가상 비서를 고용하여 작업 흐름을 개선하세요

대부분의 경우 두 가지 요소에 따라 직업을 선택합니다.

• 수익 창출 가능성
• 좋아하는 활동

후자의 문제는 도전을 위해, 사람들을 돕기 위해, 자신의 기량을 보여주기 위해 분야에 들어간 다음, 진실을 알게 되었을 때 실망하게 된다는 것입니다. 실제로 이러한 기본 작업을 수행하는 데 시간의 10%를 소비하고 이메일에 응답하고 Excel 시트에 데이터를 입력하고 사소한 대화를 주도하는 데 시간과 에너지의 90%를 "낭비"하게 됩니다.

글쎄, 보조자를 고용하면 대부분의 문제를 피하고 바로 요점으로 이동할 수 있습니다. 가상 비서를 고용하여 작업 흐름을 개선할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

이메일 관리

훌륭한 가상 비서가 귀하의 이메일을 관리할 수 있습니다. 그들은 그것을 읽고 응답할 수 있습니다. 그러다가 가끔씩 그들이 실제로 당신의 주의가 필요한 것을 발견하면 그것을 지적하거나 당신에게 보내십시오.

이메일의 문제점은 정기적으로 확인해야 한다는 것입니다. 그 중 대부분은 실질적이지 않으며 잠재적으로 전혀 중요하지 않을 수도 있습니다. 물론 스팸 필터는 훌륭하게 작동할 수 있지만 관련 없는 모든 것이 스팸인 것은 아닙니다.

기억해야 할 중요한 점은 이 내용의 대부분이 관련이 없다는 사실에도 불구하고 여전히 확인해야 한다는 것입니다. 소프트웨어는 상대적으로 좋은 일을 할 수 있지만 전능하지는 않습니다 . 가끔은 그것을 돌보기 위해 실제 인간이 필요합니다.

이메일에 응답하는 속도는 관계 구축 노력에 매우 중요하다는 점을 명심하세요. 이상적으로는 1시간 이내에 응답하는 것이 좋지만 4시간 이내에 응답하는 것도 허용됩니다. 시간은 매우 중요하며, 전문가로서 항상 부족한 자원입니다.

일정 실행

빡빡한 일정에 맞춰 달리는 것은 어렵지만 이는 빙산의 일각에 불과합니다. 하지만 실제로 관리 가능한 일정을 만드는 것은 어떻습니까?

물론, 일정 관리 도구가 도움이 될 수 있습니다. 그들 중 일부는 귀하의 채팅 내용을 읽고 있으며, 맥락을 이해할 수 있기 때문에 귀하의 입력 없이 회의 일정을 잡기도 합니다. 그러나 이 기술은 아직은 미숙하고 신뢰할 수 없습니다.

대신, 가상 비서 인 액츄퍼슨(actuperson )이 달력을 관리하고 일정을 조정하며 중요한 회의를 상기시켜 주기를 원합니다 .

다른 참석자들에게 도움을 줄 수 있는 보조자가 있으면 믿을 수 없을 만큼 전문적인 것처럼 보일 수 있다는 점은 말할 것도 없습니다.

그 외에도 보조원이 이러한 회의를 위한 자료를 미리 준비하는 데 도움을 줄 수도 있습니다.

이 작업을 직접 수행하려면 시간이 많이 걸린다는 점을 기억하세요. 그뿐만 아니라 우리는 “규칙을 어기며” 자신을 상당히 과대평가하는 경향이 있습니다. 그래서 일정이 너무 빡빡할 것 같으면 어쩔 수 없다는 생각에 회의를 한두 번 더 추가하기도 합니다.

때로는 외부인이 더 객관적인 경우도 있습니다. 특히 명확한 지침이 제공되는 경우에는 더욱 그렇습니다.

연구 처리

비즈니스 연구에 있어서 이것은 어렵고 시간이 많이 걸리는 과정이지만 엄청나게 높은 수준의 학문적 역량이 필요한 것은 아닙니다.

결국, 조수에게 최신 항암제를 분자 수준에서 연구하거나 가장 작은 잠재적인 성분으로 분해하도록 요청하는 것이 아닙니다. 대신, 당신이 요구하는 것은 주제에 대한 기초적인 연구를 수행하고 결과를 제공하는 것입니다.

예를 들어, 귀하가 부동산에 종사하고 있다면 적합한 부동산 목록을 작성해 달라고 요청할 수 있습니다. 이는 그들이 여러 지역 목록을 검토하고 귀하가 요구한 기준을 충족하는 모든 부동산을 기록한다는 것을 의미합니다.

대부분의 분야에서 조수에게 이러한 유형의 연구를 요청하는 것을 상상할 수 있습니다. 당신이 연구를 하는 것과 다른 사람이 연구를 하는 것 사이의 결과 차이는 실제로 그다지 눈에 띄지 않습니다. 어려운 작업은 아니지만 시간과 노력이 많이 소요될 뿐입니다.

스스로 하는 대신 다른 사람에게 위임하고 대신 핵심 작업에 집중할 수 있습니다.

고객 서비스

이제 대부분의 분야에서 고객 서비스를 아웃소싱하는 것만으로는 만족스럽지 않습니다. 전화를 건 사람은 제3자를 통해 브랜드와 약간만 연관되어 있는 사람과 연결되기를 원하지 않습니다.

비서와 대화한다는 것은 여전히 ​​회사 내의 누군가와 대화하는 것을 의미합니다. 물론, 그들은 지시를 내리는 사람이나 필요한 서비스를 직접 제공하는 사람은 아니지만 충분히 가까이 있습니다.

우선, 그들이 회사에서 충분한 시간을 보낸 후에(수년, 수십 년을 의미하지는 않음) 대부분의 프로세스를 꽤 잘 이해하게 될 것입니다. FAQ 페이지나 챗봇과 동일한 양의 질문에 답할 수 있더라도(또는 이러한 리소스를 활용하더라도) 가상 비서는 여전히 실제 인간입니다.

그들은 문제 해결을 담당하는 진정한 직원이자 전문가입니다. 이는 귀하의 고객/고객이 특별하다고 느끼게 만듭니다. 그것은 그들의 말을 듣고 있다는 느낌을 주고 많은 추가 점수를 얻습니다.

콘텐츠 제작 및 관리

이제 콘텐츠 제작이라고 하면 대부분의 사람들은 기술 용어와 고유한 사례 연구로 가득 찬 4,000단어 이상의 백서를 즉시 상상합니다. 그렇더라도 최신 쓰기 지원 도구를 사용하면 일반 가상 비서의 기능을 벗어나지 않을 것입니다.

그러나 블로그 게시물 콘텐츠, YouTube 채널 콘텐츠, 특히 소셜 미디어 콘텐츠의 경우 상황이 그다지 복잡하거나 까다롭지 않습니다. 생각해 보십시오. 대부분의 경우 비디오 클립을 적절한 길이로 자르고, 필터를 추가하고, 적절한 배경 음악을 선택해야 합니다.

작가 겸 기고자가 있더라도 가상 비서가 이를 검토하고 블로그의 게스트 포스터 지침과 콘텐츠를 비교할 수 있습니다. 이렇게 하면 표준에서 벗어나거나 벗어난 것이 있으면 편집하거나 가리킬 수 있습니다.

마무리

기억해야 할 중요한 점은 보조자의 책임이 매우 다양하다는 것입니다. 결정하는 것은 귀하의 몫이며 조수는 이러한 조건에 동의합니다. 그럼에도 불구하고, 보조자의 위치에 있는 적절한 사람은 당신의 삶을 훨씬 더 쉽게 만들어 줄 수 있습니다. 적절한 조치를 취하는 것은 귀하에게 달려 있습니다.