급여 보안: 오늘 취해야 할 12가지 조치
게시 됨: 2021-09-25급여 보안을 보장하는 방법에 대해 논의하기 전에 이것이 무엇인지 이해합시다.
급여 보안은 회사와 직원에 대한 민감한 정보를 보호하기 위해 취한 조치(일부 경우 소프트웨어 설치 형태)로 정의할 수 있습니다.
지적 재산 손실, 비즈니스 운영 중단, 랜섬웨어 공격, 규제 벌금 및 벌금 지불을 방지하려면 안전한 급여 시스템을 갖추는 것이 중요합니다. 또한 안전한 급여 시스템이 없으면 직원 및 공급업체, 공급업체 등과 같은 다른 당사자에 대한 적시 지급에도 영향을 미칠 수 있습니다.
급여 시스템에서 데이터 보안 침해를 경험했다고 상상해 보십시오. 중요하고 민감한 직원 및 회사 데이터를 잃을 뿐만 아니라 직원의 신뢰와 브랜드 평판도 잃게 됩니다. 안전한 급여 시스템을 갖추면 HR 운영, 기밀성 및 데이터 투명성을 간소화하여 재능 있는 직원을 유지하는 데 도움이 될 수 있으므로 경쟁 우위로 입증될 수 있습니다.
이제 급여 보안이 무엇이며 왜 중요한지 제대로 이해했으므로 급여 보안을 강화하기 위해 취할 수 있는 12가지 방법과 조치를 살펴보겠습니다.
급여 보안을 보장하기 위해 취해야 할 12가지 조치
- 급여 시스템 사용에 대한 직원 교육 : 급여 시스템 사용에 대한 모든 신입 사원 교육은 민감한 정보에 액세스하고 공유하는 프로토콜을 이해하는 데 도움이 됩니다. 보안 표준을 유지하려면 모든 신규 가입자에게 균일한 의무 교육을 제공해야 합니다.
- 액세스 제한: 대부분의 회사는 민감한 데이터 공유와 관련하여 "알아야 할 사항"에 따라 운영됩니다. 급여 보안 유지에도 동일한 규칙이 적용되어야 합니다. 민감한 정보가 잘못 취급되지 않도록 직원들이 서로의 기록에 액세스할 수 없도록 하는 것이 적절합니다.
- 업무 분리: 급여 보안을 처리하는 것은 한 사람의 일이 되어서는 안 됩니다. 한 사람이 시스템의 전체 기능에 액세스할 수 있다면 결국 자신에게 유리하게 사용할 수 있습니다. 그러나 프로세스가 여러 사람에게 나누어지면 한 사람이 민감한 정보를 잘못 취급하거나 악용할 가능성이 매우 낮아집니다.
- 소프트웨어 업데이트: 급여 보안을 위해 사용하는 소프트웨어가 정기적으로 업데이트되지 않으면 해킹이나 기타 보안 위협의 대상이 될 수 있습니다. 회사의 급여 지침에서 업데이트에 대한 명확한 지침을 제공하여 직원도 같은 페이지에 있도록 할 수 있습니다. 업데이트는 모든 부서에 대해 수동으로 업데이트되는 대신 모든 수준에 반영되어야 합니다.
- 민감한 정보의 신중한 폐기: 폐기해야 하는 모든 중요한 문서는 신중하게 폐기해야 합니다. 급여 보안을 보장하려면 민감한 문서를 안전하게 파쇄하고 승인된 직원에게만 해당 문서에 대한 액세스를 제공하는 것이 중요합니다.
- 외부 요청의 승인 프로세스 표준화: 재정적 이해관계가 있는 채권자 또는 모기지 회사의 외부 문의는 잠재적 위반에 취약할 수 있습니다. 이러한 정보를 사용할 수 있도록 표준 시스템을 만들거나 공개 데이터베이스를 만드는 것이 실행 가능한 옵션입니다. 모든 직원은 직원과 회사에 대한 민감한 정보를 공개하기 위한 적절한 절차를 따르도록 교육을 받아야 합니다.
- 정기적으로 로그인 자격 증명 업데이트: 다른 보안 조치 외에도 정기적으로 로그인 자격 증명을 업데이트하는 프로세스를 갖는 것은 잠재적인 보안 위협을 피하기 위한 효과적인 전략임이 증명될 수 있습니다. 변경 빈도는 비즈니스의 고유한 요구 사항과 잠재적 위반 가능성에 따라 다릅니다.
- 급여 통제 보고서 검토: 통제 보고서를 검토하면 근무 시간 입력, 세금 부채, 초과 근무 시간 등과 같은 불일치를 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 민감도에 따른 데이터 분류: 이것은 직원들 사이에서 정보에 대한 보안 액세스를 강화하기 위한 효과적인 조치입니다. 예를 들어 가장 민감한 정보는 최고 경영진만 액세스할 수 있고 민감한 클라이언트 정보는 해당 특정 클라이언트와 함께 일하는 사람들만 사용할 수 있습니다.
- 직원 오프보딩 시 보안 강화: 직원 오프보딩 시 적절한 절차를 따르지 않으면 이전 직원이 자격 증명을 통해 시스템에 액세스할 수 있습니다. 위협의 가능성을 줄이려면 랩톱 및 보안 자격 증명과 같은 회사 자산을 복구하고 계정을 비활성화하는 것이 중요합니다.
- 정기 급여 감사 수행: 감사는 사업주가 불일치를 발견하고 세금 규정 준수를 보장하는 데 도움이 됩니다. 일반적으로 급여 감사는 매년 실시해야 합니다. 그러나 분기별 또는 월별 감사는 조기에 위반을 발견하고 급여 시스템의 상태에 대한 통찰력을 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 시간 도용 방지: 시간 도용 또는 작업표 위조는 직원이 작업표에 근무한 시간을 의도적으로 잘못 표시하는 경우입니다. 시간 절도는 급여 사기의 가장 흔한 형태로, 매년 미국 기업의 75%에 영향을 미칩니다. 그러나 많은 급여 시스템에는 작업표 보고를 보호하기 위한 보안 기능이 포함되어 있습니다. 급여 보안을 강화하는 데 도움이 되는 최고의 급여 시스템을 찾을 수 있습니다.
요약하자면
보안 사기는 근무 시간표 위조, 급여 날조, 정보 유출에 이르기까지 다양한 방식으로 발생합니다. 이러한 모든 문제는 회사와 회사의 명성에 심각한 피해를 줍니다.
이를 방지하려면 급여 보안을 유지하는 것이 중요합니다. 급여 보안을 유지하는 것은 보안 위반 및 사기로부터 사용자를 보호할 뿐만 아니라 데이터의 균일성과 구성을 강화하기 때문입니다.
프로 팁:
- 급여 소프트웨어를 출석 시스템과 통합하면 작업표 사기를 방지할 수 있습니다.
- 소프트웨어에서 포괄적인 오프보딩 시스템을 공식화하면 유령 직원이 무단 액세스를 얻는 것을 방지할 수 있습니다. 장기적인 손상을 방지하고 사기가 처음부터 발생하지 않도록 하려면 올바른 소프트웨어를 활용하는 것이 중요합니다.
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