알아야 할 상위 15개 Microsoft Teams 팁 및 요령

이러한 어려운 시기에 국가가 폐쇄에 직면하고 조직에서 직원에게 집에 머물면서 원격으로 일할 것을 요구할 때, 상황을 파악하고 업무 진행 상황에 집중하는 것이 다소 어려울 수 있습니다. 그러나 화상 회의 앱 및 원격 협업 도구와 같은 다양한 앱과 서비스 덕분에 이러한 경험을 어느 정도 단순화할 수 있습니다. 그러한 앱 중 하나는 팀 구성원과 연결하고 프로젝트에서 함께 작업할 수 있는 통합 협업 및 커뮤니케이션 플랫폼인 Microsoft Teams입니다. 따라서 앱을 처음 사용하거나 지금까지 이 앱을 사용해 왔다면 서비스를 최대한 활용하기 위해 알아야 할 몇 가지 Microsoft Teams 팁과 요령이 있습니다.

1. 배경 변경

집에서 일하는 경우 집 구석구석이 영상 통화에 적합하지 않을 수 있습니다. 그러나 Teams에서는 걱정할 필요가 없습니다. 결과적으로 회의 중에 배경을 변경하여 배경에서 지저분한 환경을 숨길 수 있습니다. 그러나 현재 Microsoft Teams는 기본 배경만 지원합니다. 배경을 추가하려면 화상 통화 중에 줄임표(점 3개) 버튼을 누르고 배경 효과 표시 를 선택합니다. 기본 배경 목록이 있는 배경 설정 메뉴가 오른쪽에 표시됩니다. 여기에서 배경을 선택하고 미리보기 버튼을 눌러 설정과 함께 봅니다. 배경으로 설정하려면 선택하고 적용 버튼을 누르십시오.

또한 배경을 변경하는 것 외에도 화상 회의 중에 배경 흐림 기능을 활성화하여 배경을 숨길 수 있습니다. 이를 위해 회의 중에 줄임표(점 3개) 버튼을 눌러 더 많은 작업을 표시하고 내 배경 흐림 을 선택합니다.

2. 몰입형 리더 사용

서로 다른 대화 간에 많은 텍스트를 왔다갔다해야 하는 경우 때때로 상당히 지루한 작업이 될 수 있습니다. 다행히 Microsoft의 몰입형 리더는 원하는 대로 변경할 수 있는 다양한 속도로 텍스트를 읽어 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 다양한 글꼴 크기, 색상 및 간격으로 텍스트를 표시하는 접근성 옵션도 제공합니다. 사무실 설정 외에도 이 유틸리티는 난독증과 난독증이 있는 학생들을 가르치는 데 도움이 될 수 있습니다. 텍스트를 이해하기 쉽도록 텍스트를 다른 품사로 나누어 텍스트를 더 쉽게 이해할 수 있기 때문입니다. 이를 위해 메시지 옆에 있는 줄임표(점 3개) 버튼을 누르고 옵션에서 몰입형 리더 를 선택합니다.

3. 대화 번역

영어를 모국어로 사용하지 않지만 주로 영어를 중심으로 하는 작업을 위해 Microsoft Teams에서 번역 기능을 제공합니다. 메시지를 원하는 언어로 번역하려면 대화의 텍스트 옆에 있는 줄임표(점 3개) 버튼을 누르고 번역 을 선택합니다. 이제 원하는 언어로 번역된 텍스트가 표시됩니다. 완료되면 동일한 프로세스를 수행하여 원래 텍스트로 되돌릴 수 있습니다.

4. 팀 또는 채널 즐겨찾기

한 번에 둘 이상의 프로젝트를 진행하는 경우 최대한 주의를 기울여야 하는 특정 팀의 발전 사항을 따라잡는 것이 때때로 혼란스러울 수 있습니다. 이러한 경우 팀이나 채널을 즐겨찾기로 표시하면 왼쪽 창 오른쪽 상단의 즐겨찾기 섹션에서 찾을 수 있습니다. 팀 또는 채널을 즐겨찾기로 표시하려면 해당 항목을 열고 줄임표 버튼을 탭한 다음 즐겨찾기 를 선택합니다.

5. 업데이트 채널 팔로우

채널을 즐겨찾기에 즐겨찾기에 추가하여 빠르게 액세스할 수 있도록 섹션을 정리하는 것과 유사하게 채널을 팔로우하여 빠른 업데이트를 받을 수도 있습니다. 이는 팀의 중요한 업데이트나 개발 사항을 놓치고 싶지 않은 경우에 유용할 수 있습니다. 채널을 팔로우하려면 채널을 열고 줄임표(점 3개) 버튼을 탭하세요. 이제 옵션 목록에서 이 채널 팔로우 를 선택합니다. 채널이 즐겨찾기로 표시되면 푸시 알림을 통해 모든 업데이트에 대한 알림을 받게 됩니다.

6. 읽지 않은 메시지로 표시

채널을 사용하면 팀원들과 다양한 개발 사항에 대해 토론할 수 있지만 채널에 많은 수의 회원이 있는 경우 상황이 때때로 손이 닿지 않을 수 있습니다. 그리고 유용한 정보에서 채워진 메시지 떼로 빠르게 전환할 수 있습니다. 이러한 상황에 빠지는 데 도움이 되도록 우선 순위에 있는 중요한 메시지를 읽지 않은 것으로 표시하여 나중에 다시 방문할 수 있습니다. 메시지를 읽지 않은 것으로 표시하려면 읽지 않은 것으로 표시하려는 메시지가 있는 대화로 이동하고 옆에 있는 줄임표(점 3개) 버튼을 누릅니다. 이제 팝업에서 읽지 않음으로 표시를 선택합니다. 검색 상자에 " /unread "를 입력하면 이러한 메시지를 찾을 수 있습니다.

7. 북마크 메시지

대화의 메시지를 읽지 않은 상태로 표시하여 나중에 다시 방문하는 것과 같은 방식으로 대화의 텍스트, 이미지 또는 기타 콘텐츠를 북마크에 추가하여 나중에 확인할 수도 있습니다. 읽지 않은 메시지는 수행해야 할 작업을 계속 상기시키는 데 유용할 수 있지만 메시지를 책갈피로 지정하면 자주 참조해야 하는 중요한 메시지나 콘텐츠를 저장하는 데 도움이 됩니다. 메시지를 북마크하려면 대화로 이동하여 옆에 있는 북마크 아이콘을 탭하세요. 검색 상자에 " /saved "를 입력하여 북마크된 메시지를 볼 수 있습니다.

8. 서식 있는 텍스트 메시지 만들기

메시지를 보다 효과적으로 전달하기 위해 텍스트를 더 잘 제어해야 하는 경우가 있습니다. 여기에서 서식 있는 텍스트 편집이 시작되고 글꼴, 주석, 그림 및 기타 사용자 지정 서식 옵션과 같은 항목에 대한 지원이 제공됩니다. 서식 있는 텍스트 메시지를 작성하려면 메시지를 보내고 싶은 채널을 열고 왼쪽 하단의 " A " 버튼을 누르십시오. 이제 텍스트 창 팝업이 표시되고 여기에서 메시지를 만들고 서식을 지정한 다음 보내기 버튼을 눌러 메시지를 보냅니다.

9. 팀에 앱 통합

Teams의 USP 중 하나는 플랫폼에서 전체 Office 365 앱 제품군을 통합하는 기능입니다. 따라서 팀이 주로 이러한 앱에 의존하는 경우 몇 번의 간단한 클릭으로 앱을 통합할 수 있습니다. 그러나 플랫폼이 다른 생산성 도구에 대한 지원을 제공하지 않는다는 것은 아닙니다. 모든 사람의 요구 사항을 충족하기 위해 다양한 범주로 구성된 전체 앱 컬렉션이 있습니다. 팀에 앱을 추가하려면 팀으로 이동하여 줄임표(점 3개) 메뉴를 탭하고 팀 관리 를 선택합니다. 여기에서 앱 섹션(팀 이름 아래)으로 이동하여 더 많은 앱 버튼을 탭합니다. 이제 다른 카테고리로 이동하거나 모두 검색 상자 (앱 아래)에 검색어를 입력하여 선택할 수 있는 전체 앱 컬렉션이 있습니다. 앱을 찾으면 선택하고 추가를 눌러 팀이나 채널에 추가하세요.

10. Outlook을 통해 팀과 채팅 공유

위에서 언급했듯이 Teams는 Microsoft의 앱 제품군과 사전 통합되어 제공됩니다. Outlook은 그 중 하나입니다. Outlook on Teams를 사용하면 Teams에서 나가지 않고도 대화를 전자 메일로 공유할 수 있습니다. 이를 위해 대화로 이동하여 줄임표(점 3개) 버튼을 클릭합니다. 팝업 에서 Outlook에 공유를 선택하고 받는 사람 및 기타 관련 정보를 추가합니다. 마지막으로 보내기 를 누르십시오. 마찬가지로 동일한 방식으로 채널에 대한 전체 대화를 이메일로 보낼 수도 있습니다.

11. 멘션으로 활동 필터링

팀 채널에 사용자가 많은 경우 토론 중에 수많은 메시지가 쏟아지는 것을 보았을 수 있습니다. 때로는 멘션이 포함된 메시지를 추적하기가 어려워집니다. 이러한 중요한 메시지를 놓치지 않으려면 멘션을 사용하여 대화를 필터링하여 나머지 무리에서 필요한 메시지를 분리할 수 있습니다. 이를 위해 활동 으로 이동하여 오른쪽에 있는 깔때기 아이콘을 탭합니다. 이제 Type to filter 상자 옆에 있는 줄임표(점 3개) 버튼을 누르고 Mentions 를 선택합니다. 이제 활동 섹션에서 가장 관련성 높은 콘텐츠(나에 대한 멘션 포함)를 볼 수 있습니다. 또한 활동 으로 이동하여 피드 옆에 있는 드롭다운 버튼을 탭하고 내 활동 을 선택하여 모든 활동의 세부 목록을 한 곳에서 볼 수도 있습니다.

12. 기록 팀 회의

종종 팀원들과 회의를 할 때 나중에 참조하기 위해 다시 방문하고 싶은(또는 원하는) 특정 항목이 있습니다. 이러한 경우 Teams는 나중에 오디오, 비디오 및 화면 공유 활동에 액세스할 수 있도록 모임을 녹음할 수 있는 기능을 제공합니다. 이 서비스는 팀 전체에서 안전하게 공유할 수 있도록 녹음된 모임을 Microsoft Stream에 저장합니다. 진행 중인 회의를 녹화하려면 줄임표(점 3개) 버튼을 누르고 녹화 시작 을 선택합니다. 완료되면 동일한 단계에 따라 녹음을 중지합니다.

13. 슬래시 명령 활용

특정 기능을 활성화하거나 다양한 설정을 조정하여 플랫폼을 원하는 대로 사용자 지정할 수 있지만 운영 효율성에 관해서는 필수 작업을 빠르게 완료하는 방법을 마스터하는 것 외에는 할 수 있는 일이 많지 않습니다. 여기에서 슬래시(/) 명령이 그림에 나타납니다. 이름으로 짐작할 수 있듯이 이 명령에는 슬래시(/) 문자와 명령이 차례로 사용됩니다.

슬래시 명령에는 다음이 포함됩니다.

나. /goto – 팀 또는 채널로 이동하는 데 도움이 됩니다.
ii. /call – 누군가에게 직접 전화를 겁니다.
iii. /chat – 누군가에게 빠른 메시지 보내기
iv. /activity – 누군가의 활동을 보기 위해
v./whatsnew – 팀의 새로운 소식 보기
vi. /멘션 – 모든 멘션 보기
vii. /saved – 저장된 목록을 보려면
ⅷ. /unread – 읽지 않은 활동 보기
ix. /keys – 모든 키보드 단축키 목록 보기
엑스. /사용 가능(또는 자리 비움, brb, 수신 거부 및 통화 중) – 상태 설정

또한 더 많은 명령을 보려면 검색 대상에 슬래시(/) 문자를 입력하거나 명령 창을 입력하여 지원되는 모든 슬래시 명령 목록을 보십시오. 또는 여기에서 Microsoft 지원으로 이동하여 이러한 명령에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

14. 마스터 단축키

슬래시 명령을 사용하여 다양한 옵션에 빠르게 액세스하고 기본 작업을 수행하는 방법과 유사하게 키보드 단축키의 기능을 활용하여 시간을 절약하면서 다양한 작업을 쉽게 실행할 수도 있습니다.

다음은 몇 가지 키보드 단축키입니다.

나. 검색으로 이동 - command + . 또는 Ctrl + E
ii. 이동 – command + G 또는 Ctrl + G
iii. 새 채팅 시작 – command + N 또는 Ctrl + N
iv. 설정 열기 – command + 또는 Ctrl + ,
v. 파일 첨부 – command + O 또는 Ctrl + O
vi. 스레드에 응답 – R
vii. 중요 항목으로 표시 – command + shift + I 또는 Ctrl + Shift + I
ⅷ. 음소거 토글 - command + shift + M Ctrl + Shift + M

분명히 이것들은 Teams에서 사용할 수 있는 몇 가지 바로 가기입니다. 지원되는 바로 가기의 전체 목록을 보려면 여기에서 Office 지원으로 이동하십시오. 또한 일부 바로 가기 조합은 웹과 앱에 따라 다를 수 있습니다. 따라서 도움말을 보려면 바로 가기 링크를 참조하는 것이 좋습니다.

15. 봇 사용

Microsoft Teams는 기본적으로 특정 작업을 자동화하거나 일상적인 작업에 대한 지원을 받는 데 도움이 되는 도구인 봇에 대한 지원을 제공합니다. 예를 들어, 봇은 회의 의제를 찾고, 미리 알림을 설정하고, 보고서를 보는 것과 같은 간단한 작업을 수행하고 Github 리포지토리에서 보류 중인 요청을 가져오는 것과 같은 복잡한 작업을 수행하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 이 모든 것이 Teams를 떠나지 않고도 가능합니다. 여기에서 인기 있는 봇을 찾거나 요구 사항에 따라 인터넷에서 찾을 수 있습니다. 또한 봇에 대한 더 많은 제어를 원하거나 보다 심층적인 자동화 작업을 수행하려는 경우 여기에서 Microsoft의 방법 가이드를 사용하여 고유한 봇을 만들 수 있습니다.

보너스 팁: Teams와 함께 화상 회의 및 원격 협업을 위해 Zoom을 사용하는 경우 두 서비스는 최근 두 서비스 간의 협업 통합을 발표했습니다. 이제 회의에 참석하거나 관리하기 위해 앱 간에 전환할 필요가 없습니다. Teams에서 Zoom 통합을 활성화하려면 왼쪽 상단 창에서 줄임표(점 3개) 버튼을 누르고 추가 앱으로 이동합니다. 이제 다양한 앱 모음이 표시됩니다. 여기에서 앱 아래의 검색 상자를 탭하고 Zoom을 입력합니다. 이제 앱을 선택하고 추가 버튼을 눌러 팀이나 채널에 추가하세요. 완료되면 클릭 한 번으로 Zoom 회의를 시작하거나 참여할 수 있습니다.

다음은 경험을 최대한 활용하고 작업을 보다 효율적으로 수행하기 위해 따를 수 있는 Microsoft Teams에 대한 몇 가지 팁과 트릭입니다. 따라서 시간을 절약하고 더 많은 주의가 필요한 작업에 동일한 투자를 하십시오.