Microsoft Outlook을 사용하여 서명을 추가하고 자동 회신을 보내는 방법

Microsoft Outlook에는 전자 메일 계정을 관리하기 위해 쉽게 액세스할 수 있는 수백 가지 기능이 포함되어 있습니다. Outlook 365에서 여러 이메일 계정을 구성하고 이 애플리케이션을 사용하여 모든 이메일에 중앙에서 액세스할 수 있습니다.

이메일을 보내거나 다른 사람의 이메일에 회신하는 동안 일반적으로 Outlook에서 이메일 서명을 만들고 수신자의 방문 카드 역할을 하는 서명을 추가합니다. 모든 개별 이메일에 대해 서명을 반복적으로 입력하는 대신 보내는 모든 이메일에 대해 Outlook 서명을 구성할 수 있습니다.

사무실에 있지 않거나 여행 중이거나 이메일에 대한 액세스가 제한적이거나 아예 없는 긴 휴가를 보내는 경우 Outlook에서 자동 회신을 보내도록 Outlook 부재중 도우미를 설정할 수도 있습니다. 이러한 옵션을 수행하는 단계를 알아보겠습니다.

Outlook에 이메일 서명 추가

Outlook 365 및 기타 버전을 사용하여 Outlook에서 전자 메일 서명을 만들고 여러 전자 메일 계정에 대해 하나 이상의 개인화된 Outlook 서명을 추가할 수 있습니다. Outlook 서명에 이미지, 로고, 전자 명함 또는 손으로 쓴 서명 이미지를 추가할 수도 있습니다. 서명은 자동으로 추가되거나 사례별로 이메일 메시지에 추가할 수 있습니다.

Outlook에서 전자 메일 서명을 만들려면 다음 단계를 따라야 합니다.

1단계. 새 이메일 메시지를 엽니다.

2단계. 메시지 메뉴에서 '서명'을 클릭하고 드롭다운 목록에서 '서명'을 다시 선택합니다.

3단계 . '편집할 서명 선택' 옵션에서 '새로 만들기' 버튼을 클릭하여 새 서명을 추가합니다.

3단계 . 서명에 이름을 지정하고 '확인'을 클릭합니다.

4단계. '서명 편집' 아래에 서명 세부정보를 추가합니다. 기본 이메일 클라이언트에서 서명을 복사하여 붙여넣을 수도 있습니다. 상단의 서식 표시줄을 사용하면 Outlook 서명에 서식을 지정하고 스타일을 지정할 수 있습니다. '명함' 옆에 있는 이미지 아이콘을 선택하고 이미지 파일을 찾아 '삽입'을 클릭할 수 있습니다. 필요에 따라 이미지 크기를 조정할 수도 있습니다.

“참고: 웹사이트 링크, 이메일 주소 및 이미지를 서명에 추가할 수 있습니다. 서명에 소셜 미디어 아이콘과 링크를 추가하거나 서명 갤러리 에서 미리 디자인된 서명 템플릿을 사용자 지정할 수도 있습니다 .”

5단계. '기본 서명 선택'에서 서명에 대해 다음 옵션을 구성합니다.

• 이메일 계정 드롭다운 상자에서 서명과 연결할 이메일 계정을 선택합니다. 개별 이메일 계정에 대해 다른 Outlook 서명을 구성할 수 있습니다.
• 새 메시지 및 회신/전달에 대한 기본 서명을 선택합니다.
• 자동 Outlook 전자 메일 서명을 원하지 않는 경우 옵션을 '없음'으로 유지합니다.

6단계. '확인'을 클릭하여 설정을 저장하고 새 이메일 페이지로 돌아갑니다.

“참고: '파일' 메뉴를 클릭할 수도 있습니까? 왼쪽 옵션의 '옵션' 탭으로 이동하시겠습니까? 새 창의 왼쪽 옵션에서 '메일'을 선택하고 상단에서 '서명'(세 번째 옵션)을 클릭하십시오.”

자동 회신 설정 – 이전에는 부재 중 도우미로 알려짐

보낸 사람에게 메시지에 즉시 응답할 수 없음을 알리고 싶을 때마다 Outlook에서 자동 회신을 사용합니다. 자동 회신을 설정하면 수신되는 모든 이메일에 대한 회신으로 자동 전송됩니다.

아래 단계에 따라 Microsoft Office Outlook 2019, Outlook 2016, 2013, 2010 및 Outlook for Office 365에서 자동 회신(부재중) 지원을 설정할 수 있습니다.

“참고: '자동 회신' 기능은 많은 조직에서 널리 사용되는 Exchange 계정에서만 사용할 수 있습니다. 가정 사용자나 Outlook.com(이전의 Hotmail), POP3, IMAP 사용자에게는 이 기능이 없습니다.”

Exchange 계정 사용자의 경우

1단계. '파일' 메뉴를 클릭하고 '정보' 탭으로 이동합니다.

2단계. 자동 회신(부재중) 버튼을 클릭합니다.

"참고: 이 옵션이 표시되지 않으면 Exchange 계정을 사용하지 않는 것입니다. 대체 항목으로 이동 합니다.”

3단계 . 자동 회신 대화 상자에서 '자동 회신 보내기' 확인란을 선택합니다.

4단계. 날짜와 시간이 확실하면 '이 시간 범위에만 보내기' 확인란을 선택합니다. 그리고 시작 및 종료 시간을 설정합니다.

5단계. '내 조직 내부' 탭에서 조직 내에서 보내고 싶은 메시지를 입력하고, '내 조직 외부' 탭에서 다른 사람에게 보내고 싶은 메시지를 입력하고 '확인'을 클릭합니다. .

"참고: '이 시간 범위에만 보내기' 확인란을 선택한 경우 지정된 날짜 및 시간이 충족될 때까지 메시지가 모든 발신자에게 자동으로 전송됩니다. 그렇지 않으면 다음을 수행하여 옵션을 수동으로 끌 때까지 메시지가 계속됩니다. 1단계에서 '자동 답장을 보내지 않음' 옵션을 체크하세요.”

비 Exchange 계정 사용자의 경우

비 Exchange 계정을 사용하는 경우 Outlook에서 자동 회신을 설정하는 프로세스가 약간 문제가 됩니다. 메시지 템플릿을 만든 다음 수신된 메시지에 대한 회신으로 해당 메시지를 보내도록 규칙을 설정해야 합니다.

메시지 템플릿 만들기

1단계. 새 메일 메시지를 열고 제목 줄에 '부재중'을 입력합니다.

2단계. '부재중' 회신을 입력합니다(여행 세부 정보, 대체 연락처 세부 정보, SPOC 등이 포함될 수 있음). 메시지를 짧고 간단하게 유지합니다.

3단계 . '파일' 메뉴를 클릭하고 '다른 이름으로 저장'을 선택합니다.

4단계. '파일 형식' 드롭다운에서 'Outlook 템플릿(*.oft)'을 선택하고 이름을 지정합니다.

5단계. '저장' 버튼을 클릭하고 메시지 창을 닫습니다. 메시지가 표시되면 '저장' 옵션을 클릭할 수 있습니다.

"메시지를 만든 후에는 Outlook에서 자동 회신을 설정하는 규칙을 만들어야 합니다."

또한 읽기: Microsoft Outlook을 사용하여 Gmail 및 Windows Live Hotmail 구성

Outlook에서 자동 회신을 설정하는 규칙 만들기

1단계. Outlook '홈' 탭에서 '규칙' 버튼을 클릭하고 드롭다운 목록에서 '규칙 및 경고 관리'를 선택합니다.

2단계. 기본적으로 '이메일 규칙' 탭에 있어야 합니다. 그렇지 않은 경우 선택합니다.

3단계 . 기본적으로 새 규칙은 '규칙' 버튼을 클릭하기 전에 선택한 '받은 편지함 폴더'에 적용됩니다.

4단계. '새 규칙' 버튼을 클릭하고 '빈 규칙에서 시작' 섹션에서 '내가 받는 메시지에 규칙 적용'을 선택하고 '다음' 버튼을 클릭합니다.

5단계. '내 이름이 받는 사람 상자에 있을 때'를 선택한 대로 우선 순위에 따라 옵션을 선택합니다. 여기에서 '중요한 것으로 표시', '민감한 것으로 표시' 또는 특정 사람의 여러 옵션을 선택하고 '다음' 버튼을 클릭할 수 있습니다.

6단계. 여기에서 '특정 템플릿을 사용하여 회신' 앞에 체크 표시를 한 다음 2단계: 규칙 설명 편집 상자에서 '특정 템플릿'이라는 링크를 클릭해야 합니다.

여기서 이전에 생성하고 저장한 템플릿을 탐색해야 합니다.

7단계. 다음 창에서 예외 설정이 필요하지 않으면 '다음' 버튼을 클릭합니다. 예외를 설정하면 Outlook에서 해당 예외에 대한 자동 회신을 보내지 않습니다.

8단계 . 생성한 규칙에 이름을 지정하고 '이 규칙 켜기' 확인란이 선택되었는지 확인한 다음 '마침' 버튼을 클릭합니다.

"참고: 규칙이 적용되지 않았으며 규칙을 활성 상태로 유지하기 위해 Outlook을 닫지 않아야 한다는 경고 메시지가 표시됩니다."

9단계 . 나중에 규칙을 활성화하려면 '이 규칙 켜기' 확인란을 선택하지 않은 상태로 두고 '마침' 버튼을 클릭합니다. 규칙을 활성화하려면 1단계를 따르고 새로 추가된 규칙 앞에 체크 표시를 하고 '적용' 및 '확인' 버튼을 클릭합니다.

"참고: 돌아와서 서비스를 재개한 후 규칙을 비활성화하려면 1단계를 다시 수행하고 오프라인 시간 내내 활성화된 규칙을 선택 취소하고 '적용' 및 '확인' 버튼을 클릭해야 합니다."

규칙을 선택하고 '규칙 변경' 버튼을 클릭한 다음 '규칙 설정 편집...'을 선택하여 규칙을 편집할 수도 있습니다. 이전에 규칙을 만드는 데 사용한 규칙의 편집 콘솔이 열립니다.

같은 창에서 규칙이 더 이상 유용하지 않거나 원하는 대로 설정이 설정되지 않은 경우 규칙을 삭제하는 옵션을 찾을 수 있습니다.

합산

여기에서는 Microsoft Outlook의 가장 유용한 2가지 설정을 다루었습니다. Outlook 서명 설정은 이메일 전송의 기본 요구 사항 중 하나입니다. 이제 회사 로고 링크와 적절한 형식으로 Outlook에서 전자 메일 서명을 쉽게 만들 수 있습니다. Outlook 전자 메일 서명을 추가하면 보내는 모든 전자 메일에 자동으로 추가되거나 관심 분야에 따라 사용자 지정할 수 있습니다.

또한 Outlook에서 자동 회신을 설정하여 Outlook 부재 중 도우미 전자 메일을 보내는 방법을 다뤘습니다. Outlook의 자동 회신은 받은 편지함에 수신되는 모든 또는 사용자 정의된 이메일로 전송됩니다.

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