COVID-19 및 그 이후의 필수 원격 작업 도구

2020년 3월 헤드라인 뉴스가 되기 몇 달 전에 CDC는 코로나바이러스 또는 COVID-19의 확산을 완화하기 위해 노력했습니다. 전염병이 검역 수준으로 확대되기 훨씬 전에 학교, 기관 및 고용주는 이 기회를 통해 모든 사람에게 사회적 거리두기를 가르치고 있습니다.

대학은 가능한 한 빨리 온라인 학습으로 이동하고 있습니다. Google과 같은 기술 회사는 자발적인 재택 근무 정책을 시행하고 있습니다. 모든 고용주나 직원에게 원격 근무의 기회가 있는 것은 아니지만 그렇게 하는 것이 좋습니다. 그러나 직원이 사무실에 없을 때도 생산성을 유지하고 효율적인 회의를 운영하는 것이 중요합니다.

회사는 이미 Asana, Trello, Toggl, Jira 또는 Basecamp와 같은 시간 추적 및 프로젝트 관리 소프트웨어에 의존하고 있지만 이러한 도구의 대부분은 실제 팀 연결을 생성하지 못합니다. Kanban 보드와 Gantt 차트는 팀 생산성 도구로 도움이 될 수 있지만 커뮤니케이션은 생산성 도구에서 누락된 중요한 요소입니다.

원격 근무로 전환하면 소규모 비즈니스에 패닉이 발생할 수 있지만 비상 시 모든 사람이 지속 가능한 원격 근무와 사회적 거리두기 인프라를 구축해야 합니다. 올바른 팀 협업 및 원격 작업 소프트웨어는 사무실이 유령 도시일 때도 비즈니스 성장을 유지합니다.

• 팀 협업 소프트웨어
  • 필수 팀 협업 기능
    • 활동 스트림
    • 캘린더 통합
    • 원격 파일 액세스
    • 파일 버전 관리
  • 최고의 팀 협업 제공자
• 웹 회의 소프트웨어
  • 필수 웹 회의 기능
    • 화면 공유
    • 화이트보드
    • 공동 브라우징
  • 최고의 웹 회의 솔루션
• 모바일 VoIP 앱
  • 필수 모바일 VoIP 기능
    • 콜 플립
    • 공유 통화 모습
    • 화상 회의
  • 최고의 모바일 VoIP 앱
• 콜 센터 소프트웨어 및 다이얼링 도구
  • 필수 콜 센터 소프트웨어 기능
    • 자동 다이얼러
    • IVR 시스템
    • 통화 기록 및 통화 녹음
  • 최고의 콜센터 소프트웨어 제공업체
• 사회적 거리두기를 위한 기업의 준비는 성장을 유지합니다

팀 협업 소프트웨어

최고의 팀 협업 솔루션은 팀이 서로 연락을 유지하는 데 도움이 되는 브라우저 기반 또는 앱 소프트웨어입니다. 하나의 통합 플랫폼에서 팀은 비즈니스 내에서 공유되는 대화, 생산성, 이메일 및 파일까지 추적할 수 있습니다. 여러 채널을 통해 팀은 프로젝트의 모든 측면에 대한 체계적인 토론을 유지하기 위해 필요한 만큼 세분화할 수 있습니다.

Slack은 팀 협업을 위한 일반적인 이름이지만 인기 있는 무료 솔루션이 제공하는 것보다 훨씬 더 많은 기능을 제공하는 수십 개의 Slack 대안이 있습니다.

필수 팀 협업 기능

활동 스트림, 일정 통합, 파일 공유, 버전 관리 및 프로젝트 관리 도구에서 기대하는 기능을 통해 팀 협업은 어떤 장애물에 직면하든 원격 팀 구성원을 구성합니다. 악천후로 인해 직원들이 집에 머물게 되거나 전염병이 출퇴근길에 직원을 위협하더라도 모든 사람이 직장에 연결되어 있다고 느낄 것입니다.

활동 스트림

비즈니스의 규모에 관계없이 항상 한 번에 여러 프로젝트가 진행 중입니다. 장기 및 단기 프로젝트는 활동 흐름으로 설명할 수 있습니다. 종속성을 함께 연결할 수 있으므로 팀 구성원은 시간대가 떨어져 있어도 동료가 대기 중인 작업의 우선 순위를 알 수 있습니다.

팀 협업 도구를 위한 인스턴트 메시징 도구 및 모바일 앱과 함께 사용하면 다른 시간대에 있는 원격 직원 및 프리랜서가 팀 커뮤니케이션의 일부가 될 수 있습니다.

캘린더 통합

프로젝트 관리자와 팀 구성원의 경우 서로 다른 일정과 갈등을 관리하는 데 많은 노력이 필요할 수 있습니다. 사무실에 있을 때 모퉁이를 돌고 Susan이 월요일에 Mike의 프로젝트에 대해 만날 수 있는지 확인하는 것은 쉽습니다. 사회적 거리를 두거나 원격 근무를 할 때 캘린더 통합을 통해 회의에 가장 적합한 시간을 알 수 있습니다.

이러한 도구는 작업, 마감일 및 할 일 목록을 생성하는 동시에 공동 작업자를 추가하는 기능을 제공합니다.

원격 파일 액세스

이동 중이거나 서로 떨어져 있는 팀은 파일을 정리하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 원격 파일 서버는 설정 및 유지 관리가 필요하며 이는 모든 규모의 기업에서 가능하지 않습니다. 고맙게도 팀 협업 앱을 통해 클라우드 기반 파일 저장소를 사용할 때 원격 파일 액세스가 가능합니다.

클라우드 스토리지를 허용하는 팀 협업 소프트웨어는 거의 없지만 대부분은 Github, Dropbox, G-Suite 또는 Google Drive와 같은 일반적인 공유 도구와 통합됩니다.

파일 버전 관리

소프트웨어, 저널리즘, 의학, 법률 또는 여러 공동 작업자가 공유하는 문서를 찾는 모든 분야에서 버전 관리는 필수입니다. Jane이 하루 종일 문서의 주요 변경 작업을 하고 있고 Larry가 떠나기 직전에 할 작업에 대해 알지 못한다면 그녀는 자신의 작업을 눈치채지 못한 채 덮어쓰게 될 수 있습니다.

버전 제어는 변경 사항이 있을 때 공동 작업자에게 알리고 문서를 자동으로 업데이트하거나 사람들이 동시에 문서 작업을 할 수 있도록 합니다. 문서 추적기에 변경 사항이 기록되면 모든 사람이 프로젝트 또는 문서의 수명 동안 어떤 일이 발생했는지 알 수 있습니다. 대부분의 경우 수행 중인 작업을 Microsoft Word, Excel 또는 Google 문서와 호환되는 친숙한 파일 형식으로 내보낼 수 있습니다.

최고의 팀 협업 제공자

• 글립
• 뱃노래
• 마이크로소프트 팀즈
• 플립
• 느슨하게

웹 회의 소프트웨어

잘못된 의사 소통을 피하기 위해 대면 의사 소통이 필수적입니다. 복잡한 프로젝트의 세부 사항을 다루고 직원을 지시할 때 특히 그렇습니다. 목소리 톤이 심각한 오해로 이어질 수 있다는 점을 감안할 때, 텍스트 기반 커뮤니케이션에서 목소리 톤이 완전히 부족하면 팀원들이 문제를 일으키게 됩니다.

웹 회의 소프트웨어를 사용하면 팀 구성원이 사회적 거리나 원격 작업의 장벽에 관계없이 친밀하게 상호 작용할 수 있습니다. 웹 회의는 두 당사자 간에 또는 수백 명의 실시간 시청자와 설정하여 차임벨을 울리거나 문자 채팅을 하거나 화면을 공유할 수 있습니다. 회의 브리지 통화는 격리 중에도 정기적으로 예약된 회의 중에 팀을 연결 상태로 유지합니다.

웹 회의는 Google 행아웃이나 소셜 미디어 화상 통화와 같은 무료 도구보다 광범위한 기능을 제공합니다. 중요한 스크린샷을 공유하고 보내거나, 교육 웨비나를 설정하거나, 팀이 필요할 때 빠른 체크인을 할 수 있습니다. 눈에 띄지 않을 수 있는 파워포인트나 구글 문서를 보내는 대신 웹 회의를 통해 모든 원격 작업자와 한 번에 커뮤니케이션할 수 있습니다.

필수 웹 회의 기능

웹 회의 소프트웨어의 가장 큰 장점은 비디오를 보는 것과 같은 경험을 하고 대면 회의와 같은 상호 작용을 느낄 수 있다는 것입니다. 전화나 영상 채팅을 통해 문제를 논의할 때 문제를 선별하여 보여주는 예를 보여주는 것이 중요합니다. 화면 공유, 화이트보드 및 공동 검색은 팀 구성원의 물리적 위치에 관계없이 이러한 솔루션이 협업을 수용하는 몇 가지 방법입니다.

화면 공유

소프트웨어 개발자, 작가 및 디자이너는 모두 작업을 표시하기 위해 화면에 의존합니다. 프로젝트가 진행 중인 경우 화면 공유와 같은 원클릭 솔루션을 통해 모든 웹 회의 참석자가 동일한 문제를 동시에 볼 수 있습니다. 화면 공유 덕분에 특정 문제에 대한 피드백을 받는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다.

고맙게도 이것은 화면 공유 기능이 있는 무료 웹 회의 앱을 쉽게 찾을 수 있을 정도로 인기 있는 기능입니다.

화이트보드

과거의 자발적인 브레인스토밍이 화상 회의로 옮겨졌습니다. 공동 작업자는 온라인 화이트보드 또는 화이트보드를 통한 웹 회의를 사용하여 가상 마커를 선택하고 다이어그램을 그리고 실시간으로 목록을 만들 수 있습니다. 대부분의 화이트보드에서는 데스크톱에서 회의로 바로 끌어다 놓을 수도 있습니다.

저장 및 보내기 기능을 사용하면 모든 사람이 집에 앉아 있더라도 팀에서 이러한 브레인스토밍 세션을 즉시 공유하고 편집할 수 있습니다.

공동 브라우징

웹사이트를 구축하든 조사를 하든 공동 브라우징을 통한 공동 탐색을 통해 모든 사람이 말 그대로 같은 페이지에 있을 수 있습니다. 사이트의 다양한 옵션을 통해 팀이나 프레젠테이션을 이끌 때 코브라우징은 화면 공유가 할 수 없는 일을 합니다. 웹 회의의 모든 사람이 처음부터 스스로 시작할 필요 없이 안내된 경로를 따라갈 수 있습니다.

도구는 Firefox, Chrome, IE 및 Safari와 호환됩니다.

최고의 웹 회의 솔루션

• 줌
• 시스코 웹엑스
• 미팅에 가다
• 링센터 회의
• 미콜라보

모바일 VoIP 앱

엔터프라이즈 VoIP 솔루션은 기업이 자체 콜 센터를 만들고 회사 전체에 통합 커뮤니케이션을 배포하는 데 도움이 되었지만 모바일 VoIP는 이러한 거대 기업을 유연하게 유지합니다. 모바일 VoIP 앱을 사용하면 팀이 원격으로 작업하면서 통합 커뮤니케이션 도구에 액세스할 수 있습니다. 팀은 연결된 상태를 유지하고 고객은 직원이 어디에 흩어져 있든 기대하는 것과 동일한 종류의 서비스와 지원을 받게 됩니다.

생산적인 시간 관리 및 작업 관리를 넘어 이러한 원격 작업 도구는 기본 Android 장치 또는 iPhone에서 채팅 또는 회의와 같은 친숙한 사용자 경험을 제공합니다.

필수 모바일 VoIP 기능

모바일 VoIP 앱은 사무실에 있는 동안 예상되는 전체 솔루션 제품군의 일부만 제공하지만 통합을 통해 긴급 상황 발생 시 간극을 메울 수 있습니다. 통화 전환, 통화 표시 공유 및 화상 회의를 제공하는 앱을 통해 팀은 고객이 기대하는 서비스 품질을 저하시키지 않으면서 장치에 구애받지 않습니다.

콜 플립

통화 플립은 사용자가 한 장치에서 다른 장치로 통화를 전송할 수 있으므로 이동 중인 팀에 필요한 기능입니다. 통화가 진행 중인 동안 사무실에 근무하는 직원은 모바일 장치에 연결된 상태에서 창고에 있는 물건을 확인할 수 있습니다. 원격 직원은 집에 있는 랩톱에서 전화를 걸고 더 조용한 공간으로 이동하면서 모바일 장치로 전송할 수 있습니다.

공유 통화 모습

직원이 원격으로 작업할 때 회사 번호가 응답되지 않는 것을 원하지 않습니다. 기업은 또한 개인 장치가 아닌 공식 회선에서 전화를 걸 수 있어야 합니다.

공유 통화 표시를 사용하면 발신 통화 중에 전화를 걸고 있는 장치의 수에 관계없이 하나의 번호가 표시됩니다. 한 명의 원격 직원이 해당 번호를 사용하여 전화를 걸고 있는 동안 동일한 번호를 두 번째 별도 통화에 사용할 수 있습니다. 공유 통화 표시는 고객 및 클라이언트에 관한 한 비즈니스가 평소와 같이 작동하도록 유지합니다.

화상 회의

웹 회의 소프트웨어는 팀 협업에 필수적인 다양한 기능을 제공하지만 모바일 VoIP 앱으로 빠른 화상 회의를 할 수 있습니다. 다른 소프트웨어를 실행하는 대신 막판 화상 회의를 통해 직원이 원격으로 있을 때 발생하는 문제를 해결할 수 있습니다. 모바일 VoIP 앱을 통한 사회적 거리두기를 통해 직원들은 진행 중인 회의에 가상으로 머리를 숙일 수 있습니다.

최고의 모바일 VoIP 앱

• 비즈니스용 Skype
• 에어콜
• 보나쥬
• 메뚜기
• 링센트럴

콜 센터 소프트웨어 및 다이얼링 도구

팀 전체가 바이러스에 감염된다는 생각이 걱정된다면 붐비는 콜센터의 이미지가 당신을 전율케 할 것입니다. 오래된 다이얼러 하드웨어와 탁상 전화 시스템을 콜 센터 소프트웨어로 교체하는 것을 고려했다면 지금이 적기입니다.

설정 및 테스트만 하루나 이틀이면 규모에 관계없이 모든 회사에서 원격으로 작업을 이동할 수 있습니다. 전용 모바일 장치와 소프트웨어가 설치된 컴퓨터만 있으면 언제든지 콜센터 캠페인에 참여할 수 있습니다.

필수 콜 센터 소프트웨어 기능

콜 센터 소프트웨어 솔루션에는 엔터프라이즈 컨택 센터에 필요한 다양한 기능이 포함되어 있습니다. 최고의 콜 센터 소프트웨어 제공업체는 가입 서비스의 모든 계층에서 자동 다이얼러, IVR 및 통화 기록 도구와 같은 필수 기능을 제공합니다.

자동 다이얼러

자동 다이얼러는 전화 걸기 프로세스를 자동화하여 콜 센터의 전화 번호 목록을 실행하는 하드웨어 솔루션이었습니다. 오늘날 최고의 콜센터 다이얼러는 아웃바운드 콜센터 상담원에게 최신 고객 정보를 제공하기 위해 CRM 소프트웨어와 통합하면서 신속하게 번호를 검색하는 소프트웨어 솔루션입니다.

자동 다이얼러를 사용하는 동안 소프트웨어는 연결이 끊긴 번호, 팩스 및 통화 중 신호를 자동으로 끊으면서 번호 목록을 실행하고 고객에게 전화를 라우팅할 수 있습니다.

IVR 시스템(대화형 음성 응답)

IVR 시스템은 인바운드 콜 센터에 필수입니다. 비즈니스에서 지원 라인을 운영하는 경우 발신자는 시스템에 자신의 우려 사항을 말하여 메뉴를 전환할 수 있습니다. 그런 다음 AI 시스템은 홈 인터넷 연결을 통해 연결된 원격 에이전트에게 발신자를 라우팅합니다.

IVR 시스템은 기본 정보에 대한 통화를 녹음된 응답으로 라우팅하고 긴급 통화를 실시간 상담원에게 보냅니다.

통화 기록 및 통화 녹음

인바운드 또는 아웃바운드 통화에 대한 정보를 기록하는 것은 판매 유입경로를 최적화하는 데 매우 중요합니다. 팀이 고객과 마지막으로 연락한 시간, 연락 내용, 고객이 선호하는 제품 또는 서비스를 알면 고객의 의사 결정 위치에 대한 정보를 얻을 수 있습니다. 각 연락처와 함께 팀은 마케팅에서 구문 분석하여 제공할 새로운 서비스 또는 제품과 대상을 결정하는 데 사용할 수 있는 데이터 본문을 구축합니다.

이러한 도구에 통합된 통화 녹음 소프트웨어를 사용하면 변칙적인 통화 또는 최고 상담원이 처리한 통화를 캡처할 수 있습니다. 이러한 호출은 교육 목적으로 사용할 수 있습니다. 통화 녹음은 규제가 엄격한 금융, 의료 또는 정부 산업에서 규정을 준수하기 위한 중요한 법적 도구이기도 합니다.

최고의 콜센터 소프트웨어 제공업체

• 파이브9
• 젠데스크
• 8×8
• 링센트럴
• 나이스인컨택트

사회적 거리두기를 위한 기업의 준비는 성장을 유지합니다

기후 사건, 코로나바이러스와 같은 전염병 또는 지역 비극을 보고 있든 직원에게 재택 근무 도구를 제공하면 비즈니스가 타격을 입지 않도록 할 수 있습니다. 2020년 3월, COVID-19 전염병이 전국적으로 비상사태를 일으키면서 미국 주식 시장은 큰 타격을 받았습니다. 뉴욕, 뉴저지, 캘리포니아, 워싱턴 주의 주지사는 사람들에게 혼잡한 대중 교통을 피하고 집에서 일할 것을 촉구했습니다.

이러한 막바지 원격 근무 정책에 대해 약간의 공포가 있지만, 정신 건강 및 전반적인 직업 만족도 향상을 포함하는 원격 근무의 이점도 있습니다.

원격 작업을 가능하게 하는 소프트웨어를 처음 접하는 회사의 경우 이는 자체적으로 일종의 패닉을 유발할 수 있습니다. 그러나 이 스트레스가 많은 시간을 최대한 활용하게 될 팀은 최고의 비즈니스 VoIP 및 팀 협업 소프트웨어를 사용하여 직원을 설정하고 온보딩한 팀일 것입니다.