비효율적인 회의의 비용과 문제를 식별하는 방법

아무것도 성취되지 않은 것처럼 회의를 마친 적이 있습니까? 회의 중에 앉아서 끊임없이 전화를 확인하고 같은 것을 반복해서 토론하거나 처음에 왜 거기에 있었는지 궁금해했던 기억이 납니다. 당신은 혼자가 아닙니다.

현재의 비즈니스 환경에서 그렇게 자주 일어나는 캐주얼하고 일상적인 회의를 즐기는 사람을 찾기가 어렵습니다. 열심히 일하는 많은 사람들은 이러한 회의에서 거의 아무 것도 성취되지 않으며 회의 시간이 생산성보다 낭비된다고 주장합니다. 이러한 비효율적인 회의에서 이전보다 훨씬 더 당황하게 됩니다.

회의는 생산성을 높이고 모든 사람이 한 페이지에 모이도록 도와야 하지만 대부분의 참가자는 이러한 나쁜 회의에서 많은 회의 시간이 낭비된다고 주장합니다. 그럼에도 불구하고 명확한 의제가 있는 효율적인 회의는 모든 성공적인 비즈니스의 핵심입니다.

적절한 팀 조정 및 워크플로 구성을 통해 비즈니스를 계속 발전시키려면 회의가 필요합니다. 적절하게 수행되면 항상 관련된 모든 사람에게 긍정적인 순 이익을 가져다주며 이것이 모든 비즈니스가 달성하고자 하는 것입니다. 그렇다면 여기에 효율성 문제가 정확히 왜 그렇게 많으며, 이에 대해 정확히 무엇을 할 수 있습니까?

전 세계의 기업에서 비효율적인 회의가 유행하고 있으며 관련 기업과 개인 모두에게 막대한 손실을 초래합니다. 이제 이 문제를 해결할 때가 되었으며 이 문제를 완전히 해결하는 데 도움이 될 수 있는 충분한 리소스가 있습니다.

• 비효율적인 회의의 실제 비용은 얼마입니까?
• 비효율의 결과
• 나쁜 회의의 원인은 무엇입니까?
• 회의 효율성을 높이는 방법
• 웹 회의 앱의 4가지 이점
  1. 비용 절감
  2. 시간 절약
  3. 향상된 참여 및 생산성
  4. 보안
• 3대 화상 회의 솔루션
  • 비즈니스용 Skype
  • 구글 행아웃 미팅
  • 줌
  • 가격 비교
• 비효율적인 회의는 비용이 많이 들지만 피할 수 있습니다.

비효율적인 회의의 실제 비용은 얼마입니까?

European Journal of Work & Organization Psychology에 발표된 연구에 따르면, 미국에서 비효율적인 회의로 인해 기업은 연간 최대 370억 달러의 비용을 지출합니다. 이는 업무 생산성을 저하시키는 비효율적인 회의로 인해 매년 370억 달러의 손실이 발생합니다. 우리는 모두 시간이 돈이라는 것을 알고 있습니다. 이곳의 기업들은 예방할 수 있는 금전적 손실에 직면해 있습니다.

숫자가 터무니없게 보일지 모르지만 모든 것을 고려하면 매우 현실이 됩니다.

비효율적인 회의는 근무 시간 동안 생산성을 떨어뜨리고 참가자는 더 생산적인 작업에 할애할 수 있었던 소중한 시간을 낭비하게 됩니다. 회의에 소요되는 시간의 50%는 긍정적인 결과로 이어지지 않으며 생산성과 비용이 손실됩니다.

HR Digest에 따르면 전문가들은 매월 회의에서 31시간의 생산성을 상실하며 수백 명의 직원을 수용하는 대기업에서는 어떤 일이 일어날지 상상할 수 있습니다. Wolf Management Consultants가 수행한 연구에 따르면 회의 참석자의 95%가 회의의 일부를 놓치고 39%는 회의실에서 졸았다고 합니다. 다음 회의를 예약할 때 이러한 잠재적 비용을 염두에 두어야 합니다.

비효율의 결과

비효율적인 회의로 인한 생산성 저하에 따른 주요 결과는 다음과 같습니다.

• 워크플로 중단
• 연장된 의사결정 주기
• 직원 사기 저하
• 더 나빠진 팀워크
• 비효율적인 작업 시간
• 마지막으로 더 많은 회의가 필요합니다.

이러한 모든 결과는 시간이든 금전적이든 기업에 막대한 손실을 초래합니다. 비효율적인 회의의 비용을 정확히 계산할 수는 없지만 그러한 일이 발생하는 데 몇 가지 큰 부정적인 점이 있음은 분명합니다. 비용은 시간과 금전적 손실, 직원 몰입도 감소, 팀 사기, 전반적인 팀 케미스트리로 요약할 수 있습니다.

좋은 소식은 이 문제에 해결책이 있을 가능성이 높다는 것입니다. 이 문제의 핵심 원인을 식별하여 이에 대해 조치를 취해야 할 때입니다. 많은 요소가 비효율적인 회의로 이어지므로 그 중 몇 가지를 살펴보겠습니다.

나쁜 회의의 원인은 무엇입니까?

많은 요인으로 인해 회의가 팀 구성원에게 비효율적입니다.

회의를 조직하는 것은 혼자서는 충분히 어렵습니다. 우리는 소문을 퍼뜨리고, 행동 계획을 세우고, 모두를 한 자리에 모아야 합니다. 이 모든 일에는 시간과 노력이 필요합니다. 비즈니스 회의와 관련하여 훨씬 더 복잡한 문제가 있기 때문에 이는 시작에 불과합니다.

회의에서 다음과 같은 문제가 발생했을 수 있습니다.

• 늦게 도착하는 사람들
• 구조화되지 않은 회의 개요
• 명확한 목표의 부재
• 식사 및 전화 확인과 같은 시간 낭비 활동
• 주제 반복
• 의사 소통 부족 또는 과잉 의사 소통
• 팀 내 논쟁 및 싸움

이 모든 문제는 매일 발생하며 모두 비효율적인 회의로 이어집니다.

일부 참가자는 주제에 기여할 것이 전혀 없거나 거의 없기 때문에 전혀 참석해서는 안 된다고 생각합니다. 또 다른 인기 있는 불만은 특히 추적해야 할 문서가 많은 경우 일부 주제를 따라가기가 얼마나 어렵다는 것입니다. 그럼에도 불구하고 모든 회의를 최대한 활용하려면 정확히 그렇게 해야 합니다.

우리는 그러한 문제가 정상적인 것으로 간주되는 지경에 이르렀습니다. 결국 계속 반복해서 발생합니다. 이 시점에서 거의 문화적인 문제처럼 보이지만 연구에 따르면 대부분의 비효율적인 회의는 관리 문제로 귀결됩니다.

이러한 회의에 접근하는 방식을 변경할 수 있다면 결과적으로 더 나은 회의를 얻을 수 있습니다.

회의 효율성을 높이는 방법

비즈니스 커뮤니케이션을 극대화하기 위해 수년간의 연구가 진행되었으며 생산성을 높일 수 있는 몇 가지 입증된 방법이 있습니다. 그러나 오늘날 우리는 완전히 다른 것을 손에 넣었고 이것이 바로 우리가 기술이라고 부르는 것입니다.

성가시고 비효율적인 회의를 없애기 위해 기술을 사용할 수 있다면 어떨까요?

표준 회의가 어떻게 구성되는지 생각해 보면 오늘날 우리가 직면한 많은 문제를 해결하는 데 기술이 도움이 될 수 있습니다. 첫째, 회의를 조직하고 모든 사람을 참여시키는 데 필요한 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 가장 논리적인 솔루션은 모든 놀라운 기술을 사용하여 회의를 주최하는 것 같습니다. 모든 사람이 특정 하드웨어 및 소프트웨어를 사용해야 할 수도 있지만 우리는 이미 휴대폰을 항상 사용하고 있습니다.

수십 명의 사람들이 전화로 회의에 참여했는데 그게 어떻게 가능할까요?

그러나 효과가 있으며 많은 회사에서 이미 이점을 활용하고 있습니다. 간단히 회의를 조직하고, 하나의 간단한 메시지로 모든 사람에게 알리고, 개요와 목표를 모두에게 알리고, 모든 사람이 휴대폰을 사용하여 액세스할 수 있는 중요한 문서를 공유할 수 있습니다. 시간이 되면 참가자는 선호하는 장치를 사용하여 통화를 시작하라는 알림을 일찍 받습니다.

우리는 이 기술을 VoIP 전화 통신, 비디오 또는 웹 회의 소프트웨어라고 부를 수 있습니다. 상관 없습니다.

많은 문제를 해결하는 프로세스이며 안정적인 인터넷 연결만 있으면 됩니다.

비즈니스 커뮤니케이션을 개선하고 팀원들이 인터넷만 사용하여 협업할 수 있도록 개발된 수많은 VoIP 화상 회의 앱이 있습니다. 휴대전화, 노트북, 태블릿 및 마이크, 카메라가 있고 인터넷에 액세스할 수 있는 모든 것과 연결할 수 있습니다.

이러한 앱이 효율적인 회의를 주최하는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.

웹 회의 앱의 4가지 이점

그렇다면 웹 회의 앱이 비효율적인 회의를 없애는 데 어떻게 도움이 될까요?

이러한 앱에는 많은 이점이 있으며 그 중 일부는 효율성과 직접적인 관련이 없습니다. 하지만 전 세계가 온라인 운영에 점점 더 익숙해지면서 이러한 앱이 비즈니스 커뮤니케이션의 표준 방법이 되도록 설정되었습니다.

웹 회의 앱을 사용하면 네 가지 간단한 이점이 있습니다.

1. 비용 절감

비용 효율성은 아마도 웹 회의 앱이 제공해야 하는 #1 것입니다. 장소, 관리 및 기타 회의 비용에 돈을 지출하는 대신 간단한 앱에 투자하고 직원에게 앱 사용 방법을 교육하기만 하면 됩니다.

이것은 모든 유형의 비즈니스에서 작동하지만 사무실 공간 외부에서 회의를 주최하는 데 드는 막대한 비용을 피할 수 있기 때문에 대부분 원격으로 운영되는 비즈니스에는 훨씬 더 좋습니다.

비용 절감은 훌륭하지만 이러한 앱이 진정으로 빛나는 것은 시간 절약입니다.

2. 시간 절약

아직 깨닫지 못했다면 웹 회의를 통해 소중한 시간을 절약할 수 있습니다. 인터넷 연결이 잘 되는 자리를 찾는 것 외에 동료 팀 구성원과의 회의에 참여하기 위한 다른 요구 사항은 없습니다.

회의에 연결하는 것은 간단하며, 잊지 않도록 적시에 알림을 받을 수도 있습니다. 또한 대부분의 앱은 메시징 및 파일 공유를 허용하므로 회의와 관련된 중요한 정보 및 문서를 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

시간을 절약하고 싶다면 이보다 더 좋은 방법은 없습니다.

3. 참여 및 생산성 향상

연구에 따르면 화면 공유와 같은 웹 회의 기능은 참여도를 높이고 생산성을 높이는 것으로 나타났습니다. 위에서 언급한 화면 공유와 같은 다른 기능도 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다.

이것은 놀라운 일이 아닙니다. 웹 회의 앱은 생산성을 염두에 두고 제작되었으며 시간이 지남에 따라 더 좋아질 것이라는 데는 의심의 여지가 없습니다.

클라우드 컴퓨팅과 같은 기술이 증가함에 따라 온라인 관리 및 생산성이 크게 향상될 것으로 예상되며 모든 기업이 이를 주시해야 합니다.

4. 보안

보안은 많은 기업에서 최우선 과제이며 VoIP는 이메일이나 전화 통화와 같은 기존 형식에 비해 훨씬 더 안전한 기술 형식입니다.

이러한 플랫폼을 통해 공유되는 대부분의 통신은 안전하며 일급 기밀 정보를 처리할 때 더 나은 보안을 보장할 수 있는 추가 옵션이 있습니다.

이는 회의 효율성을 개선하고 비즈니스를 발전시키는 데 도움이 될 수 있는 웹 회의의 네 가지 기본 이점일 뿐이며, 매우 편리하게 사용할 수 있는 다른 많은 작은 이점도 있습니다.

무엇보다도 VoIP 공급자를 결정할 때 선택할 수 있는 옵션이 많이 있습니다.

다음은 오늘날 웹 회의에 사용되는 가장 인기 있는 소프트웨어의 간단한 목록입니다.

3대 화상 회의 솔루션

효율적인 웹 회의와 관련하여 많은 옵션이 있으며 기업은 가장 적합한 것을 자유롭게 선택할 수 있습니다. 대부분의 웹 회의 소프트웨어는 개별적으로 제공되지만 일부 옵션은 풀 서비스 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼과 함께 보너스로 제공됩니다.

비즈니스용 Skype

Office 365라고도 하는 비즈니스용 Skype는 온라인 비즈니스 커뮤니케이션을 위한 Microsoft의 주력 제품입니다.

효율적인 비즈니스 커뮤니케이션을 가능하게 하는 최신 솔루션이 포함된 강력한 온라인 협업 도구입니다. Office 365를 통해 사용자는 Office 앱, 메시징, 통화, 온라인 저장소에 액세스하고 화면 및 파일 공유와 같은 기능을 통해 대규모 팀 회의를 개최할 수 있습니다.

비즈니스용 Skype는 특히 대부분의 사용자가 이미 플랫폼에 익숙하기 때문에 웹 회의를 시작하려는 기업에 인기 있는 솔루션입니다.

표준 요금제는 사용자당 월 $8.25부터 시작하며 프리미엄 요금제는 월 $12.50의 가격대로 제공되는 훨씬 더 많은 옵션이 있습니다. 전반적으로 온라인 회의에 Skype를 사용하는 것은 안전한 선택처럼 보이며 비효율적인 회의를 영원히 없애고자 하는 기업에 훌륭한 솔루션입니다.

구글 행아웃 미팅

Google 행아웃 미팅은 G Suite라는 인기 있는 클라우드 기반 도구 시스템의 일부로 제공되는 Google의 공식 웹 회의 솔루션입니다.

항상 그렇듯이 Google은 단순함을 선호하며 이것이 바로 Meet입니다.

각 사용자는 Google 캘린더와 자동으로 동기화되는 회의를 예약할 수 있는 옵션이 제공되며 누구나 간단한 회의 링크 URL을 사용하여 참여할 수 있습니다. 전체 시스템은 다른 Google 도구와 동기화되므로 모든 사람이 회의에 대한 알림을 시기적절하게 받습니다.

단일 플랫폼에서 운영하는 것을 선호하는 기업의 경우 기업에서 이미 인기 있는 G Suite 플랫폼을 사용하고 있다면 Google 행아웃 미팅이 훌륭한 옵션입니다. 흥미롭게도 Meet을 사용하면 유사한 앱(예: 비즈니스용 Skype)을 사용하는 사용자가 선호하는 사용자 인터페이스(이 경우 Skype)를 희생하지 않고도 회의에 참여할 수 있습니다.

시작 요금은 G Suite 요금제에 따라 다르며 사용자당 월 $6부터 시작합니다.

줌

Zoom은 각각의 플랫폼과 함께 제공되는 Skype 또는 Google의 Meet과 비교하여 개별적으로 제공되는 강력한 화상 회의 솔루션입니다.

이것은 Zoom이 궁극적인 화상 회의 서비스를 제공할 때 특정 이점을 제공합니다. Zoom은 HD 비디오, 화면 공유, 팀 채팅, 녹음 및 스크립트, 강력한 보안, 클라우드 기반 통합과 같은 협업 도구를 제공합니다.

Zoom은 모든 장치에서 액세스할 수 있는 최신 회의 앱으로 기업에 효율적인 회의를 위한 추가적인 유연성을 제공합니다. 사용자는 전화, 자동차 또는 개인용 컴퓨터에서 회의에 참여할 수 있습니다. 전반적으로 Zoom은 많은 추가 도구를 제공하며 기능을 위해 화상 회의에 크게 의존하는 팀에 훌륭한 옵션인 것 같습니다.

기본 계획은 무료($0)이지만 효율적인 회의를 개최하는 데 일정한 제한이 있습니다. Pro Plan은 대부분의 기능과 함께 제공되며 사용자당 월 $14.99입니다. 기업은 사용자당 월 $19.99에 모든 기능을 사용하려면 비즈니스 플랜으로 업그레이드할 수도 있습니다.

다른 인기 있는 옵션으로는 GoToMeeting, Zoho와 같은 솔루션이나 RingCentral과 같은 풀 서비스 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼이 있습니다.

가격 비교

일부 용도로 사용할 수 있는 Zoom의 무료 버전을 제외하면 Google 행아웃 미팅이 가장 저렴한 선택입니다. 추가 도구 및 기능과 관련하여 Zoom은 우수한 제품이지만 더 높은 가격대에 제공됩니다.

전반적으로 간단한 솔루션을 찾는 기업은 Skype 또는 Google에 안전하게 의존할 수 있으며 화상 회의 기술에 더 의존하는 기업은 Zoom, RingCentral, Zoho 등과 같은 고급 솔루션에 투자할 수 있습니다.

비효율적인 회의는 비용이 많이 들지만 피할 수 있습니다.

일이 잘못되면 비생산적인 회의 및 작업에 참여하는 팀 구성원은 자신의 업무에 도움이 되지 않는 일을 처리하는 데 시간이 낭비된다는 사실을 알게 됩니다. 모든 비즈니스는 이러한 문제를 해결하기 위해 노력해야 하며 VoIP 통신은 여기에서 훌륭한 솔루션인 것 같습니다.

웹 회의 솔루션은 간단한 일정, 알림, 협업 도구, 다중 장치 액세스, 채팅, 클라우드 기반 파일 공유 및 최고 수준의 보안 프로토콜과 같은 기능을 통해 기업이 온라인에서 보다 효율적인 회의를 개최할 수 있도록 도와줍니다. 이러한 도구를 사용하면 후속 조치를 원활하게 예약할 수도 있습니다.

시간 관리와 회의 횟수를 고려하는 동안 회의를 운영하는 데 사용하는 도구도 고려하십시오. 웹 회의 도구에 대한 대화형 비교 테이블을 사용하면 다음 회의를 최대한 활용할 수 있습니다.