2019년 비즈니스 음성 메일 인사말을 최적화하기 위한 15가지 팁

우리 모두는 가장 바쁠 때 생계를 위해 무엇을 하든 하루 중 모든 사람의 필요를 충족할 시간이 충분하지 않다는 것을 압니다. 대부분의 사람들은 음성 메일이 유익하고 실행 가능하다면 이를 이해하고 수용합니다. 개인화된 경험이 가장 중요한 2019년에는 기업이 고객 경험을 우선시하고 고객을 중심으로 전략을 수립하는 것이 필수적입니다.

고객이 신호음 후에 메시지를 남기도록 권장하는 비즈니스 음성 메일 인사말을 만드는 것도 중요합니다. 이를 확인하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 비즈니스 음성 메일 인사말을 최적화하기 위한 15가지 팁을 공유합니다.

1. 문제점 파악

비즈니스 음성 메일 인사말의 초안을 작성하고 구현하기 전에 문제점을 식별해야 합니다. 예를 들어, 클라이언트가 음성 메일에 충분한 컨텍스트를 남기지 않아 화가 난 경우 음성 메일에 필요한 내용을 명확하게 명시해야 합니다. 고객이 비즈니스 운영 방식에 익숙하지 않고 업무 외 시간에도 계속 전화를 건다면 전화를 걸기에 가장 좋은 시간을 파악하고 아침에 가장 먼저 메시지에 응답하겠다고 말하세요.

문제점을 식별하는 한 가지 방법은 팀과 만나 그들의 하루와 고객의 하루를 더 힘들게 만드는 요소에 대해 논의하는 것만큼 간단할 수 있습니다. 고객이 스스로 찾기 위해 애쓰는 것을 예상함으로써 고객이 음성 메일을 남기기 전에 잠재적으로 문제를 해결할 수 있거나 최소한 올바른 방향으로 안내할 수 있습니다. 이렇게 하면 클라이언트가 보다 쉽게 ​​탐색할 수 있는 경험을 제공하여 보다 조직적인 프로세스로 이어짐으로써 자신의 고통을 완화하는 데 도움이 됩니다.

2. 고객의 불만 사항 파악

한 가지 기억해야 할 것은 그것이 당신에 관한 것이 아니라는 것입니다. 예, 무엇이 당신의 삶을 더 쉽게 만드는지 인식해야 하지만 고객이 들어야 하는 실행 가능한 음성 메일 인사말의 종류를 결정하려면 무엇이 고객의 삶을 더 어렵게 만드는지 알아야 합니다. 물론 이것은 당신의 삶도 더 쉽게 만들어 줄 것입니다.

적절한 사람에게 안내하거나 안내하지 않을 수 있는 IVR 메뉴를 통해 앉기를 원하십니까? 그들은 당신이 1인/여성 팀이고 메뉴를 통해 앉을 이유가 없다는 것을 알고 있습니까? 메뉴를 완전히 건너뛰고 가능한 한 빨리 메시지를 남길 수 있도록 하십시오. 추가 단계를 추가하거나 고객이 간단한 음성 메일을 남기는 데 어려움을 겪도록 만들 이유가 없습니다. 고객의 고충이 무엇인지 식별하면 불필요한 스트레스로부터 모든 사람을 구하기 위해 고객이 무엇을 하기를 원하는지 훨씬 더 쉽게 결정할 수 있습니다.

3. 클릭 유도문안 식별

문제점을 식별하면 음성 메일 인사말에 어떤 지침이 있어야 하는지 훨씬 쉽게 식별할 수 있습니다. 우리는 이전에 이에 대해 힌트를 주었으므로 다른 예를 들어 보겠습니다. 고객이 음성 메일을 남기기를 원하지만 문제와 관련하여 추가 도움을 받기 위해 웹사이트를 방문하기를 원하면 메시지를 듣는 동안 쉽게 적을 수 있는 웹사이트 주소와 같이 명확한 행동 촉구를 제공하십시오.

클릭 유도문안은 발신자가 듣는 동안 이해하기 쉽고 수행하기 쉬워야 합니다. 효과적인 클릭 유도문안을 사용하기 위한 한 가지 팁은 직접 테스트하는 것입니다. 전화로 들으면서 전체 웹사이트 URL을 기록할 수 있습니까? 진행 상황에 따라 너무 빨리 말하고 지시를 따르기에는 너무 복잡한지 여부를 결정할 수 있습니다. 클릭 유도문안을 조정하면 문제점을 제거하고 고객 경험을 개선하는 데 상당한 차이를 만들 수 있습니다.

4. 호출자에게 프로세스에 대해 지시

가능한 한 원활하게 하루를 운영하면서 고객 경험을 최적화하기 위해 어떤 종류의 작업을 수행해야 하는지 알았으므로 이제 고객이 원하는 작업을 수행하는 방법을 알고 있어야 합니다. 클릭 유도문안은 기업이 원활한 경험을 보장하기 위해 비즈니스 음성 메일 인사말을 최적화할 때 따를 수 있는 쉬운 프로세스로 전면 중앙에 표시되어야 합니다. 사람들은 마감 시간이 다가오면 빠른 답변을 원하고 한 팀에서는 너무 많은 정리되지 않은 정보만 처리할 수 있습니다.

음성사서함을 남기고 싶다면 처음부터 "이름, 부름 이유, 연락할 수 있는 가장 좋은 방법을 남겨주세요."라고 말하십시오. 정상 업무 시간에 다시 전화하기를 원하면 "정상 업무 시간에 다시 전화해 주십시오."라고 말하십시오. 그들이 긴 대화를 위해 준비된 전화를 걸도록 하려면 "저희 웹사이트의 FAQ 페이지를 참조하세요"와 같이 말한 다음 URL을 제공할 수 있습니다. 셀프 서비스는 결코 과소 평가되어서는 안됩니다.

5. 간단한 인사말

고객이 메시지를 남길 때 무엇을 하기를 원하는지 알았으므로 메시지가 명확하게 전달되는지 확인해야 합니다. 동료 몇 명이 실행하여 인사말이 맞는지 물어보고 필요한 경우 조정하십시오. 너무 빨리 말하면 속도를 줄이세요. 회계는 가장 매력적인 직업이 아닙니다.

발신자가 잘 모르는 주제에 대해 도움을 요청할 수 있다고 느끼는 것이 더 중요합니다. 인사말을 단순화하는 정말 쉬운 방법은 더 작은 단어를 사용하는 것입니다. 세 살짜리 아이에게 원하는 것을 설명하는 자신을 상상해 보십시오. 당신의 고객은 바보가 아니지만 일반적인 비즈니스 전문 용어에 항상 익숙하지는 않을 것입니다. 익숙하지 않은 부분, 불필요한 세부 사항 및 기술 정보를 수용할 수 있도록 인사말을 조정해야 합니다.

6. 단어 선택에 주의(동사 구체적으로)

비즈니스 음성 메일 인사말에서 간단하고 이해하기 쉬운 메시지를 전달하는 것의 중요성에 대해 언급했지만 이제 단어 선택에 대해 이야기해야 합니다. 비즈니스 음성 메일 인사말에서 단어 선택에 세심한 주의를 기울이십시오. 특정 단어는 사용자가 실제로 의미한 바를 다른 사람이 깨닫기 전에 특정 행동을 유발합니다. 다음은 단어 선택이 고객과 회계사 사이에 혼란을 초래할 수 있는 방법에 대한 구체적인 예입니다.

진료실의 한 비서가 음성사서함 인사말을 만들어 “만약 우리와 예정된 회의가 있다면 작년의 모든 의료 문서 사본을 사용할 수 있으니 미리 준비하세요.”라고 말합니다. "할 수 있다"라는 단어를 사용하면 환자에게 작년 문서가 반드시 "필요"하지 않다는 인상을 줍니다. "할 수 있다"와 "필요하다"의 차이점이 보이시나요? 귀하의 단어 선택은 향후 회의에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 고객이 특정 행동을 하도록 하려면 클릭 유도문안을 표현하는 방법에 세심한 주의를 기울여야 합니다.

7. 명확하게 말하라

하루 중 바쁜 시간에 음성 메일 인사말을 녹음하고 배경 소음이 많은 경우 고객이 수행하기를 원하는 클릭 유도문안을 방해할 가능성이 있습니다. 전화에 직접 말하지 않고 목소리가 끊어지면 전화를 입에 더 가까이 대고 천천히 말하고 필요한 경우 대본을 읽으십시오.

실행 가능한 비즈니스 음성 메일 인사말을 남기는 과정에 있을 때 잠재적인 잘못된 의사 소통의 위험을 감수할 수 없습니다. 각 단어를 명확하게 발음하고 싶습니다. 비즈니스 음성 메일 인사말을 만들 때 현재 위치와 수행 중인 작업을 염두에 두십시오. 소매업에서 일하고 있고 휴일 인사말을 만들려고 하는 경우 명확하게 생각하고 말할 수 있도록 끝없는 줄에서 벗어나고 싶을 수 있습니다.

8. 스크립트 만들기

연습이 완벽을 만듭니다. 또 다른 분명한 사실이지만 강조해야 합니다. 음성사서함 인사말이 진짜처럼 들리도록 하려면 연습이 필요합니다. 당신이 단순히 들리고 급하게 느껴지는 인사말을 함께 던지면 고객은 당신이 그것을 떠나도록 내버려 두지 않을 것입니다. 당신은 당신이 정말로 신경 쓰지 않는 것처럼 보일 것이고, 그것은 당신이 고객 경험을 우선시하고 있다는 것을 누구에게도 납득시키지 못할 것입니다.

당신의 고객이 당신이 신경 쓰지 않는다고 느끼면 다른 곳으로 가게 될 것입니다. 경험은 비즈니스를 차별화하는 요소입니다. 음성 메일 인사말 스크립트를 작성하여 작은 방법으로 전반적인 경험을 개선하기 위한 큰 노력은 고객이 친구 및 가족으로부터 귀하와 협력하는 것이 얼마나 쉬웠는지 물었을 때 큰 차이를 만들 수 있습니다. 그리고 소셜 미디어 시대에 소문은 빠르게 퍼집니다. 당신이 자리에 없을 때에도 긍정적인 경험을 더 많이 제공할수록 그 사람들은 다시 전화할 가능성이 커집니다.

9. 기술 용어 피하기

때로는 고객이 귀하와 귀하의 동료가 귀하의 비즈니스에 대해 가지고 있는 지식과 전문 지식을 갖고 있지 않다는 사실을 기억하기 어렵습니다. 다시 말하지만, 비즈니스 음성 메일 인사말의 주요 아이디어는 명확하고 실행 가능한 메시지를 제공하는 것입니다. 귀하와 귀하의 동료에게만 의미가 있는 기술 용어를 사용하는 경우 고객이 메시지를 남기도록 권장하기보다는 고객을 소외시킬 것입니다.

이것을 피하는 한 가지 방법은 스크립트를 작성하는 것입니다. 비즈니스 음성 메일 인사말 스크립트를 작성할 때 관점에 따라 두 가지 다른 의미를 가질 수 있는 속어나 비즈니스 전문 용어가 있는지 확인하십시오. 혼동의 가능성이 있는 경우 스크립트를 수정하고 언어를 단순화합니다. 함께 일하지 않는 친구에게 메시지가 명확한지 항상 물어볼 수 있습니다.

10. 시즌제 받기

휴일은 비즈니스, 특히 소매업에 있어 연중 가장 바쁜 시간인 경우가 많습니다. 당연하죠? 분명한 사실이지만, 지친 직원이나 비즈니스 관리자인 당신은 전화를 건 사람이 그것이 당신에게 정확히 무엇을 의미하는지 인식할 수 있다고 얼마나 확신합니까? 그들이 매일 장시간 노동의 고통과 그것이 당신의 정신적, 육체적 상태에 어떤 영향을 미치는지 이해한다고 생각합니까? 그럴 수도 있지만 개인화된 경험을 받는 데 더 관심을 가질 가능성이 있습니다.

그럼에도 불구하고 전화를 건 사람에게 휴일이고 일이 바쁘고 비즈니스를보다 원활하게 운영하고 가능한 한 많은 고객에게 다가 가기 위해서는 고객이 자세한 메시지를 남겨야한다는 것을 상기시켜야합니다. 휴가철이고 상황이 느려질 것임을 표현하려면 음성 메일 인사말이 필요합니다. 연중 가장 바쁜 시간임을 인식하여 투명하게 유지하면 고객이 기다릴 수 있습니다. 이는 고객 경험을 개선하고 더 환영받는 느낌을 주는 데 도움이 됩니다.

11. 음질 모니터링

귀하의 회사는 어떤 종류의 업무용 전화 서비스를 사용합니까? 최근에 업데이트되지 않았거나 일반적으로 더 나은 음질을 제공하는 고급 VoIP 전화로 전환하지 않았다면 업그레이드할 때입니다. 사용하는 장비가 모든 차이를 만들 수 있습니다. 결국 사람들은 그런 사소한 것들로 당신의 사업을 판단하고 있습니다.

완벽한 비즈니스 음성 메일 인사말을 생각해 낼 수 있지만 품질이 낮거나 정적이 있거나 볼륨이 너무 낮거나 너무 높거나 단어가 끊어지면 고객을 소외시키고 고객이 생각하도록 내버려 두는 것입니다. 매우 중요한 첫인상을 기준으로 신경 쓰지 마십시오. 해결책은 간단합니다. 휴대전화로 전화를 겁니다. 비즈니스 음성 메일 인사말은 어떻게 들립니까?

12. 통화별 KPI 모니터링

남아 있는 음성 메일 수와 같은 KPI는 가장 작은 변경 사항이 수신된 음성 메일 수에 얼마나 큰 영향을 미치는지 보여주는 훌륭한 지표가 될 수 있습니다. 더 크게 말하기로 결정했다면 잠재적인 증가 또는 감소를 추적하여 변경 사항이 영향을 미쳤는지 확인하십시오.

회사 A/B가 웹사이트, 광고, 통화 스크립트 및 변경이 필요한 모든 것을 테스트하는 것과 유사하게 이를 미세 조정할 수 있습니다. 통화의 더 많은 요소를 볼수록 음성 메일 인사말을 최적화할 가능성이 높아집니다. "안녕하세요"라고 인사하지 않고 바로 인사를 시작했다면, 두 번째 시도에서 뒤로 돌아가서 더 개인적인 인사를 하세요.

13. IVR 업데이트(있는 경우)

오늘날 대부분의 기업은 발신자를 도달해야 하는 부서로 안내하는 일종의 IVR 시스템을 갖추고 있습니다. 불행히도 우리가 직면하는 일반적인 문제는 메뉴가 찾고 있는 것과 일치하지 않거나 현재 비즈니스 전략과 일치하지 않는다는 것입니다. 상담원과 반드시 ​​대화해야 한다는 사실을 깨닫기 위해 올바른 번호가 눌러지기를 기다리며 메뉴를 둘러본 적이 몇 번이나 있습니까?

발신자는 최소한 음성 메일을 남기지 못하게 하는 메뉴를 보며 시간을 보내지 않을 것입니다. 발신자가 상대방의 내선 번호를 알고 있는 경우 옵션은 "음성 메일을 남기려면 1번을 누르십시오." 또는 이와 같은 옵션이 될 수 있고 또 그래야 합니다. 그렇게 하면 클라이언트는 에이전트와 이야기할 필요 없이 자신의 우려를 표현하는 것처럼 느낄 수 있고 에이전트가 다른 작업을 하는 동안 전화를 받지 못해 미안하다는 느낌을 받을 수 있습니다.

14. 고객이 준비할 수 있도록 지원

모든 비즈니스의 주요 문제 중 하나는 고객이 전화 통화나 준비된 회의에 참석하지 않을 때입니다. 예를 들어, 귀하가 변호사라면 귀하의 고객이 문서를 준비하고 와서 준비해야 합니다. 또한 정리하고 제출해야 하는 서류가 엄청나게 많다는 것을 알고 있습니다. 마감 시간도 촉박한 경우가 많습니다. 그리고 클라이언트가 모든 서류에 쉽게 접근할 수 있도록 하는 것이 필수적입니다.

그 메시지를 전달하는 것도 필수적입니다. 클라이언트가 준비되지 않은 상태로 오면 누락된 문서를 해결하는 데 시간이 낭비된다는 것을 알고 있습니다. 이를 피하려면 음성 메일 인사말이 회의에 참석하는 것의 중요성을 강조하여 프로세스 속도를 높이고 삶을 더 쉽게 만들어 줄 모든 정보로 준비해야 합니다. 클라이언트가 가져와야 하는 가장 일반적인 문서와 정보를 강조 표시하여 올바른 기반에서 시작할 수 있도록 합니다.

15. 접근성 표현하기

재미있는 사실이 있습니다. 밀레니얼 세대는 게으르지 않습니다. 특히 미국의 기업가 정신을 수용할 때 그렇습니다. 그들은 노동력에서 가장 큰 그룹이며 기업이 그들에게 개인화된 경험을 제공하는 것이 필수적이라는 것을 알고 있습니다. 젊은 고객을 대상으로 하려는 경우 음성 메일 인사말에는 고객과 함께 일하고 싶은 마음이 반영되어야 합니다.

이렇게 하려면 "나는 당신과 이야기하고 가능한 한 빨리 문제나 우려 사항을 해결하기를 기대합니다."라고 말하면 됩니다. 이것은 당신이 당신의 메시지를 읽고, 그 메시지에 응답할 것이고, 고객의 크든 작든 상관없이 모든 문제를 해결할 것임을 의미합니다. 자신의 접근성을 높여 멘토 역할을 하는 것은 전반적인 고객 경험을 개선하는 좋은 방법입니다. 비즈니스 음성 메일 인사말에 이를 반영하는 것은 지금 전화를 받을 수 없는 경우에도 고객에게 우선 순위가 어디에 있는지 보여줄 수 있는 좋은 방법입니다.

마지막 말

비즈니스 음성 메일 인사말은 최적화하기가 전혀 어렵지 않습니다. 결론은 준비하고, 모든 상호 작용이 원활하게 진행되도록 하고, 메시지를 이해하기 쉽고 명확하게 표현하고, 열린 마음과 낙관적인 태도를 유지하는 데 필요한 것이 무엇인지 아는 것입니다.

사업주와 일반 고객은 휴일과 같이 일이 바쁠 때가 있다는 것을 알고 있습니다. 전화를 받을 수 없었던 이유를 투명하게 밝히면 사람들은 일반적으로 이해하고 귀하의 비즈니스에 대해 훨씬 더 기꺼이 인내할 것입니다. 목표가 더 많은 사람들이 음성 메일을 남기도록 권장하는 것이라면 인사말은 실행 가능해야 하며 발신자가 무엇을 하기를 원하는지 명확하게 지시해야 합니다. 발신자가 음성 메일로 이동하도록 하는 것이 세상의 끝은 아닙니다. 일어날 것이므로 최대한 활용해야 합니다.

이 15가지 팁은 시작점일 뿐입니다. 일부는 귀하의 비즈니스에 적용될 수 있습니다. 일부는 그렇지 않을 수 있습니다. 그러나 주의를 기울이는 것이 중요한 이유는 구현하기가 얼마나 쉬운가 하는 것입니다. 그들은 또한 고객 경험이 항상 최우선 순위임을 보장합니다. 그렇지 않은 경우 이미 그러해야 합니다. 하루 중 바쁜 순간은 고객의 요구를 무시할 만큼 충분한 변명이 되지 않습니다. 이러한 팁은 즉시 적용되면 비즈니스에 큰 도움이 됩니다.