비즈니스 프로세스 자동화 및 이것이 기업 효율성을 주도하는 방법

게시 됨: 2022-01-13

모든 회사에는 수동으로 발생하는 수백 개의 내부 작업이 있습니다. 영역은 소요되는 시간이나 수행되는 기능에 관계없이 임무와 목적을 수행하도록 구성됩니다. 그렇다면 프로세스 자동화 및 디지털 혁신을 시작하지 않는 이유는 무엇입니까?

시장의 끊임없는 진화와 변화하는 트렌드에 직면한 기업은 프로세스를 자동화하기 위해 시간과 자원을 낭비하는 작업을 접어야 합니다.

요즘에는 방대한 프로세스를 수동으로 수행하는 회사에 대해 이야기하는 것이 이상하게 보이지만 그렇지 않습니다. 전 세계 조직의 69%가 아마도 무지 또는 혁신에 대한 두려움 때문에 디지털 혁신에 뛰어들지 못했습니다.

사실 프로세스를 자동화하지 않는 회사는 기술의 도움으로 완료할 수 있는 작업에 과도한 시간을 할애합니다.

비즈니스 프로세스 자동화란 무엇입니까?

비즈니스 프로세스 자동화에 대해 이야기할 때 비즈니스에서 반복되는 작업이나 프로세스를 실행하는 기술을 말합니다. 이를 통해 비용을 최소화하고 효율성을 높이며 점점 더 복잡해지는 운영을 간소화할 수 있습니다.

디지털 혁신은 자동화와 많은 관련이 있습니다. 그것은 새로운 기술의 도움으로 비즈니스 프로세스의 최적화를 설명합니다.

자동화된 프로세스는 효율성을 높이고 합리적인 표준을 생성하며 궁극적으로 조직이 시간, 비용 및 리소스를 절약하는 데 도움이 됩니다. 그것은 또한 기계에 더 쉽게 접근할 수 있고 조직의 가장 높은 수익으로 이어지기 때문에 반복적인 대용량 작업을 구성합니다.

팀이 운영 데이터 분석 및 상태 보고서 검토와 같이 자동화할 수 있는 작업에 거의 20%의 시간을 소비한다는 사실을 알고 계셨습니까? 이러한 이유로 CEO들은 프로세스 자동화가 트렌드가 되었음을 이해하고 이를 통합하기 위해 노력하고 있습니다.

예를 들어, 대규모 고객 기반에 전화를 걸어 후속 조치를 취하는 영업 에이전트는 전화를 설정하고, 미리 알림을 생성하고, 캘린더 또는 고객 데이터베이스를 자동으로 업데이트하는 제어 및 자동화 시스템을 사용하는 것이 좋습니다. 영업 또는 기술 지원 분야의 특성을 고려하여 동일한 예가 적용됩니다.

그러나 자동화가 일부 영역에만 도움이 된다고 생각하지 마십시오. 프로세스 자동화는 전체 비즈니스를 포괄하고 애플리케이션을 통합하는 교차 기능 측면에서 가장 효과적입니다. 이 가이드의 뒷부분에서 프로세스 자동화의 모든 이점을 발견하게 될 것입니다.

비즈니스 프로세스 자동화 도구가 작업 공간을 파괴하는 방법

각 회사는 자체 요구 사항을 이해하기 위해 철저한 분석을 수행하여 가장 많은 이점을 보고하는 영역에서 자동화를 구현해야 합니다.

이 가이드에서는 시장에서 가장 일반적인 유형의 프로세스 자동화를 선택했습니다.

1. 지식 기반

이러한 유형의 프로세스 자동화는 시장에서 관련성을 얻었습니다. 밀레니얼 세대는 고객에게 서비스를 요청하기 전에 답변을 찾기 위해 검색 엔진을 점점 더 많이 사용합니다. 또한 Econsultancy는 고객의 51%가 더 대화형이고 사용하기 쉽기 때문에 지식 기반을 통한 기술 지원을 선호한다는 사실을 발견했습니다.

마찬가지로, 밀레니얼 세대 고객의 67%는 작년에 고객 서비스(지식 기반과 같은 새로운 도구 구현 포함)에 대한 기대치를 높였다.

현실은 고객들이 소비 습관을 바꾸고 더 독립적일 수 있는 도구를 선호한다는 것입니다.

2. 자기 관리

Forbes 잡지에 따르면 고객의 40%는 개인적으로 문제를 해결하는 것이 더 편안하고 질문에 "바보"처럼 들리고 싶지 않기 때문에 인간과의 접촉보다 셀프 서비스를 선호한다고 밝혔습니다.

셀프는 디지털 채널을 사용하여 고객이 주문하고, 질문에 답변하고, 대리인의 도움 없이 관리 또는 서비스를 찾는 전략입니다.

인공 지능을 사용하여 소비자에게 자율성, 민첩성 및 효율성을 제공하는 고객 서비스 시스템입니다.

이 시점에서 우리는 지식 기반을 참조하고 있으며 그들 사이에 차이점이 없다고 생각할 수 있습니다. 그러나 셀프 서비스는 고객 경험에 초점을 맞추기 때문에 훨씬 더 나아갑니다.

3. 고객 관계 관리

회사의 프로세스 자동화에 대해 이야기할 때 이 범주의 위대한 스타 중 하나인 영업 CRM을 잊을 수 없습니다.

영업용 CRM에 대한 가이드에서는 이러한 종류의 소프트웨어를 "모든 고객 데이터를 한 곳에서 구성하고 영업 팀이 관리 작업을 자동화하고 프로세스를 구성하며 파이프라인을 최적화 및 관리할 수 있도록 하는 기술 도구"로 정의합니다.

정의는 명확하고 정확합니다. 몇 가지 뉘앙스를 다루고 있으며 CRM이 영업 담당자를 일상적으로 돕는 편리한 도구임을 나타냅니다.

4. 옴니채널 주의

옴니채널은 고객에게 양질의 관리와 서비스를 제공하기 위해 사용할 수 있는 전략입니다.

옴니채널 자동화에 대해 이야기하는 것은 다른 유형의 프로세스 자동화에 대해 이야기하는 것입니다. 모든 사람이 직원의 시간을 최적화하고 고객 경험을 개선하는 우산 아래에 있습니다.

옴니채널 전략은 비즈니스 프로세스 자동화를 용이하게 하고 모든 채널이 잘 통합되면 사용자는 당시의 요구에 가장 적합한 채널을 사용하는 이점을 얻습니다.

위에서 언급한 프로세스 자동화의 유형을 고려하면 옴니채널의 몇 가지 기능과 디지털 변환으로의 도약을 위한 중요성을 알 수 있습니다. 각각은 옴니채널 전략 내에서 비즈니스의 시간과 리소스를 최적화하는 기본적인 역할을 합니다.

비즈니스가 운영을 자동화해야 하는 5가지 이유

프로세스 자동화는 이를 구현하는 회사에 일련의 이점을 제공합니다. 선험적으로 우리는 많은 시간이 필요한 일부 작업을 피하는 협력자와 작업 팀이 가장 큰 수혜자가 될 것이라고 생각할 수 있습니다.

그러나 진실은 조직과 고객에게도 이익이 된다는 것입니다. 다음은 프로세스 자동화의 7가지 이점입니다.

1. 생산성 향상

모든 관리자의 꿈은 근무 시간을 연장하거나 더 많은 리소스에 투자하지 않고도 팀의 생산성을 높이는 것입니다. 일부 작업은 불필요한 노력이 필요하며 자동화되어 생산성을 높일 수 있습니다.

예를 들어, 전문가는 문서를 수동으로 찾는 데 평균 18분이 소요되며, 이는 업무 시간의 20~40%에 해당하며 하루 중 50%를 정보 검색에 보냅니다.

이러한 프로세스를 자동화하여 달성할 수 있는 것을 상상해 보십시오!

실제로 작업 팀은 고객 서비스 및 관심 개선, 하루 중 교육을 수행하거나 지식을 늘릴 수 있는 공간을 확보하는 것과 같은 다른 활동에 시간을 할애하는 것이 좋습니다.

회사 영역의 60%는 비즈니스 프로세스와 관련된 자동화를 통해 시간의 30%를 절약할 수 있습니다. 이 개선 사항은 제안된 목표를 준수하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있으므로 생산성 향상에 반영됩니다.

2. 디지털 트랜스포메이션을 향한 도약

디지털 혁신은 그 경로에 있지 않은 조직에게 복잡하고 압도적인 목표처럼 보일 수 있습니다. 그러나 프로세스 자동화는 회사가 관리 작업 시간을 줄여 다른 측면의 개선에 집중할 수 있도록 하는 지속적인 혁신 문화를 채택하는 기본적인 단계가 될 수 있습니다.

원칙적으로 리소스의 더 넓은 가용성과 수요에 따른 과정 변경이 필요한 수동 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 약간의 차이가 발생하면 팀의 시간을 더 잘 활용하기 위해 프로세스를 자동화하는 것이 더 쉬울 것입니다.

3. 보다 명확한 프로세스

자동화에는 회사의 각 프로세스에 대한 특정 명확성과 이해가 필요합니다. 프로세스 실행과 관련된 작업을 담당하는 사람을 모른다면 워크플로를 효과적으로 설계하고 자동화할 수 없습니다.

프로세스 매핑은 교육 리소스 역할을 하고 모든 직원을 명확히 할 수 있습니다. 자동화된 프로세스를 분석하여 얻은 정보는 현재 진행 중인 프로세스와 최종 버전 간의 차이를 보여줄 수 있습니다.

4. 보다 민첩한 프로세스

중복처럼 보이지만 프로세스 자동화의 큰 결과 중 하나는 단순화입니다. 명확한 책임, 결과 분석, 사용자 정의 가능한 알림, 가치 있는 통찰력, 빠른 처리 시간을 통해 로우 엔드 활동을 쉽게 제거하고 부가가치 작업 개선에 집중할 수 있습니다.

5. 업무이행에 관한 기록

프로세스 자동화를 사용하면 특정 활동의 모든 세부 사항에 대한 기록 보관도 있습니다. 내부 감사 또는 평가 중에 규정 준수를 입증하기 위해 이 정보를 제시할 수 있습니다.

여러 산업을 위한 5가지 최고의 비즈니스 프로세스 자동화 솔루션

운영 자동화의 가장 큰 이점은 비용 절감, 생산성, 가용성, 안정성 및 성능 향상입니다.

1. 비용 절감

자동화에는 많은 이점이 있으며 이것이 주요 이점 중 하나입니다. 모든 기업은 수익성을 높여야 하는 국제적 압력에 직면해 있습니다. 이를 달성하기 위한 한 가지 접근 방식은 비용 절감입니다. 그러나 데이터 센터의 기능을 줄이는 것은 회사 전체에 부정적인 영향을 미칩니다.

자동화 소프트웨어는 비용을 억제하고 줄이기 위한 보다 혁신적이고 더 나은 접근 방식입니다. 그것이 제시하는 가장 중요한 기회는 고객(최종 사용자) 서비스를 늘리면서 비용을 체계적으로 줄이는 것입니다.

경영진은 종종 이러한 절약 가능성을 간과합니다. 대부분의 최신 서버는 운영 비용이 낮아 총 소유 비용이 저렴합니다. 운영 인력의 비용은 총 비용의 71%에 이를 수 있습니다.

2. 생산성 향상

프로세스 및 작업 자동화의 두 번째 주요 이점은 생산성이 크게 향상된다는 것입니다. 조직의 기술 요구 사항이 증가함에 따라 생산성이 중요한 문제가 됩니다. 일반적으로 일부 비즈니스 영역에는 효율성과 생산성을 높일 수 있는 도구가 있기 때문에 IT 운영은 뒷전으로 밀려났습니다.

데스크탑 생산성 소프트웨어의 확산은 사무실 및 인사 환경에서 상당한 성과를 거두었습니다. 그러나 IT 전문가의 작업량을 완화하는 대신 PC의 보급으로 인해 더 많은 작업을 수행해야 합니다.

사람들이 컴퓨터를 더 많이 사용함에 따라 시스템도 더 많이 요구합니다. 더 많은 사용자가 더 많은 작업을 생성하고 인쇄된 보고서를 줄였음에도 불구하고 인쇄 출력이 증가했습니다.

온라인 트랜잭션 및 클라이언트/서버 시스템에 대한 추세에도 불구하고 배치 워크로드는 계속해서 증가하고 있습니다. 배치 작업은 여전히 대부분의 CPU 시간을 소비하며 대기업에서는 작업이 계속 열려 있습니다.

3. 가용성

가용성은 프로세스 자동화의 세 번째 큰 이점입니다. 기업은 컴퓨터에 점점 더 의존하고 있습니다. 사람들은 온라인 시스템을 통해 일상 업무를 수행합니다. 구매 주문 로딩, 예약, 조립 지침, 배송 주문 및 목록이 계속됩니다. 컴퓨터를 사용할 수 없으면 회사는 어려움을 겪습니다.

몇 년 전에는 컴퓨터를 몇 시간 동안 사용할 수 없었습니다. 클라우드 컴퓨팅이 대량으로 사용되는 이 시대에 중요한 시스템이 중단되면 수백만 달러의 매출 손실이 발생하고 회사의 명성이 손상될 수 있습니다.

4. 신뢰성

생산성은 자동화의 명백한 이점입니다. 그러나 신뢰성은 왕관의 진정한 보석입니다. 이는 우수한 IT 운영 부서의 초석이며, 이것이 없으면 혼란, 혼란 및 불만을 가진 사용자를 만듭니다.

IT 운영에는 두 가지 상반된 기술이 필요합니다. 한편으로 운영 담당자는 운영 체제의 복잡성을 이해하고 문제가 발생할 때 이를 분석 및 해결하는 것과 같은 고도의 기술적 기술이 필요합니다. 반면에 이 사람은 버튼을 누르고 용지를 넣는 데 만족해야 합니다.

자동화된 프로세스는 작업을 잊어버리거나 순서를 벗어나지 않도록 하고, 데이터를 올바르게 입력하고, 필요한 모든 특수 처리가 발생하도록 합니다.

5. 성능

프로세스 자동화의 다섯 번째 이점은 현저한 성능 향상과 관련이 있습니다. 모든 회사는 환경이 순종처럼 작동하기를 원합니다.

컴퓨팅의 발전으로 인해 매년 더 빠르고 저렴해 지지만 요구 사항은 항상 전체 용량으로 작동하고 결국 컴퓨팅 인프라의 기능 수준을 초과해야 합니다. 이로 인해 많은 회사에서 시스템 성능을 개선하고자 합니다.

성능 향상을 위한 두 가지 옵션은 하드웨어를 업그레이드하거나 새 시스템을 구입하는 것입니다. 그리고 두 옵션 모두 비쌉니다. 더 나은 성능을 위해 시스템을 조정하고 구성하는 것도 가능하지만 일반적으로 하루 24시간 사용할 수 없는 고도로 숙련된 사람의 작업이 필요합니다.

그리고 주어진 워크로드에 대해 시스템을 구성하면 워크로드가 변경되면 구성이 더 이상 최적이 아닙니다. 자동화 소프트웨어는 이러한 문제를 해결하고 시스템 성능을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

결론

프로세스 자동화는 트렌드가 되었으며 기업은 시장 강등을 피하기 위해 적응해야 합니다. 물론 조직마다 우선 순위가 있지만 기술이 많은 작업을 최적화하고 팀의 생산성을 높이는 수단이라는 점은 부인할 수 없습니다.

디지털 트랜스포메이션이 어떻게 수동 작업을 혁신하고 인적 오류를 최소화했는지 생각해 보십시오. 자동화할 프로세스를 식별하는 것은 디지털 혁신을 향한 회사의 경로를 재정의하는 데 필수적입니다. 직원들은 더 복잡하고 중요한 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있고 조직은 이점을 누릴 수 있습니다.

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