를 방지하려면 메시지를 교정하고 적절한 경우 제3자가 교정할 수도 있습니다.

서면 의사 소통의 비언어적 단서 부족

의도치 않게 모호한 메시지를 보내는 것과 마찬가지로 서면 통신 채널에만 의존하면 일부 통신 문제가 발생할 수 있습니다. 신체 신호, 표정 또는 어조를 활용할 수 없으면 의사 전달자가 누군가의 의도를 잘못 해석하기가 매우 쉽습니다. 언어적 단서의 부족은 문화적 차이가 요인인 대화에서 특히 혼란스러울 수 있습니다. 가장 친한 사람이 서면 대화에서 다르게 나타날 수 있으며, 이는 일부 사람들에게는 믿을 수 없을 정도로 거슬릴 수 있습니다.

여러 통신 방법을 활용하여 전달하려는 것과 동일한 어조로 메시지를 보낼 수 있습니다. 좀 더 가벼운 마음으로 메시지를 보내고 싶다면 이모티콘이나 느낌표를 넣어보세요. 더 많은 기업에서 이모티콘을 혁신적인 비즈니스 커뮤니케이션 도구 로 활용하기 시작했습니다 . 이것은 엄격하게 들리는 메시지를 긍정적이고 격려적인 메시지로 변화시킬 것입니다. 동료에게 의도하지 않게 자신이 마음에 들지 않는지 궁금해하는 것을 방지할 수 있습니다.

물론 메시지에 전달하려는 내용을 평범한 단어로 간단히 포함할 수 있습니다. 메시지를 보내는 사람이 당신이 말하려는 내용을 정확히 알도록 하는 가장 간단한 방법 중 하나입니다.

그러나 이와 관련된 문제를 피하는 가장 효과적인 방법은 화상 통화에 뛰어드는 것입니다. 코로나바이러스 팬데믹이 계속해서 전 세계를 황폐화하면서 대면 회의는 현재로서는 선택 사항이 아닙니다. 화상 회의는 차선책입니다. 동료들과 효과적으로 협업할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 영상통화에서는 표정과 어조가 선명하게 표현됩니다.

이전에 보고한 바와 같이 "원격 직원의 87%는 화상 회의를 사용할 때 팀 및 프로젝트에 더 연결되고 참여하는 느낌이 든다고 말합니다." 영상 통화는 의심할 여지 없이 비즈니스 커뮤니케이션의 효율성을 높여줍니다.

지나치게 연결됨

출처: Gineris

가까운 미래에 거의 모든 직원이 재택근무를 하게 되면서 근무 시간과 직원의 개인 생활 사이의 경계가 모호해졌습니다. 현재 집 안에 사무실이 있기 때문에 대다수의 사람들이 사무실에서 더 많은 시간을 보내고 있다는 전염병 전반에 걸쳐 정기적으로 보고되었습니다. 이는 직원들이 과도하게 연결될 위험이 있음을 의미합니다.

너무 쉽게 과잉 연결되는 능력은 사람들을 과로하게 만듭니다. 재택 근무 일정이 제공하는 유연성으로 인해 많은 사람들이 항상 "켜져" 있어야 한다는 압박감을 느낍니다. 즉, 업무 외 시간에 메시지를 보낼 수 있습니다.

이는 이전에 경계를 설정한 사람들이 똑같이 해야 한다는 압박감을 느끼게 만들 수 있습니다. 정상 업무 시간을 훨씬 초과하여 근무하면 피로가 누적되어 직원의 성과가 저하될 수 있습니다. 이는 궁극적으로 비즈니스에 부정적인 영향을 미칠 수 있으며 직원 참여도 저하될 수 있습니다.

직원에게 이러한 일이 발생하지 않도록 하는 가장 좋은 방법은 기본 규칙을 설정하는 것입니다. 아무도 정상 시간 외에 일하지 않을 것이라는 점을 분명히 하십시오. 직원들이 밤에 작업을 마친 후에는 업무용 장치에서 로그오프하도록 권장하십시오. 대부분의 메시지는 다음 날까지 기다릴 수 있습니다.

이 메시지를 적용하는 가장 좋은 방법은 고위 경영진이 이러한 규칙을 따르는 것입니다. 직원들은 상사가 같은 일을 하는 것을 보지 못한다면 근무 시간 이후에 일할 가능성이 줄어듭니다. 조직을 최신 상태로 유지하면 조직의 기능을 최대한 활용할 수 있습니다. 전반적으로 건강한 팀워크를 촉진할 것입니다.

피드백 부족

출처: 일하기 좋은 곳

건강하고 번창하는 기업은 모든 면에서 스스로를 점검해야 합니다. 경영진이 직원들로부터 피드백을 요청하지 않으면 사무실 직원 간의 커뮤니케이션이 비효율적입니다. 회사에 유리하게 작동하려면 양방향으로 흘러야 합니다. 설문조사 보내기와 같은 방법을 통해 직원들로부터 피드백을 수집하면 직원들이 현재 어떻게 지내고 있는지 알 수 있습니다.

직원들의 피드백이 그 어느 때보다 중요합니다. 코로나바이러스 대유행이 지금 일년 중 더 나은 부분을 위해 전 세계를 찢고 있지만 다른 사람들은 그것에 대해 다른 반응을 보입니다. 어떤 사람들은 지금 상황의 스트레스와 불안만 느낄 수도 있습니다. 팬데믹에 대한 직원들의 반응은 계속해서 진화할 것입니다.

정기적인 피드백은 주어진 상황에서 직원이 어떻게 하고 있으며 직원을 지원하기 위해 무엇을 할 수 있는지에 대한 통찰력을 얻을 수 있는 유일한 방법입니다. 이 정보는 직원들이 열심히 일할 의욕을 잃는 것을 미리 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

피드백은 또한 경영진이 어떻게 하고 있는지에 대한 통찰력을 제공합니다. 직원이 알려주지 않는 한 하고 있는 일이 효과가 없다는 사실을 인지하지 못할 수도 있습니다. 피드백에 따라 행동하고 앞으로 진행하는 프로세스를 조정하는 것이 운영을 개선하는 유일한 방법입니다.

결론: 원활한 의사 소통은 직원을 행복하게 만듭니다.

코로나바이러스 팬데믹은 가까운 미래에 대한 사무실의 얼굴을 바꿨습니다. 사무실 환경에서 일하는 것은 결코 예전과 같지 않을 수 있습니다. 유동적인 상황은 귀사가 주요 커뮤니케이션 문제를 피하기 위해 지속적으로 선회해야 함을 의미합니다. 도중에 충돌이 있을 수 있지만 발생할 수 있는 일반적인 커뮤니케이션 문제를 해결하는 데 시간이 걸립니다.

요즘 사무실의 모습이 달라 보인다고 해서 원격 근무자가 행복 하지 않다는 것은 아닙니다 . 이전에 보고한 바와 같이 원격 직원의 90%는 남은 경력 동안 계속해서 유연한 일정으로 일하기를 원합니다. 직원의 요구 사항을 충족함으로써 직원이 만족하는지 확인하고 장기적으로 비즈니스에 큰 도움이 될 것입니다.