2024년 비즈니스 워크플로를 최적화하기 위한 5가지 주요 소프트웨어 도구

비즈니스 워크플로우를 어떻게 관리하시나요?

치열한 경쟁과 높은 고객 요구로 인해 기업은 경쟁 우위를 확보하기 위해 최적의 효율성을 달성하기 위해 노력하고 있습니다.

비즈니스 워크플로는 비즈니스 프로세스를 완료하는 데 필요한 순서를 따르는 일련의 개별 작업입니다.

이를 비즈니스 목표에 도달하기 위해 따라야 하는 작업의 경로로 생각하세요.

따라서 워크플로를 최적화하는 시스템을 구현하면 운영이 간소화되고 속도와 효율성이 향상될 뿐만 아니라 비즈니스 비용과 시간도 절약됩니다.

실제로 Camunda에 따르면 비즈니스 의사 결정자의 97%는 워크플로 자동화가 디지털 혁신에 필수적이라는 데 동의하며 워크플로 관리 시스템의 중요성을 강조합니다.

그렇다면 워크플로의 효율성을 높이는 데 도움이 되는 도구는 무엇입니까?

이 문서에서는 프로세스를 자동화하고 자동 조종 장치에서 워크플로를 실행하는 데 도움이 되는 2024년의 주요 비즈니스 워크플로 소프트웨어에 대해 설명합니다.

시작하자.

1. 최적화 소프트웨어 트랜스로딩

물류사업을 하고 계시나요?

그렇게 한다면 당신은 일이 원활하게 진행되는 것의 중요성을 누구보다 잘 이해하게 될 것입니다.

일상적인 프로세스를 실행하는 직원과 기계를 관리하기 위한 명확한 워크플로가 없으면 지연 및 낮은 고객 만족도와 같은 비효율성을 처리하게 될 가능성이 높습니다.

실제로 물류 자동화 시장 규모는 2023년 327억 달러에서 2028년 512억 달러로 성장할 것으로 예상되며, 이는 자동화 도구에 대한 수요 증가를 보여줍니다.

작업이 원활하게 진행되도록 워크플로우를 수동으로 처리하고 모니터링하는 데 많은 시간과 비용이 소요됩니다 . 그럼에도 불구하고 인간은 오류가 발생하기 쉽기 때문에 효율성이 보장되지는 않습니다.

최고의 트랜스로딩 최적화 소프트웨어는 모든 작업을 감독할 수 있는 중앙 집중식 플랫폼을 제공합니다. 최상위 보기를 통해 관리자와 이해관계자는 비즈니스의 모든 단계에 대한 전체 그림을 이해할 수 있습니다.

또한 이러한 도구를 사용하면 작업을 적시에 완료하고 투명성과 책임성을 보장하는 워크플로를 맞춤화하고 실행할 수 있습니다.

야드 및 창고 관리 도구와 같은 모든 물류 소프트웨어 중간에 있는 트랜스로딩 최적화 솔루션은 신속한 승인 및 작업 시작을 통해 작업이 상호 연결되도록 보장합니다. 이는 한 프로세스에서 다른 프로세스로 버튼을 전달하는 것과 같습니다.

Merchandise Warehouse Company는 중복 문제를 제거하고 고객 요구 사항을 충족할 수 있는 유연성을 제공함으로써 운영을 최적화할 수 있는 솔루션을 찾고 있었습니다.

창고 관리 시스템인 Datex Footprint를 사용하여 회사는 각 고객을 위한 프로세스를 자동화하고 더 높은 정확성과 생산성을 달성할 수 있었습니다.

2. 고객관계관리(CRM)

모든 비즈니스의 중심에는 고객이 있습니다.

고객 중심 기업에서는 고객 만족과 경험이 최우선입니다.

그러나 고객 요구가 사상 최고 수준에 이르면서 고객 서비스 리더는 이러한 요구를 충족하고 고객 만족도를 향상시킬 수 있는 새로운 방법을 찾아야 합니다.

열악한 고객 관계 관리와 수익 감소 사이에는 분명한 연관성이 있습니다.

실제로 NewVoiceMedia 조사에 따르면 미국 기업은 나쁜 고객 경험으로 인해 연간 최대 750억 달러의 손실을 보고 있으며, 이는 잘못된 고객 관계 관리로 인해 증가하는 비용을 수량화한 것입니다.

이제 고객은 CRM 최적화 소프트웨어를 통해서만 달성할 수 있는 신속한 커뮤니케이션, 개인화된 경험 및 유연성을 원합니다.

이러한 최고의 도구는 대화 라우팅 및 마케팅과 같은 중복되고 시간이 많이 소요되는 작업을 자동화하여 지원 직원이 고객 서비스와 같은 부가 가치 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보합니다.

실시간 채팅과 챗봇을 통해 기업은 고객에게 즉각적인 응답과 지원을 제공할 수 있습니다.

대화형 AI와 같은 고급 기능을 통해 챗봇은 지원 직원에게 상황 정보를 제공하고 향상된 경험을 위해 자격을 갖춘 개인에게 대화를 라우팅할 수 있습니다.

또한 CRM 소프트웨어는 고객 기대와 경험에 대한 심층적인 이해를 제공할 수 있는 통찰력 있는 분석을 위해 자동 태그와 같은 기능을 사용하여 대화 분류를 자동화합니다.

자동화 외에도 CRM 소프트웨어를 사용하면 직원이 단일 플랫폼에서 여러 채널에 걸쳐 모든 고객 요청에 응답할 수 있는 중앙 집중식 커뮤니케이션 플랫폼과 같은 다른 혜택을 누릴 수 있습니다 .

기타 주목할만한 기능으로는 보고서 및 분석, SLA 추적, 미리 준비된 답변 등이 있으며 이는 자동화 중에도 유용합니다.

3. 최고의 문서 워크플로우 도구

문서를 수동으로 처리하고 있습니까?

그렇다면 모든 비즈니스 파일을 저장, 공유 및 디지털화할 수 있는 견고한 문서 관리 시스템이 없다는 비효율성을 인식해야 합니다.

열악한 문서 관리와 관련된 주요 병목 현상 중 하나는 서비스 및 상품 배송이 지연될 수 있는 느린 프로세스입니다.

예를 들어, 서류 작업이 많은 물류 산업에서는 서명 및 승인 프로세스에 많은 시간이 소요되어 처리 시간이 느려지고 지연이 발생합니다.

물론 이는 낮은 고객 만족도로 이어지며 이는 귀하의 비즈니스에 좋지 않습니다.

실제로 Zendesk의 조사에 따르면 소비자 5명 중 약 3명은 좋은 고객 서비스가 브랜드에 대한 충성도를 느끼는 데 필수적이라는 데 동의하는 것으로 나타났습니다.

이러한 통계는 고객 경험을 향상시키기 위한 간소화된 프로세스의 중요성을 보여주어야 합니다.

최고의 문서 자동화 도구는 수집부터 승인을 위한 서명 수집까지 문서 관리 프로세스를 촉진합니다 . 대부분의 문서가 자동 조종 방식으로 처리되므로 기업에서는 다른 중요하고 복잡한 작업에 투입할 수 있는 비용과 리소스를 절약할 수 있습니다.

2024년에 이러한 비즈니스 워크플로 소프트웨어는 즉시 다양한 소스에서 디지털 문서를 수집하거나 물리적 문서를 스캔한 후 분류하고 시스템에 통합합니다.

Bayer HealthCare Pharmaceuticals는 수천 명의 직원을 보유한 제약 산업의 핵심 기업입니다. 이로 인해 표준계약서를 수동으로 작성하는 데는 많은 시간이 소요됩니다.

ActiveDocs는 계약 초안 작성 및 검토와 관련된 문서 중심 프로세스를 촉진하고 검토 및 승인 관행을 가속화할 수 있는 솔루션을 제공했습니다.

4. 자동화

자동화는 생산성을 촉진하고 향상시킬 수 있습니다.

직원들이 문서 검색, 반복적인 고객 문의 답변, 파일 스캔을 통한 디지털화 등의 중복된 작업에 소비하는 시간을 상상해 보십시오.

글쎄, 그것은 낭비되는 시간이 너무 많아서 복잡하고 중요한 작업을 희생하면서 막대한 운영 비용이 발생합니다.

실제로 SnapLogic의 조사에 따르면 직원들은 반복적인 작업에 매년 약 19일의 근무일을 소비합니다. 이는 비즈니스 성장에 집중하는 대신 일상적인 활동에 얼마나 많은 시간이 낭비되는지를 명확하게 나타냅니다.

시간 낭비로 끝나지 않습니다. 중복된 작업은 직원의 사기를 저하시켜 생산성 저하로 이어지며 이는 비즈니스에 영향을 미칠 수 있습니다.

자동화는 워크플로우 최적화의 기본 기반입니다. 문서 관리 시스템부터 고객 관계 관리 도구까지 자동화를 기반으로 하지 않은 비즈니스 워크플로우 소프트웨어는 실제로 없습니다.

자동화를 통해 직원은 시간이 많이 걸리고 단조로운 작업에서 벗어나 사람의 개입이 필요한 복잡한 문제에 집중할 수 있습니다.

이는 비용을 대폭 절감하여 생산성을 향상시킬 뿐만 아니라

결제 처리, 승인, 대화 라우팅과 같은 작업을 실행하여 워크플로를 쉽게 촉진하고 최적화하여 프로세스를 간소화하고 정확성과 효율성을 높일 수 있습니다.

Maverick International은 간소화된 프로세스와 효율성을 우선시하는 글로벌 포장 회사입니다. 이 회사의 밀봉 기계는 다양한 크기의 봉지를 밀봉하도록 설계되었습니다. 그러나 다양한 크기를 수용하기 위한 교대 간 수동 조정은 느렸습니다.

OMRON Automation은 회사가 전환 프로세스를 자동화할 수 있는 솔루션을 제공했습니다. 기계는 거의 실시간으로 원하는 크기로 자동 조정될 수 있습니다.

5. 프로젝트 관리

적절한 프로젝트 관리는 작업 흐름을 향상시킬 수 있습니다.

여기에는 합의된 제약 내에서 비즈니스 목표를 달성하기 위한 작업 및 프로세스 감독과 자원 할당이 포함됩니다.

이것이 부족하면 목표 달성 지연, 고객 경험 저하, 품질 문제 등이 발생할 수 있습니다 . 이 모든 것이 수익성에 직접적인 영향을 미쳐 비즈니스 성장을 방해할 수 있습니다.

실제로 Geneca의 조사에 따르면 설문조사 응답자의 75%가 프로젝트 실패의 원인으로 자신감 부족을 꼽았습니다. 이 수치는 프로젝트 목표와 프로젝트 구현자와의 단절을 암시했습니다.

프로젝트 관리 도구는 2024년에 프로세스를 간소화할 수 있는 비즈니스 워크플로우 소프트웨어 중 하나입니다. 이는 의사소통을 강화하고 효율적인 리소스 할당을 보장하는 구조화된 프레임워크를 제공함으로써 이를 수행합니다.

예를 들어 물류 부문에서 프로젝트 관리는 자원이 중요한 부서에 할당되고 자원이 과도하게 할당되지 않도록 보장합니다.

또한 프로젝트를 관리 가능한 작업으로 나누고 명확한 제약 조건을 설정하면 직원이 작업 우선 순위를 효과적으로 지정할 수 있습니다. Trello와 같은 워크플로 솔루션은 진행 상황을 시각화하여 팀이 병목 현상을 식별하고 필요에 따라 작업 부하를 조정할 수 있도록 도와줍니다.

기술 및 IT를 다루는 스페인의 국제 기업인 AYESA는 통합 없이 운영을 간소화하기 위해 여러 소프트웨어를 사용했습니다. 이로 인해 프로젝트 상태에 대한 공통적이고 명확한 그림이 없었기 때문에 프로젝트 가시성 문제가 발생했습니다.

Easy Redmine을 구현하면서 회사는 워크로드에 대한 가시성과 잘 구성된 프로젝트를 보유할 수 있는 능력을 얻었습니다. 이를 통해 팀의 각 구성원은 항상 해당 작업을 수행해야 한다는 것을 알 수 있으며 프로젝트 관리자가 일정을 제어할 수 있습니다.

결론

아직도 비즈니스 워크플로우를 최적화하지 못하셨나요?

그렇게 하는 것은 경쟁이 매우 치열한 비즈니스 환경에서 우위를 점하고 품질을 저하시키지 않으면서 운영을 간소화할 수 있는 최선의 방법입니다.

실제로 Gitnux의 보고서에 따르면 비즈니스 리더의 약 75%가 워크플로 자동화를 사용하면 강력한 경쟁 우위를 확보할 수 있으며 효율적인 워크플로의 필요성이 강조된다고 보고합니다.

최적화 도구 트랜스로딩부터 고객 만족도를 높이는 고객 관계 관리 솔루션에 이르기까지 비즈니스 워크플로우 소프트웨어가 부족하지 않습니다 .

이러한 도구 중 일부를 통합하면 생산성이 크게 향상되고, 시간이 절약되며, 비즈니스 성장을 위한 프로세스가 간소화될 수 있습니다.