비즈니스 VoIP 통화 보고서에서 평가할 중요한 데이터 포인트

오늘날 거의 모든 비즈니스 VoIP 공급자는 온라인 관리 포털을 통해 전화선을 매우 간단하게 사용자 정의하고 조정할 수 있습니다. 관리자와 관리자가 엄청나게 바쁘고 다른 책임에 얽매여 있을 때 사무실에서, 심지어 사무실 밖에서도 무슨 일이 일어나고 있는지 빠르게 볼 수 있다면 매우 유용할 것입니다.

이러한 온라인 관리 포털을 활용하여 사용자는 회선을 추가 또는 삭제하고, 내선을 변경하고, 다양한 기능을 사용하고, 더 중요하게는 매우 상세한 통화 분석 및 보고 로그에 액세스할 수도 있습니다. 이러한 통화 보고서 로그는 비즈니스에 대한 통화 활동을 보고, 비즈니스가 취하는 방향을 이해하거나, 다른 전화 회선보다 볼륨이 더 작은 규모로 이해하는 좋은 방법입니다.

데이터 추적의 힘

이러한 통화 보고서 로그를 통해 사용자는 전화 시스템과 사무실 안팎에서 어떻게 사용되는지에 대한 풍부한 정보를 한 눈에 얻을 수 있습니다. 관리자는 특정 날짜 범위 또는 전체의 인바운드 및 아웃바운드 통화 수, 각 개별 통화의 길이, 응답하거나 놓친 통화 수, 시스템에 남아 있는 음성 메일, 온라인 팩스 수와 같은 메트릭을 추적할 수 있습니다. 동일한 포털에서 온라인으로 바로 각 개별 통화의 녹음에 액세스할 수 있을 뿐만 아니라 전송 또는 수신할 수 있습니다.

시스템에 대한 방대한 양의 정보와 시스템 사용 방식이 버튼 클릭 한 번으로 제공되므로 이 정보를 활용하여 수익을 개선하는 방법을 이해하는 것은 게임 체인저가 될 수 있습니다. 이러한 통화 보고서 로그는 비즈니스에 대한 통화 활동을 보고, 비즈니스가 취하는 방향을 이해하거나, 다른 전화 회선보다 볼륨이 더 작은 규모로 이해하는 좋은 방법입니다. 통화 기록을 사용하여 진행 상황과 효율성을 측정할 수도 있으므로 관리자가 팀을 확장하거나 축소해야 할 때를 인식할 수 있습니다.

주시해야 할 중요한 정보

대부분의 통화 보고서 로그는 유사하고 직접적인 통화 정보를 수집하고 추적할 유사한 데이터 포인트를 제공합니다. 공급자 또는 특정 서비스 계획에 따라 데이터 포인트는 약간 다를 수 있지만 일반적이고 더 중요한 정보의 전부는 아닐지라도 대부분을 포함해야 합니다. 예를 들어, 서비스에 온라인 팩스가 포함되어 있지 않다면 물론 로그에 이를 나타냅니다.

• 통화 기록: 물론 이러한 기록에는 전화 시스템으로 걸려온 모든 통화의 전체 목록이 포함됩니다. 이 로그는 수신 및 발신 전화뿐만 아니라 때로는 부재중 전화나 응답 전화도 추적합니다. 사용자는 모든 통화의 전체 목록을 보거나 특정 날짜 범위를 선택하여 결과 범위를 좁힐 수 있습니다.
• 연락 방법: 기본적인 것부터 시작하여 모든 통화 보고서 로그는 아닐지라도 대부분의 시스템에서 수행된 트랜잭션의 전체 목록과 트랜잭션이 수행된 방식이 포함됩니다. 이러한 보고서는 해당되는 경우 모든 통화, 팩스, 국제 통신 및 비즈니스 문자 메시지를 기록합니다.
• 누가 연락을 하고 있는지: 단순히 전화와 팩스를 보내는 것 외에도 이러한 로그에는 일반적으로 어떤 전화 번호가 전화를 걸고 있는지 또는 시스템에서 전화를 걸고 있는지 보여주는 보다 자세한 정보가 포함됩니다. 서비스에 온라인 팩스가 포함된 경우 사용자는 팩스를 보내고 받는 위치를 모니터링할 수도 있습니다.
• 모든 전화 활동 추적 : 사용자는 이러한 통화 보고서의 범위를 특정 전화 회선으로 좁히고 귀하의 전화 회선에서 전화를 거는 번호, 걸려온 전화 번호, 각 통화의 길이 및 주어진 시간 동안 어떤 회선이 가장 많은 전화를 걸거나 받는지 이해하기 위해 통화량을 고른 것입니다.
• 녹음된 전화 통화 관리 및 듣기: 공급자 및 서비스 수준에 따라 종종 이러한 온라인 관리 포털에서 통화 녹음을 켜거나 끌 수 있으며 통화 보고 로그를 통해 사용자는 각 통화 녹음에 액세스할 수도 있습니다. 로그 자체. 상담원이 엄청나게 길거나 짧은 통화를 했다는 것을 알게 되면 녹음 내용을 들어 어떻게 진행되었는지 확인할 수 있습니다.

또한 일부 공급자는 국제 전화를 간단하게 만들고 무제한 국제 요금제를 포함하는 것을 목표로 하는 반면 다른 공급자는 각 개별 국가의 특정 요금을 기준으로 분당 요금을 부과합니다. 이러한 요금 및 사용 시간(분)은 비즈니스에서 사용하는 서비스 수준에 따라 통화 보고 로그에 반영될 수 있습니다. 많은 온라인 보고 로그를 통해 사용자는 청구를 추적하고 기능 및 기타 관련 비용을 관리할 수 있습니다.

팀은 이 새로운 데이터를 어떻게 활용할 수 있습니까?

통화 보고서 로그는 통신의 상당 부분을 전화 시스템에 의존하는 모든 회사에 큰 이점이 될 것입니다. 많은 기업이 고객, 고객 및 잠재 고객과의 커뮤니케이션을 기반으로 운영합니다. 비즈니스 및 특정 사용 사례에 따라 주의해야 할 가장 중요한 요소가 다를 수 있습니다. 연락처를 운영하든 콜 센터를 운영하든 이러한 통화 보고서의 진정한 힘은 전화 사용을 주의 깊게 관찰하는 것입니다.

매상:

회사가 판매에 중점을 둔 경우 통화 보고 로그는 통화 빈도, 하루에 몇 건의 통화가 걸려 있는지, 통화 사이의 중단 시간 및 물론 각 통화의 길이를 추적하는 데 유용합니다. 상담원이 하루에 엄청난 양의 전화를 걸지만 한 번에 30초만 지속되는 경우 해당 상담원의 업무 수행 방식을 더 잘 이해할 수 있습니다.

정보를 활용하여 직원의 업무 수행 방식을 이해하면 비즈니스에서 가능한 한 개선할 수 있도록 관행을 가장 잘 맞춤화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 아웃바운드 통화와 많은 양의 통화가 우선 순위인 경우 시스템 캔 통화 기록을 추적하는 것은 생산성을 추적하고 할당량을 관리하여 보다 현실적인 목표를 설정하는 데 매우 유용한 방법입니다.

고객 서비스:

영업과 유사한 방식으로 상담원 통화 활동을 자세히 살펴보면 비즈니스가 최고 수준의 효율성에서 수행하도록 관행을 조정하는 데 도움이 됩니다. 다시 말하지만 수량은 항상 품질과 동일하지는 않지만 각 개별 전화선의 활동을 추적하는 기능을 통해 해당 정보를 활용하여 수익을 개선할 수 있으므로 특정 사용 사례에 따라 달라집니다.

상담원이 각 통화에 대해 예기치 않게 짧은 시간 동안 전화선에 연결되어 있고 해당 번호가 다른 상담원과 다시 통화하기 위해 다시 전화를 걸면 관리자는 해당 정보를 사용하여 교육을 개선하거나 개인과 협력할 수 있습니다. 에이전트의 효율성을 향상시킵니다.

일반 사용 :

비즈니스가 영업 및 고객 서비스와 같은 인바운드 또는 아웃바운드 외부 통신에 의존하지 않는 경우에도 팀은 이러한 통화 보고 로그에서 수집한 데이터를 이해하고 사용함으로써 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 물론 아무도 세세하게 관리하고 어깨 너머로 감시하는 것을 좋아하지 않지만 관리자는 통화 보고서를 통해 직원의 활동을 더 자세히 살펴보고 전화 사용에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다. 직원이 개인 통화로 한 번에 몇 시간씩 전화를 하는 경우 생산성이 크게 저하되고 이러한 보고 로그의 기능을 통해 관리자는 이러한 특정 활동을 자세히 살펴볼 수 있습니다.

사용자는 단순한 전화 통화 통계 외에도 청구서, 사용 시간, 가장 많이 사용하는 기능 및 기타 비용, 심지어 얼마나 많은 팩스를 어디로 보냈는지 확인할 수 있습니다. 귀하의 비즈니스에서 국제 전화를 많이 거는 경우 이러한 보고 로그를 통해 가장 많이 연락하는 국가를 더 잘 이해하고 제공업체가 간단한 패키지에 국제 전화를 포함하지 않는 경우 개별 요금을 추적할 수 있습니다.

통화 기록을 통해 관리자는 다음을 수행할 수 있습니다.

전략적으로 팀을 계획하고 조정하세요

모든 거래, 통화, 팩스 및 모든 비용, 청구 및 전체 비즈니스 지표를 추적합니다. 통화 보고서를 면밀히 주시하면 비즈니스 흐름을 쉽게 추적하고 기대치를 유지하고 최고 수준의 효율성을 보장할 수 있습니다.

언제 어디서나 데이터를 최신 상태로 유지

인터넷에 연결된 모든 장치에서 웹 기반 포털에 로그인할 수 있는 기능을 사용하여 사무실 밖에 있거나 다른 나라에 있더라도 관리자는 주의 깊게 자신의 비즈니스와 팀 활동을 파악할 수 있습니다.

많은 통화 기록을 통해 사용자는 Microsoft Excel 화재 형식으로 데이터를 다운로드할 수 있으며 때로는 오프라인 액세스 및 더욱 강력한 분석을 위해 이러한 통화 기록을 이메일로 전달하도록 예약할 수 있습니다.

필요에 따라 로그 정렬

사용자는 시간, 날짜 범위 또는 특정 전화선을 기준으로 로그를 정렬할 수 있습니다. 관리자는 광범위한 전체 관점을 얻거나 믿을 수 없을 정도로 특정한 범위의 메트릭을 확대할 수 있으므로 이 정보를 회사 규모로 활용하거나 한 팀 또는 특정 에이전트를 관리하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 어떤 도로 범프를 부드럽게 해야 하는지에 대한 정보를 얻을 수 있는 기능으로 수익을 개선하십시오.

모든 통화 요구 사항을 위한 하나의 리소스

온라인 관리 포털과 온라인 통화 보고 로그에 대한 액세스를 통해 사용자는 이 플랫폼을 활용하여 통계를 수집하고 자세히 살펴볼 뿐만 아니라 조치를 취할 수도 있습니다. 소프트 폰 덕분에 웹에서 직접 전화를 걸거나 전화를 걸 수 있으므로 짧은 통화나 연결이 끊긴 통화는 웹 브라우저에서 직접 신속하게 회수할 수 있습니다. 통화 녹음은 즉시 사용할 수 있는 모든 필요한 정보와 함께 통화 기록의 컨텍스트 내에서 매우 쉽게 액세스할 수 있습니다.