비즈니스 전화 요금: 숨겨진 요금 탐색 및 VoIP를 고려해야 하는 이유

기업은 항상 가능한 한 비용을 절감하려고 합니다. 청구서 비용을 검토하는 것부터 시작하는 것이 좋습니다. 회사에서 탁상 전화기와 휴대폰 서비스에 지출하는 비용을 간과하기 쉽습니다. 코로나바이러스 팬데믹으로 인해 비즈니스 세계가 비즈니스 VoIP에 의존하여 살아남게 되면서 선택한 전화 서비스가 그 어느 때보다 중요해졌습니다.

전화 통화는 신규 고객이 회사에 처음 연락하는 가장 일반적인 방법이며 전화는 고객 지원을 위해 계속 사용됩니다. 이러한 필요성을 감안할 때, 전화 제공업체는 월 청구서 비용을 크게 증가시킬 수 있는 다양한 요금을 부담하는 것이 편하다고 느끼는 경우가 많습니다.

요금 중 일부는 거의 사용하지 않는(또는 전혀 사용하지 않는) 서비스에 대한 것일 수 있으며, 다른 일부는 모호하게 이름이 "유지비"이고 모두가 선호하는 세금입니다. 일부 비즈니스 전화 공급자가 고객에게 돈을 주고 돈을 깎는 방법을 찾을 때 표시하는 창의성 수준에는 제한이 없습니다. 이미 회사의 청구서를 주의 깊게 감사하지 않았다면 필요한 것보다 더 많은 비용을 지불하고 있을 가능성이 큽니다.

기존 전화기가 비즈니스에 얼마나 많은 비용을 들이고 있는지 잘 모르겠다면 다음에 청구서가 도착할 때 계속 주시해야 할 항목에 대한 몇 가지 지침을 적어 두었습니다. 이 문서에서는 다음 섹션을 다룹니다.

• 전화 요금을 줄이는 방법
• 기존 전화 요금을 살펴보십시오
• 필요한 기능 고려
• 최신 VoIP 솔루션에서 얻을 수 있는 다른 이점 고려
• 선택 검토

전화 요금을 줄이는 방법

청구서가 비즈니스에 필요한 비용일 수 있지만 그렇다고 해서 회사에 비용이 많이 든다는 의미는 아닙니다. 이 비용은 소기업 소유자에게 특히 어려울 수 있습니다. 고려해야 할 한 가지는 현재 전화 시스템의 총 운영 비용입니다. 전화 시스템을 구입하는 데 드는 비용과 운영하는 데 드는 비용을 더하면 해당 비용을 찾을 수 있습니다.

비용을 결정한 후에는 비즈니스 전화 시스템에 대해 지불한 금액과 현재 운영에 지불하는 비용이 그만한 가치가 있는지 결정할 수 있습니다. 매월 현재 청구서가 무엇이든 그 가격을 비교할 수 있습니다. 그렇게 하면 설정의 어떤 부분을 변경해야 하는지 알 수 있습니다.

기존 전화 요금을 살펴보십시오

전화 서비스와 관련된 비용을 얼마나 줄여야 하는지 알아보는 가장 쉬운 방법은 기존 청구서를 살펴보는 것입니다. 예를 들어, 공급자는 일반적으로 다양한 패키지에 대한 할인을 제공하며 청구서를 하나의 지불로 통합하여 회사의 관리 비용을 줄일 수 있습니다.

그렇게 하면 돈을 절약하는 것처럼 보입니다. 그러나 이것은 또한 제공자가 더 간단한 청구서로는 불가능할 수 있는 추가 요금을 과도하게 부과할 수 있는 더 복잡한 청구서로 이어집니다.

FCC는 전화 회사가 승인되지 않은 요금을 청구하는 습관에 대해 사람들에게 알리기 위해 전화 요금 벼락치기와 같은 주제를 다루는 FAQ 페이지를 만들기까지 했습니다. 에이전시는 청구서가 신용 카드 청구서처럼 보이기 시작할수록 공정한 금액을 지불하고 있는지 여부에 대해 더 많이 걱정해야 한다고 말합니다.

“기만은 벼락치기의 특징입니다. 사기꾼은 종종 혼란스러운 청구서에 의존하여 소비자가 승인하거나 받지 않은 서비스에 대해 비용을 지불하도록 속이거나 소비자가 믿게 된 것보다 더 많은 비용이 듭니다... FCC는 사기 사기가 수천만 미국 가정에 피해를 입힌 것으로 추정했습니다."

새로운 서비스에서 첫 청구서를 받고 충격을 받은 적이 있을 것입니다. 전화 회사의 초기 견적에는 세금, 할증료 또는 첫 번째 청구서에 대해 한 달 전에 미리 청구될 것이라는 비용이 언급되지 않았을 수 있습니다(제공업체는 첫 번째 청구서에 설치 날짜와 다음 달에 청구하기도 함).

전화 회사는 일반적으로 서비스에 대해 판매세를 지불해야 하므로 고객으로부터 이를 징수하는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 그러나 징수된 비율이 실제로 현지 판매세와 일치하고 부풀려지지 않았는지 확인해야 합니다.

반면에 할증료 및 기타 항목은 전적으로 주관적이며 청구서 협상에 더 많은 여지를 제공할 수 있습니다.

다음은 청구서에서 주의해야 할 몇 가지 항목입니다.

• 롤오버 회선 — 기존 PSTN 전화 회선에서 찾을 수 있으며 비즈니스에서 한 번에 여러 통화를 처리할 수 있으므로 고객이 통화 중 신호를 받지 않도록 합니다. 라인당 최대 30달러의 비용이 들 수 있으므로 저렴하지 않습니다. 추가 비용 없이 IP 시스템에서 이와 동일한 기능을 얻을 수 있다는 점에 유의하는 것이 중요합니다.
• 유선 유지 관리 — 다시 한 번 말씀드리지만 유선 전용 항목입니다. 사무실 배선 비용과 관련된 요금입니다.
• 장거리 및 수신자 부담 — 비즈니스에서 장거리 및 수신자 부담 전화를 많이 걸어야 하는 경우에는 어쩔 수 없습니다. 그러나 이러한 통신을 이메일이나 IP 전화 시스템으로 전환하면 이 비용을 줄일 수 있습니다.
• 사용자 및 내선 — 기존 전화 시스템은 롤오버 회선에 대해 요금을 부과할 뿐만 아니라 필요한 각 회선에 대해 요금을 부과합니다. 제공업체는 사용자별로 요금을 청구하는 경향이 있으므로 여기에서 여러 제공업체의 가격을 비교하는 것이 좋습니다.

일부 요금은 고정되어 있지만 일부에는 약간의 흔들림의 여지가 있을 수 있습니다. 특정 수수료가 너무 높아 보이는 경우 공급자에게 연락하여 협상을 시도하는 것이 좋습니다.

필요한 기능 고려

청구서와 관련된 비용을 줄이는 다음 단계는 전화 시스템에 필요한 모든 기능을 고려하는 것입니다. PSTN을 사용 중이든 IP 전화 시스템을 사용 중이든 관계없이 사용하지 않는 기능을 함께 묶으면 값비싼 계약에 묶일 수 있습니다.

필요한 만큼만 지불하면 되는 요금제를 찾을 수 있도록 전화 시스템에 필요한 기능을 고려하는 것이 중요합니다. 다음은 다음 전화 시스템 제공업체에서 고려해야 할 몇 가지 기본적이고 중요한 기능입니다.

착신 전환 — 고객이 무슨 일이 있어도 연락할 수 있도록 하는 기본 기능입니다. 따라서 사무실에서 일하는 것과 집에서 일하는 사이에 시간을 나누면 회사 번호에서 모바일 장치로 전화를 착신 전환할 수 있습니다. RingCentral과 같은 많은 VoIP 제공업체는 기본 기능으로 원격 착신 전환을 제공하므로 항상 통화 가능한 상태로 통화를 착신 전환할 수 있습니다.

내선 번호 — 기존 PSTN 전화 시스템에서 내선 번호는 물리적으로 기본 번호에 연결된 또 다른 전화 번호입니다. 배선을 많이 할수록 비용이 많이 듭니다. IP 시스템은 이를 가상으로 수행하며 많은 시스템이 기본 계획에 내장된 일정량의 확장을 제공합니다. 예를 들어 Grasshopper는 최대 3개의 확장이 포함된 $26의 단독 요금제를 제공합니다.

원격 지원 — 의심할 여지 없이 전화 시스템에 대한 서비스를 받아야 할 때가 올 것입니다. 그러나 코로나바이러스 전염병이 계속해서 대다수의 인력을 원격으로 유지함에 따라 외부 직원이 사무실에 들어와 설정을 검사하도록 하는 것이 더 이상 실현 가능하지 않을 수 있습니다.

요즘에는 원격 지원을 제공하는 전화 제공업체를 찾는 것이 더 실현 가능한 옵션입니다. Nextiva는 사용자에게 이 제품을 제공하기 위해 원격 지원 시스템을 제공합니다.

무제한 통화 — 대유행으로 인해 전화 통화는 그 어느 때보다 중요합니다. 대면 회의가 본질적으로 중단됨에 따라 귀하의 비즈니스는 전화 통화에 더 많은 시간을 할애하게 될 것입니다. 따라서 무제한 통화 시간을 제공하는 전화 시스템이 최우선 순위가 되어야 합니다. Vonage Business를 포함한 많은 IP 전화 제공업체는 무제한 통화를 제공합니다.

통화 기록 — 통화 기록은 직원, 특히 영업 팀의 성과를 연구하고 고객에게 제공하는 경험을 측정하는 좋은 방법입니다. 통화 기록은 통화 날짜 및 시간, 지속 시간, 발신자 ID, 통화 수락 또는 음성 메일 전송 여부와 같은 주요 세부 정보를 제공할 수 있습니다.

이것은 많은 공급자가 제공할 수 있는 기본 기능입니다. 8×8은 통화 기록 로깅, 통화 기록 관리 기능 및 계획 내에서 통화 기록 메트릭을 제공합니다.

최신 VoIP 솔루션에서 얻을 수 있는 다른 이점 고려

회사에서 이미 광대역 인터넷 연결 비용을 지불하고 있고 완전한 인트라넷을 구축했을 수도 있다는 점을 감안할 때 IP 서비스로 전환할 때 마찰을 최소화하고 상당한 비용을 절감해야 합니다. IP 전화를 제외하고는 추가 하드웨어가 필요하지 않습니다.

대부분의 회사는 표준 전화선에서 기대할 수 있는 모든 것(비즈니스 음성 메일 인사말, 통화 대기 등)과 일반적으로 포함되지 않는 긴 기능 목록을 포함하는 비즈니스 VoIP 회선에 대해 한 달에 약 20달러를 청구합니다. 기존 전화 서비스를 제공하거나 전혀 사용할 수 없습니다.

선택한 VoIP 제공업체에서 향상된 기능을 기대할 수 있습니다. 다음은 주의해야 할 사항입니다.

IVR — Hosted IVR(대화형 음성 응답)은 발신자를 필요한 부서로 안내하기 위해 발신자에게 대화형 메뉴를 제공하는 전화 통신 메뉴 및 라우팅 시스템입니다. 지능형 시스템이므로 IVR은 발신자의 예/아니오 또는 숫자 관련 답변과 관련된 작업을 수행할 수 있습니다. 이 기능은 직원의 시간과 생산성을 되돌려주고 고객의 대기 시간을 단축합니다.

자동 교환 — 이 기능은 조직에서 접수원의 역할을 대체하는 데 도움이 될 수 있습니다. 따라서 발신자가 올바른 상대방에게 연결하기 위해 먼저 접수원에게 말하도록 요구하는 대신 올바른 부서의 내선 번호와 연결된 번호를 누르기만 하면 됩니다. IVR과 마찬가지로 이 기능을 사용하면 조직의 시간과 비용도 절약할 수 있습니다.

화상 회의 — 대부분의 VoIP 공급자는 전화 요금제에 다른 통신 방법을 포함합니다. 화상 회의는 가장 인기 있는 옵션 중 하나입니다. 이것은 단순히 PSTN 전화 시스템이 제공할 수 없는 기능입니다.

특정 IP 전화 요금제에 대한 화상 회의 기능을 사용하면 수백 명의 참가자가 한 번에 참여할 수도 있으므로 팬데믹 기간 동안 가능한 한 회사 대면 회의에 가까이 갈 수 있습니다.

모바일 앱 — 대부분의 VoIP 전화 제공업체에는 자체 소프트폰 앱이 있어 이동 중에 업무용 전화를 받을 수 있습니다. 이 앱은 기존의 음성 통화 외에도 화상 채팅 및 SMS 비즈니스 메시징을 허용하는 경우가 많습니다. 일반적으로 각 장치에 저장된 이전 대화의 정보를 사용하여 통신 수단 간에 전환할 수 있습니다.

통합 커뮤니케이션에 대한 추세가 증가함에 따라 VoIP는 또한 비즈니스 운영 전체의 중앙 집중화를 가능하게 합니다. 대부분의 VoIP 플랫폼은 Salesforce와 같은 외부 플랫폼과의 통합을 지원하므로 커뮤니케이션 및 기타 응용 프로그램을 한 위치에 통합할 수 있습니다. 여기에는 통합 커뮤니케이션에 대한 초보자 가이드를 최근에 요약한 긴 이점 목록이 함께 제공됩니다.

선택 검토

전화 서비스가 발신음 이상의 기능을 제공하지 않고 이에 대해 월 20달러 또는 30달러 이상을 지불하는 경우 여러 공급자의 VoIP 패키지를 사용하는 것이 훨씬 나을 것입니다. 다음은 수백 명의 GetVoIP 사용자 평가에 따른 최고 등급의 5개 비즈니스 VoIP 제공업체에 대한 분석입니다.

결론: VoIP는 비즈니스 전화 요금을 줄이는 가장 좋은 방법입니다

전화 회사가 청구서를 부풀리는 모든 창의적인 방법과 더 낮은 요금을 협상할 수 있는 모든 방법에 대해 VoIP는 중소기업 전화 서비스 요구 사항에 대한 비용을 절약하는 가장 쉬운 방법일 수 있습니다.

클라우드 기반 통신 플랫폼은 단순히 기존 전화 서비스보다 저렴할 뿐만 아니라 운영 효율성과 고객과 내부 및 내부 커뮤니케이션 능력의 전반적인 효율성에 상당한 영향을 미칠 수 있는 광범위한 기능을 가능하게 합니다.