미결제 인보이스를 효과적으로 수집하는 방법: 소기업 소유자를 위한 모범 사례

소기업 소유자는 수익성을 높이기 위한 전략을 끊임없이 찾고 있습니다. 이를 달성하기 위한 한 가지 방법은 연체된 송장을 가능한 한 빨리 수집하는 것입니다. 그러나 컬렉션에 대한 전문 지식이 많지 않은 비즈니스 소유자에게는 어려울 수 있습니다.

또한 대부분의 소규모 비즈니스 소유자는 추심 부서가 없기 때문에 연체된 송장을 모니터링하고 아직 지불하지 않은 고객에게 신속하게 연락하기가 더 어렵습니다.

이 기사에서는 소기업 소유자를 돕기 위해 송장을 수집 하는 몇 가지 모범 사례에 대해 설명합니다.

1. 계약하기

사업에 뛰어들고 싶지만 거래를 성사시키기 전에 법적 구속력이 있는 계약을 체결해야 합니다. 비즈니스 측면에서도 좋습니다.

귀하가 제공하기로 동의한 서비스와 지불을 받게 될 조건은 법적 구속력이 있는 계약 에 있어야 합니다 . "나는 이것을 할 것이다"와 "당신은 그것을 할 것이다"라고 해도 무엇이든 글로 적는 것이 아무것도 없는 것보다 낫습니다.

그러한 계약을 작성할 때 귀하의 비즈니스에 대해 잘 알고 있는 법률 전문가와 협력하는 것이 이상적입니다.

2. 고객에게 당신의 진심을 알리십시오

고객 없이는 생존할 수 없지만 지불 지연을 일상적으로 간과하면 평판이 손상되고 신용이 떨어지고 돈을 잃게 됩니다. 그렇게 함으로써 고객에게 무이자 융자를 제공하게 됩니다.

그것이 당신이 하고 싶은 사업이라면 그것을 추구해야 합니다. 그러나 대부분의 경우 그렇지 않으므로 미지급 송장을 관리하고 필요한 경우 고객에게 지불 조건과 거래할 때 동의한 계약을 상기시키는 절차를 개발하고 싶을 것입니다.

3. 문제 식별

귀하의 목표는 고객이 귀하의 돈을 보류하는 이유와 이를 회수할 수 있는 방법을 결정하는 것입니다. 고객이 잊어버렸거나 힘든 순간을 맞았거나 관리 업무에 압도되었을 수 있습니다.

문제의 원인을 식별하면 귀하와 고객은 공정한 지불 조건이 포함된 솔루션을 찾을 수 있습니다.

고객이 힘든 시기를 겪고 있는 경우 고객이 정상 상태로 돌아올 가능성과 예상되는 금액을 파악해야 할 수 있습니다. 예를 들어, 통제할 수 없는 요인으로 인해 지불할 능력이 없습니까?

미수금 계정과의 열린 연락 채널을 구축하고 "왜"를 더 잘 이해하면 정시에 지불을 받는 "방법"이 분명해질 것입니다.

지불 지연은 완료되지 않은 프로젝트 결과물과 같은 조직의 추가 문제에 대해 경고할 수 있습니다. 또한 위험 신호를 발견하면 클라이언트를 유지할 가치가 있는지 판단하는 데 도움이 될 수 있습니다.

4. 빠른 것이 나중보다 낫다

징수 필드에 있는 누구 라도 당신이 활성화된 지불 주기 가 빠를수록 돈의 일부 또는 전부를 회수할 가능성이 더 높다고 말할 것입니다.

일반적으로 몇 주를 기다렸다가 다른 일에 정신이 팔리고 더 빨리 후속 조치를 취하지 않은 것에 대해 멍청하다고 생각하고 몇 주를 더 기다리기 때문에 상황이 예상보다 악화됩니다.

이 악순환이 시작되기 전에 멈추세요. 성공적으로 부채를 회수할 가능성을 높이는 한 가지 방법은 주기 시작부터 체계적인 후속 조치를 취하는 것입니다.

5. 귀하의 권리를 아십시오

미수금 또는 부채 추심에 대한 교육을 받지 않은 경우 송장 수집에 대해 어둠 속에서 헤매고 있을 수 있습니다.

귀하의 권리와 가능한 상환 청구에 대해 일찍 알수록 귀하는 더 유리할 것입니다. 당신은 당신이 할 수 있는 것과 할 수 없는 것에 대한 지식을 얻을 뿐만 아니라 고객을 대할 때 자신감도 얻게 될 것입니다.

예를 들어, 누군가가 귀하의 부채 회수 노력을 피하는 경우 누군가의 사회 보장 번호를 합법적으로 검색할 수 있다는 사실을 알고 계셨습니까?

6. 더 적은 비용으로 합의하기

고객이 $20,000를 빚지고 120일 연체했다고 가정해 보겠습니다. 지난 4개월 동안 당신은 희망이 없어 보이는 빚을 갚기 위해 애썼습니다. 부채를 청산하기 전에 항상 고객과 축소된 합의 금액에 대해 협상을 시도하십시오.

연체로 인해 스트레스를 받더라도 고객에게 더 많은 스트레스를 줄 수 있습니다. 그들은 아마 그것 때문에 잠을 자고 있을 것입니다.

그들은 당신이 그들에게 다가가 당신이 그것을 받을 준비가 되었다고 말한다면 그들의 책에서 5,000달러를 받고 싶어할 것입니다. 어쨌든 당신은 이것을 희망이 없다고 썼기 때문에 당신의 주머니에 추가로 5,000달러가 있습니다.

7. 침착해

당신의 서비스를 받았지만 지불이 늦어진 고객에게 화를 내는 것은 인간만이 할 수 있는 일입니다.

그러나 심호흡을 하고 냉정함을 유지해야 합니다. 분노는 성공적인 부채 회수의 가능성을 감소시킬 것입니다. 고객은 당신의 분노를 느끼고 그것을 개인적으로 받아들이고 당신과 협력하기를 거부할 것입니다.

당신의 기분은 당신이 고객을 대하는 방법과 그들이 당신을 대하는 방법에 크게 영향을 미칩니다. 모든 전화를 환상적인 하루의 첫 전화인 것처럼 취급하십시오. 마지막 통화에서 화가 난 경우 진정할 시간을 갖고 다시 시도하십시오.

클라이언트는 설정한 톤에 반응합니다. 당신의 낙관적인 태도는 내담자에게 영향을 미치고 보다 협조적인 반응을 불러일으킬 것입니다.

부채 추심에서 끈기가 중요하지만 후속 조치와 방해 사이에는 좁은 경계선이 있습니다.

• 고객을 괴롭히는 것은 60일 동안 매일 아침 고객에게 전화를 걸어 소리를 지르는 것입니다.
• 지속적인 접근 방식에는 7~10일마다 고객에게 전화를 걸어 부채 상환을 시작하는 데 도움이 되는 여러 지불 계획을 제공하는 것이 포함됩니다.

8. 모든 것을 기록

문서 는 고객으로부터 돈을 회수할 때 가장 중요한 것 중 하나입니다. 부채가 소송으로 이어지는 경우 참고할 기록이 있으면 꽤 도움이 될 것입니다.

• 전화로 고객과 이야기할 때마다 대화를 녹음하고 메모를 작성하십시오.
• 우편으로 보내는 각 편지를 확인하고 복사하십시오.
• 사무실이든 집이든 고객의 방문을 추적하세요.

9. 팀의 모든 구성원을 동일한 페이지에 표시

수금 프로세스 는 모든 고객 대면 부서, 특히 영업 부서의 의견에 의존합니다. 많은 기업들은 의무가 재무 팀에만 있다고 잘못 생각하기 때문에 징수 프로세스에 영업 직원을 포함하지 않습니다.

그러나 세 번째 알림 후에도 여전히 지급금을 받는 데 문제가 있는 경우 영업팀에 답이 있을 수 있습니다.

고객의 재무 관리 가 좋지 않다고 가정할 수 있지만 영업 팀은 그렇지 않을 수 있습니다. 보류 중인 불만 사항이거나 제품 또는 서비스에 대한 예상치 못한 문제일 수 있습니다.

마지막 생각들

송장을 수집하는 것은 피곤한 과정입니다. 어떤 상황에서는 자신이 너무 연약하다고 느낄 수도 있고, 다른 상황에서는 너무 강인하다고 생각할 수도 있습니다.

목표는 두 극단 사이의 균형을 유지하여 고객이 귀하를 진지하게 받아들이고 제때 갚을 수 있도록 하는 것입니다.

경우에 따라 대손을 상각해야 하지만 위에서 언급한 지침을 준수하면 약간의 개선을 볼 수 있습니다. 이 기사가 인보이스 수집에 대한 많은 지식을 얻는 데 도움이 되기를 바랍니다.