백오피스 프로세스를 실크처럼 매끄럽게 만드는 방법

비즈니스를 저하시키는 오래된 프로세스와 절차를 평가하고 폐기하기에 이보다 더 좋은 때는 없었을 것입니다. COVID-19 대유행은 많은 손실을 가져왔지만 다양한 고용주가 일상 업무를 하드 리셋할 수 있게 했습니다.

전통적인 사무실 환경의 임박한 죽음이 과장되었을 가능성이 있지만 비효율성을 제거하는 것이 최우선 과제여야 합니다.

많은 사람들에게 이것은 긍정적이고 비즈니스를 활성화하는 결과를 나타낼 수 있습니다. 물론 자동화 추세는 수십 년 동안 진행되어 왔습니다. 기업은 일상적인 작업을 처리하기 위해 급여 소프트웨어에서 문서 관리 시스템에 이르기까지 모든 것에 점점 더 의존하고 있습니다. 그러나 올해 전염병으로 인한 원격 근무의 증가는 생산성에 대한 불필요한 장애물을 표면화할 기회를 제공합니다.

백오피스 프로세스가 고객, 직원 및 경영진을 어떻게 돕거나 방해하는지 평가할 때 가볍게 밟도록 주의하십시오. 많은 사람들이 작년에 일자리를 잃었고, 많은 사람들이 일자리를 잃을지도 모른다는 사실을 두려워하지 않았습니다. 백오피스 절차를 간소화하려고 할 때 여전히 해야 할 일이 많다는 점을 직원들에게 안심시키십시오. 귀하의 목표는 귀하의 직원이 더 중요한 작업을 수행할 수 있도록 고된 작업을 줄이는 것입니다.

직원들이 가장 가치 있는 업무를 수행하도록 도울 방법을 생각할 때 백오피스 프로세스를 개선하는 다음 5가지 방법을 고려하십시오.

1. 종이 추적 제거

수백만 명의 직원이 사무실을 비우고 재택근무를 시작한 후 필요한 서명을 수집하는 것이 점점 더 어려워졌습니다. 일상적인 승인을 위해 인접한 사무실로 걸어갈 수 없다는 사실은 수년 동안 숨겨져 있던 운영상의 비효율성을 부각시켰습니다. 어떤 사업장에도 진입하기를 꺼리는 바이러스에 민감한 고객을 추가하고 현대화의 필요성이 시급해졌습니다.

다행히 기업에서 신속하게 구현할 수 있는 몇 가지 보안 전자 서명 솔루션이 있습니다. 가장 인기 있는 서비스로는 DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign 및 Secured Signing이 있습니다. 그러한 제안의 비용과 기능은 다양하지만 기밀 자료를 안전하게 유지하기 위해 모두 신뢰할 수 있습니다. 패키지 가격을 책정할 때 비용과 도시 전체를 왕복하는 서류 작업에 소요되는 비용(및 지연)을 비교하십시오.

2. 채용 프로세스 가속화

몇 가지 요인이 비효율적인 채용 프로세스에 기여할 수 있습니다. 가장 흔한 것 중 일부는 잘못 작성된 직무 설명 게시, 너무 많은 지원자 인터뷰, 결정을 내리는 데 너무 오랜 시간이 걸리는 것입니다. 여러 차례의 긴 인터뷰에 참여하도록 배정된 팀원은 그 시간을 주요 업무에 사용할 수 없습니다.

CareerBuilder, Monster 및 기타 구직 웹사이트는 이제 잘 작성된 직무 설명 및 키워드를 자격을 갖춘 사용자 프로필에만 일치시키는 대상 검색 서비스를 제공합니다. 자격이 없는 지원자는 차단되거나 필터링될 수 있습니다. 귀하의 필요에 따라 후보자를 선별하는 검색 프로세스에 투자함으로써 귀하의 비즈니스는 고품질의 지원자 풀을 끌어들일 수 있습니다.

종종, 당신이 채우고자 하는 직업에 가장 적합한 사람은 구직조차 하지 않습니다. 그럼에도 불구하고 타겟 캠페인을 사용하여 그들에게 알리고 관심을 불러일으킬 수 있습니다. 검색 여부에 관계없이 적합한 후보자를 타겟팅하면 HR 프로세스가 상당히 원활해집니다.

3. 판매를 늘리면서 재고를 줄이십시오.

전자 상거래는 계속 기하급수적으로 성장하고 있지만 오프라인 소매도 항상 있을 것이라는 강력한 증거가 있습니다. 소매업체는 사람들이 원하는 물건이 있는지 확인하기만 하면 됩니다.

소매업체로서 사용하지 않은 재고는 이중의 해로움을 나타냅니다. 디스플레이에 먼지가 쌓이는 제품에 대해 비용을 지불해야 할 뿐만 아니라 디스플레이가 있는 바닥 공간에 대해서도 비용을 지불해야 합니다. 판매되지 않은 상품이 매장에 있든 창고에 있든 비용이 많이 듭니다.

쇼핑객이 팬데믹 이후 매장을 방문함에 따라 재고 예측 소프트웨어에 투자하여 그들이 찾고 있는 제품을 제공하고 있는지 확인하십시오. QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl 및 Shopventory와 같은 패키지를 사용하면 구매 동향을 파악할 수 있습니다. 그들은 이미 재고가 있는 것을 관리하고 실제 판매를 기반으로 향후 구매 추천을 하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

4. 일정 자동화

귀하의 비즈니스가 약속 예약에 의존한다면, 이것이 얼마나 많은 시간과 고통을 수반하는지 이미 알고 있을 것입니다. 서로 합의할 수 있는 약속 시간을 찾아 미리 확인하고 충돌이 발생하면 일정을 조정해야 합니다. 가장 좋은 약속은 사무실 직원의 시간을 들이지 않고 고객이 스스로 준비하는 약속입니다.

오늘날에는 여러 일정 소프트웨어 패키지를 사용하여 약속을 놓치는 비율을 줄일 수 있습니다. 캘린더, Setmore, Google 캘린더 및 Acuity가 가장 좋습니다.

비즈니스 요구 사항에 따라 몇 가지 가능한 약속 시간을 고객에게 이메일로 보내도록 앱을 설정할 수 있습니다. 그 중 하나를 클릭하면 비즈니스에 확인 메시지가 전송되고 해당 시간대에 자동 예약됩니다. 알림은 비즈니스 요구 사항에 맞게 조정하고 이메일이나 문자 메시지를 통해 보낼 수 있습니다. 자동으로 약속을 예약하면 직원과 고객 모두에게 시간을 절약할 수 있는 윈-윈(win-win)입니다.

5. 개별 컴퓨터에 파일 저장 중지

클라우드 기반 컴퓨팅 솔루션은 파일을 로컬 서버 또는 더 심각한 경우 개별 직원의 데스크탑에 저장할 필요가 거의 없었습니다. "Who's Got File?"이라는 미친 게임을 한 적이 있다면 중요한 프레젠테이션을 하기 몇 분 전에 이것이 얼마나 비용이 많이 드는지 알 수 있습니다. 더 많은 직원이 원격 작업으로 이동함에 따라 지금은 로컬 시스템에 파일을 저장하는 데 kibosh를 적용할 때입니다.

귀하의 비즈니스에 가장 적합한 솔루션을 선택하여 직원이 클라우드 전용 스토리지로 쉽게 전환할 수 있도록 하십시오. 인기 있는 옵션에는 Google 문서, Microsoft OneDrive 및 Apple iCloud가 있습니다. 데스크탑 기능에서 클라우드 기반 솔루션으로의 성공적인 전환은 철저한 요구 사항 평가로 시작됩니다. 필요한 기준을 놓치면 직원이 중요한 파일에 대한 공유 액세스 목적을 무효화하는 해결 방법을 신속하게 개발할 것입니다.

한 단계 더 나아가 Integrated Platform as a Service 또는 IPaaS로 전환하십시오. IPaaS는 다양한 비즈니스 시스템 간의 커뮤니케이션을 촉진하여 모든 정보와 데이터를 간편하게 관리할 수 있어 직원의 시간을 절약합니다.

신선한 시각으로 친숙한 것을 보라

프로세스를 업그레이드하려고 할 때 가장 큰 적은 "우리는 항상 그렇게 해왔습니다"라는 전제에 뿌리를 두고 있을 가능성이 높습니다. 백오피스 프로세스를 능률화하기 위한 모든 노력에서 가장 큰 동맹자는 과거의 성공이나 실패에 영향을 받지 않는 새로운 사람들일 수 있습니다.

직원, 고객 및 공급업체는 모두 귀사에 기득권을 가지고 있으며 이는 좋은 일입니다. 그러나 의미 있는 변화를 추구할 때는 최소한 한 명의 높은 자격을 갖춘 무관심한 당사자를 방정식에 추가하는 것을 고려하십시오. "왜?"로 시작하는 모든 질문에 열려 있도록 노력하십시오.