알아야 할 10가지 유용한 Microsoft Outlook 팁 및 요령

Outlook 또는 Microsoft Outlook은 Microsoft Office 응용 프로그램 제품군의 개인용 전자수첩입니다. 이메일 관리, 메모 작성, 캘린더, 작업 관리, 웹 브라우징과 같은 기능을 통해 모든 사무실 요구 사항에 대한 원스톱 솔루션을 제공합니다. 핵심 기능을 한 곳에서 사용할 수 있도록 하여 앱을 종료하거나 다른 애플리케이션에 의존할 필요가 없도록 하는 것입니다. 따라서 시간을 절약하고 작업을 보다 생산적이고 효율적으로 수행할 수 있습니다.

응용 프로그램을 직접 사용하거나 최근에 전환한 경우 다음은 응용 프로그램을 최대한 활용하는 데 도움이 되는 몇 가지 유용한 Microsoft Outlook 팁과 요령입니다.

1. Outlook에서 부재 중 메시지 설정

다른 시간대의 클라이언트 또는 팀원과 상호 작용하는 작업을 수행하는 사람들의 경우 하루 종일 메시지에 응답할 수 있는 것이 항상 가능한 것은 아닙니다. 말할 것도 없이, 주말에 여행을 가는데 현재 부재중이라는 연락을 받고 싶을 때가 있습니다. 운 좋게도 Outlook에는 이러한 상황을 처리할 수 있는 멋진 트릭이 있습니다. 이를 위해 웹에서 Microsft Outlook을 열고 상단의 설정 아이콘을 탭한 다음 모든 Outlook 설정 보기 를 선택합니다. 여기에서 자동 회신을 선택하고 자동 회신 옆 의 버튼을 켜짐으로 전환합니다. 이제 작업 일정에 따라 시작 및 종료 시간을 설정하고 저장 을 누르십시오.

2. Microsoft Outlook에서 이메일 서명 생성/변경

이메일 서명은 이메일을 마무리할 때 사용하는 모범 사례 중 하나로 간주됩니다. 귀하의 이름, 이메일 주소 및 기타 연락처 정보로 구성되어 있으며 수신자가 귀하에게 연락을 시도할 때 유용할 수 있습니다. 전자 메일 서명을 만들려면 Microsoft Outlook을 열고 설정 > 모든 Outlook 설정 보기 로 이동합니다. 여기에서 메일 을 선택하고 작성 및 답장 을 탭합니다. 이제 다양한 텍스트 서식 옵션이 있는 창이 표시됩니다. 또한 이미지 또는 템플릿을 업로드하여 서명으로 편집할 수 있는 옵션도 제공됩니다. 완료되면 아래에서 특정 설정 및 옵션을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다. 그리고 저장 을 누르십시오. 이 서명을 사용하려면 작성 창에서 세 개의 가로 점 을 누르고 서명 삽입 을 선택합니다.

3. 이메일에 인라인 이미지 삽입

일반적인 방법으로 첨부 파일을 추가할 수 있지만 Microsoft Outlook은 첨부 파일을 전자 메일 본문과 함께 인라인으로 넣는 깔끔한 트릭을 제공합니다. 받는 사람이 첨부 파일 확인을 놓치지 않도록 하고 싶을 때 유용할 수 있습니다. 이를 위해 Outlook으로 이동하여 새 메시지 를 클릭합니다. 작성 창에서 보내기 및 삭제 버튼 옆에 있는 첨부 파일 오른쪽에 있는 작은 그림 아이콘을 누릅니다. 이제 추가하려는 이미지를 선택하고 선택 을 누르십시오.

4. 이메일 보내기 취소

다른 수신자와 이메일을 주고 받을 때 때때로 잘못된 사람에게 응답하게 됩니다. 그러나 Outlook에서는 보내기 취소 기능을 사용하여 이러한 상황을 방지할 수 있습니다. 이것을 사용하려면 가장 먼저 해야 할 일은 활성화하는 것입니다. 이를 위해 Outlook을 열고 설정 > 모든 Outlook 설정 보기 로 이동합니다. 여기에서 메일 을 탭하고 작성 및 답장 을 선택합니다. 이제 아래로 스크롤하여 보내기 취소 를 찾고 슬라이더를 끌어 메시지를 보낼 때와 보내기를 취소할 때 사이의 최소 시간(초)을 설정합니다. 마지막으로 저장 을 누르십시오. 설정을 마치고 누군가에게 이메일을 보내면 다음 10초 동안 보내기 취소 옵션이 표시됩니다. 보내기를 취소하려면 버튼을 누릅니다.

5. 규칙을 설정하여 수신 이메일 처리

받은 편지함이 엄청난 양의 이메일로 가득 찬 경우 수신 메시지를 필터링하고 받은 편지함을 깔끔하게 유지하는 규칙을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하려면 Outlook > 설정 > 모든 Outlook 설정 보기 로 이동합니다. 여기에서 메일을 누르고 규칙을 선택하십시오. 그런 다음 새 규칙 추가 버튼 을 누르고 이름을 지정합니다. 이제 선택한 조건에 대한 조건과 작업을 선택합니다. 저장 을 누르십시오.

6. 정크 메일 관리

규칙을 설정하는 것 외에도 받은 편지함에 불필요한 이메일이 도착하지 않도록 하는 또 다른 방법은 사용자 또는 이메일이 발송되는 도메인을 차단하는 것입니다. 이를 위해 Outlook으로 이동하여 상단의 설정을 누르십시오. 그런 다음 모든 Outlook 설정 보기를 클릭하고 메일 을 선택한 다음 정크 메일 을 탭합니다. 오른쪽 창에서 차단된 발신자 및 도메인 아래에 있는 추가 버튼을 눌러 이메일 수신을 중지하려는 이메일 또는 도메인을 추가합니다. 마지막으로 저장 을 누르십시오. 마찬가지로 사람이나 도메인에서 보낸 이메일을 놓치지 않으려면 수신 허용 - 보낸 사람 및 도메인 아래에 있는 추가 버튼을 누르고 이메일 주소나 도메인 이름을 추가합니다.

7. 기본 보낸사람 주소 설정

Outlook에 둘 이상의 계정을 연결하면 기본적으로 전자 메일을 보낼 기본 전자 메일을 선택할 수 있습니다. 이메일을 기본값으로 설정하려면 Outlook을 열고 오른쪽 상단의 설정 아이콘을 누릅니다. 여기에서 모든 Outlook 설정 보기 를 선택하고 메일 을 탭합니다. 그런 다음 이메일 동기화 를 선택하고 오른쪽 창에서 아래로 스크롤하여 기본 보낸 사람 주소 설정 을 찾습니다. 이제 드롭다운 버튼을 누르고 기본 보낸 사람 주소로 설정하려는 이메일을 선택하고 저장 을 누릅니다.

8. 여러 사람에게 이메일 보내기

한 번에 여러 사람에게 메시지를 보내야 하는 경우 Outlook에서 그룹을 사용하여 메시지를 보낼 수 있습니다. 이를 위해 Microsoft Outlook으로 이동하여 왼쪽 창에서 새 그룹 버튼 을 누릅니다. 팝업 창에서 그룹에 이름과 설명을 입력하고 만들기 를 누릅니다. 이제 다음 화면에서 그룹에 추가할 참가자의 이름이나 이메일 주소를 입력하고 추가 를 누릅니다. 완료되면 모든 그룹 구성원에게 한 번에 쉽게 메시지를 보낼 수 있습니다.

9. 캘린더 공유

Outlook에는 일정 및 예정된 이벤트를 확인하는 데 도움이 되는 기본 제공 일정이 있습니다. 이벤트를 추가하면 캘린더에 표시되며 설정한 기본 설정에 따라 동일한 이벤트에 대한 알림을 받습니다. 그런 다음 다른 사람들과 캘린더를 공유하여 그들이 항목을 보거나 수정할 수 있도록 할 수 있습니다. 이를 위해 Outlook으로 이동하여 왼쪽 창에서 일정 아이콘을 탭합니다. 여기에서 오른쪽 상단(인쇄 옆)에 있는 공유 버튼을 누르고 팝업에서 사람의 이름이나 이메일 주소를 입력합니다. 다음으로 권한을 부여하라는 메시지가 표시되면 모든 세부 정보를 보거나 편집하도록 허용할 수 있습니다. 완료되면 공유 를 누르십시오.

10. 작업 사용자 지정

Microsoft는 Outlook에서 사람이나 전자 메일 옆에 표시되는 빠른 작업을 제공하여 즉시 빠른 작업을 수행할 수 있도록 합니다. 여기에 추가하기 위해 서비스를 통해 이러한 작업을 사용자 지정하고 자주 사용하는 작업을 선택할 수도 있습니다. 이러한 작업을 사용자 지정하려면 Outlook을 열고 설정 > 모든 Outlook 설정 보기 로 이동합니다. 이제 메일 을 선택하고 작업 사용자 지정 을 탭합니다. 오른쪽 창에서 빠른 작업 및 메시지 화면 에 대해 보려는 작업 옆에 있는 확인란을 선택합니다. 마지막으로 저장 을 누르십시오.

다음은 Microsoft Outlook을 최대한 활용하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 팁과 트릭입니다. Outlook의 프리미엄 구독에서 사용할 수 있는 몇 가지 다른 기능과 팁이 있습니다. 그러나 많은 사용자가 선택한 전자 메일 서비스로 Microsoft Outlook을 사용하므로 이 문서에서는 Outlook 무료 버전에 있는 기능을 다룹니다. 유용하다고 생각되면 친구 및 가족과 공유하는 것이 좋습니다.