10가지 필수 팀 공동 작업 기능과 모든 기능을 갖춘 도구

팀 협업 소프트웨어는 직원들이 자신의 책임을 이해하도록 돕고 프로젝트 관리자가 프로젝트 진행 보고서를 모니터링할 수 있도록 합니다.

그러나 대부분의 팀은 칸반 보드, 체크리스트, 시간 추적 및 작업 종속성과 같은 이 소프트웨어가 제공하는 추가 협업 기능을 활용하지 않습니다.

이러한 협업 기능과 아래에 설명된 기능을 통해 프로젝트 리더는 작업 관리를 한 단계 더 발전시키고 직원들에게 보다 능률적이고 균형 잡힌 워크플로를 제공할 수 있습니다.

프로젝트 관리자가 찾아야 하는 팀 협업 기능은 무엇입니까?

프로젝트 관리자에게 가장 중요한 팀 협업 기능은 프로젝트 진행 상황과 전체 팀 워크플로에 대한 실시간 통찰력을 제공하는 기능입니다.

아래 기능은 감독자로서 팀 리더의 역할을 개선하고 개인, 팀 전체 및 회사 전체를 기반으로 직원과 더 쉽게 의사 소통할 수 있도록 합니다.

적절한 팀 온라인 협업 도구는 프로젝트 관리자가 신속하게 장애물을 해결하고 직원 워크로드의 균형을 맞출 수 있도록 하는 기능을 제공합니다. 그들은 또한 팀원들에게 장단기적 책임에 대해 알도록 합니다.

작업 할당

찾아야 할 가장 필수적인 팀 협업 기능은 작업 생성 및 할당입니다.

팀 리더는 더 큰 프로젝트를 개인 및 팀 차원에서 더 작고 관리하기 쉬운 여러 작업으로 나눌 수 있습니다. 이는 최고의 생산성 팁 중 하나입니다.

작업은 "할 일" 체크리스트 형식으로 생성할 수 있으며 직원은 완료되면 체크아웃할 수 있습니다. 이러한 작업 내에서 하위 작업을 생성하면 중요한 세부 사항이 균열을 통해 빠져나가는 것을 방지할 수 있습니다.

예를 들어, 프로젝트 전체가 "회사 휴일 파티"이고 HR 부서(팀)에 할당되었다고 가정해 보겠습니다.

일부 작업에는 장소 확보, 엔터테인먼트 선택, 날짜 선택, 케이터링 회사 고용이 포함될 수 있습니다. 특정 직원 한 명에게 장소를 찾는 작업을 할당할 수 있으며, 장소의 군중 제한을 확인하고 공간에 대한 계약금을 지불하는 관련 하위 작업을 수행할 수 있습니다.

일부 협업 플랫폼에서는 한 팀 구성원만 특정 작업에 할당할 수 있으므로 프로젝트 관리자가 불만을 가질 수 있습니다. 전체 프로젝트뿐만 아니라 여러 직원과 팀 간의 협업이 필요한 작업을 자주 할당하는 팀 리더는 한 작업에 할당된 사람 수에 제한을 두지 않는 소프트웨어를 선택해야 합니다.

표준 작업 할당 팀 협업 기능 외에도 작업 종속성을 허용하는 소프트웨어 도구도 고려하십시오. 이렇게 하면 직원이 관련 작업이 완료되기 전에 하나의 작업을 수행하거나 프로젝트 계획을 진행하는 것을 방지할 수 있습니다. 위의 이벤트 계획 예제를 계속하려면 작업 종속성을 설정하면 팀 구성원이 장소가 확보될 때까지 엔터테인먼트를 결정할 수 없습니다.

프로젝트 상태 보고

직원에게 작업이나 하위 작업이 할당되면 팀 리더는 기한을 준수하도록 전체 진행 상황을 감독해야 합니다.

팀 구성원이 "진행 중", "시작되지 않음", "멈춤" 또는 "승인 대기 중"과 같은 태그로 작업 진행 상황을 업데이트할 수 있는 협업 기능을 찾으십시오.

이러한 업데이트를 통해 프로젝트 관리자와 다른 팀 구성원은 문제를 신속하게 해결하고 종속 작업을 완료하거나 작업이 완료될 때 더 나은 아이디어를 얻을 수 있습니다. 이렇게 하면 생산성이 향상되고 팀 리더가 프로젝트 진행 상황을 지속적으로 확인하지 않아도 되므로 더 중요한 작업에 시간을 할애할 수 있습니다.

이러한 간단한 상태 업데이트는 회의실에서 또는 문제 또는 마감 날짜에 대해 논의하는 전화 통화를 대신합니다.

다른 팀 협업 소프트웨어와 통합

원격 팀 협업 도구가 아무리 포괄적이더라도 직원과 프로젝트 관리자는 여전히 추가 소프트웨어 및 팀 커뮤니케이션 도구를 사용합니다.

적절한 팀 협업 플랫폼이 이러한 많은 도구를 대체할 수 있지만 직원들은 이미 익숙하거나 단순히 선호하는 소프트웨어를 더 편안하게 사용할 수 있습니다.

큰 학습 곡선과 직원의 좌절을 피하기 위해 선택한 팀 협업 소프트웨어가 필수 응용 프로그램 및 도구와 통합되는지 확인하십시오.

인기 있는 통합은 다음과 같습니다.

• Slack 및 Slack 대안
• Zoom 및 기타 웹 회의 소프트웨어
• G Suite 및 Microsoft 365
• 구글 문서
• 영업
• 스카이프
• 지메일과 아웃룩
• 메일침프
• 자피어
• 소셜 미디어 플랫폼
• 기타 팀 협업 도구

워크플로 관리 기능

미국 직원의 25% 이상이 과로를 자주 느낀다고 합니다. 그러나 연구에 따르면 평균적인 사무직 직원은 매일 약 3시간만 생산성을 발휘할 수 있습니다.

워크플로 및 콘텐츠 관리 협업 기능은 현재 직원의 워크로드, 예정된 마감일 등을 표시하여 이러한 불균형을 수정합니다. 이렇게 하면 직원이 지치거나 업무에 과부하가 걸리는 것을 방지할 수 있으므로 프로젝트 관리자는 팀 구성원 간에 작업 부하를 더 잘 분산할 수 있습니다.

이는 직원의 피로를 방지하고 프로젝트 관리자가 특정 직원의 생산성을 평가하는 데 도움이 됩니다.

또한 시간 추적 도구를 사용하면 팀 구성원이 작업이나 프로젝트를 완료하는 데 걸린 시간을 정확히 추적할 수 있습니다. 이를 통해 향후 프로젝트의 일정을 훨씬 더 현실적으로 설정할 수 있습니다.

프로젝트 템플릿

프로젝트 템플릿은 워크플로 로드맵 역할을 하여 다른 팀, 프로젝트 관리자, 개별 직원, 심지어 조직 외부의 클라이언트나 프리랜서를 연결합니다.

팀 리더가 특정 템플릿 형식을 결정하면 새 프로젝트 개요가 있을 때마다 동일한 템플릿을 다시 만들 필요가 없습니다. 찾아야 할 최고의 공동 작업 기능 중 하나는 나중에 사용할 수 있도록 프로젝트 템플릿을 저장하는 기능입니다.

또한, 애자일 팀 협업 플랫폼은 마케팅 캠페인, 교육 웨비나 생성 경로, 웹사이트 업데이트, 영업 프레젠테이션 등을 위해 미리 만들어진 여러 프로젝트 템플릿을 제공해야 합니다.

직원 생산성을 높이는 팀 협업 기능은 무엇입니까?

프로젝트 관리자는 프로젝트 진행 상황을 더 쉽게 모니터링할 수 있는 팀 협업 기능에 중점을 두어야 하지만 도구가 직원에게 어떤 혜택을 줄 것인지도 고려해야 합니다.

아래 기능은 직원 생산성과 전반적인 협업을 높이는 데 필수적입니다.

공개 및 비공개 메시징 기능

성공적인 팀 커뮤니케이션 및 협업은 직원과 관리자가 실시간으로 서로 연결할 수 있는 인스턴트 메시징 도구에서 시작됩니다.

메시징 기능에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 팀/프로젝트 채널
• 직접 언급 및 태그
• 비공개 채팅
• 그룹 채팅
• 공개 메시지
• 고정된 메시지
• 메시지 스레드
• 검색 가능한 채팅 기록
• 파일 공유 기능
• 전사 토론 ​​게시판

채팅 메시징 기능은 팀 협업 도구에 기본 제공되거나 통합될 수 있음을 기억하십시오.

화상 통화는 일반적으로 팀 협업 앱의 기본 기능은 아니지만 대부분은 Zoom 및 기타 인기 있는 Zoom 대안과 같은 도구와 통합됩니다.

인앱 파일 공유 및 편집

파일을 공유하고 편집하는 기능은 팀 협업에서 가장 중요한 부분입니다. 그러나 파일 공유는 종종 많은 통신 문제, 시간 손실 및 직원 좌절을 야기하기도 합니다.

예를 들어, HR 팀이 신입 직원에게 회사 콜센터 상담원 기술을 가르치기 위해 온보딩 문서를 만들고 있다고 가정해 보겠습니다.

인앱 파일 공유는 판매 피치 스크립트 및 고객 서비스 표준과 같이 이 프로젝트와 관련된 모든 파일에 대한 Wiki 중앙 위치를 제공해야 합니다. 하나의 중앙 위치가 없으면 직원은 이메일이나 채팅 메시지 기록에서 필요한 파일을 찾아 헤매는 데 시간을 낭비하게 됩니다.

또한 해당 파일의 오래된 버전을 변경할 위험이 있습니다.

파일 공유 및 편집 내의 버전 제어 및 문서 관리는 이러한 일이 발생하지 않도록 합니다. 이렇게 하면 각 팀 구성원이 파일의 최신 버전과 모든 편집 내용을 실시간으로 볼 수 있습니다.

마지막으로, 팀 협업 도구가 제공하는 저장 공간의 양과 특정 기간 후에 발생하는 자동 파일 삭제를 평가하십시오.

다중 대시보드 보기

팀 협업 도구는 모두 특정 기본 보기를 제공하지만 직원이 시각적 기본 설정에 따라 해당 보기를 사용자 지정하고 변경할 수 있도록 하는 것은 중요한 기능입니다.

인기 있는 대시보드 보기는 다음과 같습니다.

• 간판 보드
• 체크리스트/할일 목록 보기
• 간트/타임라인 차트
• 캘린더 보기
• 위치 기반 보기

작업 조직

팀 구성원은 선호하는 대시보드 보기를 선택하는 것 외에도 작업을 구성하는 방식을 사용자 지정할 수 있다는 이점이 있습니다.

색상 코딩 및 키워드 태깅 작업을 통해 직원은 특정 프로젝트와 관련된 작업을 빠르게 필터링할 수 있으며 작업의 우선 순위를 지정할 수 있어 다른 팀 구성원은 먼저 처리해야 할 작업을 알 수 있습니다.

작업은 마감일, 전체 비용, 위치, 예상 소요 시간 및 현재 진행 상태별로 구성할 수도 있습니다.

실시간 알림

많은 원격 작업의 이점이 있지만 단점 중 하나는 이러한 수준의 유연성으로 인해 전자 메일 받은 편지함이 막혀 중요한 알림이 쉽게 묻힐 수 있다는 것입니다. 또한 다른 시간대와 반대 일정에서 일하는 팀원들은 실시간 커뮤니케이션을 어렵게 만듭니다.

모바일 장치용 데스크탑 및 푸시 알림을 사용하면 어디서나 쉽게 작업할 수 있으며 다른 팀 구성원과 프로젝트 관리자가 모두 빠르게 작업을 승인하거나 의견을 제시하여 워크플로를 계속 진행할 수 있습니다.

최고의 팀 협업 도구는 무엇입니까?

아래 도구에는 위에서 다룬 모든 필수 협업 기능과 선택 프로세스에서 결정적인 요소가 될 고유한 인터페이스 및 사용자 정의 가능한 옵션이 있습니다.

아사나

Asana는 주로 체크리스트, 작업 및 하위 작업으로 구성된 인터페이스가 있는 브라우저 기반 팀 협업 도구입니다. 이를 통해 사용자는 작업 설명에서 서로 태그를 지정하고 작업 상태 업데이트를 설정하고 Kanban 또는 Gantt 보기로 전환할 수 있습니다.

Asana 가격 및 계획은 우리가 프로파일링한 모든 도구 중에서 가장 우수하고 가장 포괄적인 무료 계획을 제공하기 때문에 소규모 회사 또는 제한된 예산을 가진 회사에 이상적입니다.

프로젝트에 여러 사용자를 할당할 수 있지만 Asana에서는 한 번에 한 명의 팀원만 작업에 할당할 수 있습니다. 따라서 여러 직원 간의 높은 수준의 협업이 필요한 작업에는 적합하지 않습니다. 개별 직원이 더 큰 프로젝트 내에서 고유한 역할과 책임을 추적하는 데 도움이 되는 도구로 더 적합합니다.

먼데이닷컴

Monday.com은 이 목록의 모든 옵션 중에서 최고 수준의 프로젝트 및 인터페이스 사용자 지정을 제공하는 웹 기반 SaaS 프로젝트 관리 도구입니다.

사용자는 시간 추적, 작업 우선 순위 지정 및 워크플로 자동화와 같은 기능을 활용하면서 Kanban, 체크리스트, 타임라인 및 일정 형식으로 작업을 볼 수 있습니다.

그러나 Monday.com 가격은 무료 플랜을 제공하지 않는 몇 안 되는 팀 협업 애플리케이션 중 하나이기 때문에 논쟁의 여지가 있습니다. 수많은 세부 프로젝트를 동시에 저글링하는 많은 직원이 있는 비즈니스에 이상적인 선택입니다.

소규모 팀은 다소 과도한 사용자 지정 기능에 압도될 수 있습니다.

라이크

Wrike는 프로젝트 관리자와 직원 간의 빈번한 커뮤니케이션이 필요한 프로젝트에 이상적인 보드 기반 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

Wrike는 우수한 데이터 분석 및 생산성 그래프 기능을 가지고 있기 때문에 상위에게 진행 보고서를 제공해야 하는 팀 및 프로젝트 관리자에게 가장 적합합니다.

그러나 필수 협업 기능 중 일부는 Wrike Proof 추가 기능을 통해서만 액세스할 수 있습니다. 즉, 사용자가 작업에 대해 의견을 말하고 실시간 문서 협업을 통해 작업하려면 더 많은 비용을 지불해야 합니다.

베이스 캠프

Basecamp는 내장된 실시간 채팅 메신저 기능과 자동 체크인 도구로 가장 잘 알려진 Kanban 보드 기반 작업 관리 플랫폼입니다. 지나치게 상세하지는 않지만 자주 서로 커뮤니케이션해야 하는 팀은 이 도구를 사용하면 가장 큰 이점을 얻을 수 있습니다.

그러나 Basecamp에는 Gantt 차트, 작업 상태 업데이트, 작업 설명 및 하위 작업 생성과 같은 중요한 협업 기능이 없습니다.

따라서 다가오는 작업과 할당에 대해 명확하고 깔끔한 보기가 필요한 중소 규모 팀에 가장 적합합니다. 팀 기반 및 회사 차원의 보드 생성을 제공하므로 부서 간 협업이 필요한 프로젝트에도 적합합니다.

트렐로

Basecamp와 마찬가지로 Trello도 Kanban 보드 기반 팀 협업 솔루션입니다. 각 프로젝트는 팀 전체의 보드로 구성되며, 이 보드는 작업을 생성하고 모니터링하기 위한 카드와 체크리스트로 채워집니다.

Trello의 "파워업" 또는 통합을 통해 사용자는 시간 추적, Gantt 차트 및 파일 공유와 같은 추가 협업 기능으로 워크플로를 추가로 사용자 지정할 수 있습니다.

"버틀러" 기능이 이 목록의 다른 옵션 중에서 가장 높은 수준의 작업 자동화를 제공하기 때문에 가능한 한 많은 워크플로를 자동화하려는 팀에게 특히 유용합니다.

그러나 베어본 인터페이스는 세부적인 프로젝트가 있는 대기업의 요구 사항을 충족하기에 충분한 기본 기능을 제공하지 않을 수 있습니다.

링센트럴 글립

RingCentral Glip은 무제한 사용자, 통합 및 파일 저장을 제공하는 작업 관리 소프트웨어로 대규모 팀에 현명한 선택입니다.

그러나 RingCentral의 Glip은 여기에 나열된 다른 모든 도구 중에서 가장 많은 기본 협업 기능이 부족합니다. Kanban 또는 Gantt 보기를 제공하지 않고 대신 체크리스트 및 일정 보기 형식만 제공합니다.

그래도 고유의 채팅 메시징 도구가 있는 보기 드문 플랫폼 중 하나이므로 빈번한 실시간 커뮤니케이션이 필요한 회사에 적합합니다.

클릭업

ClickUp은 이 게시물에서 언급한 모든 플랫폼 중에서 가장 포괄적인 기본 협업 기능 목록을 제공합니다.

Kanban, Gantt, 달력 및 체크리스트 보기를 제공하여 높은 수준의 인터페이스 사용자 정의를 제공합니다. 여기에는 시간 추적 도구, 작업 종속성 및 작업 우선 순위 지정 기능도 포함됩니다.

ClickUp 사용의 유일한 단점은 파일을 공유하고 편집하려면 Google 드라이브와 통합해야 한다는 것입니다. 그 외에는 나쁜 점을 찾기가 어렵습니다.

제공하는 기능을 손상시키지 않고 영구적인 무료 협업 도구를 필요로 하는 모든 규모의 팀은 ClickUp을 선택해야 합니다.

워크플로 관리 도구는 어떤 협업 기능을 제공합니까?

아래 대화형 표는 위의 팀 협업 도구가 제공하는 기능 및 제한 사항에 대한 명확한 개요를 제공합니다.

어떤 팀 협업 도구를 사용할 가치가 있습니까?

우리의 연구에 따르면 Asana와 ClickUp은 기능과 가격 측면에서 최고의 팀 협업 도구입니다.

고객 만족도가 높고 사용자 친화적이며 다양한 사용 사례에 이상적이며 워크플로 관리를 간소화하는 모든 필수 협업 기능을 갖추고 있습니다.

둘 다 추가 사용자 정의가 가능한 유료 계획 외에도 포괄적인 무료 계획을 제공합니다.

팀 협업 도구를 사용하여 원격 및 사내 직원을 연결하는 것 외에도 웹 회의 소프트웨어를 사용하여 프로젝트 관리자, 팀 구성원 및 클라이언트 간의 대면 통신을 허용하는 방법을 고려하십시오.

인기 있는 화상 회의 도구에 대한 분석을 통해 화상 통화 플랫폼에서 무엇을 찾아야 하는지, 화면 공유, VoIP 오디오 및 화이트보드 도구와 같은 기능이 팀에 어떤 이점이 있는지 알 수 있습니다.

어떤 플랫폼을 사용할 가치가 있고 어떤 플랫폼을 남겨야 하는지에 대한 간단한 정보를 제공합니다.