생산성을 위한 15가지 최고의 Office 365 통합

우리는 이미 직장에서 사용하고 있는 도구와 솔루션을 극적으로 확장하기 위해 통합을 사용할 수 있는 방법에 대해 몇 번이고 논의했습니다. 세 개의 간단하고 중요한 문자 API 덕분에 기술에 정통하지 않은 사용자라도 두 개의 별도 솔루션을 결합하거나 완전히 새로운 기능을 추가할 수 있습니다.

통합은 팀 협업 및 UC 앱에서 보편화되었으며 이러한 솔루션의 주요 안정성으로 성장했습니다. 그러나 많은 사람들은 통합이 존재하기 전부터 사용해온 것과 똑같은 도구가 통합을 통해 확장될 수도 있다는 사실을 깨닫지 못할 수 있습니다. 물론 Microsoft Office에 대해 이야기하고 있습니다. Word, Excel, Outlook 및 기타 Office 앱에는 이미 매우 건강한 기능 세트가 있으며 수년에 걸쳐 개선되었습니다.

하지만 그렇다고 해서 더 이상 성장할 여지가 없는 것은 아닙니다. Microsoft가 클라우드를 수용하고 Office 365를 도입했을 때 기존 앱 제품군은 완전히 새로운 사용성의 세계를 열었습니다. 결국 Office 365는 많은 일을 할 수 있지만 제품군에는 여전히 많은 격차가 있습니다.

거의 모든 사람들이 여전히 Office와 Office 365를 주요 생산성 도구로 사용하기 때문에 어떤 추가 기능과 통합이 있는지 자세히 살펴보고 싶었습니다.

응용 프로그램 : Outlook 및 Word

절대적인 시간 절약을 위해 Outlook용 DocuSign은 이메일 통신에 의존하는 사람들에게 필수품입니다. 사용 가능한 가장 인기 있는 전자 서명 솔루션 중 하나인 DocuSign은 Office 365 제품군은 물론이고 Outlook에 추가할 수 있는 가장 가치 있는 기능 중 하나일 것입니다. 기본적으로 DocuSign을 사용하면 사용자가 이메일, 계약 또는 법적 문서에 디지털 서명을 할 수 있습니다.

Outlook과 Word 모두에서 사용할 수 있는 이 앱을 사용하면 사용자가 수신자가 문서에 안전하게 서명하도록 할 수도 있습니다. 모든 단일 문서의 복사본을 OneDrive 저장소에 자동으로 저장할 수도 있습니다. 슬프게도 이 서비스는 월 10달러의 구독이 필요하지만 문서를 인쇄, 스캔 및 팩스로 보내는 끊임없는 번거로움을 방지하는 데 실제로 도움이 될 수 있습니다. 10일 무료 평가판도 사용할 수 있으며 활용할 가치가 있습니다.

애플리케이션 : 셰어포인트

SharePoint는 Microsoft의 정말 흥미로운 웹 기반 협업 플랫폼 솔루션입니다. 모르는 사람들을 위해 SharePoint는 실제로 여러 가지 방법으로 Office와 통합되며 일반적으로 문서 관리 및 저장 시스템으로 작동합니다. 사용자는 중앙 집중식 암호로 보호되는 공간을 설정하여 비즈니스용 데이터베이스와 같이 문서와 파일을 공유할 수 있습니다. 전자 메일 또는 Microsoft Teams와 결합하여 SharePoint를 유용하게 추가할 수 있습니다.

그러나 SharePoint와 전자 메일에만 의존하는 팀의 경우 채워야 할 몇 가지 격차가 있습니다. 예를 들어, SharePoint는 효과적인 공동 작업 솔루션의 중요한 측면인 직원 디렉터리를 제공하지 않습니다. 하지만 물론 다시 주제로 돌아가서 바로 이 기능을 수행하는 SharePoint용 앱이 있습니다. 전체 직원 디렉토리를 통해 사용자는 팀을 검색하고 직원 또는 팀에 대해 다양한 테마와 그룹을 구성하고 기술이나 위치별로 결과를 필터링할 수도 있습니다. 항상 작업에 가장 적합한 팀을 찾으십시오.

애플리케이션 : 아웃룩

우리가 즐겨 사용하는 VoIP 및 UC 기능 중 하나와 유사한 이 Find and Dial Numbers 추가 기능을 사용하면 이메일에서 전화 통화로 매우 쉽게 전환할 수 있습니다. 이름 상태와 마찬가지로 이 추가 기능은 Outlook 내에서 이메일을 검색하고 메시지 내의 모든 전화번호를 클릭 가능한 링크로 바꿉니다.

링크를 클릭하면 간단히 전화를 걸고 해당 번호로 전화를 겁니다. 이것은 표면적으로는 그렇게 큰 문제처럼 들리지 않지만 실제로는 일단 사라지면 필사적으로 그리워하는 기능 중 하나입니다. 전화 통화를 시작하기 위해 링크를 클릭하는 것만으로도 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.

잘못 읽었기 때문에 잘못된 번호로 전화를 건 적이 있습니까? 약간의 실수 기회를 제거하면 집중하는 데 도움이 됩니다. 전화를 걸기 위해 생각의 기차를 포기하는 대신 멋진 작은 링크를 클릭하기만 하면 됩니다.

응용 프로그램: Outlook

이제 친숙한 상황이 있습니다. 이메일을 보낸 후 첨부 파일을 추가하는 것을 잊었다는 것을 깨달은 적이 있습니까? 첨부 파일을 보낸 적이 있지만 잘못된 첨부 파일임을 깨달았습니까? 첫 번째 줄에서 눈에 띄는 오타를 발견하기 위해 이메일을 보낸 적이 있습니까? 글쎄, 당신은 당신의 실수를 수정하기 위해 이중 이메일을 보내는 것을 피할 수 있고 대신 단순히 이메일을 편집할 수 있습니다.

DocSend는 사용자에게 Outlook에서 이메일로 보내는 문서를 추적, 제어 및 업데이트할 수 있는 기능을 제공하는 정말 멋진 추가 기능입니다. 예, 이 제어 기능은 이메일을 보낸 후에도 사용할 수 있습니다. 사용자는 자신이 보내는 콘텐츠를 언제든지 업데이트할 수 있으며 받는 사람은 최종 편집 내용만 볼 수 있습니다.

또한 페이지별 참여와 같은 몇 가지 멋진 메트릭 기능과 콘텐츠를 보고 있는 사람을 정확히 확인할 수 있는 기능이 있습니다. 이것은 이메일 실수를 방지하는 훌륭한 도구일 뿐만 아니라 뉴스레터 및 판매 이메일에 대한 참여를 추적하는 좋은 방법이기도 합니다.

애플리케이션 : 파워 BI

Microsoft의 Power BI는 비즈니스 인텔리전스 솔루션과 관련하여 많은 기업에서 최고의 선택입니다. Power BI는 자체적으로 몇 가지 매우 상세한 시각 자료를 생성할 수 있습니다. 그러나 물론 통합은 Power BI와 같은 것에서도 이전에 누락된 것을 항상 추가할 수 있습니다. 우리가 접한 가장 좋아하는 추가 기능 중 하나는 인포그래픽 디자이너였습니다. 인포그래픽의 열렬한 팬인 우리는 이것이 스토리를 전달하기 위해 데이터가 필요한 모든 비즈니스의 필수 추가 기능이라고 생각합니다.

모든 데이터를 강조하기 위해 상세한 인포그래픽을 원하든 개별 주제에 맞게 차트를 조정하든 이 추가 기능이 도움이 될 수 있습니다. 사용자는 포괄적인 그래픽 세트에 액세스할 수 있으며 고유한 그래픽을 업로드할 수도 있습니다. 결국 인포그래픽 디자이너는 보고서를 아름답게 꾸미는 데 사용할 수 있는 최고의 도구 중 하나일 것입니다.

애플리케이션: 셰어포인트

이미 SharePoint를 비즈니스의 중앙 리소스 허브로 사용하고 있다면 FAQ 페이지에 추가하는 것이 다음 단계입니다. 이 추가 기능을 사용하면 사용자가 SharePoint에서 팀에 대한 완전한 FAQ(자주 묻는 질문) 페이지를 설정할 수 있습니다. 텍스트 편집기가 내장되어 누구나 간편하게 새 FAQ를 작성하거나 기존 질문과 답변을 편집할 수 있습니다.

사용자는 질문 순서를 제어하고 애니메이션을 추가하거나 목록을 검색하여 정확한 질문을 찾을 수 있습니다. FAQ 페이지는 팀이 새로운 구성원을 더 빨리 영입하는 데 도움이 되는 훌륭한 교육 도구가 될 것입니다. FAQ 페이지는 프로젝트 또는 작업에 대한 유용한 참조 정보를 나열하여 베테랑 직원에게도 매우 빠른 "이동" 참조 역할을 할 수 있습니다.

애플리케이션 : 아웃룩

모든 이메일 서비스와 마찬가지로 Outlook은 불행히도 첨부 파일과 문서에 파일 크기 제한을 두었습니다. 비즈니스에서 SharePoint 또는 기타 파일 전송 서비스를 활용하지 않는 경우 Outlook의 파일 공유 기능이 실제로 제한될 수 있습니다. 그러나 Outlook만 계속 사용하고 싶다면 Send Anywhere 추가 기능이 적합합니다.

사용자는 Outlook이 기본적으로 가지고 있는 파일 크기 제한을 완전히 우회하여 최대 10GB의 첨부 파일을 추가할 수 있습니다. 센드애니웨어는 새로운 보안 계층도 추가합니다. 이메일에 첨부 파일 자체를 보내는 대신 Send Anywhere는 이메일 내부에 있는 URL을 보냅니다. 그러면 수신자는 파일이 만료되기 전에 파일을 열고 액세스할 수 있는 시간이 일주일밖에 없습니다.

적용분야 : 엑셀

Smarter BIZ 클라우드 서비스와 함께 작동하는 이 추가 기능을 사용하면 누구나 Excel을 완전한 기능의 모바일 CRM으로 완전히 변환할 수 있습니다. 사용자는 Excel 내에서 직접 모든 약속을 만들고 Android 모바일 장치(비즈니스에서 사용하는 경우)에서 영업 팀에 약속을 배포하고 모든 고객 커뮤니케이션의 실시간 상태 업데이트를 얻을 수 있습니다. 여기에 추가된 진정한 이점은 전체 플랫폼이 Android 앱과 얼마나 밀접하게 연결되어 있으며 관리자에게 Excel 내에서 바로 간단한 "운영 기반"을 제공한다는 것입니다.

또한 사용자는 통합을 사용하여 GPS 위치, 통화 기록, 통화 기록, 할당된 약속 상태 또는 후속 통화를 위해 생성된 새 약속을 포함하여 Excel 스프레드시트에 몇 가지 매우 강력한 정보를 가져올 수 있습니다. 전반적으로 Smarter Biz Manager는 SMB가 판매를 촉진하고 자동화하는 데 도움이 되는 간단한 도구임이 입증될 수 있습니다. 전체 플랫폼을 통해 리드에 대한 후속 조치 및 관리가 간단합니다.

애플리케이션 : 아웃룩

이메일과 Outlook 자체가 가장 안전하지 않은 서비스일 필요는 없습니다. 그러나 Outlook의 보안에서 한 단계 더 나아가려면 IXD Secure Mail을 선택하는 것이 좋습니다. IXD는 종단 간 암호화를 사용하여 보내는 이메일과 문서를 보호하는 것입니다.

사용자는 별도의 앱이나 플러그인을 사용하지 않고도 Outlook에서 직접 보안 이메일을 보내고 받을 수 있습니다. 모든 정보를 훌륭하고 안전하게 유지하기 위해 전송하는 모든 정보는 암호화됩니다. 심지어 저장 데이터도 포함됩니다. IXD는 또한 "업계 최고의 암호화 방법"이라고 주장하는 데스크톱 및 모바일 보안 메시징을 지원합니다.

애플리케이션 : 아웃룩

"궁극의 이메일 생산성 도구"라고 불리는 Boomerang은 팀에서 이메일 대체품을 찾을 필요가 없는 경우에 필요한 추가 기능입니다. 정말 유용한 기능이 있는 Boomerang은 사용자가 받은 편지함과 보낼 편지함을 완벽하게 제어할 수 있도록 합니다. 사용자는 최적의 시간에 이메일을 보내도록 예약하거나 이메일을 통해 회의를 예약할 수 있습니다. Boomerang은 또한 응답이 없는 중요한 메시지에 대해 후속 조치를 취하도록 사용자에게 상기시킬 수 있습니다.

Boomerang에는 나중에 미리 결정된 시간에 메시지가 맨 위에 다시 나타나도록 하는 고유한 "스누즈" 옵션도 있습니다. 전반적으로 Boomerang은 죽은 판매 리드에 대한 후속 조치를 취하고, 앞뒤로 일정을 짜야 하는 번거로움을 피하고, 다른 시간대의 수신자와 쉽게 의사 소통하고, 받은 편지함에서 복잡한 내용을 정리하는 데 도움이 되는 훌륭한 도구입니다.

적용 : 엑셀, 파워포인트, 워드

Excel을 시각적 중심의 공동 작업 도구로 성장시키려면 더 이상 고민하지 마십시오. HTML5 기반 LucidChart Diagrams를 사용하면 Excel에 완전히 새로운 협업 요소를 추가할 수 있습니다. 더 중요한 것은 이 추가 기능은 숫자와 차트에서 벗어나 Excel을 위한 완전히 새로운 시각적 요소를 테이블에 제공한다는 것입니다. 사용자는 순서도, 와이어프레이밍 도구, 목업 도구, 네트워크 다이어그램, 비즈니스 프로세스 모델 및 마인드 맵을 포함한 수백 가지 템플릿에 액세스할 수 있습니다.

더 많은 제어를 위해 사용자는 완전히 다른 모양을 사용하여 차트와 그래프를 작성하고, 자신의 이미지를 끌어다 놓거나, 전체 조각을 PDF, PNG 또는 JPG 그림 파일로 내보낼 수 있습니다. 사용자는 블로그나 위키에 다이어그램을 포함하고 대화형 모형을 만들 수도 있습니다. 실시간 협업을 위해 문서 변경 사항이 병합되어 모든 사용자에게 동시에 동기화되며 전체에는 그룹 채팅과 댓글 시스템이 포함됩니다. 이 앱은 PowerPoint 및 Word에서도 사용할 수 있습니다.

애플리케이션: 셰어포인트

모든 플랫폼과 마찬가지로 SharePoint에도 장점이 있지만 단점도 있습니다. SharePoint는 프로젝트, 문서 및 파일을 관리하는 데 유용할 수 있지만 시각적 프로젝트 관리의 경우에는 다소 부족합니다. 우리가 가장 좋아하는 협업 솔루션(및 Basecamp 대안) 중 일부는 Kabnan 보드와 같이 시각적으로 초점을 맞춘 요소를 포함하는 경향이 있습니다. 물론 Saketa Kanban Board를 사용하여 SharePoint에 대해 찾은 것입니다.

이 추가 기능을 사용하면 Kanban 스타일 작업 관리자의 시각적 지원으로 작업을 관리할 수 있습니다. Saketa는 가장 관련성이 높은 정보를 표시하기 위해 각 작업의 타일을 사용하여 기존의 모든 SharePoint 작업을 시각적으로 "보드"에 정리합니다. 작업 우선 순위는 다양한 색상으로 표시할 수 있으며 사용자는 카드의 순서를 설정하거나 작업을 재할당하고 우선 순위를 변경할 수 있습니다. 사용자는 시작 날짜, 할당된 사용자 또는 기한을 기준으로 구성하고 정렬할 수도 있습니다.

애플리케이션 : 셰어포인트

SharePoint에 추가할 시각 자료를 찾고 있고 Kabnan 스타일 조직의 팬이 아닌 경우 Gantt 차트가 도움이 될 수 있습니다. 유료 추가 기능이지만 Milestone Gantt는 작업을 구성하고 기존 프로젝트의 진행 상황을 추적하는 새롭고 시각적인 방법을 제공합니다. 사용자는 이러한 Gantt 스타일 차트에서 프로젝트 이정표와 주요 업데이트를 볼 수 있으며 진행률 및 기준선 막대를 표시할 수도 있습니다.

이정표를 색상이나 모양으로 표시하고 우선 순위를 지정할 수 있으므로 프로젝트 진행 상황을 보다 빠르게 시각적으로 확인할 수 있습니다. "동결 기간"을 내보내거나 추가할 때 Gantt 차트 사용을 사용자 지정하는 기능과 같은 몇 가지 유용한 관리 및 구성 옵션도 있습니다.

애플리케이션 : 아웃룩

이것은 놀라운 일이 아니지만 일부는 그것이 존재한다는 사실조차 깨닫지 못할 수도 있습니다! Salesforce는 가장 인기 있는 CRM 솔루션 중 하나이며 그만한 이유가 있습니다. 팀에서 이미 인기 있는 솔루션을 사용하고 있는 경우 Salesforce Lightning은 효율성과 생산성을 높이는 데 도움이 되는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다(물론 Salesforce를 UC 솔루션에 통합하는 것은 제외).

그러나 Salesforce Lightning을 사용하면 Outlook을 종료하지 않고도 이메일 및 약속과 관련된 모든 연락처, 리드, 계정, 기회, 사례 및 사용자 정의 개체를 볼 수 있습니다. 사용자는 Outlook 내에서 직접 Salesforce 레코드를 검색할 수 있을 뿐만 아니라 클릭 한 번으로 새 레코드를 생성하거나 레코드에 이메일 및 약속을 추가할 수 있습니다. 표준 통합 방식에서 모든 것은 시간을 절약하고 생산성을 높이는 것입니다.

애플리케이션 : 아웃룩

프로젝트 관리 및 공동 작업에 대한 고유한 기능인 Smartsheet는 스프레드시트 중심 솔루션입니다. 친숙하고 단순한 레이아웃을 통해 팀은 시각적 보조 장치나 과도한 사용자 지정 없이 읽을 수 있는 형식으로 정보를 구성할 수 있습니다. Outlook용 Smartsheet를 사용하면 사용자가 솔루션에 이러한 단순성을 가져와 Outlook에 직접 통합할 수 있습니다. 사용자는 프로젝트를 구성 및 추적하거나 Outlook 받은 편지함에서 직접 프로젝트에 대해 공동 작업할 수도 있습니다.

일부 강력한 기능의 경우 사용자는 모든 참가자가 즉시 볼 수 있도록 Smartsheet에 새로운 "행"으로 나타나는 공유 항목으로 전자 메일을 직접 숨길 수 있습니다. 또는 빠른 참조를 위해 관련 작업에 밀접하게 연결된 프로젝트를 둘러싼 전체 이메일 대화를 유지합니다. Smartsheet에는 검색 기능도 포함되어 있어 원하는 것을 빠르게 찾을 수 있습니다.