생산성을 높여줄 10가지 강력한 온라인 팩스 기능

온라인 팩스를 생각할 때 프로세스를 단순한 파일 공유와 혼동하기 쉽습니다. 이메일의 첨부 파일로 전송된 문서는 그다지 흥미롭거나 유용한 것처럼 보이지 않습니다. 그러나 솔직히 말해서 온라인 팩스는 동료의 이메일 받은 편지함에 도착하도록 워드 문서를 보내는 것 이상의 의미가 있습니다.

프로세스가 실제로 파일 공유보다 더 복잡하다는 단순한 사실을 무시하고 온라인 팩스는 이메일을 사용하여 문서를 수신 팩스기로 보내거나 팩스를 이메일 또는 텍스트로 수신할 수 있습니다. 너무 간단하여 Gmail에서 바로 팩스를 보내거나 휴대전화에서 팩스를 보낼 수도 있습니다. 이동성과 사용 용이성의 이점은 대부분의 사람들에게 훌륭하고 친숙하지만 온라인 팩스를 사용하여 문서를 보내고 공유하는 방식을 바꾸는 데 실제로 도움이 되는 잘 알려지지 않은 기능은 어떻습니까? 온라인 팩스 서비스를 최대한 활용할 수 있도록 생산성을 완전히 새로운 수준으로 끌어올릴 수 있는 가장 유용하고 잘 알려지지 않은 기능 목록을 작성했습니다.

1. 디지털 서명

우리 목록의 첫 번째는 서명이 필요한 법적 또는 구속력 있는 문서를 보낼 때 이전에 느꼈던 고충을 완전히 채우는 온라인 팩스에 대한 가장 유용한 기능 중 하나로 간주될 수 있습니다. 디지털 서명을 허용하는 온라인 팩스 제공업체는 거의 모든 비즈니스에 이상적이며 팩스 프로세스에 불필요한 단계를 생략하여 시간을 절약하고 생산성을 높일 수 있습니다.

디지털 또는 전자 서명을 사용하면 팩스를 받는 사람에게 보내기 전에 전자 문서에 서명을 추가하기만 하면 됩니다. 일부 서비스에서는 손으로 쓴 서명 파일을 문서에 바로 끌어다 놓을 수 있습니다. 이것은 전자 문서 또는 하드 카피 문서에 일치하는 서명이 있는지 확인하는 데 유용합니다. 선택한 손으로 쓴 서명을 업로드하고 필요한 만큼 동일한 서명을 재사용할 수 있습니다.

또 다른 방법은 모바일 장치의 터치 스크린을 활용하여 손가락이나 스타일러스 펜으로 서명하여 정확도를 높이는 것입니다. 선택하는 방법은 유연성과 모바일 장치에 대한 액세스에 따라 다를 수 있지만 이 옵션은 확실히 온라인 팩스 제공업체를 찾을 때 찾아야 할 가장 유용한 기능 중 하나입니다.

2. 단체배송

목록의 두 번째는 생산성을 높이고 사무실에서 공유되는 팩스 관련 골칫거리 수준을 줄이는 매우 유용한 또 다른 기능입니다. 팩스 폭발, 그룹 배달 또는 대량 팩스라고도 하는 이 유용한 기능은 인터넷 팩스 공급자를 교차 쇼핑할 때 주의해야 할 기능입니다. 그룹 배달을 사용하면 팩스 문서를 동시에 많은 수의 수신자(때로는 한 번에 최대 20개 주소)에게 보낼 수 있습니다.

HR의 Tina가 같은 팩스를 50번을 반복해서 보내므로 더 이상 줄을 서서 차례를 기다리지 않아도 됩니다. 이제 팩스 블래스트가 완전히 가능하며 목록에 포함된 각 수신자가 이메일 받은 편지함에 직접 메시지 사본을 동시에 받을 수 있습니다. 이제 전체 팀이 필요할 때 이메일 받은 편지함에서 쉽게 찾고 정리할 수 있는 올바른 메시지나 문서를 받을 수 있도록 하여 협업을 개선하고 작업에 집중할 수 있습니다.

3. 배송 예정

사소해 보일 수 있지만 온라인 팩스가 도입되면서 기존의 표준 팩스기와 관련된 문제점 중 하나는 팩스를 보내야 하는 정확한 시간에 팩스기 바로 앞에 있어야 한다는 것입니다. 따라서 중요한 문서를 3개의 표준시보다 앞서 아침에 팩스로 받아야 하는 경우 일반적으로 잠자고 있을 때 깨어 있고 준비가 되어 있는지 확인해야 할 뿐만 아니라 다음을 확인해야 합니다. 팩스기를 찾을 수 있습니다! 이제 더 이상 온라인 팩스 문제가 아닙니다.

발신 팩스의 배달을 예약하는 기능을 사용하면 중요한 마감 회의가 끝날 때까지 즉시 여부에 관계없이 올바른 시간에 올바른 수신자에게 팩스가 전송되도록 할 수 있습니다. 이것을 전화기나 인터넷이 연결된 모든 장치에서 팩스를 보낼 수 있는 기능과 결합하면 일반적으로 중요한 순간에 팩스기에 직접 액세스해야 하는 문자열을 줄일 수 있습니다. 온라인 포털이나 모바일 앱에서 팩스 배달을 예약하고 팩스가 너무 일찍 또는 너무 늦게 도착하지 않는다는 것을 알고 안심하고 하루를 계속하십시오.

4. 스팸 팩스 심사

정크 팩스

우리는 달팽이 메일을 초대했고 원치 않는 정크 메일이 함께 왔습니다. 결국 이메일로 전환했고 원치 않는 스팸 이메일도 함께 왔습니다. 우리는 텔레마케팅 피치와 이제는 심지어 자동 자동 차단 전화로 우리 라인을 막는 원치 않는 전화를 받기도 합니다. 따라서 물론 원치 않는 정크 팩스의 무리가 팩스기로 전달되거나 전자 메일 받은 편지함을 온라인으로 팩스로 전송하는 것이 당연합니다. 스팸 필터와 마찬가지로 정크 팩스 스크리닝이 시작됩니다. 정크 팩스 스크리닝은 실제로 화이트 리스트와 블랙 리스트의 두 가지 방식으로 작동합니다. 화이트 리스트를 활용하여 승인된 주소와 번호를 추가하여 다른 사람이 아닌 이 특정 번호의 문서와 메시지만 수신하도록 하십시오. 그러나 이렇게 하면 받은 편지함이 잠겨서 아는 사람의 메시지만 받을 수 있으므로 새로운 고객이나 클라이언트가 차단될 수 있습니다.

반면 블랙리스트를 사용하면 특정 주소와 번호를 입력하여 온라인 팩스 서비스에서 차단할 수 있으므로 성가신 스팸 발송자를 차단할 수 있습니다. 일부 정크 팩스 스크리닝 기능은 "와일드카드"에 특정 지역 번호, 숫자 세트 또는 접두사를 포함할 수도 있습니다. 스팸과 잡동사니를 줄이면 받은 편지함을 깔끔하게 정리하는 데 도움이 됩니다.

5. 진행 상황 및 상태 추적기

수신자가 끝까지 도착하지 않기 위해 기다리고 기다리게 하기 위해 팩스를 보낸 적이 있습니까? 온라인 팩스는 보내고 받은 팩스의 로그를 유지하고 전자 메일 받은 편지함에 저장하여 보다 체계적으로 유지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 일부 서비스에서는 메시지가 받는 사람에게 전달될 때 메시지를 추적할 수도 있습니다.

진행률 추적기는 전환 중인 발신 팩스의 현재 상태를 볼 수 있게 하고 전송 버튼을 누르는 순간부터 수신자의 팩스에 표시될 순간까지 모든 스톱을 추적할 수 있는 소프트웨어입니다. 기계 또는 받은 편지함. 진행률 추적기는 손실된 팩스를 줄이고 마지막 팩스가 통과되기를 기다리는 데 도움이 될 수 있습니다.

6. 통합 및 API

우리의 모든 생산성 플랫폼은 점점 더 유연해지고 맞춤화되고 있습니다. API의 세계 덕분에 이제 개발자는 이전에 독립적이었던 두 개의 인력 솔루션 간에 다리를 쉽게 구성할 수 있습니다. API는 두 플랫폼이 서로 상호 작용할 수 있도록 하는 짧고 사용하기 쉬운 웹 기반 코드 문자열입니다. CRM을 Slack과 같은 팀 채팅 도구에 직접 통합할 수 있는 것처럼 API를 사용하여 온라인 팩스 서비스를 팀에서 이미 사용 중인 모든 직장 도구에 직접 통합할 수 있습니다.

팩스 기능은 SMTP, 텍스트 XML 또는 웹 서비스 API를 사용하여 프로세스를 자동화하고 커뮤니케이션 및 협업을 강화하는 모든 비즈니스 애플리케이션에 통합할 수 있습니다. API 덕분에 프로세스가 간단하여 CRM에 직접 팩스 버튼을 추가할 수 있으므로 버튼 하나만 클릭하면 클라이언트의 프로필을 동료의 팩스기로 보낼 수 있습니다.

7. 대용량 파일 공유

온라인 팩스는 단순한 파일 공유 그 이상이지만 파일 공유에 서비스를 사용할 수 없다는 의미는 아닙니다. 온라인 팩스는 전자 메일 주소를 사용하여 디지털 문서를 팩스로 보내고 받을 수 있습니다. 그러나 이메일의 특성으로 인해 다소 큰 문서를 보내거나 완전히 다른 파일 형식(비디오 포함)을 보내려고 할 때 파일 크기 제한에 도달할 가능성이 매우 높습니다.

대용량 파일 공유는 다소 크거나 긴 텍스트 문서(100페이지 이상)를 보내거나 고해상도 이미지, 오디오 파일, 스프레드시트 및 비디오와 같은 완전히 다른 파일 형식을 보내야 하는 사람들에게 유용한 기능입니다. 대용량 파일 공유를 허용하는 온라인 팩스 제공업체는 일반적으로 파일 크기에 대한 제한을 포함하지만 3GB 이상에서는 이메일 서비스에서 지정한 파일 제한을 넘어 확장됩니다. 서비스에 그룹 전송도 포함되어 있는 경우 이러한 대용량 파일을 한 번에 둘 이상의 수신자에게 보낼 수도 있습니다. 이는 다른 파일 공유 플랫폼에서 어려움을 겪을 수 있는 부분입니다.

8. 여러 이메일 주소

문서의 그룹 배달과 혼동하지 마십시오. 하나의 문서를 여러 수신자에게 팩스로 전송하는 온라인 팩스로 가능합니다. 온라인 팩스에서 덜 일반적인 기능 중 하나는 여러 이메일 주소를 하나의 팩스 회선에 연결하는 기능입니다. 이렇게 하면 온라인 팩스 포털 또는 기능에 대한 액세스를 허용하기 위해 각 팀 구성원에게 제공할 독립형 이메일 주소를 만들 필요가 없습니다. 대신 여러 이메일 주소가 지원되므로 모든 팀원에게 액세스 권한을 제공하려는 개별 이메일을 원하는 만큼 포함할 수 있습니다. 그러면 팀원은 각자 자신의 받은 편지함과 포털을 받게 됩니다. 하나의 독립형 온라인 팩스 구독에 따라 모든 것이 가능합니다.

온라인 팩스의 비용 효율적인 특성을 계속해서 한 팩스 회선에 여러 이메일 주소를 추가하면 팀에 필요한 구독 또는 라이선스 수가 줄어듭니다. 관리 제어를 사용하면 쉽게 제어할 수 있고 필요한 사람에게만 액세스 권한을 부여할 수 있으며 액세스 권한이 부여된 개별 이메일 주소의 기능을 제한할 수도 있습니다.

9. 팩스 아카이브

온라인 팩스를 사용하여 어수선함을 줄이려면 종이뿐만 아니라 서류 캐비닛도 줄어듭니다. 온라인 팩스 덕분에 모든 것이 디지털 방식으로 처리되므로 파일링도 마찬가지입니다. 일부 제공업체는 모든 것을 이메일 받은 편지함에 바로 저장하도록 하지만 주의해야 할 유용한 기능 중 하나는 계정 전체에서 송수신되는 모든 수신 및 발신 팩스를 위한 검색 가능한 전용 파일 저장 솔루션인 팩스 아카이브입니다.

이제 받은 편지함에서 오래된 팩스를 안전하게 삭제할 수 있으며 나중에 다시 불러와야 하는 경우에 대비하여 기록에 통합되도록 할 수 있습니다. 일부 공급자는 보관할 수 있는 팩스 수에 제한이 있는 반면 다른 공급자는 필요한 만큼 문서를 무제한으로 저장할 수 있습니다.

10. 보안 및 규정 준수

온라인 팩스는 본질적으로 문서의 보안을 강화하지만 전자 메일 받은 편지함에 액세스할 수 있는 사람만 팩스를 읽을 수 있지만 문서에 적절한 암호화가 제공되는지 확인하는 것도 중요합니다. 공급자가 아웃바운드뿐만 아니라 인바운드 팩스 암호화도 보장하도록 쇼핑할 때 유용할 수 있습니다. 일부 공급자는 배달 확인이 암호화되었는지 확인하고 숨겨진 목적지 번호를 허용하기까지 합니다.

관련 산업에 종사하는 경우 모든 제공자가 추가 조치를 취하는 것은 아니므로 미국 건강 보험 이동성 및 책임법(American Health Insurance Portability and Accountability Act)과 같은 데이터 보안 규정 준수를 보장하는 제공자를 선택하는 것이 가장 중요할 수 있습니다. 암호화는 일반적으로 SSL(Secure Sockets Layer)로 알려진 클라이언트와 서버 간의 암호화된 링크를 설정하는 데 사용되는 표준 보안 기술 덕분에 발생합니다.

온라인 팩스만으로도 사무실 전체의 생산성을 높이는 데 도움이 되며 일반적으로 표준 팩스 회선 및 두려운 팩스기를 운영하는 것과 관련된 비용과 문제점을 줄일 수 있습니다. 그러나 이점은 여기서 그치지 않고 주의할 가치가 있는 몇 가지 추가 기능이 있습니다.