문서 관리 소프트웨어 및 그 이점

데이터는 모든 비즈니스에서 가장 중요한 부분입니다. 기업이 데이터를 책에 저장하던 시대는 지났습니다. 이것이 바로 문서를 저장하기 위한 안전한 데이터베이스가 있는 이유입니다.

매일 회사에서는 많은 양의 데이터가 처리됩니다. 이것이 바로 회사의 요구 사항에 맞는 효율적인 소프트웨어가 필요한 이유입니다. 귀하의 비즈니스에 유용할 수 있는 관리 소프트웨어 목록은 다음과 같습니다.

귀하의 회사에 적합한 데이터 관리 소프트웨어

법률 문서 관리 소프트웨어

법률 회사는 문서 관리 소프트웨어에서 제외되지 않습니다. 변호사는 LexWorkplace를 사용하여 문서를 정리하고 쉽게 검색할 수 있습니다. 이 클라우드 기반 제품은 법률 회사의 다양한 문서를 지원합니다.

모든 로펌이 이를 보유해야 합니다.

• 창 폴더보다 더 나은 솔루션을 제공합니다
• S:Drive보다 로펌의 문서관리에 더 좋은 시스템입니다.
• 업그레이드된 클라우드 스토리지 솔루션을 제공합니다.
• 모든 규모의 법률 회사에 이상적입니다.

M-파일

M-Files는 보안, 자동화, 효율성을 결합한 DMS 도구입니다. 다양한 부서의 모든 비즈니스 파일을 하나의 견고한 전자 아카이브에 결합합니다. 귀하의 팀은 모든 부서의 정보에 즉각적으로 쉽게 액세스할 수 있습니다.

소프트웨어는 가장 관련성이 높은 문서에 액세스할 수 있도록 최신 문서를 저장합니다. 또한 가장 민감한 파일을 제어하기 위해 고급 액세스 및 암호화를 구현하는 데도 도움이 됩니다.

정교하지만 워크플로 자동화에 탁월합니다. 사용자는 직장 지침에 따라 승인을 위해 문서를 공유, 편집 및 검토할 수 있습니다.

템플릿화

Templafy는 괜찮을 뿐만 아니라 매우 효율적인 DMS입니다. 사용자가 쉽게 액세스할 수 있는 응집력 있는 라이브러리에 회사 파일을 저장합니다. 또한 이를 통해 팀은 실시간으로 변경 사항을 추적할 수 있습니다.

Templafy를 사용하면 사용자 정의 템플릿을 사용하여 다양한 비즈니스 문서를 쉽게 만들 수 있습니다. 이 도구는 HR 계약, NDA 및 서비스 이메일과 같은 필수 파일 생성을 자동화합니다.

이 소프트웨어는 조정 도구와 기능을 사용하여 전체 생성 프로세스를 최적화할 수 있기 때문에 스마트합니다. 파일의 오류와 불일치를 감지하고 사용자 개입을 통해 자동으로 수정할 수 있습니다.

종이 절약

Papersave는 규모에 관계없이 기업이 파일을 보다 효율적으로 관리할 수 있게 해주는 또 다른 혁신적이고 사용자 친화적인 도구입니다. 소프트웨어는 언제든지 문서 기능을 캡처할 수도 있습니다.

사용자가 사용자 인터페이스에서 파일을 캡처할 수 있으므로 ERP 및 CRM 솔루션에 가장 적합합니다. 직관적인 검색 기능 덕분에 필요한 문서를 검색할 수 있습니다.

강력한 데이터 보안으로 인해 파일을 추적하고 파일에서 수행되는 모든 변경 사항을 모니터링하는 동시에 특정 권한을 팀에 위임할 수 있습니다.

문서 관리 소프트웨어를 선택하기 전에 고려해야 할 요소

DMD를 선택하기 전에 고려해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

• 유용성 : 먼저 소프트웨어를 어떻게 사용할 것인지 고려해야 합니다. 탐색하고 이해하기 쉬운 사용자 친화적인 인터페이스를 갖추고 있는지 확인하세요.
• 기능 : 이러한 도구의 대부분은 사용자에게 파일 공유와 같은 뛰어난 기능을 제공합니다. 이는 팀이 동시에 파일을 보고, 편집하고, 함께 작업할 수 있다는 점에서 훌륭한 기능입니다.
• 변경 사항 추적 : 좋은 소프트웨어를 사용하면 파일을 실시간으로 추적할 수 있습니다. 또한 소프트웨어는 이전 버전으로 되돌릴 수 있도록 문서의 이전 버전을 보관해야 합니다.
• 도구가 광학 문자 인식을 사용하는지 확인하십시오 . OCR을 사용할 때 쉽게 액세스할 수 있도록 파일을 빠르게 디지털화할 수 있습니다. 또한 소프트웨어는 파일을 쉽게 검색할 수 있어야 합니다.

회사에서 문서 관리 소프트웨어를 사용할 때의 이점

DMS는 워크플로 간소화에 도움이 되는 회사 기반을 제공하므로 투자할 가치가 있습니다. 또한 비즈니스 생산성도 향상됩니다. 귀하의 비즈니스에서 DMS의 주요 이점은 다음과 같습니다.

저장 공간 줄이기

상업용 사업장 비용은 높기 때문에 문서 보관소를 갖추는 데 더 많은 비용이 들 수 있습니다. DMS 도구는 파일 캐비닛을 수리하는 데 사용했던 공간을 줄여주기 때문에 매우 중요합니다. 따라서 이러한 DMS는 스토리지를 위한 탁월한 대안이며 사무실 공간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 회사에 하드 카피가 있어야 하는 경우 금고 등 저렴한 장소에 보관할 수 있습니다.

보안 강화

민감한 데이터는 보호가 필요하기 때문에 문서 보안은 모든 회사에 매우 중요합니다. 하드 카피에 비해 DMS는 민감한 파일에 대한 액세스를 제어할 수 있으므로 더 나은 보안을 제공합니다.

또한 DMS는 파일을 본 사람, 파일을 확인한 시기, 수정 여부에 대한 추적을 남깁니다. 민감한 문서에 대한 자동 알림에 태그를 지정할 수도 있습니다.

문서 검색이 용이함

파일을 검색하고 가져오는 것은 어려울 수 있으며, 특히 파일 더미를 검색하는 경우 더욱 그렇습니다. 대부분의 작업자는 올바른 인쇄 문서를 검색하고 정리하는 데 시간을 보냅니다. 이는 직원이 잘못 놓인 문서를 놓칠 수도 있기 때문에 생산성에 영향을 미치고 성장을 제한합니다.

그러나 DMS를 사용하면 문서 분실이나 분실에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 소프트웨어는 파일을 검색하는 데 명령이 필요하므로 시간을 절약합니다. 네트워크에 연결되어 있으면 원격으로 문서에 액세스할 수도 있습니다.

재해 발생 시 더 나은 백업

대부분의 DMS에는 재해 발생 시 데이터 백업 및 복구 계획이 있습니다. 디지털 백업을 사용하면 화재, 홍수 또는 기타 재난으로부터 문서를 안전하게 보호할 수 있습니다. 문서 관리 도구를 사용하면 문서를 쉽게 추적할 수 있습니다. 문서 추적 기능을 사용하면 필수 문서를 본 후 분실하거나 잘못 놓을 위험이 없습니다.

생산성 향상

DMS를 사용하면 많은 시간을 절약할 수 있으며 이는 곧 생산성 향상으로 이어집니다. 이러한 문서를 추적하는 것은 쉽기 때문에 직원의 사기를 높이고 고객 만족도를 높일 수 있습니다. DMS는 귀하의 비즈니스에 이러한 이점을 제공합니다.

• 경쟁력
• 마음의 평화
• 더 나은 고객 관계
• 유연성

결론

귀하의 비즈니스에서 파일 관리를 단순화하는 데 도움이 되는 귀하의 비즈니스에 맞는 맞춤형 DMS를 얻어야 합니다. 생산성을 높이고 직원의 사기를 높이며 경쟁력을 유지하려면 비즈니스 요구 사항에 맞는 비용 효율적인 문서 관리 솔루션을 구입하십시오. 이는 비즈니스 요구 사항을 간소화하여 생산성과 수익성을 유지하는 데 도움이 됩니다.