Insightly 이메일 통합: 이메일을 연결하고 기록하는 방법

Insightly는 효과적인 연락처 및 프로젝트 관리 도구, 사용자 지정 보고서 및 기타 여러 유용한 기능을 갖춘 균형 잡힌 저비용 CRM입니다. 구독은 최대 2명의 사용자를 위한 무료 버전과 함께 계층화된 가격으로 제공됩니다. MailChimp와 통합되지만 자체적으로 캠페인을 구축하기에 충분한 이메일 마케팅 기능을 제공합니다. 모바일 앱이 포함된 무료 CRM을 찾는 사람들에게 확실한 후보이며 프리랜서에게 좋은 CRM입니다. 자세한 내용은 Insightly 개요를 확인하십시오.

Insightly는 많은 것을 제공하지만 기본 제공 양방향 이메일 통합은 제공하지 않습니다. 즉, 더 비싼 경쟁업체와 달리 CRM에 직접 이메일을 보내거나 받을 수 없으며 CRM이 자동으로 이메일을 기록하지도 않습니다. 대신, 유사한 성격의 다른 많은 CRM과 마찬가지로 Insightly는 이메일을 보내거나 전달할 수 있는 사용자별 이메일 주소를 제공하여 CRM에서 이메일을 기록할 수 있도록 합니다. 이것은 추가 단계이며 CRM을 처음 사용하는 사용자에게는 약간 당혹스러울 수 있습니다. 따라서 Insightly의 팬으로서 Insightly 이메일 통합을 설정하고 이메일을 적절하게 기록하기 위한 5단계 가이드를 작성했습니다.

이메일 클라이언트 연결

1. 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 프로필 아이콘을 클릭합니다.
CRM 창의 오른쪽 상단 모서리를 봅니다. 사용자 프로필 아이콘을 찾아 클릭합니다. 그러면 상단에 '도움말'로 시작하는 일련의 옵션이 있는 드롭다운 메뉴가 열립니다.

위에서 네 번째에 있는 사용자 설정을 클릭합니다.

2. 이메일 계정을 클릭합니다.
사용자 설정 화면은 왼쪽 탐색 패널 옆에 탭 열을 엽니다. '이메일 계정' 탭은 상단에서 세 번째입니다. 해당 탭을 클릭합니다.

탭을 선택하면 네 가지 방법 중 하나로 계정을 추가할 수 있는 옵션이 표시됩니다. Gmail, Office 365, Outlook.com 또는 기타를 통해 계정을 연결할 수 있습니다.

3. 연결할 이메일 클라이언트를 선택합니다.
Insightly 이메일 통합에는 네 가지 옵션이 있으며 그 중 세 가지는 Gmail, Office 365 또는 Outlook 계정을 통합하는 매우 간단합니다. 네 번째 '기타'는 약간의 작업이 필요합니다.

Gmail 계정 추가 – Gmail 에 로그인하고(별도의 탭에서 이미 Gmail에 로그인하지 않은 경우) Insightly에 데이터 액세스 권한을 부여하는 화면이 표시됩니다. 완료되면 CRM으로 돌아갑니다.

Office 365 계정 추가 – 이메일 주소, 암호 및 서버를 3개의 개별 필드에 입력하라는 메시지가 표시됩니다. 서버 설정을 자동으로 검색하는 옵션이 있거나 수동으로 입력할 수 있습니다.

Outlook 계정 추가 – 이미 로그인하지 않은 경우 Outlook에 로그인할 수 있는 화면이 표시되며 Insightly가 데이터에 액세스할 수 있는 권한을 부여합니다. 완료되면 CRM으로 돌아갑니다.

'기타' 계정 추가 – SMTP 서버, 포트를 입력하고 SSL이 필요한지 확인한 다음 이메일 주소, 사용자 이름 및 비밀번호를 입력하라는 메시지가 표시됩니다. SMTP 서버에 알려진 IP 주소에 대한 액세스를 제한하는 방화벽이 있는 경우 Insightly의 IP 주소 또는 서브넷을 서버의 화이트리스트에 추가해야 합니다.

서버의 설정 필드에 따라 IP 범위는 세 가지 방법 중 하나로 표시될 수 있습니다.

204.94.91.129-204.94.91.254

204.94.91.128/25

204.94.91.128
255.255.255.128

Insightly는 귀하의 이메일 주소를 확인하고 귀하가 지정한 이메일 주소로 확인 이메일을 보낼 것입니다.

4. 탐색 패널에서 이메일을 클릭합니다.
이메일 모듈은 왼쪽 탐색 패널의 맨 아래(보고서 위)에서 두 번째입니다. 개인 이메일 상자라고 표시된 화면 중앙에 크고 옅은 노란색 배너가 있습니다.

해당 배너 중간에 눈에 띄는 하이퍼링크 이메일 주소가 표시됩니다. 이메일을 CRM에 로그인하려면 이 주소가 필요합니다. 잊어버릴까 걱정하지 마세요. 주소는 항상 이 페이지에서 액세스할 수 있습니다. 주소를 클립보드에 복사합니다.

5. 이메일 클라이언트를 열고 이메일을 보냅니다.
Gmail 계정을 추가하고 동료인 Matt에게 이메일을 보냈습니다. CRM에 이메일을 기록할 때 Insightly 주소를 이메일의 기본 주소 상자가 아닌 참조 또는 숨은 참조로 첨부해야 합니다. 후자를 수행하면 약간의 혼란이 발생할 것입니다. (나중에 다루겠습니다.)

이메일을 보내면 이메일 모듈 내 내 이메일 탭의 보낸 섹션에 이메일이 표시되는 것을 볼 수 있습니다.

짜잔! Insightly 이메일 통합을 성공적으로 설정했습니다.

참고: 이메일 페이지에 빨간색 '새 이메일' 버튼이 표시됩니다. 이 버튼을 클릭하면 Gmail과 이메일 작성 창이 열릴 수 있습니다. 하지만 Gmail 외에 이메일 클라이언트를 사용하는 경우 이 기능을 비활성화하는 것이 좋습니다(또는 이메일을 보내기 전에 CRM 내에서 형식을 지정하려는 경우).

이 기능을 비활성화하려면 화면 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 프로필 버튼으로 돌아가서 사용자 설정을 클릭합니다.

사용자 설정 화면에서 'Insightly의 이메일 주소 링크' 섹션을 확인합니다. 첫 번째 상자인 Google Apps에서 이메일을 보낼 수 있도록 Gmail 열기가 선택되어 있을 수 있습니다. 해당 상자를 선택 취소합니다.

선택을 취소하면 새 이메일 버튼이 더 이상 Gmail을 열지 않습니다. 대신 이메일 보내기를 예약할 수 있는 새 이메일 작성 페이지로 이동합니다. 기본 옵션은 지금 보내기, 3시간 안에 보내기 또는 날짜와 시간을 지정하는 것입니다.

이메일은 연결된 이메일 클라이언트에서 전송됩니다.

Insightly에서 이메일을 올바르게 기록하기

Insightly 이메일 통합을 설정한 후 이메일을 기록하는 데 약간의 문제가 있었습니다. CRM 내 이메일 모듈의 옅은 노란색 배너는 사용자별 이메일 주소를 사용하는 방법에 대한 지침을 제공합니다.

그러나 나는 이 메시지가 해석의 여지가 있다고 느꼈습니다.

제 생각에는 올바른 메시지를 올바른 위치에 전달하기 위해 수행해야 할 작업을 알려주지 않으므로 약간 테스트했습니다. 내가 찾은 것은 다음과 같습니다.

참조 또는 숨은 참조 필드에 Insightly 문자열이 포함된 이메일을 보내면 이메일이 CRM의 '보낸' 섹션에 기록됩니다.

참조 또는 숨은 참조 필드에 Insightly 문자열이 포함된 이메일을 수신 하면 이메일이 CRM의 '수신' 섹션에 기록됩니다.

그러나 보낸 사람이 받는 사람 필드(주소 상자)에 Insightly 문자열을 입력한 이메일을 받으면 해당 이메일은 CRM의 '보낸' 섹션에 기록됩니다. 그리고 CRM 내에서 이메일을 열면 안 보냈는데도 보낸 것처럼 보입니다.

이를 방지하려면 보낸 사람에게 회신의 받는 사람 필드(주소 상자)에 Insightly 문자열을 넣지 않도록 요청하십시오. 그렇지 않으면 잘못된 CRM 로그로 메시지를 보냅니다.

그런 다음 다시 한 번 지침으로 받는 사람을 귀찮게 하고 싶지 않을 수 있습니다. 그렇다면 로깅을 위해 메시지를 CRM에 수동으로 전달해야 합니다. 이것이 완료되는 방법입니다:

수신된 메시지를 'received' 섹션 아래의 CRM으로 전달하려면 전달 이메일 의 주소 상자에 Insightly 문자열을 입력합니다.

수신된 메시지를 '보낸' 섹션 아래에 있는 CRM으로 전달하려면 전달 이메일의 참조 또는 숨은 참조 필드에 통찰력 있는 문자열을 입력하십시오.

그리고 어떤 이유에서든 이메일을 작성하고 싶다면 자신에게 이메일을 보내고 수신된 섹션에 기록하십시오. 그것은 불가능한 것 같습니다. Insightly 문자열을 아무 필드에나 넣으면 연결된 이메일 계정을 사용하여 자신에게 이메일을 보내는 경우 '보낸' 섹션에 이메일이 기록됩니다.

Gmail 계정을 연결한 후 잠시 동안 기록된 이메일이 CRM에 표시되기까지 최대 30분의 지연이 발생했습니다. 문제는 결국 자체적으로 해결되었으며 일관된 사용으로 모든 기록된 이메일은 Gmail에서 보내거나 받은 후 짧은 지연으로 CRM에 나타납니다.

이메일 멀리!

저기요! Insightly 이메일 통합을 설정했으며 적절한 폴더에 이메일을 기록하는 방법을 알고 있습니다. 이메일 분류를 위해 이메일 태그를 최대한 활용하는 것을 잊지 마십시오. Insightly 이메일 받은 편지함 필드의 오른쪽에 있는 문자 열을 사용하여 발신자별로 이메일을 알파벳순으로 필터링할 수 있으며, 왼쪽 탐색 패널에서 연락처 모듈을 클릭하고 수신자를 찾으면 귀하와 귀하 사이의 통신 기록을 검색할 수 있습니다. 콘택트 렌즈.

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