2022년 최고의 실시간 문서 협업 도구 7가지

Basecamp 및 Asana와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 팀원들이 할 일 목록을 만들고, 프로젝트 할당을 받고, 업로드된 파일에 댓글을 달 수 있습니다.

위의 도구를 사용했음에도 불구하고 최근 Nintex 연구에 따르면 직원의 39%는 여전히 라이브 파일 공동 작업 및 편집에 어려움을 겪고 있습니다.

2020년 최고의 문서 협업 도구를 사용하면 여러 팀 구성원이 실시간으로 초안을 작성하고 편집할 수 있습니다. 이러한 도구는 더 빠르고 능률적인 문서 작성 프로세스를 허용하면서 잘못된 의사 소통을 방지하는 데 도움이 됩니다.

찾아야 할 필수 기능

실시간 인라인 편집 외에도 다음과 같은 파일 공동 작업 도구 기능을 찾으십시오.

• 자동 저장
• 버전 기록
• 버전 관리
• 변경 사항 추적
• 새로운 변경 알림
• 여러 파일 형식
• 댓글 달기
• 사용자 태깅
• 채팅 인스턴트 메시징
• 미리 만들어진 파일 템플릿
• 앱 통합
• 모바일 장치 접근성
• 파일 액세스 제어
• 온라인 및 오프라인 액세스
• 확장 가능한 파일 저장 공간

최고의 문서 공동 작업 도구

아래 문서 관리 도구에는 위의 기능이 포함되어 있으며 2020년 최고의 사용자 리뷰를 받았습니다.

구글 문서

전 세계적으로 8억 명이 넘는 활성 사용자가 있는 Google 문서도구는 이 목록에 있는 모든 문서 공동작업 소프트웨어 중에서 가장 잘 알려져 있습니다.

그러나 많은 사람들은 댓글을 추가하고 완성된 초안을 수정하는 것 외에도 문서도구를 사용하여 실시간 온라인 공동작업이 가능하다는 사실을 깨닫지 못합니다.

최대 200명이 동시에 문서를 볼 수 있으며 10명의 사용자가 동시에 실시간으로 편집할 수 있습니다.

모든 편집 내용은 동일한 마스터 문서에서 자동으로 업데이트되고 클라우드에 저장되므로 초안마다 새 문서를 만들 필요가 없습니다. 이 버전 제어 기능은 팀이 오래된 초안을 편집하는 것을 방지합니다.

문서는 이메일이나 URL을 통해 공유되며, 팀 리더는 특정 직원이 직접 편집하거나, 편집을 제안하거나, 보기 전용 액세스 권한을 가질 수 있는 특정 직원을 선택할 수 있습니다.

"라이브 편집" 기능은 여러 사람이 파일에 수행한 실시간 색상 코드 업데이트를 보여줍니다. 사용자는 변경 사항을 추적하여 새로운 변경 사항이 없는 이전 파일 버전을 확인하고 편집을 승인 또는 거부할 수 있습니다. 또한 사이드바에서 댓글을 달거나 댓글에서 서로 태그를 지정하거나 채팅 메시지를 통해 소통할 수 있습니다.

문서도구를 사용하면 PDF, 일반 텍스트, 웹 페이지 및 서식 있는 텍스트를 비롯한 여러 형식으로 파일을 저장할 수도 있습니다. 사용자 친화적인 소프트웨어에 중점을 둔 팀이나 무료 편집 도구가 필요한 소규모 회사에 현명한 선택입니다.

가격 및 계획

Google 문서도구는 G Suite 제품 패키지의 일부로 또는 단독으로 구입할 수 있습니다. 아래 표는 무료 Google Docs 개인 ​​요금제와 유료 Google Docs 비즈니스 요금제의 가격 및 요금제를 비교한 것입니다.

마이크로소프트 365

Microsoft 365(이전의 Microsoft Office 365)를 사용하면 동시 사용자가 SharePoint Online 및 비즈니스용 OneDrive를 통해 문서를 만들고 편집할 수 있습니다.

문서가 생성되어 클라우드에 저장되면 사용자는 파일에 대한 링크를 보내거나 이메일을 통해 다른 팀 구성원을 초대하여 공동 작업할 수 있습니다.

Google 문서에서와 같이 각 사용자는 파일 작성자가 설정한 지식 기반 액세스에 대한 특정 파일 권한을 갖습니다. 모든 사용자를 팀으로 나누는 365 그룹을 통해 액세스를 제어할 수도 있습니다. 각 팀은 특정 문서에 대한 액세스를 허용하거나 거부할 수 있으므로 협업 프로세스가 빨라집니다.

새 문서 변경 사항은 자동으로 동기화되며 인라인 또는 사이드바에 표시할 수 있습니다. 검토자는 특정 직원의 변경 사항만 추적하거나 팀이 수행한 모든 새로운 변경 사항의 요약을 볼 수 있습니다. 제안된 변경 사항이 수락되기 전에 마크업을 미리 볼 수 있으며 검토자는 변경 사항을 일괄적으로 또는 개별적으로 수락할 수 있습니다.

실시간으로 직접 편집하는 것 외에도 작성자는 Microsoft Teams 앱에서 댓글, 사용자 태그 지정 및 채팅 메시지를 통해 서로 통신할 수 있습니다. 무엇보다도 Microsoft Teams와 함께 제공되기 때문에 파일을 편집하는 동안 화상 회의를 할 수 있는 몇 안 되는 도구 중 하나입니다.

Microsoft 365는 문서당 최대 99명의 동시 편집자를 허용합니다.

Skype 및 기타 비즈니스 커뮤니케이션 도구에서 Microsoft Teams 업데이트로 전환하려는 팀과 더 큰 팀을 더 작은 편집 그룹으로 나누어야 하는 팀에 적합합니다.

가격 및 계획

Microsoft 365에는 연간 또는 월 단위로 청구할 수 있는 세 가지 유료 비즈니스 요금제가 있습니다. 아래에 표시된 것처럼 세 가지 계획의 유일한 실제 차이점은 보안 및 스토리지와 관련되어 있으므로 대부분의 회사는 Business Basic 버전을 사용할 수 있습니다.

조호 워크드라이브

Zoho WorkDrive의 Writer는 여러 장치에서 빈번한 공동 작업이 필요한 수많은 파일이 있는 비즈니스에 이상적인 실시간 온라인 문서 작성 및 편집 플랫폼입니다.

"빈 페이지" 인터페이스는 글을 쓰거나 편집할 때 방해가 되지 않도록 설계되었습니다. 특히 세부적인 편집을 수행해야 하는 검토자를 위해 도구의 "초점 모드"는 한 번에 한 줄의 텍스트만 강조 표시합니다.

Zoho는 또한 문법 오류와 가독성을 위해 문서를 스캔하는 가상 쓰기 도우미 Zia와 함께 제공됩니다.

Microsoft Word 및 WordPress와 통합되며 HR 정책 및 이벤트 초대장과 같은 문서 초안을 위한 템플릿 라이브러리와 함께 제공됩니다. Zoho WorkDrive에는 관리자가 선택한 검토자로부터 민감한 정보나 문서의 특정 부분을 숨길 수 있는 "콘텐츠 마스크" 기능이 포함되어 있습니다. "컨텐츠 잠금"은 문서 작성자가 변경하지 않으려는 텍스트 부분을 선택할 수 있도록 합니다.

추가 Zoho WorkDrive 기능은 다음과 같습니다.

• 빠른 채팅 메시징 도구
• 라이브 커서
• 오프라인 편집
• 공동 작업자의 영수증에 액세스
• 댓글 및 사용자 태깅
• 변경 사항 추적
• 문서 병합
• 디지털 서명

가격 및 계획

Zoho WorkDrive는 매월 또는 매년 지불할 수 있는 세 가지 유료 요금제를 제공합니다. 추가 저장 공간을 구입할 수 있습니다.

상자

Box는 Coca-Cola, General Electric 및 Olympus와 같은 최고의 회사에서 사용하는 안전한 문서 공유 및 생활 공동 작성 도구입니다.

과거 Box는 독점적인 파일 공유 및 저장 시스템이었지만 이제는 동시 사용자가 Microsoft 365 및 Google Docs에서 문서를 만들고 편집할 수 있습니다.

내부 및 외부 문서 편집을 모두 제공하고 사용자 최대값이 없으며 Box Drive에 무제한 문서 저장을 제공합니다. 편집 내용은 자동으로 저장되며 각 편집자는 색상으로 구분된 표기법과 주석을 가지고 있습니다.

이 목록의 다른 도구와 비교할 때 Box는 타사 앱 통합 수가 가장 많습니다.

Salesforce, Zoom, 인기 있는 Zoom 대안, Slack, Microsoft 365 및 1,400개 이상의 기타 팀 협업 플랫폼과 함께 작동합니다. 따라서 실시간으로 함께 편집할 때 비디오를 통해 커뮤니케이션하거나 화면을 공유해야 하는 팀에 탁월한 옵션입니다.

또한 Zoom과 통합될 때 화상 통화를 할 수 있는 이 목록의 몇 안 되는 도구 중 하나입니다.

추가 기능은 다음과 같습니다.

• 파일 및 드라이브 검색 표시줄
• 파일 잠금 및 잠금 해제
• 문서 버전 관리
• 오프라인 문서 편집 및 액세스
• 이중 인증
• HITECH 및 HIPAA 준수

가격 및 계획

Box에는 4개의 유료 비즈니스 플랜이 있으며, 각각은 연간 또는 월 단위로 지불됩니다. 대부분의 회사는 Business Plus 플랜을 통해 최상의 서비스를 받을 수 있습니다.

보관용지

Dropbox Paper는 과거에 Dropbox가 파일을 저장하고 공유하는 유일한 도구였다는 점에서 Box의 협업 시스템과 유사합니다.

Dropbox Paper는 동시 사용자가 실시간으로 편집하고 제안할 수 있는 완전 무료 문서 편집 도구입니다. Zoho WorkDrive와 마찬가지로 Dropbox Paper의 인터페이스는 복잡하지 않으며 특정 텍스트가 강조 표시된 경우에만 사용할 수 있는 메뉴 및 도구 모음과 같은 방해 요소가 없습니다.

실시간 라인 편집 외에도 사용자는 댓글 및 태그 지정 기능을 사용하여 사이드바에서 제안할 수 있습니다. 또한 댓글을 읽지 않은 것으로 표시하고 과거 댓글을 편집 및 삭제할 수 있습니다. 댓글 기록도 사용할 수 있습니다.

Dropbox Paper는 주로 파일 편집 도구이지만 프로젝트 타임라인도 제공합니다. 이를 통해 관리자는 마감일을 관리하고, 작업 관리 기능을 사용하고, 책임이 명확하도록 프로젝트 이정표를 설정할 수 있습니다.

특정 문서 개요가 필요하고 파일에 대해 공동 작업하는 사람이 많고 콘텐츠를 만들 때 이미지와 URL에 크게 의존하는 기업에 적합합니다.

추가 Dropbox 기능은 다음과 같습니다.

• 실시간 댓글 알림
• 검색 창
• 미리 만들어진 템플릿 라이브러리
• 문서 서식을 위한 키보드 단축키
• 이모티콘 댓글 반응
• 드래그 앤 드롭 이미지 삽입
• 자동 이미지 갤러리 생성
• 링크 임베딩
• 여러 문서를 연결하는 기능

종이는 100% 무료입니다.

비트아이

Bit.ai는 Canon, MIT 및 Accenture와 같은 잘 알려진 회사를 포함하여 100개 이상의 국가에서 사용자와 함께 사용하는 종단 간 파일 공동 작업 플랫폼입니다.

실시간 편집 외에도 Bit.ai의 통합 스마트 문서를 통해 사용자는 Google 드라이브, 클라우드 파일, 웹링크, SharePoint, Box 등의 콘텐츠를 추가할 수 있습니다. 비트 문서는 PowerPoint, Excel, Word 등을 포함한 다양한 파일 형식과 호환됩니다.

사용자는 더 나은 파일 구성을 위해 문서를 연결하고 검토 프로세스 중에 스마트 문서 추적에 액세스할 수도 있습니다. 이것은 외부 협력자의 참여 수준에 대한 정보를 제공합니다. 보안 강화를 위해 사용자는 내부 및 외부 파일의 만료 날짜를 설정할 수 있습니다.

파일은 작업 공간별로 구성되고 폴더 및 하위 폴더에 정렬됩니다. Wiki 페이지를 사용하면 과거 콘텐츠를 찾고 일반적인 질문에 간단하게 답할 수 있습니다. 무제한 문서 버전 기록 및 추적된 변경 사항도 사용할 수 있습니다.

그러나 Chanty 및 Twist와 같은 Slack 대안과 같은 채팅 메시징 도구는 제공하지 않습니다.

Bit.ai는 과거 콘텐츠를 자주 재사용하고 용도를 ​​변경하는 팀과 조직 외부의 편집자와 자주 협업하는 비즈니스에 적합합니다.

추가 기능은 다음과 같습니다.

• 공동 작성
• 라이브 라인 편집
• Github, Miro 및 소셜 미디어 플랫폼과의 통합
• 미리 만들어진 템플릿 라이브러리
• 새 문서에 과거 콘텐츠 업로드
• 색상으로 구분된 편집 알림
• 언급
• 댓글 기능

가격 및 계획

개념

Notion은 Trello, Confluence 및 Asana와 같이 널리 사용되는 다양한 워크플로 관리 도구를 대체하도록 설계된 실시간 협업 앱입니다.

이 목록에 있는 도구 중 가장 사용자 정의 가능한 인터페이스가 있어 사용자가 자신의 사이드바 파일 구성 시스템을 만들고, 작업 항목을 추가하고, 파일에 대한 태그와 레이블을 만들 수 있습니다.

실시간 공동 작성 및 편집과 같은 표준 기능 외에도 Notion은 버전 기록, 문서에 대한 무제한 팀 구성원 액세스 및 여러 보기 옵션을 제공합니다.

현재 사용 중인 협업 소프트웨어 프로그램의 수를 통합해야 하지만 여전히 프로젝트 협업 기능이 필요한 회사에 이상적입니다.

추가 Notion 기능은 다음과 같습니다.

• 산만하지 않은 인터페이스
• 모바일 및 데스크톱 버전
• 키보드 단축키
• 사용자 태깅
• 댓글 기능
• 만기 날짜
• 알림
• 드래그 앤 드롭 콘텐츠 구성
• Kanban 보드 및 할 일 목록 형식
• 템플릿 라이브러리

가격 및 계획

Notion은 월별 또는 연간 청구되는 1개의 무료 플랜과 3개의 유료 플랜을 제공합니다. 가장 중요한 파일 공동 작업 도구는 Team 또는 Enterprise 플랜과 함께 제공됩니다.

비디오 소프트웨어를 사용하여 실시간 편집

위의 문서 협업 도구 외에도 웹 회의 소프트웨어를 사용하여 실시간으로 파일을 편집할 수도 있습니다.

화면 공유, 화이트보드 도구 및 원격 데스크톱 제어와 같은 기능을 통해 수십 명의 직원이 대면 커뮤니케이션의 추가 이점과 함께 파일에 동시에 액세스하고 편집할 수 있습니다.

Zoom과 WebEx와 같은 인기 도구를 나란히 비교하면 어떤 화상 통화 도구가 팀에 적합한지 쉽게 평가할 수 있습니다.