VoIP 공급자를 선택하는 방법

콜센터에서 스타트업에 이르기까지 대부분의 기업은 기존 전화 서비스를 VoIP(Voice over Internet Protocol) 전화 시스템으로 교체하는 것을 고려 중이거나 이미 시작했습니다. 전환하는 데에는 다양한 이유가 있으며 이미 이러한 시스템을 채택한 회사가 이를 증명할 수 있습니다. 이 기사에서는 최고의 VoIP 서비스 제공업체를 선택하는 방법에 대한 몇 가지 측면을 다룹니다.

VoIP 제공업체 선택 기준

VoIP 전화 시스템은 사용자에게 단순한 전화 서비스 이상을 제공합니다. 이러한 플랫폼은 화상 커뮤니케이션, 동료와의 인스턴트 메시징 등에 사용할 수 있습니다. 풍부한 기능 세트로 인해 VoIP 도구를 선택할 때 고려해야 할 기준의 긴 목록이 있어야 합니다.

이 문서에서는 다음 섹션을 다룹니다.

• 요구 사항 작성
• 관련 비용
• 사용 가능한 기능
• 고객 지원
• 타사 통합
• VoIP 보안
• VoIP 가동 시간
• VoIP 공급자 분석
• 자주 묻는 질문

하지만 먼저 – 요구 사항을 적어 두십시오

VoIP 전화를 선택할 때 고려해야 할 사항이 너무 많기 때문에 찾고 있는 요구 사항을 적어 두는 것이 중요합니다. 유선 전화와 같은 기존 전화 서비스에서 VoIP 플랫폼으로 전환하는 것은 큰 단계입니다. 전화 통신 시스템에서 어떤 요소가 절대적으로 필수적인지 고려하십시오. 다음은 VoIP 전화 시스템으로의 전환을 고려할 수 있는 몇 가지 이유입니다.

• VoIP 전화 시스템은 PSTN 시스템의 비용을 크게 낮춥니다.
• 이 기술은 올인원 커뮤니케이션 플랫폼을 제공합니다.
• VoIP 전화 서비스는 PSTN이 제공할 수 없는 휴대폰 및 기타 모바일 장치에 대한 향상된 서비스를 제공합니다.
• 이러한 플랫폼은 학습 곡선이 무시할 수 있는 고급 기술을 제공합니다.
• 변화하는 비즈니스 규모에 맞게 VoIP 도구의 시트 수를 쉽게 조정할 수 있습니다.

여기에는 비즈니스 전화 요금을 낮추고 필요한 전화선을 일정량 확보하는 것이 포함될 수 있습니다. 그러나 그 이상을 두려워하지 마십시오. PSTN에 부족한 기능과 VoIP 플랫폼이 그 격차를 메우는 데 어떻게 도움이 되는지 생각해 보십시오. 이러한 모든 요구 사항을 기록하면 조직을 유지하는 데 도움이 되고 중요한 사항을 놓치지 않도록 할 수 있습니다.

관련 비용

가격은 귀하에게 적합한 공급자를 선택하는 데 있어 큰 요소가 될 것입니다. 그러나 서비스 품질, 고객 지원, 서비스 계획 옵션 등과 같은 요소가 VoIP 공급자의 최종 결정에 결정적으로 영향을 미치므로 최저 가격이 항상 최상의 가격은 아닐 수 있습니다. 다음은 VoIP 비즈니스 전화와 관련된 다양한 수수료에 대한 분석입니다.

설치당 가격

기존 PSTN 전화는 시스템을 전화 서비스 공급자에 연결하는 구리선에 의존합니다. VoIP 시스템은 인터넷을 통해 연결되기 때문에 설치 비용이 없거나 매우 적습니다. 기껏해야 계정 활성화 비용만 예상할 수 있습니다. 그러나 이것은 귀하의 계정에 대한 일회성 청구입니다.

사용자당 가격

VoIP 회선은 $20-$30/월/사용자 사이에서 실행될 것으로 예상할 수 있습니다. 무제한 발신 전화(일반적으로 미국 및 캐나다), 무료 통화, 자동 교환, 착신 전환, 발신자 ID, 통화 대기, 통화 녹음, 사용자당 통화 등과 같은 기본 기능. PBX는 연간 또는 월 단위로 지불할 수 있는 옵션을 제공할 것입니다.

추가 요금

VoIP 서비스와 관련된 가장 큰 비용은 확실히 설치 및 사용자당 요금입니다. 그러나 다음과 같은 다른 수수료가 부과될 수 있습니다.

• 무료 통화 시간 — 계획에 무료 통화 시간이 포함될 가능성이 높지만 무제한은 아닙니다. 따라서 할당된 금액을 초과하면 요금이 부과됩니다.
• VoIP 하드웨어 — 새 전화 또는 아날로그 전화 어댑터와 같은 새 전화 시스템을 위한 추가 하드웨어를 구입해야 할 수 있습니다.
• 계획 업그레이드 — 사용하는 VoIP 계획이 비즈니스 요구 사항에 맞지 않는다고 판단되면 다음 단계로 업그레이드할 수 있습니다. 하지만 당연히 그에 따른 더 높은 가격표를 기대해야 합니다.

VoIP 기능

표준 기능

당연한 이야기일 수 있지만 선택한 플랫폼에 필요한 VoIP 기능이 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 그러나 주의해야 할 사항이 확실하지 않은 경우 고려해야 할 몇 가지 기능과 이러한 기능이 중요한 이유는 다음과 같습니다.

• • • 자동 전화 교환 — 자동 전화 교환은 자동 음성 안내를 사용하여 발신자를 적절한 상담원이나 부서로 안내하는 메뉴 시스템입니다. 이렇게 하면 실시간 안내원을 대체할 수 있으므로 팀의 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.
    • 착신 전환 — 이 기능을 사용하면 고객의 전화에 응답이 없을 것입니다. VoIP 시스템을 사용하면 통화를 다른 내선 번호나 다른 전화 번호로 모두 전달할 수 있습니다.
    • 통화 분석 — 통화 세션 메트릭, 행동 경향, 상담원 성과 등과 같은 데이터를 수집할 수 있습니다. 그렇게 하면 정보를 사용하여 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
    • 소프트폰 — 소프트폰 응용 프로그램을 사용하면 WiFi 지원 장치에서 전화를 걸거나 메시지를 보낼 수 있습니다. 그렇게 하면 이동 중에도 대화를 할 수 있습니다.
    • 비즈니스 문자 메시지 — VoIP 시스템을 사용하면 플랫폼에서 직접 SMS 메시지를 보낼 수 있습니다. 때때로 특정 상황에서는 전화 대신 문자가 필요하므로 이렇게 하기 위해 플랫폼 간에 전환할 필요가 없습니다.
    • Voicemail-to-text — 이 기능은 음성 메일을 변환하여 SMS 문자로 전화기에 보냅니다.
    • 화상 회의 — VoIP 전화 시스템은 일반적으로 화상 채팅 도구를 제공하므로 가능한 가장 편리한 방법으로 고객 및 동료와 협업할 수 있습니다.

고급 기능

VoIP 전화 플랫폼은 단순한 전화 서비스 이상을 제공하므로 이러한 도구가 제공해야 하는 고급 기능 중 일부를 활용하는 것이 좋습니다. 여기에는 인공 지능, 통화 분석, IVR 시스템 및 기본 타사 통합과 같은 VoIP 기능이 포함됩니다. 그러나 찾고 있는 고급 기능이 많을수록 대부분의 경우 더 높은 가격을 지불하게 됩니다.

VoIP 제공업체는 고급 요금제에 대해 사용자에게 요금을 부과하는 방식이 다릅니다. 많은 플랫폼은 유료 요금제 옵션 내에서 아래로 내려갈수록 더 고급 기능을 제공합니다. Nextiva 및 Telnyx와 같은 다른 공급자는 특정 기능을 개별적으로 구매할 수 있는 옵션을 제공합니다. 그렇게 하면 필요한 기능에 대해서만 비용을 지불하면 됩니다.

고객 지원

중요한 고객 및 동료 커뮤니케이션은 VoIP 도구를 통해 이루어집니다. 따라서 문제가 발생하면 즉시 처리해야 합니다. 일부 제공업체는 하루 중 특정 시간에 고객 지원을 아웃소싱하여 하루 24시간 연중무휴 지원을 제공합니다. 대부분의 다른 VoIP 제공업체는 정상 업무 시간 동안 전화 지원을 제공합니다.

필요할 때 고객 지원을 제공하는 것은 주거용 및 비즈니스용 VoIP 모두에 매우 중요합니다. 따라서 어떤 유형의 지원을 받고 언제 받을 수 있는지 아는 것은 반드시 알아야 합니다. 다음은 VoIP 공급자의 고객 서비스 제공에서 찾아야 하는 몇 가지 다른 요소입니다.

단순성 — 여러 상담원에게 통화를 라우팅하는 것 외에도 통화 중 대기 시간은 사용자가 최대한 줄이는 방법을 찾아야 합니다.

실시간 담당자 — 실시간 담당자는 문제에 대해 쉽게 이야기할 수 있기 때문에 찾는 이상적인 지원 옵션입니다. 사람과 채팅하면 필요할 때 양측이 더 쉽게 설명하고 설명할 수 있습니다.

셀프 서비스 옵션 — 강력한 고객 서비스는 담당자와 채팅하는 것 이상의 기능을 제공합니다. 여기에는 온라인 포털, 비디오 자습서, FAQ 및/또는 기타 웹 기반 대안이 포함됩니다.

타사 통합

VoIP 도구의 가장 큰 장점 중 하나는 타사 통합 기능이 내장된 경우가 많다는 것입니다. VoIP 도구는 일상 커뮤니케이션의 핵심이므로 자주 사용하는 도구와 동기화됩니다. 다음은 기대할 수 있는 몇 가지 통합입니다.

CRM — 많은 VoIP 솔루션이 CRM 도구와 통합되므로 전화 통화에서 필요한 데이터를 추적할 수 있습니다. 이 통합은 또한 플랫폼이 에이전트를 수신 발신자의 프로필에 연결할 수 있고 때로는 해당 통화에 대한 정보가 포함된 새 지원 티켓을 자동으로 생성할 수 있기 때문에 더 나은 고객 경험을 제공할 수 있습니다.

SMS 및 팩스 — 대부분의 VoIP 플랫폼에는 플랫폼에 SMS 및 팩스 기능이 내장되어 있습니다. 그러나 해당 기능이 없는 경우 도구는 타사 SMS 및 팩스 플랫폼과 통합되어야 합니다.

이메일 소프트웨어 — 이메일 도구를 VoIP 시스템과 동기화하면 이메일 및 통화 관리를 활용할 수 있습니다. 예를 들어 Microsoft Outlook을 VoIP 도구와 통합하면 VoIP 도구에서 이메일로 바로 오디오 파일을 받을 수 있습니다.

클라우드 스토리지 통합 — VoIP 도구는 Dropbox 또는 Google Cloud와 같은 클라우드 스토리지 도구와 쉽게 통합되므로 휴대전화 녹음을 안전하게 보관할 수 있습니다. 그렇게 하면 사기 및 소송과 같은 것들로부터 보호받을 수 있습니다.

VoIP 플랫폼을 선택하기 전에 도구에 이러한 통합 또는 필요한 통합이 있는지 확인하십시오. 필요에 따라 도구를 사용자 정의할 수 있도록 타사 API 통합을 제공하는 VoIP 소프트웨어를 주시할 수도 있습니다.

VoIP 보안

VoIP 서비스는 인터넷을 통해 실행되기 때문에 특정 시스템 취약점에 노출될 수 있습니다. 그 때문에 귀하의 데이터는 기술적으로 가로채거나 침해되기 쉽습니다. 즉, 고객 데이터를 보호하기 위해 보안 조치를 취하기 위해 추가 노력을 기울이는 VoIP 제공업체를 찾는 것이 중요합니다.

통화의 보안을 보장하는 가장 효과적인 방법은 높은 수준의 암호화를 사용하는 것입니다. 이는 호출 데이터를 설명 키로만 디코딩할 수 있는 인코딩된 버전으로 변환하는 프로세스를 나타냅니다.

VoIP 공급자의 강력한 보안을 나타내는 또 다른 지표는 서로 다른 위치에 여러 데이터 센터가 있는지 여부입니다. 데이터 센터 내의 여러 서버는 서비스의 이중화를 초래합니다. 즉, 다른 서버가 실패할 경우 한 서버가 인계받을 수 있습니다. 데이터 센터도 마찬가지입니다. VoIP 공급자가 한 위치에 둘 이상의 데이터 센터를 갖고 있는 경우 다른 공급자가 실패할 경우 한 공급자가 인계받을 수 있습니다.

다음은 주의해야 할 몇 가지 사항입니다.

• 데이터 센터 감사
• 다단계 인증
• 고급 계정 관리

VoIP 공급자는 사용 가능한 각 계획에 대한 보안 조치를 제공하고 광고해야 합니다. 공급자의 패키지 계층이 올라갈수록 더 많은 고급 보안 기능을 기대할 수 있습니다. 작업할 데이터 및 민감한 정보의 수준에 대해 적절한 수준의 보안을 제공하는 계획을 선택했는지 확인하십시오.

VoIP 가동 시간

가동 시간은 VoIP 서비스가 온라인 상태이고 작동하는 시간의 백분율을 나타냅니다. 어떤 공급자도 100% 가동 시간을 보장할 수 없습니다. VoIP는 인터넷을 통해 실행되기 때문에 예기치 않은 중단이 불가피합니다. 대부분의 공급자는 일반적으로 약 99.9%의 가동 시간을 약속할 수 있습니다.

이는 확실한 숫자처럼 보일 수 있지만 이전에 언급했듯이 소수점 이하 자릿수는 가동 시간의 상당한 차이를 나타냅니다. 예를 들어, 일반적으로 99.999% 가동 시간은 연간 계획되지 않은 가동 중지 시간 5.26분에 해당합니다. 99.99%는 1년에 52.56분에 해당합니다.

이 숫자의 차이는 엄청나므로 공급자가 마지막 소수점까지 몇 퍼센트의 가동 시간을 보장할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 가동 시간 백분율에 유지 관리 및 업그레이드 시간이 포함되지 않은 경우 백분율 외에 더 많은 가동 중지 시간을 볼 수 있습니다.

서비스가 일반적으로 중단된 시간이 주말이든 근무 시간 외이든 VoIP 제공업체에 문의하는 것도 중요합니다. 이는 고객에게 큰 변화를 줄 수 있습니다.

전환하기 전에 고려해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.

• 예산 — 가장 먼저 고려해야 할 사항 중 하나입니다. VoIP 제공업체에 연결하기 전에 적절한 계획이 예산 범위 내에 있는지 확인하십시오.

• 기능 — 어떤 제공업체에든 필요한 정확한 기능이 있는지 확인하십시오.

• 보안 — 통신을 암호화할 서비스를 선택하고 있는지 확인하십시오.

• 확장성 — 가까운 장래에 비즈니스가 성장할 것으로 예상되는 경우 그에 따라 플랫폼을 확장하는 것이 중요합니다.

• 안정성 — 사용하는 도구가 신뢰할 수 있는 서비스를 제공할 수 있는지 확인하고 싶습니다. 서비스가 지속적으로 중단되면 비즈니스에 해로울 수 있습니다.

인기있는 VoIP 공급자 분석

이제 VoIP 제공업체에서 무엇을 찾아야 하는지 알게 되었으므로 여기에 시장에 나와 있는 일부 최고의 VoIP 제공업체에 대한 철저한 분석이 있습니다.

넥스티바

Nextiva는 비즈니스 커뮤니케이션, 협업 및 고객 서비스를 제공하는 올인원 클라우드 플랫폼입니다. 인상적인 기능 중에서 Nextiva는 VoIP 시스템에서 찾을 수 있는 강력한 보고 도구 중 하나를 제공합니다. 사용자에게 비즈니스 인텔리전스 및 음성 분석을 제공합니다. 사용자는 통화 주제 및 상담원과 같은 항목으로 필터링된 보고서 및 대시보드를 만들 수 있습니다.

Nextiva 찬반 양론

다음은 Nextiva 사용자 리뷰가 도구에 대해 말하는 내용입니다.

링센트럴

RingCentral은 기업이 고객과 동료의 통신을 단순화할 수 있도록 설계된 클라우드 커뮤니케이션 플랫폼입니다. 이 플랫폼은 인상적인 전화 시스템을 갖추고 있으며 Finances Online의 2019년 최고의 전화 시스템으로 선정되었습니다.

이 플랫폼을 통해 관리자는 200개 이상의 지역 번호에서 비즈니스 번호를 선택하고 미국과 캐나다로 무제한 전화를 걸 수 있습니다. 통화 선별, 착신 전환 및 통화 전환과 같은 특정 통화 기능을 활용할 수도 있습니다.

RingCentral 찬반 양론

다음은 RingCentral 사용자 리뷰에서 도구에 대해 말하는 내용입니다.

메뚜기

Grasshopper는 소규모 비즈니스에 적합한 비즈니스 전화 시스템입니다. 그들은 고객에게 높은 수준의 효율성을 제공하기 위해 음성 메일 전사 및 번호 이식과 같은 기능을 제공합니다. VoIP 공급자는 또한 Gmail 통합 및 비즈니스 문자 메시지를 제공하여 가능한 한 쉽게 통신할 수 있도록 합니다.

메뚜기 찬반 양론

다음은 Grasshopper 사용자 리뷰가 도구에 대해 말하는 내용입니다.

파이브9

Five9은 고객 경험 개선을 전담하는 클라우드 컨택 센터입니다. 플랫폼은 고객의 통화 경험을 개선하는 기능을 제공합니다. 그들은 플랫폼이 목록의 다음 번호로 자동으로 전화를 걸도록 하는 파워 다이얼링을 제공합니다. 또한 이전에 전화를 받은 잠재 고객에게만 상담원을 연결하는 점진적 다이얼링을 활용할 수 있습니다.

Five9 장단점

다음은 Five9 사용자 리뷰에서 도구에 대해 말하는 내용입니다.

보나쥬

Vonage는 커뮤니케이션을 보다 유연하고 지능적이며 개인적으로 만들도록 설계되었습니다. 이를 가능하게 하는 뛰어난 통합 커뮤니케이션 기능을 제공합니다. 기능 세트는 협업, 유연성 및 이동성과 같은 다양한 범주로 분류됩니다. 통화 플립, 통화 모니터링, Vonage 대시보드 등을 활용할 수 있습니다.

보나쥬 찬반 양론

다음은 Vonage 사용자 리뷰가 가격 및 계획에 대해 말하는 내용입니다.

결론: VoIP는 잘못될 수 없습니다

결국 VoIP는 비즈니스 커뮤니케이션을 보다 효율적이고 비용 효율적으로 만드는 동시에 뛰어난 기능을 제공합니다. 시장에는 많은 훌륭한 옵션이 있으므로 비즈니스 전화 시스템에 필요한 것이 무엇인지 알고 있는 한 어떤 옵션을 선택하든 잘못될 일이 없습니다. 소규모 사무실 전화 시스템에서 주의해야 할 사항에 대해 자세히 알아보려면 상위 8개 선택 항목을 살펴보십시오.