온라인 팩스는 변호사, 의사 및 정부 계약자에게 충분히 안전합니까?

많은 사람들이 "팩스"라는 단어를 가족 집에 컴퓨터실이 있는 것과 매우 유사한 다소 구식 의미로 읽습니다. 그러나 온라인 팩스는 추가 하드웨어(팩스 기계) 없이 클라우드 기반 서비스의 복잡성을 제공합니다. 아날로그 네트워크를 사용하여 기존 전화선(PTSN)에 연결하여 데이터를 전송하는 더 큰 제품과 달리 보안 온라인 팩스 제품은 웹 앱을 사용하거나 이메일 첨부 파일로 다른 팩스기에 보낼 수 있는 문서를 만듭니다.

이 현대화된 기술은 이제 문서 전송을 가속화하여 노동 시간을 절약하고 구식 시스템이 제공할 수 없는 유연성을 제공합니다. 더군다나 최신 온라인 팩스 시스템에는 다른 일반적인 소프트웨어 프로그램만큼 안전하고 편리한 문서 관리를 가능하게 하는 높은 보안 프로토콜이 함께 제공됩니다.

• 온라인 팩스는 어떻게 작동합니까?
• 팩스 기기를 버려야 하나요?
  • 파일 보안
  • 파일 크기
  • 파일 구성 및 관리
• 온라인 팩스로 의학 현대화
• 법률 회사를 위한 안전한 온라인 팩스
• 정부 계약업체는 안전한 온라인 팩스가 필요합니다.
• 보안 및 규정 준수는 온라인 팩스의 표준입니다.

온라인 팩스는 어떻게 작동합니까?

인터넷 팩스 시스템은 누군가가 문서를 전송하려고 할 때 사용되는 고유한 전화 번호를 할당합니다. 시스템은 팩스 번호를 인식하고 스캔을 첨부 파일(일반적으로 PDF)로 보내 응답합니다. 팩스 수신에 앞서 원활한 거래를 위해 호환 소프트웨어를 다운로드하기 위해 사이트를 방문하라는 메시지가 표시되지만 많은 소프트웨어 브랜드에서는 문서를 압축되지 않은 형식의 표준 이미지로 보냅니다. 이렇게 하면 연락처에 표준 그래픽 뷰어가 있는 한 추가 다운로드가 필요하지 않습니다.

일부 인터넷 팩스 제품은 문자 이미지를 다른 곳에서 읽거나 복사하여 붙여넣을 수 있는 텍스트로 즉시 변환하는 고급 광학 문자 인식(OCR) 기능을 제공합니다. 첨부 파일을 열면 전달, 다른 파일 형식으로 저장, 다른 문서와 결합 등 다른 파일처럼 처리할 수 있습니다. 많은 올인원 온라인 팩스 서비스는 의료 산업에서 환자 정보를 보호하는 데 필수적인 표지를 생성합니다.

생산성을 높이고 물리적 공간을 절약하려는 많은 전문가의 경우 일반적으로 온라인 팩스로 전환하는 것이 좋습니다. 정부, 의료 또는 법률 산업에서 일하는 사람들은 의사 소통 방법을 변경하는 것을 더 주저할 수 있습니다. 그러한 직업은 내부 운영뿐만 아니라 개인 정보의 보안 유지에 대한 보장도 강화된 보안 존재를 필요로 하기 때문입니다. 다행스럽게도 온라인 팩스는 이러한 문서를 인쇄물 형식보다 디지털 방식으로 더 안전하게 보관할 수 있는 일종의 강화된 보안 기능을 제공합니다. 따라서 고려해야 할 질문은 "온라인 팩스를 사용하는 것이 안전한가요?"가 아닙니다. 오히려 "온라인 팩스가 우리 업계에 적합합니까?" 어느 쪽이든 대답은 예일 가능성이 큽니다.

팩스 기기를 버려야 하나요?

대체로 대답은 예일 것입니다. 산업마다 파일 관리 및 통신 요구 사항이 다르지만 부문에 관계없이 비즈니스에 도움이 될 수 있는 몇 가지 특혜가 있습니다.

파일 보안

의료, 법률 또는 정부 분야의 모든 사람에게 가장 중요한 요소는 팩스로 보내는 문서의 개인 정보와 보안일 것입니다. 일부 인터넷 팩스 제품은 SSL 암호화 및 암호 보호를 제공하며, 이는 이러한 직업의 기본 프로세스일 가능성이 높습니다. 대부분은 보안 로그인 프롬프트를 제공하며 추가 보안을 위한 2단계 인증과 점점 더 많은 수가 HITECH 및 HIPAA를 준수하는 팩스 솔루션을 과시하고 있습니다.

파일 크기

많은 온라인 팩스 서비스는 받는 사람이 빨리 열 수 있도록 대용량 문서를 자동으로 압축합니다. 큰 첨부 파일은 이메일의 전송 시간을 크게 늦출 수 있으므로 더 작게 유지하면 이메일이 빨라지고 받는 사람의 받은 편지함이 막히지 않습니다(업계에 관계없이 신중하게 취해야 할 조치).

파일 구성 및 관리

문서를 자동으로 디지털화하여 사용자는 팩스 페이지를 받는 즉시 보내고 저장할 수 있습니다. 팩스 기기로도 쉽게 사용할 수 없었던 수신 팩스 기록을 이제 몇 초 만에 얻을 수 있고 필요한 경우 공유할 수 있습니다.

의료 또는 법률 산업의 전문가 또는 정부 지방 자치 단체에서 일하는 전문가의 경우 검색할 특정 팩스 기능을 고려하는 것이 중요합니다.

온라인 팩스로 의학 현대화

의료 관행의 직원은 환자 데이터를 수신 및 전송하는 프로세스에 익숙합니다. 환자 기록과 의뢰는 여전히 압도적으로 팩스나 우편으로 보내지지만 다른 경로로는 거의 전송되지 않습니다.

의사소통이 원활하지 않으면 의사, 간호사, 연구원 및 환자 모두가 좌절감을 느끼며 시간이 지남에 따라 팩스 관련 기술 공포증을 갖게 됩니다. 이 때문에 많은 의사들이 시스템 업그레이드를 꺼리고 가장 중요한 기록을 직접 전달하기까지 하는 경우가 많습니다. 의료 문서의 약 75%가 여전히 전통적인 팩스 하드웨어로 처리되고 있음에도 불구하고 해당 부문의 작업자들은 일반적으로 팩스를 "미국 의학의 바퀴벌레"라고 부릅니다.

수많은 의료 전문가들은 업계 전반에 걸친 현대화 이니셔티브 덕분에 환자 기록과 서신을 디지털화하는 이점을 이미 확인했습니다. 처방전 갱신, 물리 치료 승인 및 보험 회사 알림은 일반적인 의사가 매일 접하는 일반적인 팩스 관련 요청의 종류입니다. 이러한 이유로 많은 소규모 관행이 "2020년까지 팩스 없는 구역"이 될 것을 약속하고 있습니다. 이는 친환경적이지만 독점적인 온라인 팩스 인프라로 전환할 때의 지속적인 이점을 고려하지 않는 야심찬 목표입니다.

일부 대형 병원에서와 같이 기록과 대부분의 통신을 디지털화함으로써 아카이브는 팩스보다 훨씬 더 철저하고 상세한 정보 기록을 포함할 수 있습니다. 더군다나 통신을 디지털화하면 기록된 작업을 검색할 수 있고 기계 학습 도구에서 쉽게 분석할 수 있습니다.

진료소와 같이 팩스를 많이 사용하는 기존 비즈니스에 온라인 서비스를 구현하면 더 원활한 파일링 및 기록 보관이 동시에 가능하므로 다른 소프트웨어 또는 생산성 도구를 구현할 때 현대화의 모든 향후 노력에 도움이 됩니다. 팩스는 제공할 수 없습니다).

법률 회사를 위한 안전한 온라인 팩스

법률 회사에서 일하는 사람들에게 문서 보안의 필요성은 분명합니다. 많은 변호사의 주요 관심사 중 하나는 원격 작업을 지원하고 이메일, 웹 및 모바일 앱 또는 포털, 스마트폰 기능을 포함한 다양한 팩스 방법을 제공하는 능력입니다. 위치에 관계없이 청구 가능한 시간 동안 변호사가 필요한 경향이 있는 모든 법률 회사에는 원활한 원격 운영이 필수적입니다. 법원이 문서에 "젖은 잉크" 서명을 요구하는 것도 일반적이므로 이러한 도구를 쉽게 사용할 수 없으면 이러한 간단한 작업을 완료하는 데 걸리는 시간이 크게 늘어날 수 있습니다.

많은 기업 인터넷 팩스 패키지는 월간 구독 서비스를 사용하며 회사에서 전송할 파일 수 또는 페이지 수에 따라 다른 가격 계층을 제공합니다. 이는 설정 비용과 함께 빠르게 추가될 수 있지만 기업 패키지에는 확장 가능한 페이지 볼륨, API 통합 및 HIPAA 규정 준수와 같은 중요한 기능도 포함되는 경우가 많습니다. 그러나 유선전화를 없애고 합리화하면 비용 절감의 균형을 맞출 수 있습니다.

최고의 온라인 팩스 서비스는 특히 법률 전문가를 대상으로 하며, 그들의 제품은 종종 많은 사람들에게 팩스를 보낼 수 있는 기능, 원활한 국제 팩스 기능, 맞춤형 표지 저장 및 회사에서 이미 사용하고 있는 클라우드 드라이브와의 통합과 같은 기능을 자랑합니다. Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive 또는 Evernote로. 고맙게도 전화에서 팩스를 보낼 수 있는 옵션에도 이러한 기능이 있습니다.

이러한 기능은 일반 의료 회사가 사용해야 하는 것보다 훨씬 더 발전된 것이지만 변호사는 현대 기술을 따라잡아 고객에게 깊은 인상을 주고 효율적인 원격 작업을 수행하여 전문적인 이미지를 유지하면서 안전한 온라인 팩스 서비스를 통해 쉽게 수행할 수 있을 것으로 기대됩니다. . 이 소프트웨어는 또한 증가하는 종이 없는 사무실의 친환경적인 노력을 지원하고 법적 계약과 같은 중요한 문서를 체계적으로 보관합니다(의료 및 홍보와 같은 산업에서 매우 중요한 요소).

정부 계약업체는 안전한 온라인 팩스가 필요합니다.

그들의 업무는 매우 다를 수 있지만 정부 계약자는 변호사가 중요시하는 동일한 보안 기능을 많이 필요로 합니다. 기밀 문서 및 민감한 정보를 다루는 것은 그러한 직업 분야의 누군가에게 일상적인 문제이므로 보안 조치는 종종 중요성 측면에서 편의 기능보다 우선합니다. 현대의 커뮤니케이션이 이메일과 스마트폰을 중심으로 이루어짐에 따라 보안 조치가 적응했지만 해커도 마찬가지입니다. 파일은 다양한 방법으로 가로채거나 손상된 이메일 계정에서 가져오거나 컴퓨터에서 직접 해킹될 수 있습니다.

이를 알고 계약자는 처음부터 문서를 보호하기 위해 할 수 있는 모든 조치를 취해야 합니다. 많은 고급 인터넷 팩스 서비스가 연방 정부의 조달 부서인 미국 GSA(일반 서비스 관리국)에서 Schedule 70 계약을 체결했습니다. 이러한 계약은 전 세계 연방 기관에 무제한 정보 기술(IT) 및 통신 하드웨어, 소프트웨어, 미국 기반 지원 및 전문 서비스를 제공합니다.

또한 조정 가능한 대역폭과 같은 다양한 보안 기능을 갖추고 있어 바쁜 시간에 그룹 전체에서 팩스 트래픽 양을 제어할 수 있습니다. 아웃바운드 팩스를 정밀하게 제어할 수 있는 광범위한 다이얼링 규칙 및 제한 기존 Microsoft 계정에 대한 보안 이진 파일 전송(BTF) 및 Windows NT(New Technology) 보안 인증. 팩스는 국내/외 모두 가능하며, 기본적인 제품도 팩스 보관 및 무료 전화번호를 이용한 SSL 암호화를 제공합니다. 이러한 보안 조치는 모든 정부 기관에 필수적이지만 교육 기관 및 공공 기관과 같이 제한된 예산으로 운영되는 조직에도 도움이 됩니다.

온라인 팩스의 보안 이점은 무엇입니까?

보안 이점은 현대 팩스 논쟁의 최전선에 있을 수 있지만 부문에 관계없이 기업에 우위를 부여할 수 있는 다른 가치 있는 기능은 거의 없습니다.

의료, 법률 및 정부 업무의 특정 직업을 넘어서 팩스에만 의존하면 구식 보안 조치, 비용 및 비효율성으로 비즈니스를 방해할 수 있습니다. 모바일 장치와 클라우드 스토리지 옵션을 통해 액세스할 수 있는 무료 팩스 옵션이 많기 때문에 대규모 사무실과 소규모 기업은 온라인 팩스 솔루션을 활용해야 합니다. 최고의 온라인 팩스 솔루션 목록에는 Mac, Android, 데스크톱 및 태블릿과 호환되는 옵션과 Gmail과 같은 무료 이메일 서비스에서 팩스를 보낼 수 있는 옵션이 있습니다.

따라서 간단히 말해서 그렇습니다. 통신을 디지털화하고 안전한 온라인 팩스를 수용하는 것은 많은 산업 분야에서 미래의 분명한 길일 뿐만 아니라; 가장 안전하고 실용적인 일상 문서 공유 방법입니다.