2020년에 가상 회의를 주최하는 방법: 단계별 가이드

2020년 첫 몇 달 동안 코로나바이러스와 그에 따른 사회적 거리두기 규정으로 인해 원격 근무가 갑자기 증가하고 원격 근무 도구에 대한 의존도가 높아졌습니다.

또한 많은 기업이 직접 대면 이벤트에서 온라인 이벤트로 빠르게 전환해야 했기 때문에 가상 회의를 호스트하는 방법을 궁금해했습니다. 많은 기업, 특히 2020년에 성공적인 가상 회의를 개최하는 방법을 확신하지 못하는 기업은 대신 이러한 이벤트를 완전히 취소하기로 결정했습니다.

그러나 이제 원격 작업과 온라인 전용 이벤트 및 세미나가 새로운 표준이 되었기 때문에 귀하의 비즈니스는 대면 회의만큼 영향력 있는 가상 회의를 주최하는 방법을 배우고 적응해야 합니다.

최고의 웨비나 소프트웨어를 선택하는 방법을 배우는 것부터 이벤트 참석자에게 효과적인 후속 조치에 이르기까지 2020년에 가상 회의를 호스트하는 방법에 대한 이 단계별 가이드는 온라인 이벤트 성공에 대한 간단한 로드맵을 제공합니다.

가상 회의를 주최하면 어떤 이점이 있습니까?

가상 회의를 주최하는 방법을 배우면 이벤트 공간, 여행 및 호텔과 관련된 비용 절감 외에도 많은 이점이 있습니다.

회의를 온라인으로 진행하면 이동 시간의 번거로움이 줄어들고 이벤트가 전국적 또는 국제적 청중에게 훨씬 더 쉽게 다가갈 수 있습니다. 가상 회의의 비용 절감과 편리함 때문에 등록자와 참석자의 수가 훨씬 더 많아질 가능성이 훨씬 높아집니다.

리드 생성에 대해 말하자면, 실시간 투표 및 Q&A 세션과 같은 것을 통해 가상 회의 중에 참석자에 대해 수집한 데이터는 마케팅 전략, 제품 출시 및 주최하는 미래의 가상 이벤트를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

온라인 컨퍼런스는 신규 기업이 브랜드 인지도를 높이는 동시에 온라인 컨퍼런스 중 제품을 판매하거나 등록비를 청구하여 수익을 창출할 수 있는 훌륭한 방법입니다.

가상 회의를 주최하는 방법: 단계별 프로세스

성공적인 가상 회의를 진행하려면 프레젠테이션 주제 및 초청 연사뿐 아니라 웨비나 소프트웨어, 보안 및 청중 참여에 관한 상당한 양의 계획이 필요합니다.

아래의 단계별 프로세스는 결과를 얻는 가상 회의를 호스트하는 방법을 쉽게 분석합니다.

1단계: 가장 중요한 웨비나 소프트웨어 기능은 무엇입니까?

일부 무료 웨비나 플랫폼을 사용할 수 있지만 2020년에 대규모 가상 회의를 주최하는 데 필요한 기능이 없습니다. 필요한 모든 기능을 갖춘 유료 가상 이벤트 플랫폼을 사용하는 것이 가장 좋습니다.

웨비나 소프트웨어에서 찾아야 할 가장 중요한 기능은 다음과 같습니다.

• 높은 최대 참석자 수
• 맞춤 등록 양식
• 여러 호스트/패널을 할당하는 기능
• 자동 이메일 알림/알림
• 청중 참여 도구
• 화면 공유
• 파일 공유
• 채팅 메시징 도구
• 잠재고객 분석 및 보고
• 이벤트 녹화
• 라이브 스트리밍 및 사전 녹화된 콘텐츠
• 팀 협업 및 마케팅 도구와의 통합

이 게시물의 뒷부분에서 우리는 이러한 모든 기능을 갖춘 최고의 웨비나 플랫폼을 공유할 것입니다.

2단계: 추가 프레젠테이션 도구 고려

웨비나 소프트웨어 자체 외에도 정보를 간결하게 공유하고 참석자의 참여를 유지하기 위해 사용할 다른 도구를 고려하십시오.

연사가 소개하는 대신 미리 녹화된 비디오를 사용하세요. 회의 중에 화면을 공유하여 요점을 더 잘 설명하거나 참석자에게 소프트웨어 사용 방법 또는 웹 사이트 방문 페이지 탐색 방법을 안내합니다. 중요한 데이터와 인포그래픽을 보여주는 슬라이드 프레젠테이션을 만드세요.

또한 회의 시작 또는 이전에 참석자와 유인물과 파일을 가상으로 공유하는 것이 좋습니다. 여기에는 회의 의제, 고려해야 할 질문, 통합 문서, 프레젠테이션 사본, 발표자 약력 등이 포함될 수 있습니다.

마지막으로 하드웨어와 장비가 가상 이벤트를 개선할 수 있는 방법을 고려하십시오. 고품질 웹캠과 조명에 투자하면 세상이 달라질 수 있습니다.

이 비디오는 가정에서 라이브 화상 회의 조명을 설정하는 방법에 대한 중요하고 빠른 팁을 제공합니다.

3단계: 주제 및 발표자 선택

가상 이벤트의 주제를 결정할 때 가장 좋은 방법은 가능한 한 구체적입니다.

광범위한 주제를 다루고자 하는 유혹을 물리치고 인기 있는 주제에 대한 새로운 정보를 제시하는 관련 틈새 시장에 집중하십시오.

예를 들어, 2020년에 소셜 미디어 사용에 관한 온라인 이벤트를 주최하려는 경우 "판매를 활용하기 위해 소셜 미디어를 사용하는 방법"과 같은 제목의 컨퍼런스에는 등록자가 거의 없을 것입니다. 더 나은 컨퍼런스 주제는 "TikTok: 2020년 가장 인기 있는 소셜 미디어 플랫폼으로 Instagram을 대체한 방법과 이유"입니다.

연사 라인업을 선택할 때 한 사람이 전체 이벤트를 진행하는 것보다 3-5명의 업계 전문가 패널을 확보하는 것이 좋습니다.

여러 호스트가 자신의 팔로우 및 토론 주제에 따라 다양한 유형의 참석자를 초대합니다. 또한 사람들은 다양한 관점을 제공하기 때문에 온라인 회의에서 더 많은 가치를 얻고 있는 것처럼 느낄 것입니다.

4단계: 가상 회의 등록 양식 만들기

다음으로, 사람들이 귀하의 가상 회의에 등록하고 해당하는 경우 비용을 지불할 수 있도록 하는 등록 양식을 만드십시오.

Google 검색을 통해 찾을 수 있도록 웹사이트에 등록 양식을 포함하도록 선택할 수 있습니다. 소셜 미디어 페이지에 나열하거나 이메일을 통해 직접 링크로 보낼 수도 있습니다. 가능하면 원 클릭 등록을 선택하십시오.

등록 양식에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 참석자 연락처 정보
• 발표자/패널 정보
• 회의 일정
• 회사의 소셜 미디어 링크
• 참석자 인구통계학적 정보(나이, 위치, 성별)
• 참석자 채용 정보

등록을 위해 양식을 사용하지 말고 청중을 알고 콘텐츠를 미세 조정할 수 있는 기회로 삼으십시오.

등록자에게 컨퍼런스에서 무엇을 얻고 싶은지 묻는 설문 조사, 가장 궁금한 주제, 가장 듣고 싶은 연사를 포함하십시오.

5단계: 가상 이벤트를 홍보하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

가상 이벤트를 홍보하는 가장 좋은 방법은 주최하는 회의 유형과 이벤트에서 얻고자 하는 바에 따라 다릅니다.

등록 비용을 청구하여 웨비나 자체를 판매하는 경우 기존 고객에게 이메일 마케팅 폭발을 보내고 이메일 목록을 이끌고 소셜 미디어에 이에 대해 게시하십시오. 특정 업계의 다른 사람들과 연결하려는 경우 토론 포럼에 이벤트에 대한 정보를 게시하거나 업계의 다른 회사에 직접 연락하십시오. 컨퍼런스에 대한 정보를 팔로워와 공유할 관련 소셜 미디어 인플루언서와 연결하는 것을 고려할 수도 있습니다.

가상 회의를 홍보하는 것은 단지 많은 수의 등록자를 확보하는 것이 아니라는 점을 기억하십시오. 또한 등록: 출석률이 높은지 확인하고 싶습니다.

등록자, 특히 회의 주간에 한 번 알림 알림을 보냅니다. 더 중요한 것은 등록자들이 서로를 알아가고, 질문을 하고, 컨퍼런스에서 배우고자 하는 것에 대해 이야기할 수 있는 비공개 소셜 미디어 페이지 또는 토론 포럼을 만드는 것입니다.

이벤트 주간에 예상했던 등록자 수를 아직 확인하지 못했다면 당황하지 마십시오. 웨비나 참석자의 절반 이상이 등록을 위해 이벤트가 열리는 주까지 기다립니다.

6단계: 가상 회의를 어떻게 안전하게 유지할 수 있습니까?

Zoombombing과 같은 문제로 인해 2020년 가상 회의가 안전하고 비공개로 유지되도록 추가 예방 조치를 취해야 합니다.

회의 호스트에 대해 이중 인증이 필요하고 가상 이벤트를 암호로 보호할 수 있는 웨비나 소프트웨어를 찾으십시오. 참가자를 음소거/음소거 해제하는 기능, 오디오/비디오를 공유할 수 있는 사람, 이벤트 중에 화면을 공유할 수 있는 사람과 그렇지 않은 사람을 결정하는 기능과 같은 관리자 제어도 중요합니다.

이벤트를 안전하게 유지하는 가장 좋은 방법은 가상 대기실을 활성화하는 것입니다.

이를 통해 관리자와 호스트는 참석자가 이벤트에 참여하도록 허용되기 전에 참석자를 미리 선별할 수 있습니다. 누군가 등록하지 않았거나 익숙하지 않은 것 같으면 초대할 필요가 없습니다. 이벤트가 시작된 후에는 다른 사람이 참가하지 못하도록 잠그도록 선택할 수도 있습니다.

7단계: 배경 선택

브랜드를 반영할 무대를 설정하지 않고는 대면 이벤트를 주최할 수 없습니다. 따라서 가상 배경 설정에 동일한 양의 주의를 기울여야 합니다.

웨비나 소프트웨어에서 제공하는 미리 만들어진 배경 이미지 중에서 선택하여 발표자에게 개인 정보를 제공하고 어수선한 집을 숨길 수 있습니다. 많은 웨비나 플랫폼은 또한 회사 로고가 있는 맞춤형 브랜드 배경을 제공합니다.

이 비디오는 가상 회의 배경을 사용자 지정하는 방법에 대한 간단한 분석을 제공합니다.

8단계: 가상 회의에서 어떻게 참여도를 높일 수 있습니까?

참석자 참여는 가상 회의에서 가장 중요한 부분입니다. 하지만 흥미롭고 관련성 높은 콘텐츠만으로는 청중의 관심을 끌기에 충분하지 않습니다.

가상 이벤트 중 라이브 투표 및 설문 조사를 수행하면 호스트가 더 많은 청중의 참여도를 평가하고 참석자가 라이브 이벤트에서와 같이 의견을 공유할 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다. 멀리서도 프레젠테이션에 계속 참여하게 합니다.

실제로, 특히 익명성을 허용하는 경우 실제로 받는 피드백이 대면 이벤트보다 더 정직하고 상세하다는 것을 알게 될 것입니다.

모든 가상 회의에는 공개 및 비공개 메시지를 모두 허용하는 자체 채팅 메시징 도구가 있어야 합니다. 이러한 방식으로 참석자는 신속하게 명확한 질문을 하고 아이디어를 공유하며 공유되는 정보에 대해 의견을 제시할 수 있습니다.

온라인 이벤트 중 Q&A와 관련하여 몇 가지 옵션이 있습니다. 첫째, 참석자는 채팅 메시징 도구의 Q&A 상자를 통해 이벤트 중 언제든지 질문할 수 있습니다. 또는 이벤트가 끝날 때나 모든 발표가 끝난 후 Q&A를 위해 전용 시간을 할애할 수 있습니다. 비디오 라이브 스트림에서 질문하는 사람을 보여주는 가상 손 들기 및 청중 스포트라이트 도구는 라이브 Q&A 경험을 훨씬 더 복제합니다.

마지막으로 참석자를 5-7명으로 구성된 소규모 가상 세부 세션으로 나누는 것을 고려하십시오. 작은 소회의실을 통해 네트워크를 형성하고 브레인스토밍한 다음 아이디어를 다른 참석자에게 발표할 수 있습니다.

9단계: 웨비나 후 후속 조치를 취하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

가상 회의가 끝난 후 많은 웨비나 도구가 자동으로 이벤트 녹화 및 기록을 참석자와 등록자에게 보냅니다. 해당 녹음에 영원히 액세스할 수 있도록 할 것인지 아니면 일정 기간 동안만 액세스할 수 있도록 할 것인지 고려하십시오.

발표자는 이러한 녹화물 외에도 가상 이벤트 중에 표시되는 프레젠테이션 슬라이드 또는 사전 녹화된 비디오를 기꺼이 공유할 수도 있습니다.

온라인 회의 중에 제안을 발송한 경우에도 추가 제안이나 곧 있을 가상 이벤트 초대를 즉시 발송하십시오.

가상 회의 후 보내야 할 가장 중요한 것은 설문조사로 평가 기반이거나 보다 구체적인 피드백을 위한 Q&A 형식이 될 수 있습니다. 참석자가 설문조사에 참여하도록 독려하려면 소셜 미디어에 응답을 업로드하겠다고 약속하거나 설문조사에 응답한 사람을 경품 추첨에 입력하세요.

특히 가상 회의가 네트워킹에 중점을 둔 경우 웹 회의 소프트웨어를 통해 회의에서 가상 해피 아워로 즉시 전환할 수도 있습니다.

10단계: 콘텐츠를 주문형 웨비나로 용도 변경

가상 회의를 주최하는 방법을 이해하는 마지막 단계는 녹화된 모든 콘텐츠의 일부를 향후 온라인 과정이나 웨비나에서 재사용할지 여부를 결정하는 것입니다.

라이브 세션의 영상을 주문형 웨비나로 전환하는 것을 고려하십시오. 특히 가상 회의가 상생 콘텐츠에 초점을 맞춘 경우에는 더욱 그렇습니다. 이것은 또한 라이브 웨비나를 놓친 등록자들에게 향후 콘텐츠를 볼 수 있는 기회를 제공합니다.

이러한 주문형 웨비나를 무료 또는 유료로 선택할 수 있습니다.

성공적인 웹 회의를 위한 모범 사례는 무엇입니까?

위의 단계 외에도 2020년에 가상 회의를 호스트하는 방법에 대한 모범 사례를 따르십시오.

가상 회의는 얼마나 길어야 합니까?

먼저 이벤트 기간을 고려하십시오.

하루 종일 물리적 회의가 일반적이지만 그 시간의 대부분은 네트워킹과 사교 활동에 사용됩니다. 가상 회의가 하루 종일 진행되는 이벤트인 경우 일부 주제를 더 짧은 주문형 세션으로 전환하거나 충분한 휴식 시간을 갖도록 하십시오.

웨비나 등록의 거의 70%가 1시간 길이의 가상 이벤트를 위한 것이므로 길이와 관련하여 "적정 지점"을 고려하십시오. 일주일에 걸쳐 더 긴 가상 회의를 배포할 수도 있습니다.

그러나 가상 회의가 하루 일정이어야 하는 경우 사전에 이벤트 의제를 만들고 등록자와 공유해야 합니다.

가상 회의 의제를 만들어야 합니까?

특히 몇 시간 동안 가상 회의를 주최하는 경우 이벤트 의제가 있으면 참석자가 우선 순위를 지정할 세션과 발표자를 선택하고 이벤트의 전반적인 가치를 설명할 수 있습니다.

회의 의제를 통해 하루 종일 참석자를 위한 전용 가상 네트워킹 시간을 구축할 수 있으므로 참석자가 더 오래 머물 수 있습니다.

의제는 한 주제 또는 연사에서 다른 주제로 전환하는 방법에 대한 개요를 제공하므로 가상 콘텐츠를 호스팅하는 방법을 배우는 데 도움이 됩니다. 또한 일정에 시간을 초과하는 경향이 있는 연사를 유지합니다.

모범 사례는 회의 시작 시 가장 중요한 정보를 넣고 가장 기대되는 세션이나 발표자를 마지막으로 저장하는 것입니다.

가상 이벤트를 위해 어떻게 연습할 수 있습니까?

처음으로 직접 회의를 주최할 때 몇 시간 전에 장소에 도착하여 모든 장비와 기술이 제대로 작동하는지 확인하고 연습하는 것이 쉽습니다.

온라인 이벤트를 주최할 때 가상 연습실이 포함된 웨비나 소프트웨어를 찾으십시오. 제품을 선보이는 모든 참가업체와 발표자가 만나 프레젠테이션을 연습할 수 있는 프라이빗 미팅룸입니다. 또한 슬라이드 및 기타 참여 도구가 제대로 작동하는지 확인할 수 있습니다.

이 방은 연습 세션을 녹음할 수 있으므로 호스트는 가상 프레젠테이션을 보고 개선할 수 있습니다.

그러나 많은 연습을 해도 일이 잘못될 수 있습니다. 회의 중에 기술 지원 직원과 고객 서비스 담당자를 충분히 확보하고 기술적인 문제가 발생할 경우 "플랜 B"를 만드십시오.

최고의 가상 회의 플랫폼은 무엇입니까?

올바른 웨비나 소프트웨어를 선택하지 않으면 가상 회의를 주최하는 방법에 대한 위의 조언 중 어떤 것도 의미가 없습니다.

다음은 상위 5개 가상 이벤트 플랫폼에 대한 선택입니다.

GoTo웹 세미나

GoToMeeting의 웨비나 플랫폼인 GoToWebinar는 최대 3,000명의 참석자를 호스트할 수 있으며 라이브 및 사전 녹화된 콘텐츠를 모두 허용합니다.

주요 기능은 다음과 같습니다.

• 유인물 및 파일 공유
• 실시간 투표 및 Q&A
• 가상 손 들기
• 관객 스포트라이트
• 희고 매끄러운 칠판
• 자동화된 이메일
• 온라인 및 로컬 녹음 및 녹취록
• No0참석자 액세스 다운로드
• 여러 지불 허용
• 이벤트 분석 및 보고
• 맞춤 등록 양식
• 웨비나 템플릿

대규모 가상 회의는 물론 가상 이벤트를 사용하여 대상 고객에 대해 자세히 알아보거나 수익을 창출하는 회사에 이상적입니다.

GoToWebinar는 $49/월에서 $399/월 사이의 4가지 유료 플랜을 제공합니다.

웨비나잼

WebinarJam은 최대 6,000명의 참석자와 6명의 발표자를 호스트할 수 있고 최대 4시간의 웨비나를 허용하는 가상 회의 플랫폼입니다.

최고의 기능은 다음과 같습니다.

• 채팅 메신저
• 희고 매끄러운 칠판
• 실시간 투표
• 이메일/SMS 알림
• 파일 공유 및 유인물
• 활성 제안
• 원클릭 등록
• 성능 분석
• 패닉 버튼
• 자동 녹음
• Mailchimp, Zapier 등과 통합

WebinarJam은 라이브 제안이 포함된 가상 회의와 참석자 참여 및 참여에 크게 의존하는 회의에 적합합니다. 그러나 자동화된 웨비나는 아닌 라이브 웨비나만 제공합니다.

WebinarJam은 $499/년에서 $999/년 사이의 3가지 유료 플랜을 제공합니다. WebinarJam 가격 및 기능에 대한 자세한 내용은 자세한 리뷰를 읽어보십시오.

EasyWebinar

EasyWebinar는 최대 2,000명의 참석자에 대해 자동화된 가상 이벤트와 사전 녹화된 가상 이벤트를 모두 제공합니다.

주요 EasyWebinar 기능은 다음과 같습니다.

• 무제한 월간 웨비나
• 최대 4명의 동시 발표자
• 라이브 채팅 메신저 도구
• 유튜브 라이브와 페이스북 라이브 통합
• HD 화면 공유/무료 화면 공유 앱과의 통합
• 자동 녹음
• 소음 감소 VoIP 오디오
• 발표자 도구 통과
• 참석자 보고/분석
• 실시간 제안
• Q&A/투표
• 이메일 알림/알림

EasyWebinar는 이러한 플랫폼을 사용하여 직원을 위한 교육 웨비나를 만드는 방법을 배우거나 과거 웨비나를 재사용하려는 회사에 이상적입니다. $ 78 / 월에서 $ 499 / 월에 이르는 세 가지 유료 계획을 제공합니다.

BlueJeans 이벤트

BlueJeans Events는 최대 50,000명의 참석자, 기기에 구애받지 않는 참석자, 최대 100개의 동시 화면 스트림을 허용하는 웨비나 플랫폼입니다.

기능은 다음과 같습니다.

• 화면 공유
• 파일 공유
• 실시간 채팅 메시지
• 실시간 투표/Q&A
• 실시간 설문조사
• Salesforce, Marketo 등을 위한 통합
• 무료 전화 접속 액세스
• 무제한 가상 회의 길이
• 5시간의 이벤트 녹화

BlueJeans Events는 가능한 한 많은 이벤트 참석자를 호스트할 수 있기를 원하는 전국 기업에 이상적입니다. 그러나 WebinarJam과 마찬가지로 BlueJeans Events는 사전 녹음된 자동화된 가상 회의 기능도 제공하지 않습니다.

BlueJeans Events는 $499에 일회성 웨비나 호스팅을 제공하거나 비공개 금액에 무제한 웨비나를 제공합니다. 이 플랫폼이 제공하는 것에 대해 자세히 알아보려면 전체 BlueJeans 화상 회의 리뷰를 읽으십시오.

Zoom 비디오 웨비나

Zoom 비디오 웨비나는 최대 10,000명의 가상 이벤트 참석자를 허용하며 라이브 및 주문형 보기 옵션을 모두 포함합니다.

주요 기능은 다음과 같습니다.

• 맞춤형 브랜딩
• 라이브 채팅
• 투표/질의응답
• 가상 손 들기
• 발표자 도구 통과
• Facebook Live 및 YouTube Live로 라이브 스트리밍
• 인기 있는 팀 협업과의 통합
• 브랜드 등록 템플릿
• 보고 및 분석
• 호스트 제어
• 이벤트 기획 지원

Zoom의 웹 세미나 계획 가격은 최대 100명의 참석자에 대해 호스트당 월 $40부터 시작합니다. 브랜드 인지도를 높이고 웨비나에서 수익을 창출하려는 회사에 이상적인 플랫폼입니다.

Zoombombing이 귀하의 비즈니스에 너무 큰 위험을 초래하거나 업계 규제 기관이 Zoom 사용을 금지한 경우 대신 이러한 Zoom 대안을 고려하십시오.

가상 회의가 대면 이벤트와 동일한 영향을 미칠 수 있습니까?

특히 강력한 기능, 청중 참여 도구 및 상세한 참석자 분석을 고려할 때 2020년에 가상 회의를 주최하는 것은 대면 이벤트만큼 좋은 것이 아니라 훨씬 더 좋습니다.

그러나 가상 회의를 호스트하는 방법을 적절하게 계획하고 모든 패널 멤버와 직원이 같은 페이지에 있는지 확인하려면 팀 협업 소프트웨어를 업그레이드하여 관리 시스템을 개선해야 합니다.

Monday.com 및 Asana와 같은 프로젝트 관리 도구를 사용하면 콘텐츠 개발 및 특정 팀 구성원에게 초청 연사 연락과 같은 작업을 명확하게 할당할 수 있습니다.

Slack 및 최고의 Slack 대안과 같은 채팅 메시징 도구를 사용하면 직원이 시간에 민감한 질문에 신속하게 답변하고 등록 페이지 오류와 같은 문제에 대해 다른 부서와 커뮤니케이션할 수 있습니다.

최고의 팀 협업 도구와 최고의 기능에 대한 자세한 검토를 통해 웨비나를 간단하고 원활하게 계획하고 실행할 수 있는 소프트웨어를 선택할 수 있습니다.