회의실 예약 도구에 대한 구매자 안내서

직장에서 우리 시간의 상당 부분을 회의와 회의실에서 공동 작업하고 작업을 수행하는 데 보냅니다. 회의실의 특성은 모든 규모의 그룹 간에 풍부한 협업을 위한 열린 공간을 허용합니다. 그러나 팀에서 누가 언제 어디서 올 것인지에 대한 명확한 의사 소통 없이 실수로 같은 방에서 두 개의 회의를 예약한 적이 있습니까? 아니면 팀이 얼마나 더 오래있을지 궁금해하는 노크 때문에 회의가 중단되거나 아무도 없는 "점유된" 회의실을 우연히 발견했습니까?

명확한 일정과 조직이 없으면 어색한 일정 충돌에 빠지기 쉽습니다. 물론 이 모든 작업은 서면으로 또는 이메일 체인이나 회의실 예약 전용 Slack 룸을 통해 수행할 수 있습니다. 하지만 다른 팀 협업 앱과 매우 유사한 솔루션이 있다면 어떨까요? 고맙게도 클라우드 기반 솔루션의 등장으로 회의실 일정을 예약하는 경우에도 유연하고 항상 연결된 플랫폼을 활용할 수 있는 모든 기회가 실현되는 것 같습니다.

그래서 무엇입니까?

회의 일정 도구는 모든 팀이 회의실 가용성 및 일정을 예약, 일정, 취소, 업데이트 또는 추적할 수 있는 유연한 클라우드 기반 플랫폼입니다. 이러한 솔루션에는 일반적으로 건물에 어떤 회의실이 있는지, 어떤 회의 및 얼마나 오래 점유되는지와 같은 정보가 입력되는 "홈베이스" 앱이 포함됩니다.

손쉬운 일정 관리
클라우드 기반이므로 이러한 앱은 기기가 인터넷에 연결되어 있는 한 언제든지 휴대전화, 컴퓨터 또는 태블릿에서 액세스할 수 있습니다. 또한 앱을 여는 플랫폼이나 시간에 관계없이 동일한 정확한 정보를 볼 수 있습니다. 이러한 "홈베이스" 앱은 또한 많은 인기 있는 캘린더 앱과의 통합을 허용하므로 팀이 진정으로 궤도를 유지하고 중요한 회의나 일정 변경을 놓치지 않을 수 있습니다. 이렇게 하면 이벤트를 생성할 때 캘린더에서 직접 회의실을 예약할 수 있으며 올바른 시간 및 위치 정보를 표시하도록 회의실 예약 솔루션을 업데이트합니다.

스마트 회의실로 스마트 오피스로 전환
그러나 업무용 컴퓨터나 휴대폰에 앱을 설치하는 것 외에도 회의실 예약 도구의 두 번째 측면은 각 회의실 외부의 하드웨어 디스플레이와 통합하는 기능입니다.

초기 투자를 통해 팀은 사무실의 각 회의실에 iPad 또는 Android 태블릿을 설치하여 해당 회의실에서 어떤 회의가 열릴 것인지에 대한 하루 종일 일정과 같은 앱에 구성된 모든 일정 정보를 표시할 수 있습니다. 회의가 진행 중이거나 팀에서 관련성이 있다고 판단되는 거의 모든 기타 정보. 모든 디스플레이 장치가 네트워크에 연결되어 있고 회의실 예약 솔루션이 제공되는 클라우드의 위력이 다시 나타납니다. 집에 갇혀 있거나 지하철을 타야 하는 경우에도 정보가 즉석에서 원격으로 업데이트됩니다. 늦은. 이렇게 하면 회의실 문까지 걸어가는 사람은 누구나 장착된 디스플레이를 보고 회의실이 사용 중인지, 언제 비어 있는지 빠르게 확인할 수 있습니다.

혜택은 무엇입니까?

1. 간편한 회의실 예약

이미 익숙한 캘린더와 직접적이고 깔끔하게 통합되는 하나의 중앙 집중식 플랫폼을 통해 이러한 도구는 일정을 잡고 일정을 유지하는 프로세스를 비교적 간단하게 만드는 것을 목표로 합니다. 더 이상 빈 방을 찾거나 각 회의실 외부의 벽걸이 디스플레이로 팀을 산만하게 하는 성가신 방해 요소가 없습니다. 일부 솔루션을 사용하면 사용자가 출석을 발표하기 위해 체크인할 수도 있고, 팀이 일찍 끝나는 경우 앱을 즉시 업데이트하여 빈 방을 표시할 수도 있습니다. 물론 모든 클라우드 기반이기 때문에 언제 어디서나 원격으로 최신 상태를 유지할 수 있습니다.

2. 생산성 향상

효율성은 생산성의 절대적인 핵심입니다. 다운 시간을 줄이고 손실된 정보를 찾아 헤매는 제약이나 골칫거리를 제거하는 것은 절대적인 시간 낭비입니다. 클라우드에서 모든 회의실 일정 정보를 처리하는 하나의 솔루션으로 팀은 모든 것이 최신 상태이고 정확한지 확인할 수 있습니다. 장착된 디스플레이를 사용하면 하루의 일정을 빠르게 찾거나 빈 방을 찾는 것이 매우 쉽고 방해가 적으므로 주의가 산만해지고 휴식 시간이 걸립니다. 특정 소프트웨어 솔루션을 사용하면 사용자가 벽걸이 디스플레이에서 직접 회의실을 업데이트, 변경 또는 예약할 수 있으며 팀원이 도착하면 체크인하여 회의를 시작하기 전에 누가 누락되었는지 알 수 있습니다.

3. 클라우드 활용

모든 클라우드 기반 앱과 마찬가지로 이러한 회의실 예약 솔루션은 사용하는 클라우드 네트워크를 최대한 활용하여 연결 위치와 방법에 관계없이 지속적인 정보를 제공합니다. 장치가 인터넷에 연결되어 있으면 로그온하여 최신 일정을 보거나 필요한 변경을 할 수 있습니다. 팀이 회의실 외부의 하드웨어 디스플레이에서 이점을 최대한 활용하고 통합하기로 결정한 경우 클라우드 네트워크를 활용하는 것이 이러한 유형의 시스템이 작동하도록 하는 절대적인 핵심입니다. 원격 작업자도 알고 있을 것이며 관리자는 원격으로 하드웨어 디스플레이를 변경할 수 있습니다. 클라우드 덕분에 회의가 소진되고 회의실이 열릴 경우 디스플레이나 전화기에서 정보를 업데이트하기만 하면 네트워크의 다른 모든 사람이 즉시 알 수 있습니다.

귀하의 요구 사항 확인

물론 각 솔루션에는 해결하려는 특정 사용 사례 또는 시나리오가 있습니다. 그러나 이러한 회의실 예약 도구의 경우 회의에 의존하고 적절한 관리 및 예약을 통해 이점을 얻을 수 있는 회의실이 많은 거의 모든 팀이 이점을 충분히 활용할 수 있습니다. 물론 팀이 소규모이고 사무실이 한두 개의 회의실로 제한되어 있다면 이 소프트웨어가 약간 불필요해 보일 수 있습니다. 그러나 회의실이 하나뿐인 소규모 팀일지라도 이러한 특성의 솔루션은 사무실에 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 여러 팀이 회의실에 누가 있는지 경쟁하거나 걱정할 필요가 없습니다.

회의실 예약 솔루션의 가장 좋은 사용 사례는 대규모 팀이 있는 대규모 조직일 가능성이 큽니다. 사무실에 회의실이 5개이든 100개이든 상관없이 회사에서 전체 사무실을 조직적이고 동기화된 상태로 유지하는 데 사용할 수 있는 도구는 가동 중지 시간을 크게 줄이는 데 도움이 됩니다. 인원이 많고 회의실이 많지 않은 경우 이러한 솔루션은 방해를 줄이거나 회의실 B에서 마지막 순간에 열리는 것을 방해하는 놀라운 일을 할 수 있습니다. 팀이 크고 인원이 많은 경우 회의실에서 이러한 솔루션은 팀이 최신 상태를 유지하고 장소와 시간을 알 수 있도록 도와줍니다.

쇼핑할 때 무엇을 찾아야 할까요?

1. 기기 호환성

물론 클라우드 솔루션의 경우 가장 다양한 장치에서 사용할 수 있는 솔루션을 채택하는 것이 가장 좋습니다. 태블릿(Apple 및 Android 모두), PC와 Mac 모두의 데스크톱 컴퓨터, Android 및 Apple 휴대폰이 포함되어 있든 상관없이 인력의 상당 부분이 새로운 솔루션을 사용하는 것을 배제하고 싶지는 않을 것입니다. BYoD 특성을 가진 사무실은 선택한 솔루션이 가장 다양한 플랫폼에서 사용 가능하도록 최선을 다할 것입니다.

2. 하드웨어 디스플레이 지원

이러한 솔루션은 클라우드 및 이동 중에 정보를 간단히 예약하고 구성할 수 있는 강력한 응용 프로그램을 제공하지만 실제 성능은 이러한 하드웨어 디스플레이로 회의실을 구성하는 데 있습니다. 장치 지원과 마찬가지로 이러한 하드웨어 디스플레이를 지원하는 솔루션과 가장 다양한 디스플레이를 지원하는 솔루션을 검색하는 것은 목록에서 상위에 있어야 합니다. 그것이 다른 세대의 iPad이든, 다른 스타일의 Android 태블릿이든 상관없습니다.

3. 포함된 하드웨어

이것은 조금 더 까다로울 수 있지만 일부 솔루션은 채택을 원 샵 프로세스로 만들기 위해 소프트웨어와 함께 하드웨어 번들을 제공할 수 있습니다. 20개의 새로운 iPad를 구입하는 가격은 각 회의실 외부에 디스플레이를 적절하게 배치하는 데 필요한 장착 하드웨어나 케이스는 말할 것도 없고 그 자체로 비쌀 수 있습니다. 일부 공급자는 서비스 구독과 함께 하드웨어 번들을 기꺼이 제공할 수 있습니다.

4. 고급 분석 보고

데이터 수집은 문제나 문제점을 개선하거나 제거하는 데 사용할 수 있는 강력한 리소스입니다. 일부 플랫폼은 예약 시간, 가장 일반적으로 사용되는 회의실, 일반적인 회의 시간과 같이 솔루션에 입력한 정보를 최대한 활용하고 이 정보에 대한 액세스를 제공하여 생산성을 진정으로 높이고 가동 중지 시간을 줄이는 방법에 대한 보다 강력한 아이디어를 공식화합니다.

5. 사용자 정의 가능한 디스플레이 및 설정

이러한 모든 하드웨어 디스플레이가 단순히 회의실 이름, 시간 및 회의실 사용 여부를 표시하는 것이라면 훨씬 덜 집중적인 솔루션으로 동일한 작업을 완료할 수 있습니다. 그러나 디스플레이를 완전히 사용자 정의하고 구성할 수 있다면 하루 종일 일정, 회의 참가자, 토론에 대한 간략한 설명 등 팀이 관련성이 있다고 느낄 수 있는 모든 것을 표시할 수 있는 새로운 가능성의 세계가 열립니다. 일부 솔루션에서는 관리자가 이러한 태블릿 디스플레이의 기능을 잠글 수 있으므로 아무 것도 우연히 변경되지 않습니다.

6. 타사 캘린더 통합

많은 인기 있는 캘린더 앱 중 하나에 직접 통합할 수 있는 기능을 통해 회의실 일정 솔루션은 원활한 전환을 통해 일상 업무 생활에 침투하여 팀에 올바른 위치에 필요한 정보를 제공하므로 Todd는 특정 일정을 예약하는 두 번째 일정을 확인하는 것을 잊었기 때문에 그 회의에 참석하지 못했습니다.