문서를 안전하게 관리하고 정리하는 방법

기술의 가장 큰 장점은 작업이 훨씬 쉬워졌다는 것입니다. 몇 시간 동안 책상에 앉아 많은 일을 할 수 있습니다. 이것의 유일한 단점은 한 달에 수백 개의 문서를 생성하는 경향이 있다는 것입니다. 이는 연간 수천 개의 문서로 변환되며, 그 중 일부는 매우 중요하고 나머지는 그다지 중요하지 않습니다.

결과적으로 이러한 모든 문서를 저장하는 방법을 찾아야 하는 위치에 있습니다. 그것들은 안전한 상태를 유지하면서도 쉽게 접근할 수 있어야 합니다. 또한 가능한 한 정리하면 정보를 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다.

고맙게도 우리는 이 난제에 대한 가능한 솔루션이 많이 있는 기술 시대에 살고 있습니다. 문서를 안전하고 체계적으로 유지하고 싶다면 다음과 같은 몇 가지 아이디어가 있습니다.

암호화된 데스크탑 스토리지

첫 번째 아이디어는 컴퓨터에서 제공하는 스토리지 시스템을 사용하는 것입니다. 모든 컴퓨터에는 하드 드라이브 또는 SSD 형태의 내부 저장소가 있습니다. 여기에 문서를 저장하는 이점은 빠르고 쉽게 액세스할 수 있다는 것입니다. 컴퓨터를 부팅하고 파일 관리자 응용 프로그램을 사용하여 필요한 것을 얻으십시오. 특정 문서에 대해 별도의 폴더를 만들 수 있어 정리하는 데 많은 도움이 됩니다.

이 옵션의 단점은 문서가 얼마나 잘 보호되는지 면에서 보안이 가장 취약할 수 있다는 것입니다. 그러나 파일을 암호화하여 추가 보호 기능을 추가하는 현명한 방법이 있습니다. 암호화를 추가하면 누군가에게 권한을 부여하지 않는 한 데이터에 액세스하거나 읽을 수 없습니다. 이것은 매우 간단한 프로세스이며 다른 사람이 컴퓨터에 로그인하여 파일에 액세스하는 것을 차단합니다. 자녀가 있거나 다른 사람과 컴퓨터를 공유하는 경우 이것은 진정한 우려입니다.

휴대용 저장 장치

데스크탑 스토리지의 주요 단점은 아무데도 가져갈 수 없다는 것입니다. 모든 문서는 하나의 장치에 남아 있으며 해당 장치에 로그인한 경우에만 액세스할 수 있습니다. 컴퓨터가 없으면 문제가 됩니다. 예를 들어, 누군가와 회의를 할 수 있지만 데스크톱 컴퓨터를 가져올 수 없습니다. 따라서 보내려는 모든 문서가 붙어 있습니다.

휴대용 저장 장치는 이 특정 문제에 대한 솔루션을 제공합니다. USB 스틱, 휴대용 하드 드라이브 또는 메모리 카드를 사용할 수 있습니다. 여기에서 문서를 이러한 장치로 옮기고 안전하게 저장할 수 있습니다. 휴대용 장치에 문서를 저장할 때는 항상 컴퓨터를 전원에 연결해 두십시오. 왜요? PC가 갑자기 꺼지면 데이터가 손상될 수 있기 때문입니다. 다시 말하지만, 휴대용 장치의 데이터를 암호화하여 추가 보안을 제공할 수도 있습니다. 또는 한 단계 더 나아가 암호로 장치를 보호할 수 있습니다.

전반적으로 휴대용 저장 장치의 장점은 데스크탑 저장 장치와 동일한 보안 및 구성을 제공하지만 문서를 휴대할 수 있다는 것입니다. 유일한 단점은 저장 장치를 분실한 경우 중요한 문서를 쉽게 잃을 수 있다는 것입니다. 이것이 문서를 둘 이상의 스토리지 플랫폼에 보관하는 것이 항상 중요한 이유입니다.

물리적 서버

이미지: 언스플래쉬

다음으로 물리적 서버에 문서를 저장할 수 있습니다. 이제 이 옵션은 일반적으로 서버실이 있는 비즈니스용으로 예약되어 있습니다. 본질적으로 사무실에 모든 컴퓨터가 연결된 실제 서버가 있습니다. 각 장치에 문서를 저장하는 대신 서버에 저장됩니다. 이렇게 하면 사무실의 다른 사람들이 필요한 경우 문서에 액세스할 수 있습니다. 문서를 찾고 다른 사람에게 보내는 등의 시간을 낭비할 필요가 없으므로 생산성 문제를 해결하는 데 실제로 도움이 될 수 있습니다.

이것은 서버가 데스크탑 컴퓨터나 휴대용 장치보다 훨씬 더 나은 보안 기능을 가지고 있기 때문에 가장 안전한 옵션 중 하나로 간주됩니다. 또한 다른 컴퓨터를 사용하면서도 모든 문서에 계속 액세스할 수 있습니다. 명백한 단점은 서버를 구입하고 설정하는 비용입니다.

클라우드 스토리지

클라우드 스토리지는 아마도 가장 안전하고 완벽한 스토리지 옵션일 것입니다. 문서를 물리적 서버에 저장하는 대신 가상 서버에 저장합니다. 이것의 가장 큰 장점은 전 세계 어디에 있든 모든 장치에서 문서에 액세스할 수 있다는 것입니다. 인터넷에 연결되어 있고 데이터에 액세스할 수 있는 권한만 있으면 얻을 수 있습니다. 항상 이동하거나 작업할 때 여러 장치를 사용하는 경우 매우 유용합니다.

클라우드 스토리지는 개인에게 훨씬 더 구체적일 수 있습니다. 휴대용 하드 드라이브를 사용하면 항상 같은 종류의 것을 얻을 수 있습니다. 문서를 저장할 수 있는 장치입니다. 클라우드 스토리지는 특정 사람이나 비즈니스에 맞게 쉽게 사용자 지정할 수 있습니다. 즉, 클라우드에 법률 회사 문서 관리 시스템, 마케팅 대행사 또는 의료 비즈니스용으로 설계된 시스템이 있을 수 있습니다. 추가된 사용자 정의 레이어를 사용하면 파일을 훨씬 쉽게 구성하고 보안을 유지할 수 있습니다. 특정 산업에는 데이터 보안 및 보호에 대한 특정 요구 사항이 있습니다. 따라서 맞춤형 클라우드 플랫폼을 통해 업계 요구 사항을 충족할 수 있습니다.

문서를 저장하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

다양한 옵션을 살펴본 후 가장 좋은 방법은 여러 방법을 조합하는 것입니다. 문서를 항상 다른 위치에 저장하여 백업해야 합니다. 이것은 데스크탑에 저장되어 있지만 클라우드에도 백업된다는 것을 의미할 수 있습니다. 어떤 면에서는 이렇게 하면 문서를 잃어버릴 위험을 최소화할 수 있으므로 문서를 더 안전하게 보호할 수 있습니다. 이 시나리오에서 컴퓨터가 고장나서 모든 문서를 잃어도 문서는 여전히 클라우드에 존재합니다.

문서를 어떻게 정리할 수 있습니까?

문서를 저장하는 방법을 살펴보았으니 이제 문서를 구성해 볼까요? 한 가지 요점은 이미 다루었습니다: 폴더.

선택한 저장 방법에 관계없이 다른 문서에 대한 폴더를 만들어야 합니다. 이것은 관련 없는 것들을 서로 분리하는 가장 쉬운 방법입니다. 예를 들어 재무 문서용 폴더와 메모용 폴더가 있습니다. 은행 거래 내역서를 찾아야 하는 경우 모든 메모를 검색하는 대신 재무 문서 폴더로 바로 이동할 수 있습니다.

두 번째 팁은 문서 이름을 지정할 때 주의하는 것입니다. 단순히 이전 이름을 지정하지 말고 올바르게 레이블을 지정해야 합니다. 이렇게 하면 문서를 쉽게 검색할 수 있습니다. 폴더를 개별적으로 스크롤하는 대신 검색 기능을 사용하고 일부 키워드를 입력할 수 있습니다. 이전 예제로 돌아가서 은행 명세서를 다운로드할 때 임의의 이름을 가질 수 있습니다. 하지만 이름을 'BankStatementJune2020'으로 지정하면 검색이 가능합니다. 'bank statement June'을 입력하기만 하면 볼 수 있는 유일한 결과 중 하나가 됩니다. 이 검색에 몇 분이 걸리는 대신 몇 초가 걸립니다!

참고로 이 가이드의 끝 부분에 도달했습니다. 이 시점에서 디지털 문서를 저장하기 위한 최상의 옵션을 알고 있어야 합니다. 이제 가장 적합한 옵션을 선택하는 경우입니다. 데이터를 백업할 수 있도록 최소 2개를 사용하는 것을 잊지 마십시오. 위의 간단한 팁에 따라 문서를 정리하고 쉽게 찾을 수 있습니다.

이에 대한 생각이 있습니까? 의견에 아래로 알려주거나 Twitter 또는 Facebook으로 토론을 진행하십시오.

편집자 추천:

• 이 AR 도구는 현실 세계의 항목을 복사하여 디지털 문서에 붙여넣을 수 있습니다.
• PDF를 Microsoft Word 문서로 손쉽게 변환하는 방법
• API 설계를 문서화하는 방법
• 문서 저장 및 공유 서비스 Evernote를 최대한 활용하는 방법은 다음과 같습니다.